BPM-Tools (Business Process Management) sind Tools zur Erstellung, Optimierung und Verwaltung von Prozessen wie Rechnungserstellung, Budgetierung, Marketing und Buchhaltung. Führungspersonal verwendet sie als eine kollaborative Plattform, um komplexe Prozesse zu entwickeln und zu verbessern, wenn sich die Unternehmensbedürfnisse ändern.

Viele Organisationen verwenden BPM-Anwendungen, um bereichsübergreifende Workflows zu koordinieren, zu planen und zu synchronisieren. Diese Tools können auch dazu verwendet werden, die Effektivität neuer Strategien zu testen und Best Practices für zukünftige Projekte zu formulieren.

Vorteile von BPM-Tools

Die Wichtigkeit von BPM ist angestiegen, da Organisationen sich bemühen, durch Automatisierung ihrer wesentlichen Workflows wettbewerbsfähig zu bleiben. BPM-Tools bieten die folgenden Vorteile:

• Geschäftliche Agilität: Prozesse können je nach Geschäftsanforderungen individualisiert und kalibriert werden. Die Software wird verwendet, um eine agile Umgebung zu erstellen, die Prozesse mit einer Regelverwaltungsfunktion verbessert und automatisiert. So kann Personal ohne Programmiererfahrung die Geschäftslogik in einer BPM-Strategie hinzufügen/ändern.
• Bessere Complianceüberwachung: BPM-Tools helfen Organisationen dabei, den Branchenstandards und -richtlinien zu entsprechen. Dies wird durch die Integration bereichsspezifischer Module erreicht, die sich mit dem BPM-Tool auf den weiterreichenden Organisationsebenen synchronisieren. Die Software dokumentiert Verfahren und sichert die Compliance mit den relevanten Sicherheits- und Schutzmaßnahmen.

Typische Funktionen von BPM-Tools

• Automatisierung von Geschäftsprozessen: Verwaltung von Informationen, Aufgaben und Verfahren durch Automatisierung von Workflows und Prozessen.
• Kollaboration: Kollektive und simultane Arbeit mit dem eigenen Team an einem Projekt. Die Kommunikation und der Informationsaustausch mit mehreren Stakeholdern ist in Echtzeit möglich.
• Codefrei: Erstellung neuer Prozessen unter Verwendung einer Drag-and-drop-Funktionalität oder einer visuellen Oberfläche ohne Schreiben von Code.
• Prozess-Mapping: Definieren und visuelles Mapping aller Details und Beziehungen zwischen den eigenen Geschäftsprozessmodellen und den Elementen dieser Modelle.
• Prozessmodellierung und -entwurf: Ausarbeitung und Neudesign der eigenen Geschäftsprozesse in digitale Workflows, um die Gesamtproduktivität der eigenen Organisation zu verbessern.
• Berichterstattung/Analyse: Ansicht, Nachverfolgung und Berichterstattung zu wesentlichen Metriken, um die Geschäftsleistung zu analysieren.

Tipps für den Kauf von BPM-Tools

• Flexibilität der Integration: Das Anbieterunternehmen sollte eine Integration mit Drittanbieterprodukten ermöglichen oder eine anpassbare API-Plattform anbieten, um sich nahtlos in hauseigene Anwendungen zu integrieren. Es sollte geprüft werden, ob die vorinstallierten Vorlagen auf das eigene Geschäft angepasst werden können. Es sollten kostenlose Testversionen und individualisierte Demoversionen angefordert werden, mit denen die Oberfläche und Leistung der Software validiert werden kann.
• Bereitstellungszeit: Diese hängt von der Komplexität der Prozesse ab, die automatisiert und angepasst werden müssen. Einige BPM-Anwendungen sind ohne Anpassung sofort einsatzbereit. Bei anderen Produkten müssen die vorinstallierten, branchenspezifischen Vorlagen leicht verändert werden. Das Anbieterunternehmen sollte Informationen dazu liefern, wie lange es dauert, die Software bereitzustellen und die Schulung zu durchlaufen sowie welcher IT-Support zur Verfügung steht.
• Lösungsart: Es gibt drei Arten von BPM-Tools auf dem Markt. Nach Auflisten der eigenen Geschäftsherausforderungen sollte jedes Problem von einer Softwarefunktion gelöst werden können. Kleine Unternehmen bevorzugen beispielsweise einfache BPM-Systeme aufgrund der nutzerfreundlichen Oberfläche. Fortgeschrittene BPM-Suites werden für agile Arbeitsumgebungen bevorzugt, da diese eine Integration mit Drittanbieterprodukten ermöglichen. Intelligente BPM-Tools wiederum werden von Organisationen bevorzugt, die komplexe und betriebliche Echtzeitintelligenz integrieren müssen.

Relevante Trends bei BPM-Tools

• Adaptives Fallmanagement wird immer mehr implementiert: Dieser Prozess kann verschiedene untergeordnete Workflows in einen Fall kombinieren, wodurch ein monolithischer, komplexer Workflow eliminiert wird. Es bietet eine Integration über verschiedene Kanäle, soziale Kollaboration und mobilen Support, um eine agile Arbeitsumgebung zu erschaffen. Bei der Verwaltung agiler Prozesse verwenden Unternehmen adaptive Fallmanagementtechnologie, die menschenähnliche Entscheidungen trifft und nicht solche, die auf Basis vordefinierter Flowcharts erfolgen. Anbieterunternehmen von BPM-Tools bieten diese Fähigkeit, damit adaptive Fälle verwaltet werden können (als intelligente BPM-Tools). Mithilfe intelligenten BPM-Tools kann Führungspersonal adaptive Prozesse strukturieren, um die nächstbeste Aktion auszuwählen. KiSSFLOW hat beispielsweise adaptives Fallmanagement übernommen, um den Nutzern die komplette Kontrolle über dynamische Prozesse zu ermöglichen.
• Forderung nach codefreiem/Low-Code-BPM für das Wachstum: Unternehmen verwenden mehr und mehr codefreie/Low-Code-BPM-Anwendungen, um Softwarekomplexitäten und lange Lernkurven zu eliminieren. Diese Anwendungen verbessern die Agilität, damit es nicht nötig ist, Programmierfachleute einzustellen. Sie ersetzen die traditionellen Anwendungsentwicklungsverfahren mit einsatzbereiten Formularerstellern, Drag-and-drop-Funktionen und vorinstallierten Integrationen. Bonitasoft und Pegasystems, Anbieterunternehmen von BPM-Tools, haben zum Beispiel ihre Produkte als Low-Code-Plattform modernisiert, um ihren Nutzern Zeit und Aufwand zu ersparen.