Wir helfen Unternehmen in der Schweiz
seit 17 Jahren bei der Softwareauswahl
Projektmanagement Tools
Projektmanagement Tools automatisieren die Aufgabenzuweisung, Ressourcenzuordnung und Meilensteinverfolgung für alle Phasen eines Projektes. Projektmanagement Programme und PMO-Software können einen von mehreren Ansätzen verfolgen: kollaborativ, wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten; von oben nach unten, wenn jeweils nur eine Person an einem Projekt arbeitet; oder integriert, wenn mehrere Bereiche der Organisation beteiligt sind. Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagementsystemen, die speziell auf deine Projektanforderungen zugeschnitten sind. Software für Projektmanagement ist mit PSA Software (Professional Services Automation), Zeit- und Spesenerfassung Software, Online Kollaborationssoftware und Personaleinsatzplanung Software verbunden. Finde die beste Projektmanagement-Software für Unternehmen in der Schweiz. Mehr erfahren Weniger anzeigen
Vorgestellte Software
Am häufigsten bewertete Software
Entdecken Sie die am häufigsten von unseren Nutzern bewerteten Produkte in der Kategorie Projektmanagement Tools
Lokale Produkte für Schweiz
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Cerri Project
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Funktionen
- Meilensteinverfolgung
- Gantt-/Zeitstrahlansicht
- Ressourcenmanagement
- Mehrere Projekte
- Problemmanagement
- Filesharing
- Zeit & Kosten Verfolgung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Kanban-Tafel
- Budgetmanagement
- Priorisierung
- Dokumentenmanagement
Projektmanagement Tools: Ratgeber
Inhaltsverzeichnis
Geschrieben von Shubham Gupta und Ines Bahr
Wichtige Informationen zum Kauf von Projektmanagement-Tools
Projektmanagement-Tools helfen Unternehmen beim Planen, Organisieren und Verwalten mehrerer Projekte wie Marketingkampagnen, Veranstaltungen, Produkt- und Softwareveröffentlichungen und Bauprojekten. Sie bieten Funktionen, um Aufgaben einzelnen Mitarbeitern und Teams zuzuweisen, Projekt-Workflows zu erstellen, mit Teammitgliedern zusammenarbeiten und über Berichte den Projekt- und Aufgabenfortschritt zu verfolgen.
Die Hauptnutzer von Projektmanagement-Software sind Projektmanager und Teammitglieder. Dazu gehören auch inoffizielle oder informelle Projektleiter wie Bauleiter oder Marketingbeauftragte, die die Projektarbeit koordinieren.
Die meisten auf dem Markt verfügbaren Projektmanagement-Tools werden mit einem monatlichen Preis angeboten, der für Software auf Einstiegsniveau zwischen 7 $ und 1.500 $ (circa 7 - 1.414 €) liegt. [1]
Erstmalige Käufer sollten bei der Suche ihr Budget, ihre Nutzerzahl, ihre konkreten Anwendungsfälle und benötigte Integrationen berücksichtigen. Besprich dich mit allen Stakeholdern und stellt eine Liste an Fragen zusammen, die potenziellen Anbietern gestellt werden können und helfen, Systeme mit den Anforderungen abzugleichen. Das könnten etwa Fragen wie die folgenden sein:
- Welche Projektmanagement-Aufgaben kann das System automatisieren?
- Wie können wir mit den Dashboards des Tools den Projektstatus besser visualisieren und verfolgen?
- Wie unterstützt dieses Tool unsere Projektmanagement-Methoden (z. B. agiles Projektmanagement, Wasserfallmethode)?
- Wie viel technischen Support werde ich vom Softwareanbieter benötigen?
- Nutzt das Tool künstliche Intelligenz zur Erstellung von Statusberichten und/oder zur besseren Ressourcenplanung? Falls ja, auf welche Weise?
Hussain Bandukwala [2], Berater für Projektmanagementbüros und Projektmanagement-Ausbilder, der mehr als 100.000 Fachleute geschult hat, sagt, dass viele Unternehmen verwirrt darüber sind, wie unterschiedlich verschiedene Lizenztypen innerhalb eines Produkts funktionieren.
„Durch das Aufkommen von Software-as-a-Service[-Modellen] gibt es verschiedene nutzerbasierte Lizenztypen“, sagt er. „Daher ist es wichtig zu wissen, was einem die jeweiligen Lizenztypen bieten und welche Kosten und Einschränkungen sie mit sich bringen.“
Was ist Projektmanagement-Software?
