Rechnungsprogramme und Faktura-Software

Geschrieben von Bruno Peláez und Ines Bahr

Wichtige Informationen zum Kauf von Faktura-Software

Mit Faktura-Software, oder auch Rechnungssoftware, können Unternehmen Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen erstellen und Zahlungen einholen. Die Tools ermöglichen den effektiven Umgang mit komplexen Konten, die mehrere Kunden und Produktlinien umfassen, und verwalten Vertrags- und Kundendaten. Sie sind so konzipiert, dass sie in Kombination mit Buchhaltungstools genutzt werden können.

Am häufigsten werden Rechnungsprogramme von Fachkräften in Branchen wie Bauwesen, Buchhaltung, IT, Marketing und Werbung verwendet. Nutzer können mit ihnen Rechnungen online erstellen, Zahlungen verarbeiten, Berichte generieren und Zeiten und Ausgaben verfolgen.

Der Preis für Faktura-Software wird in der Regel monatlich berechnet. Die Kosten für Basisversionen liegen durchschnittlich bei 32 $ (circa 30 €) pro Monat. Erweiterte Abonnements kosten rund 259 $ (circa 245 €). [1] Viele Faktura-Programme bieten kostenlose Tests oder Gratisversionen. Diese bieten oft weniger Funktionen, Nutzer oder Speicherplatz, aber ermöglichen es Unternehmen, auszuprobieren, ob eine Software zu ihren Geschäftsanforderungen passt.

Erstmalige Käufer sollten ihr Budget, ihre gewünschte Nutzerzahl, spezifische Anwendungsfälle und benötigte Integrationen mit anderer verwendeter Software bei der Auswahl berücksichtigen. Wir empfehlen, sich mit allen Stakeholdern zu besprechen und eine Liste wichtiger Fragen zusammenzustellen, die potenziellen Anbietern gestellt werden können und die helfen, Systeme mit den Anforderungen abzugleichen. Das könnten etwa Fragen wie die folgenden sein:

• Können Nutzer mit der Software benutzerdefinierte Rechnungen mit dem Branding und Layout ihres Unternehmens erstellen?
• Welche Art von Sicherheitsmaßnahmen bietet die Software bei der Erfassung der Zahlungsdaten der Kunden?
• Was für Filter zum Durchsuchen der Kontaktdatenbank bietet die Software?
• Erkennt die Software doppelte Rechnungen und verfügt sie über eine Funktion zur Betrugserkennung?
• Wie viel technischen Support werde ich vom Softwareanbieter benötigen?
• Steht die Software als App für Mobilgeräte zur Verfügung?

Was sind die am häufigsten bewerteten Rechnungsprogramme?

Capterra ermittelt die beste Rechnungssoftware auf der Grundlage einer proprietären Mischung aus Benutzerbewertungen und Beliebtheit und hilft kleinen Unternehmen so, die effektivste Rechnungsprogramme für ihre Bedürfnisse zu finden. Hier sind die fünf am häufigsten bewerteten Produkte für diese Kategorie:

Diese Rankings werden durch die Kombination von verifizierten Nutzerbewertungen und öffentlich zugänglichen Daten zur Beliebtheit in Websuchen ermittelt:

• Bewertungs-Score: Relativer Score der Software auf Basis der von Nutzern auf Capterra abgegebenen Bewertungen, normalisiert nach Anzahl und Aktualität der Bewertungen.
• Beliebtheits-Score: Relative Beliebtheit der Software auf Basis von Trends in Websuchen und der Onlinepräsenz der Produkte.

Was ist Faktura-Software?

Mit Faktura-Software können Unternehmen Zahlungen einholen und Rechnungen erstellen und senden. Die Tools automatisieren die Rechnungsstellung, den Empfang und die Verarbeitung von Zahlungen. Die Systeme können auch komplexe Konten verwalten, die mehrere Kunden und Produktlinien umfassen, indem sie Vertragsdaten und CRM-Tools (Customer Relationship Management) integrieren. Rechnungssoftware arbeitet mit Buchhaltungssoftware zusammen und bietet eine Vielzahl an Funktionen für das Umsatz-Reporting und die Compliance.

