Case Management Software für Kanzleien

Einführung

Case Management Software oder Rechtsfall-Management Software für Kanzleien sind Tools, die Anwälten, Rechtsanwaltsfachangestellten, sonstigen Fachkräften im Rechtswesen und Anwaltskanzleien bei der Verwaltung von Informationen und Vorgängen im Zusammenhang mit Rechtsfällen helfen sollen. Sie sind als ganzheitliche Lösung konzipiert, die es Nutzern ermöglicht, relevante Daten zu erfassen, zu speichern, abzurufen und zu ändern. Darüber hinaus bieten sie die Möglichkeit, die Mandantenverfolgung, das Fall- und Vertragsmanagement sowie die Buchhaltung von einem Orten aus zu erledigen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Die in Case Management Tools für Kanzleien enthaltene zentrale Datenbank ermöglicht es, relevante Daten auf logische Weise zu speichern und anzuordnen, sodass Nutzer die gesuchten Informationen leichter finden können. Zugleich bieten die meisten erstklassigen Anwendungen in diesem Bereich Automatisierungstools. Damit ermöglichen sie, einige der vorhersehbaren, formelhaften oder sich wiederholenden Tätigkeiten, die von Fachkräften im Rechtswesen und in Anwaltskanzleien ausgeführt werden, automatisch und mit minimalem oder ohne menschlichem Eingreifen durchzuführen. Somit können sich Nutzer auf andere Bereiche konzentrieren, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Case Management Software für Kanzleien wurden nicht nur entwickelt, um wichtige Informationen sicher aufzubewahren und auf logische Weise zu ordnen, sondern auch, um die Effizienz zu steigern, bei der Kalenderverwaltung zu unterstützen und die Koordination und Zusammenarbeit zwischen Anwaltskanzleien zu fördern. Aufgrund der Funktionen und des Verwendungszwecks der Produkte in dieser Kategorie, werden sie häufig mit ähnlichen Softwarelösungen wie Legal-Document-Management-Software, Kanzleisoftware und Abrechnungssoftware für Kanzleien & Rechtsanwälte gleichgesetzt. Solche Lösungen überschneiden sich häufig insbesondere in Bezug auf ihre Funktionen, und in vielen Fällen können sie auch in die Case Management Software integriert werden.

Die Funktionen der auf dem Markt erhältlichen Case Management Lösungen für Kanzleien können variieren, so auch die Qualität dieser Funktionen sowie die Art und Weise ihrer Implementierung. Dennoch gibt es zahlreiche Kernfunktionen, die Softwareinteressenten von den meisten hochwertigen Softwarepaketen dieser Art erwarten können und die dazu beitragen, die Kategorie „Case Management Software für Kanzleien“ an sich zu definieren. Daher können Nutzer dieser Tools in der Regel davon ausgehen, dass sie alle der folgenden Aktionen oder Aktivitäten durchführen können:

• Erstellen, Speichern und Verwalten von Notizen zu Rechtsfällen, die wichtige Informationen zu Rechtsfällen enthalten
• Verwalten von Mandanteninformationen und der Kommunikation über diverse Kanäle
• Erstellen und Senden von Rechnungen sowie das Speichern von relevanten Daten zu Finanztransaktionen
• Verwenden von Kalenderverwaltungstools, um Termine, Fristen und wichtige Daten zu verwalten

Was ist Case Management Software für Kanzleien?

Case Management Software für Kanzleien unterstützen im Rechtswesen und verwandten Bereichen tätige Personen beim Verwalten von Informationen und Tätigkeiten im Zusammenhang mit Rechtsfällen. Hierzu gehören u. a. das Verwalten der Kontaktinformationen von Mandanten, von Notizen zu Rechtsfällen, von Verträgen und sonstigen wichtigen Dokumenten sowie von Finanzinformationen. Software dieser Art ist normalerweise eine integrierbare Anwendung, die u. a. von Anwälten, Rechtsanwaltsfachangestellten und Anwaltskanzleien verwendet wird.

