Was ist ein BPM Tool?

BPM-Tools (Business Process Management Software, zu deutsch: Prozessmanagement Software) sind Tools zur Erstellung, Optimierung und Verwaltung von Prozessen wie Rechnungserstellung, Budgetierung, Marketing und Buchhaltung. Führungspersonal verwendet sie als eine kollaborative Plattform zur Entwicklung und Optimierung komplexer Prozesse, wenn sich die Unternehmensbedürfnisse ändern.

Viele Organisationen nutzen BPM Software zum Koordinieren, Planen und Synchronisieren bereichsübergreifender Workflows. Diese Prozessmanagement Tools können auch dazu eingesetzt werden, die Effektivität neuer Strategien zu testen und Best Practices für zukünftige Projekte zu formulieren.

Welche Vorteile bietet ein BPM-Tool?

BPM gewinnt an Bedeutung, da sich immer mehr Unternehmen bemühen durch die Automatisierung ihrer wesentlichen Workflows wettbewerbsfähig zu bleiben. Business Process Management Tools bieten die folgenden Vorteile:

• Geschäftliche Agilität: Prozesse können je nach Geschäftsanforderungen individualisiert und kalibriert werden. Die Software wird verwendet, um eine agile Umgebung zu erstellen, die Prozesse mit einer Regelverwaltungsfunktion verbessert und automatisiert. So kann Personal ohne Programmiererfahrung die Geschäftslogik in einer BPM-Strategie hinzufügen/ändern.
• Bessere Complianceüberwachung: BPM-Software unterstützt Organisationen dabei, den Branchenstandards und -richtlinien zu entsprechen. Dies wird durch die Integration bereichsspezifischer Module erreicht, die sich mit dem BPM-Tool auf den weiterreichenden Organisationsebenen synchronisieren. Die Software dokumentiert Verfahren und sichert die Compliance mit den relevanten Sicherheits- und Schutzmaßnahmen.

Was sind typische Funktionen eines BPM-Tools?

• Automatisierung von Geschäftsprozessen: Verwaltung von Informationen, Aufgaben und Verfahren durch Automatisierung von Workflows und Prozessen.
• Kollaboration: Kollektive und simultane Arbeit mit dem eigenen Team an einem Projekt. Die Kommunikation und der Informationsaustausch mit mehreren Stakeholdern ist in Echtzeit möglich.
• Codefrei: Erstellung neuer Prozesse unter Verwendung einer Drag-and-Drop-Funktionalität oder einer visuellen Oberfläche ohne Schreiben von Code
• Prozess-Mapping: Definieren und visuelles Mapping aller Details und Beziehungen zwischen den eigenen Geschäftsprozessmodellen und den Elementen dieser Modelle.
• Prozessmodellierung und -entwurf: Prozessmodellierung Software unterstützt die Ausarbeitung und Neudesign der eigenen Geschäftsprozesse in digitale Workflows, um die Gesamtproduktivität der eigenen Organisation zu verbessern.
• Berichterstattung/Analyse: Ansicht, Nachverfolgung und Berichterstattung zu wesentlichen Metriken, um die Geschäftsleistung zu analysieren.

Welche Tipps sollten beim Kauf eines BPM-Tools beachtet werden?

• Flexibilität der Integration: Der Anbieter sollte eine Integration mit Drittanbieterprodukten ermöglichen oder eine anpassbare API-Plattform zur Verfügung stellen, um sich nahtlos in hauseigene Anwendungen zu integrieren. Es sollte geprüft werden, ob die vorinstallierten Vorlagen auf das eigene Geschäft angepasst werden können. Kostenlose Testversionen und individualisierte Demoversionen helfen bei der Validierung der Oberfläche und Leistung der Software, um die für sich beste Business Process Management Software auszuwählen.
• Bereitstellungszeit: Diese hängt von der Komplexität der Prozesse ab, die automatisiert und angepasst werden müssen. Einige BPM-Anwendungen sind ohne Anpassung sofort einsatzbereit. Bei anderen Produkten müssen die vorinstallierten, branchenspezifischen Vorlagen leicht verändert werden. Der Software Anbieter sollte Informationen dazu liefern, wie lange es dauert, die Software bereitzustellen und die Schulung zu durchlaufen sowie welcher IT-Support zur Verfügung steht.
• Lösungsart: Es gibt drei Arten von BPM-Tools auf dem Markt. Nach Auflisten der eigenen Geschäftsherausforderungen sollte jedes Problem von einer Softwarefunktion gelöst werden können. Kleine Unternehmen bevorzugen beispielsweise einfache BPM-Systeme aufgrund der nutzerfreundlichen Oberfläche. Fortgeschrittene BPM-Suites werden für agile Arbeitsumgebungen bevorzugt, da diese eine Integration mit Drittanbieterprodukten ermöglichen. Intelligente Business Process Management Tools wiederum werden von Organisationen bevorzugt, die komplexe und betriebliche Echtzeitintelligenz integrieren müssen.

Welche relevanten Trends sollte man im Bereich der BPM-Tools berücksichtigen?

• Adaptives Fallmanagement wird immer mehr implementiert: Dieser Prozess kann verschiedene untergeordnete Workflows in einen „Fall“ kombinieren, wobei ein monolithischer, komplexer Workflow eliminiert wird. Es bietet eine Multichannel Integration, soziale Kollaboration und mobilen Support für eine agile Arbeitsumgebung. Bei der Verwaltung agiler Prozesse verwenden Unternehmen adaptive Fallmanagementtechnologie, die menschenähnliche Entscheidungen trifft, und nicht auf vordefinierten Flowcharts basiert. BPM-Softwareanbieter bieten genau diese Fähigkeit mit adaptiven Fällen umzugehen (d.h. intelligente Business Process Management-Suiten, kurz iBPMS). Mithilfe iBPMS kann Führungspersonal adaptive Prozesse strukturieren, um die nächstbeste Aktion zu wählen.
• Forderung nach codefreiem/Low-Code-BPM für das Wachstum: Unternehmen verwenden mehr und mehr codefreie bzw. Low-Code-BPM-Anwendungen, um Softwarekomplexitäten und lange Lernkurven zu eliminieren. Diese Anwendungen verbessern die Agilität, da es unnötig ist, Programmierfachleute einzustellen. Sie ersetzen die traditionellen Anwendungsentwicklungsverfahren mit einsatzbereiten Formularerstellern, Drag-and-Drop-Funktionen und vorinstallierten Integrationen.