Was sind Collaboration Tools?

Collaboration Tools eignen sich besonders für agile Teams, die remote oder von verschiedenen geografischen Standorten aus arbeiten. Die Software wird in vielen Bereichen eingesetzt. Beispielsweise in der Werbung, im Bankwesen, Marketing, IT, sowie von der Regierung und im Gesundheitswesen.

Zu den Hauptfunktionen gehören:

• gemeinsame Nutzung von Dokumenten,
• Versionskontrolle,
• rollenbasierte Zugriffs- und Berechtigungskontrolle,
• Fortschrittsverfolgung,
• mehrkanalige Kommunikationstools und
• ein Repository für Dokumente.

Eine Collaboration Plattform erleichtert die Zusammenarbeit in Teams. Sie beschleunigt die Kommunikation und ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, beispielsweise als internes Collaboration Tool. So wird die Arbeit in einer kollaborativen Umgebung erleichtert: Mehrere Nutzer können gleichzeitig Aufgaben, Projekte und Aktualisierungen in Echtzeit verwalten und gemeinsam bearbeiten.

Welche Vorteile bietet ein Collaboration Tool?

Collaboration Tools bieten Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen: Sie optimieren den Arbeitsablauf und führen zu einer effektiven Aufgaben- und Zielerreichung. Dies hilft Unternehmen bei folgenden Aspekten:

• Erhöhung der Produktivität: Eine fristgerechte Projektdurchführung erfordert Kommunikation und Kollaboration in Echtzeit. Collaboration Software gibt Teams die Möglichkeit, Ideen, Ressourcen und Aufgabenupdates mit Jedem und überall in Echtzeit zu teilen. Im Gegensatz zu E-Mails gehen dank dieser Tools kritische Informationen nicht in einem Chaos unsortierter Nachrichten verloren. Die Nutzer können einen Channel (oder Chat) für die verschiedenen Arbeitsabläufe sowie Warnmeldungen zur Verfolgung ihrer Aufgaben und des Projektfortschritts anlegen.

• Effiziente Verwaltung von Projekten: Über ein Dashboard können mehrere Nutzer Projekte und Aufgaben organisieren. So können sie verschiedenen Mitarbeitern zugewiesen, Arbeitsabläufe verfolgt und über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden. Die Nutzer können ihre Kollegen über die zugewiesenen Aufgaben informieren, Projektverläufe verfolgen und mit anderen Nutzern in Echtzeit kommunizieren.

• Effiziente Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitern: Dank der Software können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe erweitern und Mitarbeiter oder Kollegen aus anderen Regionen einbeziehen. So können Unternehmen Talente aus anderen Region einstellen, ohne Umzugskosten für Mitarbeiter übernehmen zu müssen. Remote-Mitarbeiter erhalten Zugriff auf die erforderlichen Projektdateien, was eine kontinuierliche Produktivität zu niedrigen Kosten gewährleistet.

Was sind typische Funktionen eines Collaboration Tools?

• Kommunikationstools: Nutzung von Tools und Ressourcen zur Erleichterung der Kommunikation zu verschiedenen Aufgaben und Projekten mit den Interessengruppen.
• Datenaustausch: Austausch von Dateien mit anderen Nutzern und Erteilen der Zugriffsrechte, auf diese zuzugreifen, sie bearbeiten oder ändern zu können.
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Speichern, Verfolgen und Verwaltung aller Dokumente in organisierter Weise.
• Aufgabenmanagement: Erstellen von Aufgaben und Zuweisung an einzelne Personen. Verfolgen des Arbeitsablaufs und Überwachung des Gesamtfortschritts bis zum Abschluss der Aufgabe.
• Content-Management: Vereinfachung der Kollaboration mehrerer Interessensgruppen in Echtzeit zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Sammlung, gemeinsame Nutzung, Abruf und Verwaltung von Inhalten in verschiedenen Formaten, die über mehrere Datenbanken verteilt sind.
• Brainstorming: Vereinfachung digitaler Gruppenbesprechungen, um neue Ideen zu produzieren und zu speichern.

Welche Tipps sollte man beim Kauf eines Collaboration Tools beachten?

Bei so vielen auf dem Markt erhältlichen Kollaborationslösungen kann die Entscheidung für ein Tool schwerfallen. Dabei können folgende Vorschläge die Entscheidung erleichtern:

• Untersuchung der Arbeitsabläufe: Zunächst sollte man die Arbeitsabläufe und die Art und Weise kennen, wie Teams Projekte bearbeiten, und daraufhin seine Erwartungen an die Software formulieren. Als Nächstes sollten die Funktionen gründlich untersucht werden, vor allem auch wie sie diese Erwartungen erfüllen können. Beispielsweise bevorzugen Start-ups die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Nutzer, während mittelständische Unternehmen eine auf den Informationsaustausch orientierte Kollaborationssoftware wünschen.

• Bereitstellungsoptionen: Die Entscheidung zwischen einer Cloud- oder lokal installierten Software hängt von vielen Faktoren ab. Darunter zählen etwa das Investitionsbudget, die Implementierungs- und Einarbeitungsdauer, die Datenkontrolle und -sicherheit sowie die IT-Kompetenz vor Ort. In der Regel haben cloudbasierte Lösungen geringe Vorlaufkosten und können binnen weniger Tagen implementiert werden. Wenn jedoch der Zugriff auf die Daten eingeschränkt und diese auf dem eigenen Server gespeichert werden sollen, ist eine On-Premise-Softwarelösung die richtige Wahl.

• Kostenlose Testversionen zur besseren Beurteilung: Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testversionen für einen begrenzten Zeitraum an. So kann man einen ersten Eindruck für das Tool gewinnen und seine Nutzeroberfläche und Funktionen kennenlernen. Sobald du einige Produkte in die engere Wahl gezogen hast, diese auch zum veranschlagten Budget passen, solltest du sie von einigen Mitarbeitern prüfen lassen. Hol dir von allen Beteiligten Feedback ein und fälle anschließend die finale Kaufentscheidung.

Welche relevanten Trends zeigen sich im Bereich der Collaboration Tools?

• UCC-Lösungen werden zum Standard: Da Collaboration Tools auch Funktionen einer Kommunikationssoftware bieten, wurden die Dienste zu einer neuen Lösung mit dem Namen Unified Communication and Collaboration (UCC) vereint. Anbieter, die eigenständige Kollaborationstools anbieten, bieten APIs (Application Programming Interface) an oder werden sie anbieten, damit ihre Software in Geschäftsanwendungen wie Kundendienst, Kommunikation und Projektmanagement integriert werden kann.

• Kollaboration mit KI-Bots: Chatbots und künstliche Intelligenz (KI) ermöglichen eine schnellere interne Kommunikation und bessere Interaktionen mit dem Kunden. So prognostizierte Gartner, dass im Jahr 2020 die durchschnittliche Person mehr mit Bots sprechen wird als mit ihrem eigenen Ehepartner. KI-fähige Chatroboter übernehmen Front-End-Aufgaben wie etwa die Beantwortung von Kundenanfragen. Die Bots können Daten effizienter verwalten, alltägliche Aufgaben optimieren und die Kommunikation im Team verbessern. Wenn du also das nächste Mal Urlaub nehmen möchtest, sag einfach dem Bot Bescheid. Er informiert dann automatisch deinen Manager und dein Team.