Ein wesentlicher Teil einer Case Management Plattform für Kanzleien besteht darin, wichtige Daten sicher zu verwahren und logisch zu ordnen, sodass bestimmte Informationen leicht auffindbar sind. Daten an einem Ort zu speichern, hilft auch den Nutzern, die ihre Gesamteffizienz steigern möchten. Die Software kann auch dazu beitragen, die interne und externe Kommunikation zu verbessern und gleichzeitig die Zusammenarbeit innerhalb einer Anwaltskanzlei oder zwischen mehreren Organisationen zu fördern.

In den meisten Fällen fungieren Case Management Anwendungen für Kanzleien in erster Linie als zentrale Datenbank, in der relevante Informationen sicher gespeichert, abgerufen, bearbeitet und gelöscht werden können. Häufig sind jedoch auch Automatisierungsfunktionen mit KI enthalten, die Fachkräfte im Rechtswesen unterstützen, indem sie sicherstellen, dass vorhersehbare oder sich wiederholende Aufgaben ausgeführt werden, ohne dass sie eingreifen und die Aufgaben manuell erledigen müssen.

In der Regel wird Case Management Software für Kanzleien als eigenständige Lösung angeboten. Viele der enthaltenen Funktionen können jedoch auch Teil eines umfassenderen Kanzleisoftwarepakets sein.

Welche Vorteile bietet Case Management Software für Kanzleien?

Die Vorteile von Case Management Software für Kanzleien liegen vor allem in der Fähigkeit, Daten zu konsolidieren, die sonst auf verschiedene Softwarelösungen verteilt wären. So können Mitarbeitende in Anwaltskanzleien oder im Rechtswesen leichter auf Informationen zugreifen, wenn sie diese benötigen. Es gibt jedoch noch weitere Vorteile, und es ist sinnvoll, das gesamte Spektrum der Möglichkeiten zu erkunden, die der Einsatz von Rechtsfall Management Software für Kanzleien Einzelpersonen und Anwaltskanzleien bieten kann:

• Datenorganisation: Case Management Software für Kanzleien kann bei der Organisation aller relevanten Informationen und Daten im Zusammenhang mit Rechtsfällen helfen, sodass diese in Zukunft leicht gefunden und abgerufen werden können. Notizen zu Rechtsfällen, Vertragsinformationen, Kontaktinformationen von Mandanten, Termine, Planungsinformationen, Rechnungen und Abrechnungsinformationen an einem einzigen Ort aufzubewahren, ist für Anwaltskanzleien und Angestellte im Rechtswesen gleichermaßen wertvoll, weil es unnötige Probleme vermeidet und Unternehmen, die ein großes Datenvolumen verwalten, Struktur verleiht. Die Organisation von Daten in einem einzigen Paket kann außerdem nützlich sein, um ein gewisses Maß an Konsistenz und Standardisierung dieser Daten zu erreichen.
• Größere Effizienz: Ein gutes Case Management Paket für Kanzleien kann die Arbeit von Fachkräften im Rechtswesen wesentlich effizienter gestalten, und zwar aus mehreren Gründen: Erstens bedeutet die bereits erwähnte Zentralisierung der Daten, dass Anwaltskanzleien, Anwälte und Rechtsanwaltsfachangestellte viel schneller finden können, wonach sie suchen, da alle relevanten Daten in der Software verfügbar sind. Zweitens bieten die besten Softwarelösungen dieser Art auch eine Vielzahl von Automatisierungsmöglichkeiten. So lassen sich viele unnötig zeitaufwändige Tätigkeiten und Aufgaben automatisch und mit minimalem menschlichem Zutun erledigen, sodass viel mehr Zeit für die Tätigkeiten und Aufgaben bleibt, die menschliches Eingreifen erfordern.
• Verbesserte Datensicherheit: Das Speichern von Informationen zu Rechtsfällen an einem zentralen Ort kann Anwaltskanzleien auch Vorteile in Bezug auf die Datensicherheit bieten, da sichergestellt wird, dass Informationen jederzeit verfügbar und vor Beschädigung, versehentlichem Löschen oder externen Cyberbedrohungen geschützt sind. Cloudbasierte Lösungen können zum Datenschutz beitragen, da sie eine schnelle und einfache Wiederherstellung eines früheren Datenzustands ermöglichen. Und Vor-Ort-Breitstellungen können die Daten durch regelmäßige Back-ups auch vor Ort schützen. Unabhängig davon, welche Bereitstellungsoption verwendet wird, können die Informationen so geschützt werden, dass nur diejenigen, die zur Verwendung der Software berechtigt sind, auf die darin enthaltenen Daten zugreifen können.
• Vorteile bei der Planung: Durch die Verwendung integrierter Kalenderverwaltungsfunktionen ist es für Anwaltskanzleien und Fachkräfte im Rechtswesen viel einfacher, ihre Zeitpläne zu verwalten und sicherzustellen, dass sie keine wichtigen Fristen verpassen oder wichtige Maßnahmen übersehen, die zu bestimmten Zeiten durchgeführt werden müssen. Nutzer können Termine und Besprechungen vereinbaren, diese in den Kalender eintragen und ihren Zeitplan effektiver verwalten – mit der Option, Benachrichtigungen einzurichten, wenn die wichtigsten Ereignisse, Aktivitäten und Fristen näher rücken. Darüber hinaus bieten viele Lösungen auch Funktionen zur Zeiterfassung, die Fachkräften im Rechtswesen dabei helfen können, ihre Zeit zu managen, und es Anwaltskanzleien ermöglichen, zu erkennen, welche Fälle die meiste Zeit in Anspruch nehmen, welche mehr Aufmerksamkeit erfordern und wann mehr Ressourcen für einen bestimmten Rechtsfall oder eine bestimmte Aufgabe bereitgestellt werden müssen.

