Was ist eine Stempeluhr Software?

Die Stempeluhr Software (auch bekannt als Zeiterfassungssoftware) automatisiert den Prozess der Verfolgung von Zeit- und Ausfallzeiten, Anwesenheit, Zeitplänen und bezahlter Freizeit der Mitarbeiter. Mit diesen Systemen können Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter überwachen und die Arbeitskosten pro Projekt analysieren.

Stempeluhr Lösungen werden in der Regel entweder als eigenständige Produkte (einschließlich Zeiterfassungs- und Anwesenheitsmanagementfunktionalität) oder als Integrationen in Buchführungsprogramme (erleichtert Lohnberechnungen auf der Grundlage der geleisteten Gesamtzeit; bezieht diese Informationen in Finanzberichte ein) angeboten.

Vorteile von Stempeluhr Software

• Genaue Lohnberechnung durch digitale Zeiterfassung: Die manuelle Verwaltung der Gehaltsabrechnung ist ineffizient und fehleranfällig, da die Zeitkarten gesammelt, die von den einzelnen Arbeitskräften geleistete Zeit berechnet und die Gesamtlohnabrechnung anhand der Stundenlöhne oder Gehälter berechnet werden müssen. Die Stempeluhr Software bietet eine digitale Zeiterfassung beim Ein- und Ausstempeln. Diese Informationen werden automatisch in die Stundenzettel der Arbeitskräfte eingetragen, wodurch Berechnungsfehler minimiert und der damit verbundene Zeit- und Arbeitsaufwand verringert wird.
• Effektive Zeiterfassung für externe Arbeiter: Für externe Mitarbeiter, die zwischen einem Büro, ihrer Wohnung oder anderen Orten hin- und herpendeln, ist die manuelle Zeiterfassung mit erheblichem Aufwand verbunden, ineffizient und zeitraubend. Stempeluhr Software bietet digitale Zeiterfassungsblätter, die den Zeiterfassungsprozess über mehrere Standorte hinweg automatisieren. Einige Produkte verfügen sogar über eine automatische Bildschirmaufzeichnung, mit der Manager das Engagement ihrer Teams verfolgen können, indem sie den Prozentsatz der Zeit schätzen, die für nicht arbeitsbezogene Aktivitäten wie soziale Medien und Internetsurfen aufgewendet wird.
• Effiziente Kundenverwaltung und Personaleinsatzplanung: Für Unternehmen mit Kundenkontakt, die an mehreren Projekten für verschiedene Kunden arbeiten, kann es frustrierend sein, Zeit und Einnahmen für jeden einzelnen Kunden zu verfolgen. Mit der digitalen Zeiterfassung bietet Stempeluhr Software Echtzeitberichte über die für jedes Projekt aufgewendete Zeit und die Ausgaben. Diese Informationen helfen Managern, Projekte nach Umsatz und Zeitbedarf zu priorisieren und das Personal entsprechend zu planen.

Typische Funktionen einer Stempeluhr Software

• Mitarbeiterplanung: Planung von Schichten auf der Grundlage der Verfügbarkeit von Mitarbeitern und der Projektpriorität. Zeitpläne können mit dem von den Arbeitskräften gewählten Kalender (z. B. Google-Kalender, Outlook) synchronisiert werden.
• Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Anwesenheit zu markieren/zu verfolgen und spezifisches Ein- und Ausstempeln zu protokollieren, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Berechnung vor der Eingabe von Daten in das Buchhaltungs-/Lohnabrechnungssystem entfällt.
• Stündliche Mitarbeiternachverfolgung: Berechnung die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden mit Hilfe der Funktion für Ein- und Ausstempeln. Nutzer können diese Informationen mit biometrischen und anderen elektronischen Zeiterfassungsmethoden protokollieren.
• Krankheitsausfallnachverfolgung: Möglichkeit für Mitarbeiter, Anträge auf Krankheitsurlaub einzureichen, die zur Genehmigung an Manager weitergeleitet werden.
• Urlaubsverwaltung: Bereitstellung eines Mitarbeiterportals, um Anträge auf bezahlten Urlaub und Freizeit zu erfassen, die zur Genehmigung an Manager weitergeleitet werden.

Tipps für den Kauf von Stempeluhr Software

• Elektronische Zeiterfassung: Unternehmen sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, die Genauigkeit der Zeiterfassung zu verbessern. Eine solche Methode ist die elektronische Zeiterfassung, bei der Datenerfassungsmethoden wie Schlüsselkarten und biometrische Geräte zur Erfassung des Ein- und Ausstempelns eingesetzt werden. Die elektronische Zeiterfassung automatisiert den gesamten Prozess und macht das Fremdstempeln für Kollegen („Buddy Punching“) unmöglich. Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Zeiterfassungsgeräten, wie z. B. Barcode-Ausweise, Streifenausweise, Fingerabdruckleser und Proximity-Ausweise. Unternehmen, die eines oder mehrere dieser Systeme verwenden oder planen, eines oder mehrere dieser Systeme zu verwenden, sollten die Stempeluhr Software evaluieren, die mit solchen Geräten kompatibel ist.
• Webbasierte mobile Zeiterfassung und mobile Apps: Die zunehmende Zahl von externen Arbeitskräften in kleinen Unternehmen stellt die Zeiterfassung vor erhebliche Herausforderungen. Webbasierte mobile Stempeluhr Lösungen helfen Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderung, indem sie es den Mitarbeitern ermöglichen, sich über ihre Smartphones ein- und auszustempeln. Einige Produkte beinhalten eine GPS-Ortung, die Managern Echtzeitberichte über den Standort ihrer Teammitglieder liefert. Unternehmen, die mit mobilen und entfernten Arbeitskräften arbeiten, sollten sich nach einer Stempeluhr Software umsehen, die einen mobilen Zugriff ermöglicht.

Relevante Trends in der Stempeluhr Software

• Künstliche Intelligenz (KI) verändert den Markt für Stempeluhr Software: Das Streben nach effizienteren und genaueren Zeiterfassungsmethoden treibt die Einführung der KI im Bereich der Stempeluhr Software voran. KI-Technologien wie die Gesichtserkennung bieten den Nutzern eine effektive und zuverlässige Möglichkeit, die Anwesenheit von Arbeitskräften zu überprüfen. KI hilft Unternehmen auch bei der Analyse großer Datensätze von GPS-Geräten und bietet Echtzeit-Zeitberichte über den Standort von Arbeitskräften an entfernten Standorten.
• Chatbots werden die Automatisierung in der Stempeluhr Software vorantreiben: Die Akzeptanz von Chatbots in kleinen Unternehmen nimmt zu. Eine Untersuchung von Capterra zeigt, dass 68 % der Kleinunternehmen im Jahr 2020 Chatbots entweder nutzen oder planen, sie zu implementieren. Mit Chatbots können Unternehmen in Echtzeit mit ihren Arbeitskräften in einen Dialog treten, um ihren aktuellen Arbeitsstatus zu erfassen. Beispielsweise können Chatbots Arbeitnehmer nach dem Projekt und den Aufgaben fragen, an denen sie gerade arbeiten, und ihre Antworten in Zeiterfassungsbögen eintragen.