Projektmanagement-Software automatisiert die Planung und Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen sowie die Verfolgung von Meilensteinen für alle Phasen eines Projekts. Sie hilft beim Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Projektarbeit mit Funktionen für das Aufgabenmanagement, die Erstellung von Projektstatusberichten, die Verfolgung von Budgets und Zeitplänen und mehr. Projektmanager können zudem Berichte zur Ressourcenzuweisung erstellen, um Überlastungen, Ungleichgewichte und Verfügbarkeitseinschränkungen zu sehen und die Ressourcenzuweisung zu optimieren.
Projektmanagement-Software steht im Zusammenhang zu Projektportfoliomanagement-Software und allgemeineren Tools wie Collaboration Tools und Aufgabenverwaltungstools.
Laut Gartner setzen mehr als 85 % der Unternehmen aktiv Projektmanagement-Software ein und es wird erwartet, dass der Markt bis 2026 einen Wert von 7 Milliarden US-Dollar erreicht. [3]
Auf Capterra sind 1.749 verschiedene Projektmanagement-Produkte verzeichnet und allein seit September 2023 wurden 15.962 Nutzerbewertungen für diese Produkte hinzugefügt. [4]
Projektmanagement-Software Preise
Meist wird Projektmanagement-Software als monatlich abgerechnetes Abonnement angeboten. Für neue Nutzer gibt es Einsteigertarife für etwa 200 $ (circa 189 €) monatlich mit grundlegenden Funktionen für Aufgabenmanagement, Projekt- und Zeitplanung, Tracking und Zusammenarbeit.
Unternehmen mit komplexeren Anforderungen stehen erweiterte Versionen für rund 1.400 $ (circa 1.320 €) pro Monat zur Verfügung. Neben den Basisfunktionen bieten diese erweiterte Funktionen wie fortgeschrittene Analysen, benutzerdefinierte Integrationsmöglichkeiten und Priority-Kundensupport für komplexere Projektanforderungen.
Nach der Erfahrung unserer Beratungsteams liegt das Budget der meisten Projektmanagement-Softwarekäufer (57 %) zwischen 20 $ und 40 $ (circa 19 - 38 €) im Monat. [5]
Erstmalige Käufer sollten bedenken, dass anfangs üblicherweise Kosten für die Implementierung, Datenmigration und Anpassung hinzukommen. Außerdem fallen meist laufende Kosten für Wartung und Support an. Bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten sollten Unternehmen dies entsprechend einbeziehen.
Funktionen von Projektmanagement-Software nach Nutzerbewertung
Alle Projektmanagement-Tools bieten Funktionen für Aufgabenmanagement, Projektplanung/Zeitplanung und Berichterstellung/Projektverfolgung. Dazu kommen meist übliche Funktionen wie Priorisierung, Rechnungsstellung und die Verwaltung mehrerer Projekte.
Hauptfunktionen von Projektmanagement-Tools
- Aufgabenverwaltung: Aufgaben erstellen, ihren Fortschritt oder prozentualen Abschluss verfolgen und verknüpfte Notizen oder Kommentare einsehen. 91 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
- Projektplanung und Zeitplanung: Projektpläne und zeitliche Planungen erstellen und Projektziele und Meilensteine festlegen. 90 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
- Reporting/Projektverfolgung: Verschiedene Berichte und Leistungskennzahlen generieren, um Fortschritte zu verfolgen, Daten zu analysieren und Einblicke in den Projekterfolg und die Teamleistung zu gewinnen. 81 % stufen diese Funktion als sehr wichtig oder unverzichtbar ein.
- Zusammenarbeitstools: Teammitgliedern einen Kanal bieten, um Mediendateien zu übertragen, zu kommunizieren und gemeinsam zu arbeiten. 79 % stufen diese Funktion als sehr wichtig oder unverzichtbar ein.
Gut bewertete häufige Funktionen von Projektmanagement-Software
- Mehrere Projekte: Mehrere Projekte gleichzeitig verfolgen und verwalten. 89 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
- Prioritäten setzen: Aktivitäten und Aufgaben nach ihrer relativen Wichtigkeit oder Dringlichkeit anordnen. 82 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
- Zugriffskontrollen und Berechtigungen: Berechtigungsstufen für den Zugriff auf bestimmte Dateien oder Systeme festlegen. 79 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
- Dateifreigaben: Digitale Dateien verschiedener Formate wie Dokumente, Audio- und Videodateien, Bilder und mehr öffentlich oder privat freigeben. 77 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
- Fakturierung und Rechnungsstellung: Rechnungen an Kunden erstellen, verwalten und senden. 66 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
Käufer sollten im Kopf behalten, dass ein Produkt nicht unbedingt die bessere Wahl für ihr Unternehmen ist, nur weil es mehr Funktionen bietet. Konzentriere dich darauf, wie gut ein System die wichtigsten Funktionen erfüllt, für die dein Team es verwenden wird, statt zu viel Wert auf Zusatzfunktionen zu legen, die am Ende keinen großen Unterschied für dein Unternehmen machen.
