Was sind Buchführungsprogramme?

Buchführungsprogramme (deutsch für Accounting Software) automatisieren die finanziellen Funktionen und Transaktionen eines Unternehmens mit Modulen wie Kreditoren, Debitoren, Gehälter, Abrechnung und Hauptbuch. Integrierte Anwendungen für Buchführungssoftware ermöglichen eine umfassende Echtzeitanalyse des Finanzstatus eines Unternehmens, einschließlich Cashflow- und Ausgabenmanagement. Buchführungsprogramme werden auch als Buchhaltungssoftware bezeichnet.

Welche Vorteile bietet ein umfassendes Buchführungsprogramm?

• Kosteneinsparungen: Die Buchhaltung kleiner Unternehmen wird traditionell ausgelagert, was jedoch in den Betriebskosten des Unternehmens zu Buche schlägt. Buchführungsprogramme helfen kleinen Unternehmen, die Buchführungsfunktionen intern zu erledigen und dadurch die Gesamtkosten zu reduzieren.
• Effizientere Abläufe: Die Buchhaltung ist mit viel Papierkram und manueller Dateneingabe verbunden, was zeitaufwendig ist und anfällig für menschliche Fehler sein kann. Durch die Digitalisierung der Finanzdokumente hilft Buchführungssoftware kleinen Unternehmen, den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Finanztransaktionen wie Spesenmanagement, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung zu reduzieren. Darüber hinaus stellen die Accounting Systeme sicher, dass keine Rechnungsfehler oder Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen auftreten.
• Einfachere Einhaltung der Steuervorschriften: Das Steuermanagement für Kleinunternehmen ist ebenfalls mit viel Dokumentation und Formalitäten verbunden. Kleine Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle ihre Steuerformulare rechtzeitig eingereicht werden, um Strafen aufgrund verspäteter Einreichung zu vermeiden. Buchführungsprogramme nutzen die im System gespeicherten Finanz- und Buchführungsinformationen. So wird dieser Ablauf vereinfacht und menschliche Fehler werden eliminiert.

Was sind typische Funktionen eines Buchführungsprogrammes?

• Kreditoren: Automatisierung der Rechnungserfassung, des Genehmigungsmanagements und der Genehmigungsprozesse. Die Transaktionsinformationen werden in den Tabellen der Kreditoren- und Hauptbuchhaltung wiedergegeben.
• Debitoren: Verfolgung von Kundenkrediten im Zusammenhang mit Zahlungen und Einkäufen. Diese Informationen werden automatisch in das Hauptbuch übernommen.
• Bankabgleich: Vergleich von „Gutschriften“ und „Belastungen“ in einem Konto, um Unternehmen zu helfen, Unstimmigkeiten und fehlende Buchungen in einem Datensatz zu erkennen und zu korrigieren.
• Finanzberichterstattung: Grafische Darstellung von Daten in Buchführungssystemen. Diese Berichte umfassen Umsatzberichte, Kreditoren/Debitoren und Cashflowanalysen.
• Hauptbuch: Auflistung der Kreditoren- und Debitoreninformationen in einer Tabelle. Außerdem werden für jedes Konto Vermögens-, Eigenkapital-, Aufwands- und Ertragsinformationen zusammengefasst.
• Abrechnung und Rechnungsstellung: Erstellung von Rechnungen auf Basis der Kundendaten, Ausdrucken und Versenden der Rechnungen an die Kundschaft und Erfassung der Informationen im Accounting Software System.
• Kostenverfolgung: Erfassung der gesamten in einem Unternehmen anfallenden Kosten. Die meisten Produkte erlauben Nutzern ihre Ausgaben und Rechnungen über eine mobile App hochzuladen. Eine Cloud Accounting Software ist besonders effizient.
• Projektabrechnung: Verfolgung verschiedener Buchführungsattribute für ein kundenorientiertes Projekt, wie z. B. angefallene Kosten, Spesen, abrechenbare Stunden und Kundenzahlungen.

Welche Tipps sollten beim Kauf eines Buchführungsprogrammes beachtet werden?

• Datensicherheit: Ein Buchführungssystem verarbeitet sensible Kunden- und Finanzinformationen, was es zur Zielscheibe für Hacker macht. Deshalb sollte die Sicherheit bei der Auswahl der Financial Accounting Software im Vordergrund stehen. Kleine Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Lösung die erforderlichen Sicherheitsstandards, wie Extended Validation(EV)-SSL und 256-Bit-Verschlüsselung, einhält.
• Integration von Dritten: Buchführungsprogramme können nicht isoliert arbeiten: Sie benötigen ein Ökosystem aus anderen Geschäftsanwendungen. Beispielsweise werden durch die Integration mit CRM-Systemen automatisch Transaktionsdatensätze abgerufen, nachdem eine Kundenzahlung eingegangen ist. Die Integration mit einer HR- und Gehaltsabrechnungslösung ermöglicht es den Nutzern, Informationen über die mit der Gehaltsabrechnung verbundenen Kosten abzurufen. Käufer sollten die Integrationsfähigkeiten bewerten, bevor sie eine Kaufentscheidung fällen.

Welche relevanten Trends gibt’s im Bereich der Buchführungsprogramme?

• Kleine Unternehmen setzen den Weg der Automatisierung fort: In dem Versuch, den Papierkram zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren, suchen kleine Unternehmen nach neuen Wegen, ihre Buchführungsfunktionen zu automatisieren. Die jüngste Entwicklung in diesem Bereich ist die OCR (Optical Character Recognition)-Technologie, die es den Nutzern ermöglicht, physische Dokumente zu scannen und ihre Inhalte in einem digitalen Format zu speichern. Da die Fortschritte in der künstlichen Intelligenz und im maschinellen Lernen die Genauigkeit der OCR verbessern, ist zu erwarten, dass die Akzeptanz dieser Technologie weiter zunehmen wird.
• Kleine Unternehmen wünschen eine visuelle Darstellung der Finanzberichte: Da rund 65 % der Erkenntnisse über visuelle Inhalte gewonnen werden, ist die visuelle Darstellung der Finanzberichte ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines Buchführungssystems. Dies veranlasst auch kleine Buchführungsanbieter, stärkere Visualisierungsmöglichkeiten in ihre Berichtsmodule zu integrieren.