Was sind Task Management Tools?

Das Aufgabenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements, der Unternehmen hilft, ein Projekt in zusammenhängende und aufeinanderfolgende Aufgaben zu segmentieren. Jede Aufgabe wird individuell geplant, verteilt, terminiert und überwacht. Task Management Tools helfen Teams, zusammenhängend zu arbeiten, indem sie Funktionen wie Aufgabenplanung, Fortschrittsberichte und Zeiterfassung nutzen. Die Lösung hilft den Nutzern, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit im Auge zu behalten, und hilft den Beteiligten, ihre Projekttermine einzuhalten. Weitere Funktionen des Aufgabenmanagement Tools sind Budgetplanung, E-Mail-Synchronisation, To-Do-Listen und Aufgabenerinnerungen.

Welche Vorteile bieten Task Management Tools?

Aufgabenmanagement Tools helfen Unternehmen, ihren Projektlebenszyklus zu rationalisieren, die Möglichkeiten plötzlich auftretender Hindernisse zu minimieren und die teamübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern. So sparen Unternehmen Zeit und Geld.

Zu den besonderen Vorteilen gehören:

• Erhöhte Produktivität: Mit der Task Management Software können Projektmanager Projekte in Aufgaben und Teilaufgaben segmentieren. Jede Aufgabe kann einer bestimmten Person oder einem Team zugeordnet werden und hat eine einzigartige Reihe von Zielen, KPIs und Meilensteinen. Jedem Teammitglied werden spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugewiesen.
• Optimiertes Workflowmanagement: Mit einer solchen Work Management Software können Unternehmen den gesamten Projektverlauf analysieren, um Engpässe und zeitraubende Aktivitäten zu identifizieren, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. Dies hilft Managern bei der Priorisierung und Planung von Aufgaben sowie bei der effizienten Gestaltung der gesamten Projektstrategie für eine reibungslose Durchführung.

Was sind typische Funktionen eines Task Management Tools?

• Warnungen/Benachrichtigungen: Wichtige Meilensteine verfolgen und die Beteiligten über neue Aufgaben, Aktualisierungen, Fehler und Erfolge informieren.
• Bearbeitung/Aktualisierung von Aufgaben: Aufgaben basierend auf dem Projektbedarf oder der Ressourcenverfügbarkeit bearbeiten und aktualisieren.
• Verfolgung des Fortschritts von Aufgaben: Den Aufgabenfortschritt während des gesamten Lebenszyklus verfolgen und die wichtigsten Leistungsindikatoren überwachen.
• Aufgabenplanung: Aufgaben planen und diese Einzelpersonen oder Teams zuweisen. Dazu gehört das Festlegen eines Startdatums und einer Frist bei der Erstellung einer Aufgabe.
• Aufgaben-Tags: Tags und Labels für Aufgaben und Teilaufgaben erstellen, um sie zu organisieren und zu kategorisieren, Kontext hinzuzufügen und aufgabenbezogene Informationen zu sammeln.
• Erstellung von Teilaufgaben: Aufgaben in kleinere, umsetzbare Teilaufgaben unterteilen, um sie auf Mikroebene auszuführen und zu verwalten.
• Verwaltung wiederkehrender Aufgaben: Aufgabe und Ereignisse erstellen, die zu einer bestimmten Zeit und an einem bestimmten Tag der Woche, eines Monats oder eines Jahres wiederholt werden. Dadurch wird verhindert, dass Unternehmen überflüssige Arbeiten erneut planen.
• Zeiterfassung: Verfolgen der gemeinsamen Zeit, die von allen Beteiligten für die ihnen zugewiesenen Aufgaben aufgewendet wird.

Welche Tipps sollten beim Kauf von Task Management Tools beachtet werden?

• Geschäftsanforderungen: Task Manager Tools bieten im Allgemeinen eine Vielzahl von Abonnementoptionen, von einfachen bis hin zu erweiterten Plänen. Die Abonnementkosten steigen mit der Anzahl von hinzugefügten Funktionen. Unternehmen sollten ihre Anforderungen an Hauptfunktionen ermitteln, Preispläne für mehrere Produkte vergleichen und ein Produkt wählen, das sowohl den Anforderungen als auch dem Budget entspricht.
• Marktspezifische Software: Wenn dein Unternehmen einen Nischenmarkt wie z. B. Gesundheitswesen, Marketing, Logistik oder Bauwesen bedient, solltest du ein Aufgabenmanagementsystem in Betracht ziehen, das für deinen speziellen Markt entwickelt wurde. Diese Lösungen helfen dabei, Aufgaben gemäß den spezifischen rechtlichen Anforderungen und der Compliance ohne zusätzliche Kosten zu verwalten und zu berichten.

Was sind relevante Trends im Bereich der Task Management Tools?

• KI und Chatbots sind der nächste große Trend: Mit der in der Kernlösung integrierten künstlichen Intelligenz (KI) können kleine Unternehmen nun die meisten ihrer redundanten Arbeitsabläufe automatisieren. Chatbots können wichtige Arbeitsabläufe der Task Manager Software automatisieren, die automatische Aufgabenzuweisungen, die Förderung von Inhalten, die Erstellung von Statusberichten und vieles mehr beinhalten.
• Mobilität: Obwohl die Mobilität im Task Management System schon seit längerer Zeit besteht, bleibt sie ein wichtiger Trend. Mit zunehmender Globalisierung und Mobilisierung von Ressourcen suchen Nutzer nach mobil einsetzbaren Aufgabenmanagement Tools, mit denen sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Auge behalten, Zeitpläne überprüfen, den Fortschritt überwachen und die Kommunikation von überall her nachverfolgen können.