„Wenn man nicht weiß, wonach man bei einer Projektmanagement-Software sucht, findet man jede Software verlockend“, sagt Bandukwala. „Deshalb ist es so wichtig, die eigenen Anforderungen zu kennen. Wie das Sprichwort sagt: Wenn du nicht weißt, wohin du gehst, führt dich jeder Weg ans Ziel.“
Die wichtigsten von Nutzern genannten Vorteile von Projektmanagement-Software
Ein besserer gemeinsamer Arbeitsbereich: Bessere Team-Interaktionen und Zusammenarbeit durch eine einheitliche Plattform für Dateifreigaben, Echtzeitkommunikation und gemeinsame Problemlösung, egal ob bei der Remote-Arbeit oder im Büro.
„Ich liebe den gemeinsamen Arbeitsbereich für Teams, mit dem wir auch remote wirklich gut und effizient als Team zusammenarbeiten können.“
–Amanda H., Business Strategist, Marketing und Werbung
Detailgenaues Aufgabenmanagement: Leistungsstarke Tools zum genauen Organisieren und Verfolgen von Aufgaben und den Abgleich mit wichtigen Projektmetriken wie Zeitplänen, Budgets und Umfang stellen sicher, dass alle Teammitglieder genaue Anweisungen und Verantwortlichkeiten haben.
„Ohne dieses Tool hätten wir nicht alle Schritte und Meilensteine vernünftig organisieren können und hätten garantiert nicht so viel Erfolg mit jedem Projekt gehabt, das wir abgeschlossen haben.“
–Mike H., CIO, Bildungsmanagement
Zusammengeführte Projekteinblicke: Die gesamte projektbezogene Dokumentation und Kommunikation wird an einem zentralen, laufend aktualisierten Ort zusammengeführt, was es Teams leicht macht, Verlaufsdaten einzusehen und sich über den aktuellen Projektstatus zu informieren.
„Die Möglichkeit, aufgaben- und projektbezogene Gespräche und Anhänge zu nutzen, finde ich super. Besonders nützlich ist es, wenn man wie ich häufig anderen unkompliziert aufzeigen muss, welche Entscheidungen sie in der Vergangenheit getroffen haben.“
–Michelle M., Managerin, Nonprofit-Bereich
Workflow-Automatisierung für höchste Effizienz: Den Projektaufgaben- und Informationsfluss optimieren und automatisch die Einhaltung Geschäftsprozessregeln erzwingen, um grundlegende Best Practices im Projektmanagement umzusetzen, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
„Wir haben eigene Workflows entwickelt, Erinnerungen aktiviert und sich wiederholende Aufgaben vollständig automatisiert, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Damit haben wir mehr Produktivität und eine solidere Grundlage für unsere Performance-Prozesse erzielt.“
–Christian P., Personalleiter; Gesundheit, Wellness und Fitness
Neben diesen zentralen Vorteilen gewinnen Systeme durch die Integration generativer KI eine neue Ebene an fortgeschrittenen Möglichkeiten. Insbesondere für die detailgenaue Szenarioplanung hat dieser technologische Fortschritt ganz neue Optionen geschaffen. Schon zuvor war diese Funktion wichtig, doch dank KI ist sie mittlerweile ein herausragender Aspekt geworden.
Bandukwala erklärt: „Die Szenarioplanung spielte im Projektportfoliomanagement schon vorher eine Rolle, doch das Aufkommen von GenAI hat sie enorm beliebt gemacht und den Weg für viele neue Funktionen geebnet, mit denen Nutzer Projekte effektiver und effizienter verwalten können.“ Diese Entwicklung zeigt einen deutlichen Wandel in der Wahrnehmung und Nutzung von Projektmanagement-Tools und ihre wachsende Bedeutung für strategische Geschäftsfunktionen.