Über welche Funktionen verfügt eine Case Management Software für Kanzleien?

Die Funktionen einer Case Management Software für Kanzleien sind so konzipiert, dass sie Fachkräfte im Rechtswesen bei der Datenverwaltung unterstützen, die hinsichtlich der von ihnen bearbeiteten Fälle relevant sind. Dies wird in erster Linie durch die Datenbankfunktionalität erreicht, die das einfache Hinzufügen, Entfernen, Organisieren und Suchen von Daten ermöglicht. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, die Liste der Funktionen einer solchen Software aufzuschlüsseln, damit die einzelnen Komponenten besser verstanden werden. Im Folgenden werden die wichtigsten und gängigsten Funktionen beschrieben, die Softwareinteressenten erwarten können:

• Notizen zu Rechtsfällen: Erstellung von Notizen zu einzelnen Rechtsfällen und deren sichere Speicherung in der integrierten Datenbank. Mithilfe von Notizen zu Rechtsfällen können Fachkräfte im Rechtswesen die Aktivitäten ihrer Fälle verfolgen, Aktualisierungen einsehen, auf wichtige Informationen zugreifen und den Überblick über jeden einzelnen Fall behalten, an dem sie arbeiten. Notizen zu Rechtsfällen spielen auch eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Fachkräften im Rechtswesen dabei zu helfen, sich in einen bestehenden Fall einzuarbeiten, an dessen Bearbeitung sie zuvor nicht beteiligt waren. Eine hochwertige Case Management Software für Kanzleien ermöglicht in der Regel, Notizen zu Rechtsfällen zu speichern, zu ändern, zu ergänzen und in logische Kategorien einzuordnen, sodass sie leicht wiedergefunden werden können.
• Mandantenmanagement: Hinzufügen von Datenbankeinträgen für jeden Mandanten und Speicherung wichtiger Daten zu jedem einzelnen Mandanten. Zu den Daten, die im Rahmen von Rechtsfällen zu Mandanten gesammelt werden, können Kontaktinformationen, Informationen über den jeweiligen Rechtsfall und Aufzeichnungen über jegliche Kommunikation zwischen der Kanzlei und dem jeweiligen Mandanten gehören. Dies macht es für Fachkräfte im Rechtswesen viel einfacher, dort anzuknüpfen, wo sie aufgehört haben oder auf frühere E-Mails oder über andere Kommunikationskanäle gesammelte Informationen zuzugreifen. Darüber hinaus ist es möglich, Datenbankeinträge für andere Anwaltskanzleien – oder für andere Rechtsfachkräfte, die für diese Kanzleien tätig sind – einzubinden, was besonders in Fällen, die Zusammenarbeit erfordern, nützlich ist.
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten über eine zentralisierte Dokumentenmanagementfunktion. Dies kann Dokumente zu Rechtsfällen und bestimmten Mandanten, Verträge mit Einzelpersonen oder Organisationen, Finanzdokumente und vieles mehr umfassen. Die besten Lösungen bieten Tools an, mit denen Dokumente kategorisiert oder mit Schlüsselwörtern versehen werden können, was das Auffinden bestimmter Dokumente zu gegebener Zeit erheblich erleichtert. Einige Lösungen ermöglichen auch eine Volltextsuche, sodass Fachkräfte im Rechtswesen in allen in der Datenbank gespeicherten Dokumenten nach bestimmten Wörtern oder Sätzen suchen können.
