Was sind Kassensysteme?

Kassensysteme (POS) sind eine Schlüsselanforderung für alle Arten von Ladengeschäften, sei es ein allgemeines Einzelhandelsgeschäft, ein Restaurant oder ein Lebensmittelgeschäft. Diese Systeme ermöglichen es Einzelhändlern, Zahlungen zu akzeptieren und zu verarbeiten sowie andere Aspekte des Geschäfts zu synchronisieren, zu verfolgen und zu verwalten, wie z. B. die Personalbesetzung, die Bestandsverwaltung, den Verkauf und das Einkaufsmanagement.

POS-Systeme werden in der Regel mit kompatibler Hardware und Zubehör wie Bildschirm, Registrierkasse, Barcode-Scanner, Quittungsdrucker und Kartenleser gekauft. Dieses gesamte Ökosystem wird in der Regel in der Nähe des Ein- oder Ausgangs eines Einzelhandelsgeschäfts installiert.

Vorteile von Kassensystemen

Heutzutage bedeutet die zunehmende Komplexität der Unternehmensführung, dass man sich nicht mehr nur auf die traditionellen Betriebs- und Ausführungspraktiken verlassen kann. Man braucht fortschrittliche Werkzeuge, um gegenüber neueren und größeren Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine gut implementierte POS-Software hilft dabei. Im Folgenden sind einige Vorteile der Installation einer POS-Lösung in einem Einzelhandelsgeschäft aufgeführt:

• Schnellere Durchführung von Abläufen: Ein Einzelhändler muss mehrere Vorgänge verwalten, wie z. B. den Einkauf von Materialien, den Versand von Waren, die tägliche Personalbesetzung, die Verwaltung von Terminen und die Abwicklung von Zahlungen. Früher brauchte man mehrere Register und zahlreiche Arbeitskräfte, um all diese Details in die entsprechenden Dateien einzugeben. Aber jetzt können die Einzelhändler alle Informationen in einer einzigen POS-Software erfassen und Zeit sparen. Die Einzelhändler sind auch in der Lage, ihre Arbeitskräfte besser einzuplanen, Einkäufe den Kunden präzise in Rechnung zu stellen und den Check-Out schneller durchzuführen.
• Effiziente Bestandsverwaltung: Die aktuellen POS-Programme können problemlos mehrere Lagerbestände für mehrere Filialen verwalten. Dies ermöglicht es den Unternehmen, den verfügbaren Bestand zu kennen, und sie können Auslöser für die Nachbestellung festlegen, so dass ihnen niemals der Nachschub ausgeht. Moderne POS-Lösungen sind sogar in der Lage, die Kaufhistorie zu analysieren und Empfehlungen für den nächsten Kauf zu geben.
• Ausführliche Geschäftsberichte: Den Überblick über Verkäufe, Einnahmen und Gewinne zu behalten, ist eine ziemlich mühsame Aufgabe, besonders wenn man Transaktionen auf Papier oder in Tabellenkalkulationen aufzeichnet. Eine POS-Software zeichnet alle Transaktionen in einer definierten oder angepassten Vorlage auf. Dies hilft den Einzelhändlern, die Artikel identifizieren, die sich sehr gut bzw. schlecht verkaufen. Auf dieser Grundlage können sie ihre Marketingbemühungen zur Umsatzsteigerung strategisch ausrichten.

Typische Funktionen von Kassensystemen

• Bestandsverwaltung: Überwachung des Prozesses der Bestellung, Lagerung und Verfolgung von Beständen, um eine reibungslose und ununterbrochene Lieferung zu gewährleisten.
• Zahlungsabwicklung: Annahme, Überprüfung und Verarbeitung von Kundenzahlungen, die über verschiedene Kanäle wie Bargeld, Schecks, digitale Brieftaschen und Karten getätigt werden.
• Verfolgung von Umsätzen: Verfolgung und Überwachung der Menge der verkauften Bestände über einen bestimmten Zeitraum und Erfassung der Leistung des Verkaufsteams.
• Rabattmanagement: Möglichkeit für verschiedene Arten von Rabattcodes und Belohnungsprogramme, um der Kundschaft bestimmte Rabatte anzubieten und die Verkäufe zu steigern.
• Barcodescanning: Scannen von Produkten anhand von Strichcodes und/oder ähnlichen Etiketten und Verfolgung des Ein- und Ausgangs der Waren.
• Elektronische Unterschrift (auch E-Signatur): Digitales Unterschreiben von Dokumenten innerhalb des Systems, um Zeit und Papier zu sparen.

