Was sind Collaboration Tools?

Collaboration Tools eignen sich für agile Teams, die sich an verschiedenen geografischen Standorten befinden oder remote arbeiten. Die Software wird in der Werbung, im Bankwesen, im Regierungsbereich, im Gesundheitswesen, im Marketing und in der IT eingesetzt. Zu den Hauptfunktionen gehören die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Versionskontrolle, rollenbasierte Zugriffs- und Berechtigungskontrolle, Fortschrittsverfolgung, mehrkanalige Kommunikationstools und ein Repository für Dokumente.

Die Software vereinfacht die Zusammenarbeit, beschleunigt die Kommunikation und ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Ressourcen. Arbeiten in einer kollaborativen Umgebung bedeutet, dass mehrere Nutzer gleichzeitig Aufgaben, Projekte und Aktualisierungen in Echtzeit verwalten und gemeinsam bearbeiten können.

Vorteile von Collaboration Tools

Collaboration Tools bieten einer Organisation eine Reihe von Vorteilen: Sie rationalisieren den Arbeitsablauf und führen zu einer effektiven Erfüllung von Aufgaben und Zielen. Die Lösung hilft Unternehmen bei folgenden Aspekten:

• Erhöhung der Produktivität: Eine fristgerechte Durchführung von Projekten erfordert Kommunikation und Kollaboration in Echtzeit. Die Software gibt Teams die Möglichkeit, Ideen, Ressourcen und Aufgabenupdates mit jedem und überall in Echtzeit zu teilen. Im Gegensatz zu E-Mails gehen dank dieser Software kritische Informationen nicht in einem Chaos unsortierter Nachrichten verloren. Die Nutzer können Kanäle für die verschiedenen Arbeitsabläufe sowie Warnmeldungen zur Verfolgung ihrer Aufgaben und des Projektfortschritts anlegen.
• Effiziente Verwaltung von Projekten: Über ein einzelnes, kombiniertes Dashboard können mehrere Nutzer Projekte und Aufgaben organisieren, diese verschiedenen Mitarbeitern zuweisen, Arbeitsabläufe verfolgen und über den Fortschritt auf dem Laufenden bleiben. Die Nutzer können ihre Kollegen über die zugewiesenen Aufgaben informieren, Arbeitsabläufe verfolgen und mit anderen Nutzern in Echtzeit kommunizieren.
• Effiziente Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitern: Dank der Software können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe erweitern und Mitarbeiter oder Kollegen aus anderen Regionen einbeziehen. Auf diese Weise können Unternehmen Talente aus anderen Region einstellen, anstatt Umzugskosten für Mitarbeiter übernehmen zu müssen. Remote-Mitarbeiter erhalten Zugriff auf die erforderlichen Projektdateien, was eine kontinuierliche Produktivität zu niedrigen Kosten gewährleistet.

Typische Funktionen von Collaboration Tools

• Kommunikationstools: Nutzung von Tools und Ressourcen zur Erleichterung der Kommunikation zu verschiedenen Aufgaben und Projekten mit den Interessengruppen.
• Datenaustausch: Austausch von Dateien mit anderen Nutzern und Erteilung des Rechts, auf die Dateien zugreifen, sie bearbeiten oder ändern zu können.
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Speicherung, Verfolgung und Verwaltung aller Dokumente auf organisierte Weise.
• Aufgabenmanagement: Erstellung von Aufgaben und Zuweisung an einzelne Personen. Verfolgung des Arbeitsablaufs und Überwachung des Gesamtfortschritts bis zum Abschluss der Aufgabe.
• Content-Management: Vereinfachung der Kollaboration mehrerer Interessensgruppen in Echtzeit zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Sammlung, gemeinsame Nutzung, Abruf und Verwaltung von Inhalten in verschiedenen Formaten, die über mehrere Datenbanken verteilt sind.
• Brainstorming: Vereinfachung digitaler Gruppenbesprechungen, um neue Ideen zu produzieren und zu speichern.

Tipps für den Kauf von Collaboration Tools

Bei Hunderten von Collaboration Lösungen auf dem Markt kann die Entscheidung für ein Tool schwer sein. Folgende Vorschläge dienen als Entscheidungshilfe:

• Untersuchung der Arbeitsabläufe: Zunächst sollte man die Arbeitsabläufe und die Art und Weise kennen, wie Teams Projekte bearbeiten, um die Erwartungen festzulegen, die man an die Software hat. Als Nächstes sollten die Funktionen gründlich untersucht werden und wie sie die Erwartungen erfüllen können. Beispielsweise bevorzugen Start-ups die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Nutzer, während mittelständische Unternehmen eine nachrichtenzentrierte Collaboration Software wünschen.
• Bereitstellungsoptionen: Die Entscheidung zwischen Cloud- oder Vor-Ort-Bereitstellung hängt von vielen Faktoren ab, etwa dem Investitionsbudget, der Implementierungs- und Einarbeitungsdauer, der Datenkontrolle und -sicherheit sowie der IT-Kompetenz vor Ort. In der Regel haben cloudbasierte Lösungen geringe Vorlaufkosten und können binnen wenigen Tagen implementiert werden. Wenn jedoch der Zugriff auf die Daten eingeschränkt und diese auf dem eigenen Server gespeichert werden sollen, ist eine Vor-Ort-Lösung die richtige Wahl.
• Kostenlose Testversionen zur besseren Beurteilung: Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testversionen für einen begrenzten Zeitraum an. So kannst du ein Gefühl für das Tool, seine Nutzeroberfläche und seine Funktionen entwickeln. Sobald du einige Produkte in die engere Wahl gezogen hast, die auch zum veranschlagten Budget passen, solltest du sie von ein paar Mitarbeitern prüfen lassen. Hol dir von allen Beteiligten Feedback ein und fälle anschließend die finale Kaufentscheidung.

Relevante Trends in Collaboration Tools

• UCC-Lösungen werden zum Standard: Da Collaboration Tools auch Funktionen einer Kommunikationssoftware bieten, wurden die Dienste zu einer neuen Lösung mit dem Namen Unified Communication and Collaboration (UCC) vereint. Anbieter, die eigenständige Collaboration Tools anbieten, bieten APIs (Application Programming Interface) an oder werden sie anbieten, damit ihre Software in Geschäftsanwendungen wie Kundendienst, Kommunikation und Projektmanagement integriert werden kann.
• Kollaboration mit KI-Bots: Chatbots und künstliche Intelligenz (KI) ermöglichen eine schnellere interne Kommunikation und bessere Interaktionen mit dem Kunden. So prognostizierte Gartner, dass im Jahr 2020 die durchschnittliche Person mehr mit Bots sprechen wird als mit ihrem eigenen Ehepartner. KI-fähige Chatroboter übernehmen Front-End-Aufgaben wie die Beantwortung von Kundenanfragen. Die Bots können Daten effizienter verwalten, alltägliche Aufgaben rationalisieren und die Kommunikation im Team verbessern. Wenn du also das nächste Mal frei haben möchten, sag einfach dem Bot Bescheid. Er informiert dann automatisch deinen Manager und dein Team.