Häufig von Nutzern beobachtete Herausforderungen im Zusammenhang mit Projektmanagement-Tools
Nutzer von Projektmanagement-Software müssen spezifische Herausforderungen überwinden, die über den Erfolg der Implementierung entscheiden können. Im vergangenen Jahr nannten Projektmanager als größte Herausforderungen unrealistische Zeitpläne (38 %), Schwierigkeiten beim Budgetmanagement (36 %) und Ressourcenknappheit (34 %). [6] Es ist wichtig, die benutzerspezifischen Probleme zu kennen, die beim Bereitstellen dieser Tools auftreten können. Wir haben Nutzerbewertungen aus dem vergangenen Jahr analysiert und die folgenden häufigen Herausforderungen von Nutzern identifiziert.
Bedenken bezüglich der Kosten: Es kann schwierig sein, zwischen Budgetabwägungen und dem Bedarf an erweiterten Funktionen ein gutes Gleichgewicht zu finden. Hohe Kosten können vor allem kleinere Teams oder Start-ups von der anfänglichen Investition abhalten.
- Frag deinen Anbieter: Was ist im Grundpreis enthalten und wie wirken sich Zusatzfunktionen auf die Gesamtkosten aus? Können Sie die einzelnen Preisstufen transparent aufschlüsseln?
- So überwindest du die Herausforderung: Suche nach Tools, die skalierbare Lösungen bieten, bei denen du mit grundlegenden Funktionen beginnen und weitere Funktionen hinzufügen kannst, sobald dein Budget es erlaubt.
Ein komplexes Nutzererlebnis: Komplizierte Nutzeroberflächen können Nutzer davon abhalten, alle Funktionen einer Software zu nutzen, was sie weniger effektiv macht und die Nutzerzufriedenheit verschlechtert.
- Frag deinen Anbieter: Können Sie die Designphilosophie hinter Ihrer Nutzeroberfläche erläutern? Wie sorgen Sie dafür, dass die Oberfläche intuitiv nutzbar ist?
- So überwindest du die Herausforderung: Wähle Software mit einer aufgeräumten, intuitiven Nutzeroberfläche. Probiere die Software mit einer Testversion aus, um sicherzugehen, dass sie den Anforderungen der Arbeitsabläufe deines Teams entspricht und gut nutzbar ist.
Steile Lernkurve: Neue Software zu erlernen kann frustrierend sein, vor allem für Teams, die an andere Prozesse gewöhnt sind. Eine steile Lernkurve kann die Einführung verlangsamen und die Gesamteffizienz verringern.
- Frag deinen Anbieter: Welche Schulungen und Supportangebote bieten Sie für neue Nutzer? Wie vereinfachen Sie den Lernprozess für Teams mit den unterschiedlichsten Teammitgliedern? So überwindest du die Herausforderung: Wähle einen Softwareanbieter, der nicht nur umfassende Schulungsmaterialien wie Tutorials und Webinare bietet, sondern auch einen fortlaufenden Support.
Trotz dieser nennenswerten Herausforderungen ist es umso wichtiger, auch die potenziellen Vorteile zu betrachten, die eine erfolgreiche Implementierung bringt.
Bandukwala beschreibt das mögliche Risiko und Potenzial von KI und KI-bezogenen Funktionen in Projektmanagement-Tools:
„Es ist aufregend, weil es so viele Möglichkeiten gibt: schnelleres Arbeiten, Automatisierung, Vorschläge, Prognosen“, sagt er. „Doch es gibt auch Sorgen, was mögliche Hindernisse betrifft, etwa Integrationsprobleme, Probleme mit der Datenqualität und ethische Bedenken.“
Diese Aussage zeigt, in was für einem dynamischen Umfeld die Einführung von Projektmanagement-Software erfolgt: Teams, die sich auf transformative Vorteile freuen, müssen gleichzeitig sehr vorsichtig mögliche Fallstricke umgehen.
Wofür wird Projektmanagement-Software verwendet?
Wir haben unsere große Zahl an Nutzerbewertungen für Projektmanagement-Tools analysiert und die häufigsten Anwendungsfälle ermittelt:
- Aufgaben zwischen Projektteams koordinieren: Unternehmen nutzen Projektmanagement-Tools, um Aufgaben auf Einzel- und Projektebene zuzuweisen und zu verfolgen.
- Mehrere Projekte verwalten: Nutzer von Projektmanagement-Software können mehrere Projekte in einem zentralen Tool erstellen und verwalten, in dem Personen anschließend die ihnen zugewiesenen Aufgaben nach Fälligkeitsdatum oder Projekt einsehen können.