Tipps für den Kauf von Kassensystemen

• Erwartungen an das POS-Programm: Diese Lösungen werden in unterschiedlichen Preisklassen angeboten. Es ist einfacher, eine Lösung auszuwählen, wenn die Anforderungen in Bezug auf Merkmale, Funktionen, Budget und Dienstleistungen klar sind. Käufer sollten die Anforderungen ihrer Mitarbeiter- und Kundschaft berücksichtigen. Es wäre auch ratsam, die zukünftigen Bedürfnisse vorauszusehen, damit geprüft werden kann, ob der in die engere Wahl genommene Anbieter diese Funktionen anbietet oder nicht.
• Bedienerfreundlichkeit der Software: Die hohe Mitarbeiterfluktuation in der Branche ist einer der Gründe, warum es wichtig ist, dass die POS-Systeme für alle Arbeitskräfte leicht zu erlernen und zu verwenden ist. Die einfache Bedienbarkeit ermöglicht es neuen und bestehenden Arbeitskräften, die POS-Systeme bald nach der Schulung zu nutzen. Daher ist es unerlässlich, die Bedienerfreundlichkeit und die Lernkurve einer Lösung zu testen, was durch kostenlose Tests und Demos möglich ist.
• Gesamtbetriebskosten: Die Kosten für die Implementierung einer POS-Lösung können zwischen einigen hundert und tausenden von Dollars liegen. Dies hängt von der Bereitstellungsoption, der Anzahl der Zubehörteile und dem ausgewählten Zahlungsplan ab. Einige Anbieter erheben eine hohe Vorabgebühr für kompatibles Zubehör, während andere eine wiederkehrende Gebühr verlangen. Die meisten POS-Systeme sind nur mit ihrer eigenen Hardware kompatibel, was bedeutet, dass alle Kosten – fixe und versteckte – berücksichtigt werden müssen, bevor ein Kauf getätigt wird.

Relevante Trends in Kassensystemen

• Mobile und Tablet-POS-Systeme sind auf dem Vormarsch: Die Kunden bezahlen zunehmend mit mobilen Geldbörsen statt mit Bargeld oder Karte. Der Transaktionswert des Marktes für Zahlungstechnologie der nächsten Generation wird voraussichtlich von 4,2 Milliarden USD im Jahr 2018 auf 14 Milliarden USD bis 2022 steigen. Dies drängt die Anbieter dazu, ihre Systeme um Bezahlfunktionen zu erweitern. Anbieter führen POS-Systeme inzwischen auf Tablets und iPads statt auf sperrigen Kassen aus. Die Kunden gehen nicht mehr zum POS-System, sondern das POS-System kommt zu ihnen.
• POS-Software erhalten das KI-Upgrade: Erwiesenermaßen führen bessere Daten und Analysen zu besseren Geschäftsentscheidungen. Heutzutage werden POS-Lösungen immer intelligenter, da Software, die mit künstlicher Intelligenz (KI) ausgestattet ist, Daten über Kundschaft, Verkäufe, Zahlungsarten, die Geschwindigkeit der Nachbestellung von Waren usw. erfassen kann. Dies liefert wichtige Erkenntnisse darüber, was bzw. mit welcher Häufigkeit die Kundschaft kauft. Diese Erkenntnisse können Einzelhändlern helfen, ihre Einkäufe zu planen, die Kundschaft zu segmentieren und intelligentere Marketingentscheidungen zu treffen. Die KI ermöglicht es den POS-Programmen auch, auf betrügerische Transaktionen hinzuweisen.