• Abrechnung und Rechnungsstellung: Berechnung der offenen Beträge der einzelnen Mandaten sowie das Erstellen und Versenden von Rechnungen, damit Mandanten ihre Rechnungen erhalten und schließlich für die in Anspruch genommenen Dienstleistungen zahlen. Fast alle Informationen im Zusammenhang mit Finanztransaktionen zwischen Mandanten und Anwaltskanzleien können von einem Ort aus verwaltet werden. Frühere Rechnungen und Abrechnungsinformationen können ebenfalls aufgerufen werden, was für die Verwaltung der Unternehmensfinanzen wichtig sein kann. Die besten Softwarepakete enthalten Tools, die automatisch Rechnungen auf der Grundlage der angebotenen Dienstleistungen, der Anzahl der für einen bestimmten Rechtsfall aufgewendeten Stunden und des festgelegten Satzes, der dem jeweiligen Mandanten für juristische Dienstleistungen berechnet wird, erstellen. Um diese Art der Automatisierung zu erreichen, können in der Software abrechenbare Aktivitäten und Aktionen festgelegt werden.
• Kalenderverwaltung: Pflege eines Arbeitskalenders, in dem alle wichtigen Termine einer Anwaltskanzlei aufgeführt sind. Die Kalenderfunktion kann insbesondere dazu verwendet werden, Termine mit Mandanten oder andere Besprechungen im Zusammenhang mit der juristischen Arbeit zu planen. Mithilfe des integrierten Kalendertools können Änderungen vorgenommen werden, sodass Kanzleien alle neu angesetzten Termine verfolgen und alle abgesagten Termine entfernen können. Darüber hinaus werden in vielen Anwendungen Benachrichtigungen bereitgestellt, die sicherstellen, dass Nutzer über anstehende Aktivitäten informiert werden, auch wenn die Software zu diesem Zeitpunkt nicht genutzt wird.
• Mandantenportal: Bereitstellung eines eigenen Bereichs innerhalb der Anwendung für Mandanten, in dem sie auf ihre eigenen Daten zugreifen, Informationen zu ihrem Fall und frühere Mitteilungen einsehen können. Das Mandantenportal kann auch einen Kalender umfassen, damit Mandanten wissen, wann wichtige Termine anstehen. Ferner können sie Finanzinformationen wie Rechnungen einsehen und ggf. sogar Zahlungen leisten. Da Mandanten auf diese Weise mit Anwaltskanzleien in Kontakt treten können, kann dies die Kommunikation verbessern, ihnen ein Gefühl der direkten Beteiligung vermitteln und die Zusammenarbeit erleichtern.
• Aufgabenmanagement: Planung, Terminierung und Statusaktualisierung von individuellen Aufgaben oder Aktivitäten, die durchzuführen sind. Jede Aufgabe kann definiert und sogar in täglich durchführbare Aktivitäten unterteilt werden. Der Aufgabenstatus kann ebenfalls aktualisiert und anschließend autorisierten Nutzern angezeigt werden. Diese Funktion kann für leitende Angestellte, die Fortschritte überprüfen müssen, nützlich sein, aber auch Anwaltskanzleien, in denen mehrere Angestellte auf denselben Aufgabenpool zugreifen, können von dieser Option profitieren. Hochwertige Lösungen stellen ggf. auch die Tools bereit, die Fachkräfte im Rechtswesen benötigen, um eine Prioritätenfolge für Aufgaben festzulegen, sodass die wichtigsten oder zeitkritischsten zuerst ausgeführt werden. Dies kann dazu beitragen, dass Anwälte und Rechtsanwaltsfachgestellte ihre Zeit so effektiv wie möglich nutzen und Fristen nicht versäumen.
• Zeiterfassung: Überwachung der Zeit, die für jeden Rechtsfall oder für bestimmte Aufgaben im Zusammenhang mit einem Fall aufgewendet wird. Die Zeiterfassungsfunktion bietet Fachkräften im Rechtswesen gleich mehrere Vorteile. Zunächst können Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte und Anwaltskanzleien besser erkennen, welche Fälle die meiste Zeit in Anspruch nehmen und wie viel Zeit in die einzelnen Fälle investiert wird. In diesem Zusammenhang kann die Zeiterfassung auch für die Berechnung der abrechenbaren Arbeitsstunden entscheidend sein, sodass genaue Rechnungen an Mandanten gesendet werden können. In diesem Sinne kann die Zeiterfassungsfunktion in vielen Softwarepaketen dieser Art auch als Kostenerfassungsfunktion dienen.