- Das Ressourcenmanagement optimieren: Projektmanager können Teammitgliedern je nach Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Geschäftsanforderungen Projekte und Aufgaben zuweisen.
- Den Projektstatus analysieren und verfolgen: Projektmanagement-Softwarenutzer können Dashboards und Berichte auf der Ebene von Projekten und Einzelpersonen (und, je nach Tool, von Programm und Portfolio) einsehen und erstellen.
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Teams und Kunden können über integrierte Chat- und Dateifreigabefunktionen kommunizieren. Das Tool kann Personen Benachrichtigungen senden, sodass sie weniger von E-Mails abhängig sind und selbst geografisch verteilte Teams effizient zusammenarbeiten können.
Viele Projektmanagement-Systeme sind auf bestimmte Methoden und/oder Branchen zugeschnitten:
- IT-Projektmanagement-Software
- Projektportfolio-Management-Software (üblicherweise für größere Unternehmen und Konzerne)
- Agile Projektmanagement-Software
- Projektmanagement Tools für gemeinnützige Organisationen
Wer verwendet Projektmanagement-Software?
Projektmanagement-Tools werden von den unterschiedlichsten Fachkräften verwendet, um Arbeitsaufgaben effizient zu verwalten und zu optimieren. Zu den Hauptnutzern gehören Marketing- und Vertriebsteams, IT-Abteilungen, Bauleiter und Mitarbeiter von Nonprofit-Organisationen, die die Software jeweils für ihre spezifischen Bedürfnisse einsetzen.
So verwenden verschiedene Berufsgruppen Projektmanagement-Software:
- Marketing- und Vertriebsteams: Sie nutzen Projektmanagement-Tools, um Kampagnen zu organisieren, Fortschritte bei Vertriebszielen zu überblicken und Interaktionen mit Interessenten und Kunden zu verwalten.
- IT-Abteilungen: Sie nutzen die Software, um Softwareentwicklungsprojekte zu verwalten, Aktualisierungen zu verfolgen und die Compliance mit technischen Standards zu gewährleisten.
- Bauleiter: Sie nutzen Projektmanagement-Tools, um Arbeiten zu planen, Budgets zu kontrollieren und die Kommunikation zwischen Baustellenleitern und Subunternehmern zu koordinieren.
- Nonprofit-Organisationen: Personal in diesen Organisationen nutzt die Tools, um Fundraising-Veranstaltungen zu verwalten, die Zeitpläne von Freiwilligen zu koordinieren und Förderanträge zu verfolgen.
Die Analyse von mehr als 2.084 telefonischen Beratungsgesprächen, die die Beratungsteams von Capterra seit September 2023 mit Projektmanagement-Softwarekäufern geführt haben, zeigt: 62 % der Nutzer stammen aus kleinen Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern und etwa 65 % dieser Unternehmen haben einen Jahresumsatz von weniger als 25 Millionen US-Dollar. Dies zeigt deutlich, wie wichtig Projektmanagement-Tools sind, um den Geschäftsbetrieb in den verschiedensten Branchen und Unternehmensgrößen zu unterstützen. [5]
Häufige Integrationsmöglichkeiten von Projektmanagement-Tools
Wir haben bei der Analyse unserer umfassenden Bewertungsdatenbank untersucht, welche drei Softwarekategorien am häufigsten mit Projektmanagement-Software integriert werden: Stempeluhr-, CRM (Customer Relationship Management)- und Aufgabenmanagement-Software. Diese Integrationen sind entscheidend, damit der volle Funktionsumfang von Projektmanagement-Software effizient genutzt werden kann:
- Stechuhr-/Zeiterfassungstools: Eine genaue Zeiterfassung für Aufgaben ist wichtig für die Budgetverfolgung, Gehaltsabrechnung und Produktivitätsanalyse. Die Integration hilft, Projektfristen einzuhalten und Arbeitskosten genau im Blick zu behalten.
- CRM: Durch die Verbindung von CRM-Systemen mit Projektmanagement-Tools können Unternehmen den Informationsfluss zwischen Vertriebs- und Projektteams optimieren. So stellen sie sicher, dass Kundendaten und -interaktionen immer aktuell und für alle relevanten Personen zugänglich sind.
- Aufgabenmanagement: Aufgabenverwaltungsfunktionen bieten eine detailgenaue Kontrolle über einzelne Aufgaben und Unteraufgaben. So können Teams Arbeit gerecht verteilen, klare Erwartungen setzen und Fortschritte verfolgen, was zu besseren Projektergebnissen führt.
