Was ist eine Projektmanagement Software?

Projektmanagement Software ist heutzutage ein Oberbegriff, der eine Reihe von Lösungen umfasst. Dazu gehören leichtere Tools für das Arbeitsmanagement bis hin zu robusten Lösungen für das Management von Portfolios. Man sollte den Unterschied zwischen diesen beiden Softwarearten kennen, um das Tool wählen zu können, das am besten zu einem passt.

• Mit einer Software für Arbeitsmanagement können Teams Arbeitsabläufe verwalten, Aufgaben und Aktivitäten organisieren und in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zusammenarbeiten. Diese Tools dokumentieren Arbeitsabläufe, erleichtern die Kollaboration und bieten Statusupdates sowie Ansichten, die für die verschiedenen Stakeholder*innen interessant sind. Zielgruppe sind Fachkräfte ohne technischen Hintergrund.
• Eine echte PM-Software hilft Projektmanagerinnen und Unternehmen bei der Durchführung von Projekten, d. h. individuellen Initiativen mit einem definierten Umfang, Zeitplan und Budget sowie möglichen Ressourcen. Diese Tools helfen Unternehmen bei der Planung, Überwachung und Kontrolle von Kosten, Zeitplänen und Ressourcen, um Mehrwert zu schaffen und die Kriterien für eine erfolgreiche Projektdurchführung zu erfüllen. Zielgruppe sind Fachkräfte mit technischem Hintergrund, z. B. Projektmanagerinnen.

Im Verzeichnis für Projektmanagement Software von Capterra werden sowohl Tools für das Management kollaborativer Arbeit als auch traditionellere Projektmanagementlösungen sowie die besten Tools aus beiden Kategorien (z. B. Aufgabenmanagement, Ressourcenmanagement usw.) aufgeführt. 

Vorteile von Projektmanagement Tools

• Bessere Kollaboration: Oft müssen mehrere Interessensgruppen gemeinsam an Projekten arbeiten, wie etwa das eigene Team, andere Teams und externe Kund*innen. Eine Projektmanagement Software ermöglicht eine effektive Kollaboration, damit Teams schnell auf Projektherausforderungen und -anforderungen reagieren sowie Ideen zur Prozessverbesserung austauschen können.
• Optimierte Projektmanagement Prozesse: Mit einer Projektmanagement Software können Aufgaben erstellt und anderen zugewiesen sowie der Status mithilfe von Dashboards verfolgt werden. Tools für Datenaustausch und Kollaboration in Echtzeit sparen Zeit. Geschäftsführer*innen haben eine bessere Kontrolle über ihre Prozesse und können die Projektperformance abteilungsübergreifend verfolgen.
• Genaues Budgetmanagement: Eine Projektmanagement Software unterstützt Unternehmen bei der Verfolgung von Soll- und Ist-Budgets, damit diejenigen Bereiche identifiziert und beleuchtet werden können, die das Budget überschreiten.

Typische Funktionen einer Projektmanagement Software

• Kollaborationstools: Verwalten der teaminternen und externen Kommunikation. Manche Systeme haben auch integrierte Messaging-Tools.
• Dateifreigabe: Hochladen verschiedener Dateien wie Dokumente, Bilder und Tabellenkalkulationen, die mit den Teamkollegen geteilt werden können.
• Projektverfolgung: Verfolgen des Fortschritts eines Projekts in Echtzeit über Dashboards. Einige Softwarelösungen bieten Gantt-Diagramme zum Verfolgen der verschiedenen Phasen eines Projekts.
• Produktplanung: Erstellen und Implementieren von Produktstrategien.
• Aufgabenmanagement: Erstellen von Aufgaben und Zuweisung an Mitarbeiter*innen sowie Kollaboration an To-do-Listen.
• Verfolgung der Fertigstellungsrate: Ein manuelles Protokollieren der Fertigstellungsrate von Aufgaben in Prozent hilft den Nutzer*innen, die Gesamtzeit zu berechnen, die für eine Fertigstellung notwendig ist.
• Ressourcenmanagement: Zuordnen der Ressourcen zu einem Projekt. Dazu gehören Teammitglieder, Vertragsarbeiter*innen und Inventar.
• Zeit- und Kostenverfolgung: Protokollieren des gesamten Zeit- und Kostenaufwands eines Projekts und Vergleichen mit den zugewiesenen Budgets.

Tipps für den Kauf von Projektmanagement Tools

• Cloudbasierte vs. On-Premise-Anwendungen: Cloudbasierte und On-Premise-Projektmanagement Tools sind auf vielerlei Weise unterschiedlich. Ein On-Premise-System verursacht für die einmalige Installation und Updates Investitionskosten. Auf der anderen Seite haben cloudbasierte Softwarelösungen ein Abonnementpreismodell, das in der Regel monatliche oder jährliche Kosten verursacht. Der Zugriff auf eine cloudbasierte Lösung ist einfach, denn die Nutzerinnen können sich über einen Webbrowser oder eine mobile App von ihren Geräten aus einloggen. Käuferinnen sollten ihre Anforderungen analysieren und darauf basierend eine Kaufentscheidung treffen.
• Gesamtbetriebskosten: Neben den auf der Produktwebsite genannten Preisen fallen beim Kauf eines Projektmanagement Systems oft zusätzliche Kosten an. Dazu zählen zum Beispiel Schulung, Bereitstellung und künftige Upgrades. Vor dem Kauf einer Software sollten die Gesamtbetriebskosten bedacht werden.
• Funktionsanforderungen: Manche Funktionen eines Projektmanagement Systems sind auf die individuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten. Ein Gantt-Diagramm ist beispielsweise ein Tool zur Projektplanung und -verfolgung, mit dem Nutzerinnen den Status von Aufgaben über mehrere Projektphasen hinweg verfolgen können. Die Problemverfolgung ist eine weitere nützliche Funktion, die den Nutzerinnen dabei hilft, Kundenprobleme, technische Fehler und Fehlerberichte nachzuverfolgen. Nutzer*innen mit solchen spezifischen Anforderungen sollten Produkte in Erwägung ziehen, die diese Funktionen enthalten. Im Verzeichnis für Projektmanagement Software von Capterra kann man nach einer Software mit den gewünschten Funktionen suchen, wie etwa Agile-Methoden, Kanban-Boards, und Meilensteinverfolgung.

Relevante Trends in der Projektmanagement Software

• KI-gestützte Chatbots nehmen einen zunehmenden Stellenwert bei einer Projektmanagement Software ein: Chatbots sind dialogorientierte Technologien für Nutzeroberflächen, mit denen Nutzerinnen Projektmanagement-Systemprozesse wie die Planung von Meetings und das Bereitstellen von Berichten automatisieren können. Damit können Nutzerinnen repetitive administrative Aufgaben automatisieren, wodurch die Prozesse effizienter werden.
• Tools zur sozialen Kollaboration sind auf dem Vormarsch: Mit den sich stetig ändernden Kundenbedürfnissen sind Unternehmen permanent auf der Suche nach innovativen Arbeitsweisen. Eine Lösung zur sozialen Kollaboration bietet Funktionen wie Hashtags und @-Erwähnungen, die es den Teammitgliedern ermöglichen, schneller und besser interagieren zu können. Laut eines Berichts von Gartner „nutzen Mitarbeiter*innen zunehmend Tools der sozialen Kollaboration anstelle formaler Projektmanagement Produkte, um ihre Projekte auf Kurs zu halten”.