Mithilfe des Capterra Verzeichnisses für Case Management Software für Kanzleien können verfügbare Lösungen schnell und einfach basierend auf ihren spezifischen Eigenschaften sortiert werden. Das bedeutet, dass Softwareinteressenten die Produkte herausfiltern können, die wahrscheinlich nicht für sie geeignet sind, und sich bei ihrer Suche nur auf Software konzentrieren können, die die Funktionen enthalten, die für ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

Was sollte beim Kauf einer Case Management Software für Kanzleien berücksichtigt werden?

Beim Kauf einer Case Management Software für Kanzleien gibt es viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, um sicherzustellen, dass Interessenten die optimale Software für ihre spezifischen Anforderungen finden. Auch wenn die einzelnen Rechtsfall Management Lösungen viele identische Merkmale und Funktionen aufweisen, ist es wichtig anzumerken, dass sie sich hinsichtlich ihrer Zielgruppe, Zielsetzung und ihres Entwicklungsstands erheblich unterscheiden. Eine gute Möglichkeit, um das beste Softwarepaket zu finden, ist sich eine Reihe von Fragen zu stellen, z. B.:

• Wie viel kostet eine Case Management Software für Kanzleien? Beim Kauf einer Software sollte der Preis immer eine wichtige Rolle spielen, schließlich sind Anwaltskanzleien wie jedes andere Unternehmen und müssen im Rahmen des ihnen zur Verfügung stehenden Budgets arbeiten. Auch wenn der Preis immer berücksichtigt werden sollte, müssen Entscheidungstragende ganzheitlich denken und die mit jeder Lösung, an der sie interessiert sind, verbundenen Gesamtkosten prüfen. Insbesondere ist es wichtig, die Gesamtkosten zu berücksichtigen, die mit dem Erwerb, der Bereitstellung und der Nutzung der Software verbunden sind, einschließlich der Kosten für die Schulung der Angestellten oder des Zugangs zu technischem Support und Softwareupdates. Selbstverständlich muss die Kostenfrage auch in einem allgemeineren Kontext betrachtet werden. Letztendlich sollte eine Kaufentscheidung darauf beruhen, dass man abwägt, was die Software bietet und was sie kosten wird. Es kann sich lohnen, in eine teurere Lösung zu investieren, wenn sie deutliche Vorteile gegenüber günstigeren Optionen auf dem Markt bietet. Ebenso kann es sich lohnen, auf einige Funktionen oder ein gewisses Maß an Funktionstüchtigkeit zu verzichten, um ein günstigeres Produkt zu erwerben.
• Welche sind die wichtigsten Funktionen einer Case Management Lösung für Kanzleien? Als Nächstes müssen Softwareinteressenten überlegen, welche Funktionen für die Verwaltung von Rechtsfällen für sie am wichtigsten sind. Die meisten Anwendungen haben zwar ähnliche Kernfunktionen, aber nicht jede Anwaltskanzlei, Rechtsabteilung oder Fachkraft im Rechtswesen hat die gleichen Prioritäten, und nicht alle diese Funktionen sind für jeden unbedingt erforderlich. Daher sollten Interessenten darüber nachdenken, welche Funktionen sie konkret benötigen, und versuchen, die für sie am besten geeignete Software zu finden. Dies kann sogar bedeuten, dass eine objektiv bessere Lösung nicht in Betracht gezogen wird, wenn viele ihrer Funktionen tatsächlich nicht genutzt werden.