Die genannten Integrationen führen nicht nur Daten und Prozesse zusammen, sondern bieten auch eine einheitliche Übersicht über alle Vorgänge, das die Effizienz und Effektivität von Projekten deutlich verbessern kann.
Aktuelle Trends im Bereich Projektmanagement-Software
Einsatz von Projektmanagement-Software in deutschen Unternehmen: Projektmanagement-Tools sind in Deutschland bereits weit verbreitet. 59 % der Unternehmen haben in den letzten 12 Monaten eine Projektmanagement-Software eingeführt und weitere 38 % hatten diese Software bereits vorher implementiert. Lediglich 10 % nutzen noch kein Tool für Projektmanagement. [7]
Weiterentwicklung des Projektmanagements durch KI: Eine Capterra-Studie zeigt, dass bereits 46 % der Projektmanager KI in ihren Projektmanagement-Tools einsetzen. Zudem planen Unternehmen Investitionen in KI im Projektmanegen um 36 % zu erhöhen. [6]
Wachsende Bedeutung der emotionalen Intelligenz (EQ) im Projektmanagement: 79 % der Projektmanager in Deutschland geben an, dass ihre Nutzung von EQ in den letzten zwei Jahren gestiegen ist. Außerdem glauben 97 %, dass ein hohes EQ-Niveau in Projektteams die Fähigkeit des Teams, seine Ziele zu erreichen, stark oder mäßig beeinflusst. [6]
Weitere Ressourcen zu Projektmanagement-Software
Wirf einen Blick auf unsere Kategorieseite für Projektmanagement-Software, die einige der auf dem Markt verfügbaren Top-Produkte anhand von Beliebtheit und Nutzerbewertungen vorstellt. Auch die folgenden auf bestimmte Nischen bezogenen Ressourcen können bei der Suche nach der richtigen Projektsoftware für dein Unternehmen helfen:
- Die 10 besten kostenlosen Projektmanagement-Softwaretools für Deutschland
- Die 10 besten KI-Projektmanagement-Tools
- Projektmanagement-Software aus Deutschland: Die 5 besten Tools und ihre wichtigsten Funktionen
- Open-Source-Projektmanagement-Software: Die 5 besten Tools
Quellen
-
Software-Preisinformationen auf Capterra: In unsere Preisanalysen werden nur Produkte mit öffentlich zugänglichen Preisinformationen und qualifizierte Softwareprodukte innerhalb der Kategorie einbezogen. Hier findest du alle Informationen zu unserer Methodik. Währungsumrechnungen basieren auf dem Kurs am Tag der Veröffentlichung und können von den aktuellen Wechselkursen abweichen.
-
Hussain Bandukwala, LinkedIn
-
Daten aus Capterra-Nutzerbewertungen: Capterra-Bewertungen werden für einzelne Softwareprodukte von verifizierten Nutzern erfasst. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.
-
Daten aus Capterra-Beratungsgesprächen: Die Ergebnisse basieren auf Daten aus Telefongesprächen, die das Beratungsteam von Capterra mit Unternehmen geführt hat, die nach Projektmanagement-Tools gesucht haben. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.
-
Impactful Project Management Tools Survey: Die Impactful Project Management Tools Survey 2024 von Capterra wurde im Mai 2024 online unter 2.500 Befragten in den USA (n: 300), Kanada (n: 200), Brasilien (n: 200), Mexiko (n: 200), dem Vereinigten Königreich (n: 200), Frankreich (n: 200), Italien (n: 200), Deutschland (n: 200), Spanien (n: 200), Australien (n: 200) und Japan (n: 200) durchgeführt. Ziel der Studie war es, herauszufinden, welche Fähigkeiten in den Bereichen Führung und emotionale Intelligenz Projektmanager benötigen, um erfolgreich Teams und Projekte mit KI-Nutzung zu leiten. Die Befragten wurden danach ausgewählt, dass sie als Projektmanagement-Fachkräfte in Unternehmen aller Größen tätig waren. Ihre Unternehmen mussten aktuell Projektmanagement-Software verwenden.
-
Capterras Umfrage zu Tech Trends 2025: Die Umfrage wurde konzipiert, um den Zeitplan, die organisatorischen Herausforderungen, die Einführung und das Budget, das Verhalten bei der Anbieterrecherche, die Renditeerwartungen und die Zufriedenheit der Softwarekäufer zu verstehen. Die vollständige Methodik findest du hier.