Capterra verzeichnet 1.626 Faktura-Softwareprodukte, für die im vergangenen Jahr 11.007 Nutzerbewertungen veröffentlicht wurden. [2]

Kosten für Faktura-Software

Den Software-Preisinformationen auf Capterra [1] zufolge ist Faktura-Software in den folgenden Preisspannen für Abonnements verfügbar:

• Einstiegsniveau (1–4 Nutzer): 32 $ (ca 30 €) pro Monat
• High-End-Niveau (10 und mehr Nutzer): 259 $ (circa 245 €) pro Monat

Basisversionen bzw. Abonnements auf Einstiegsniveau umfassen meist Funktionen wie eine Kundendatenbank, Aufgabenverwaltung, Rechnungsstellung, Zahlungen und Zeiterfassung.

Erweiterte Versionen bzw. Premium-Abonnements umfassen oft Funktionen wie wiederkehrende Rechnungsstellung, benutzerdefinierte Assets, Support per Live-Chat oder einen dedizierten Kundenbetreuer, elektronische Signaturen und automatische Erinnerungen.

Faktura-Software wird üblicherweise pro Nutzer und Monat abgerechnet. Die Preise variieren je nach vom Unternehmen benötigter Nutzerzahl.

Kostenlose Testversionen und Gratisversionen sind für diese Art von Software ebenfalls verfügbar. Diese haben den Vorteil, dass Unternehmen sie unverbindlich ausprobieren und so herausfinden können, ob eine Software für sie geeignet ist. Allerdings ist zu bedenken, dass Gratisversionen meist weniger Nutzer, Speicherplatz und Funktionen bieten als Bezahlversionen.

Erstmalige Käufer sollten Folgendes wissen:

• Im Vorhinein können Kosten für die Installation und Einrichtung der Faktura-Software aufkommen, ebenso wie für die Integration in die bestehende Software im Tech-Stack des Unternehmens.
• Dazu kommen wiederkehrende Kosten für die Wartung der Software, etwa für Updates, Patches und Upgrades, oder für interne oder externe IT-Beratungsdienstleistungen.

Von Nutzern bewertete Funktionen von Faktura-Software

Sämtliche Rechnungsprogramme bieten Funktionen zur Rechnungserstellung, einen Rechnungsverlauf und Online-Rechnungen. Meist bietet Software dieser Kategorie auch Funktionen für Rechnungsverarbeitung, Zahlungsabwicklung, anpassbare Rechnungen, eine Kontaktdatenbank und mehr.

Gut bewertete Hauptfunktionen von Faktura-Software

• Rechnungserstellung: Rechnungen von Grund auf neu erstellen oder wiederkehrende Rechnungen für Stammkunden generieren. 91 % der Rezensenten stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Rechnungsverlauf: Frühere Rechnungen für jedes Konto oder jeden Kunden speichern und einsehen. 87 % der Rezensenten stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Online-Rechnungsstellung: Elektronische Rechnungen erstellen, versenden und anzeigen. 82 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.

Gut bewertete häufige Funktionen von Faktura-Software

Aus der Analyse unserer proprietären Nutzerbewertungsdaten geht hervor, dass Nutzer einige weitere gängige Rechnungsfunktionen wertvoll finden:

• Rechnungsverarbeitung: Rechnungen erstellen, verarbeiten, verifizieren und ausführen. 88 % der Rezensenten stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Zahlungsabwicklung: Finanztransaktionen akzeptieren, dokumentieren und abstimmen. 82 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Anpassbare Rechnungen: Rechnungsdesigns, -inhalte und -Brandings erstellen, um ein überzeugendes Markenimage zu pflegen. Inhalte, die einheitlich sind und zu den bestehenden Markenmaterialien passen, stärken das Vertrauen der Kunden. 80 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Kontaktdatenbank: Eine Datenbank mit Kundenkontaktinformationen direkt im Faktura-Programm erstellen, um überflüssige Ausgaben für ein spezielles CRM-Tool zu vermeiden. 74 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Rechnungsportal: Eine Schnittstelle, über die Endnutzer vergangene Rechnungen einsehen und aktuelle Rechnungen bezahlen können. 70 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Steuerberechnung: Aufschlüsselung aller steuerpflichtigen Einkommensströme. 69 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Mobile Zahlungen: Kunden die Möglichkeit bieten, Zahlungen über Mobilgeräte zu senden. 67 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Angebote/Schätzungen: Angebote oder Preisvorschläge erstellen und an Kunden senden. 67 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Zeit- und Spesenerfassung: Protokoll über die aufgelaufenen abrechenbaren Zeiten und Ausgaben erstellen. Füge diese Daten automatisch zu Rechnungen hinzu, um eine schnellere Rechnungsstellung mit weniger Fehlerquellen zu ermöglichen. 62 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.

Im Softwareverzeichnis von Capterra für Faktura-Software können Nutzer direkt nach Funktionen filtern und so nur die Optionen anzeigen, die ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.