• Was ist die beste Art der Softwarebereitstellung? Bei der Erkundung der verschiedenen auf dem Markt befindlichen Case Management Anwendungen für Kanzleien werden Käufer feststellen, dass es zwei grundlegende Bereitstellungsmöglichkeiten gibt. Bei der Vor-Ort-Bereitstellung müssen Kaufende für die Softwarelizenz bezahlen und die Software dann auf den eigenen Unternehmenssystemen installieren. Diese Option ist mit hohen anfänglichen Kosten verbunden, aber die langfristigen Kosten können niedriger ausfallen, und Nutzer haben ein stärkeres Gefühl der Kontrolle. Unternehmen sind dabei allerdings auch für die Datenverarbeitung und -sicherung verantwortlich. Alternativ kann die Software über die Cloud bereitgestellt werden. Das bedeutet, dass ein Drittanbieter die Verantwortung für die Bereitstellung übernimmt und die Cloudinfrastruktur für die sichere Datenspeicherung nutzt. Diese Bereitstellungsoption ist mit sehr niedrigen Investitionskosten verbunden und bietet viele Vorteile hinsichtlich der Datensicherheit. In den meisten Fällen ist es auch möglich, von jedem Ort der Welt aus mit einer Vielzahl verschiedener internetfähiger Geräte auf das Produkt zuzugreifen. In der Regel ist jedoch eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr zu entrichten, sodass die langfristigen Kosten höher ausfallen können. Kaufende müssen daher die Vor- und Nachteile dieser beiden Ansätze abwägen und überlegen, welche Option am besten mit ihren Anforderungen, ihrem Budget, ihrer Infrastruktur und ihren allgemeinen strategischen Zielen vereinbar ist.
• Ist eine Case Management Lösung für Kanzleien mit anderen Softwareprodukten kompatibel? Schließlich sollte man sich die Zeit nehmen, um zu prüfen, ob die auf dem Markt befindlichen Tools in andere Softwarepakete integriert werden können, und insbesondere, ob sie mit den Anwendungen kompatibel sind, die in einer Anwaltskanzlei bereits verwendet werden. Die besten Softwarelösungen lassen sich in Kalender Anwendungen, Datenbank Software, Zeitmanagementanwendungen und Task Management Anwendungen sowie CRM-Systeme von Drittanbietern integrieren. Diese Art der Integration kann dazu beitragen, unnötige Datendopplungen zu vermeiden, und gleichzeitig sicherstellen, dass die Daten in allen Anwendungen konsistent sind. Die Integration kann auch eine erhebliche Zeit- und Aufwandsersparnis mit sich bringen, d. h. mehr Aufgaben können allein durch den Einsatz einer Case Management Software für Kanzleien erledigt werden, was wiederum zu weiteren Produktivitätsvorteilen führen kann.

Welche relevanten Trends gibt’s im Bereich der Case Management Software für Kanzleien?

Die relevantesten Trends bei Case Management Software für Kanzleien sowie die allgemeinen Trends in diesem Bereich sollten vor einer Kaufentscheidung ebenfalls berücksichtigt werden. Das Verständnis dieser Trends kann die Grundlage für die Entscheidungsfindung bilden, denn Käufer müssen wissen, dass jede Software unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtslage entwickelt wurde. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass Softwareentwickelnde, die die wichtigsten Trends berücksichtigt haben, Tools entwickeln, die auch im Laufe der Zeit nützlich bleiben, was für die Zukunftssicherheit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Zu den wichtigsten Trends im Zusammenhang mit Case Management Software für Kanzleien gehören:

• Fortschritte hinsichtlich künstlicher Intelligenz: Einer der wichtigsten Trends, auf den man achten sollte, wenn man sich mit Case Management Software für Kanzleien befasst, sind die Fortschritte, die in letzter Zeit bei der KI erzielt wurden. In einer Vielzahl von Softwarekategorien wird KI heute zur Ausführung komplexer Aufgaben eingesetzt, für die früher menschliche Eingriffe erforderlich gewesen wären. Im Rahmen von Case Management Lösungen für Kanzleien kann KI eine Vielzahl von Aufgaben und Prozessen übernehmen, darunter eDiscovery, Vertragserneuerungen und Analysen, die den Anwaltskanzleien helfen, Trends zu erkennen oder die Leistung besser zu verstehen. Es ist empfohlen, dass Kaufende die verfügbaren Optionen erkunden und sich bewusst sind, wie künstliche Intelligenz eingesetzt werden kann, damit sie in eine Lösung investieren, die den Einsatz dieser Technologie und die vielen Vorteile, die sie bieten kann, maximiert.
• Die Verbreitung digitaler Signaturen: Da immer mehr Geschäfte vollständig online und über größere Entfernungen hinweg abgewickelt werden, reicht es nicht mehr aus, sich bei wichtigen Rechtsdokumenten auf Papierverträge und physische Unterschriften zu verlassen. Digitale Signaturen werden in Deutschland, auf dem europäischen Festland, in Nordamerika und in vielen anderen Teilen der Welt als gleichwertig angesehen, und die von Anwaltskanzleien verwendete Software sollte berücksichtigen, dass papiergestützte Arbeit rückläufig ist. Digitale Signaturen sollten sogar so weit wie möglich gefördert werden, da Untersuchungen ergeben haben, dass sie die Bearbeitungszeit von Dokumenten erheblich verkürzen können. Das bedeutet, dass Geschäfte viel schneller abgeschlossen werden können, die Bearbeitung von Rechtsfällen beschleunigt wird und die Effizienz insgesamt steigt.
• Modelle für hybride und Remote-Arbeit: Verbesserungen in der elektronischen Kommunikation, insbesondere in der Videokommunikationstechnologie, sowie die zunehmende Verbreitung von cloudbasierter Software haben dazu beigetragen, dass hybride und Remote-Arbeitsmodelle viel zukunftsfähiger geworden sind. Die Einführung dieser Arbeitsmodelle wurde durch die COVID-19-Pandemie erheblich beschleunigt und Unternehmen werden weiterhin davon profitieren. Das bedeutet logischerweise, dass Anwaltskanzleien und Fachkräfte im Rechtswesen in Softwarelösungen investieren müssen, die solche Arbeitsmodelle unterstützen. Die Fernzugriffsmöglichkeit in einer Case Management Software für Kanzleien wird in jeder Anwaltskanzlei, in der im Homeoffice oder hybrid gearbeitet wird, eine entscheidende Rolle spielen, und der Zugriff über mobile Geräte kann ebenfalls von großem Nutzen sein.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet: Gut informiert beim Softwarekauf: Die wahren Anschaffungskosten von Software – Capterra Deutschland Blog (Zugriffsdatum: Dienstag, 7. Juni 2022)