Die wichtigsten von Nutzern genannten Vorteile von Rechnungssoftware

Verbesserte Rechnungsstellungsprozesse: Rechnungsprogramme helfen bei der Erstellung, Verarbeitung, Überprüfung und Erledigung von Rechnungen. Nutzer erwähnen, dass diese Funktion bei der Integration mit anderen Tools sowie für die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften hilfreich ist.

„Mir gefällt die Online-Rechnungsstellung (einschließlich direkter Kommunikation mit Behörden): Jetzt muss ich endlich keine Papierrechnungen mehr erstellen oder handgeschriebene Rechnungen verschicken.“

-Atanasios I., Softwarearchitekt, Computersoftware

Unterstützung bei der Verwaltung kleiner Unternehmen: Inhaber kleiner Unternehmen sparen mit Faktura-Software Zeit durch die Automatisierung von Rechnungsstellung, Zahlungsverfolgung, Zeiterfassung und Buchhaltungsaufgaben. So können sie sich auf andere Aspekte des Unternehmens konzentrieren und Wachstumschancen nutzen.

„Ich habe die Möglichkeit, mein kleines Unternehmen professionell zu führen, und nutze die meisten Funktionen jeden Tag.“

-Andrew F., Leiter im Großhandel

Bessere Rechnungsverwaltung: Faktura-Software hilft beim Erstellen und Senden von Rechnungen an Kunden. Nutzer beschreiben die Funktionen als hilfreich, wenn sie unterschiedliche Rechnungen benötigen, etwa je nach Kunden oder abhängig davon, ob die Abrechnung online oder vor Ort erfolgt.

„Die Rechnungsstellung ist unheimlich einfach. Wir können zwischen zahlreichen Optionen wählen und das nutzen, was für uns in unserer ganz konkreten Situation sowie für unsere Kundschaft am sinnvollsten ist.“

-Charles J. W., Account Manager, Bauwesen

Unterstützung bei der Ausgabenverfolgung: Faktura-Software hilft beim Erfassen und Aufzeichnen der geleisteten Arbeitsstunden und aufgewendeten Kosten, um die Abrechnung und Fakturierung zu vereinfachen. Nutzer sagen, dass diese Funktion ihre Prozesse vereinfacht und rationalisiert, insbesondere wenn mehrere Arten von Geschäftsfällen verarbeitet werden können.

„Die Plattform hat jeden Bereich meines Jobs vereinfacht und optimiert, von der Zeit- und Ausgabenerfassung bis zur Rechnungsstellung und Ressourcenzuweisung.“

-Juan B., CEO, Computersoftware

Häufig von Nutzern beobachtete Herausforderungen im Zusammenhang mit Faktura-Software

Rezensenten von Rechnungsprogrammen erwähnen, dass Probleme mit der Korrektheit von Transaktionen und der Verarbeitung komplexer Zahlungen auftreten und zu Fehlern führen können, die den Finanzbetrieb unterbrechen. Es lohnt sich, Softwarebewertungen zu lesen, bevor du dich auf eine Lösung festlegst: So erfährst du Feedback von Personen, die die von dir gesuchten Funktionen verwendet haben, und findest heraus, ob sie wie versprochen funktionieren.

Rezensenten von Faktura-Software erwähnen außerdem technische Probleme mit Bugs in der Softwareoberfläche, der Transaktionssynchronisierung oder der Kontoverwaltung. Manche Personen haben bei diesen Problemen nur unzureichenden technischen Support erhalten und sind entsprechend unzufrieden mit einer Software.

Ein weiterer genannter Punkt sind die besonders für kleine Unternehmen teils hohen Kosten von Faktura-Systemen, die auch durch eventuelle Zusatzkosten für Anpassungen und Lizenzverlängerungen zustande kommen.

Wenn du den Kauf einer Faktura-Software planst, kannst du den Softwareanbietern auf deiner Auswahlliste die folgenden Fragen stellen, um den genannten Herausforderungen vorzubeugen:

• Kann die Software komplexe Zahlungsszenarien fehlerfrei verarbeiten?
• Welche technischen Supportoptionen bieten Sie an und sind diese rund um die Uhr verfügbar?
• Mit welchen wiederkehrenden und zusätzlichen Kosten, z. B. für Anpassungen oder Lizenzverlängerungen, muss ich rechnen?
• Gibt es eine flexible Preisoption für kleine Unternehmen, die nicht alle Funktionen benötigen?

Wofür wird Faktura-Software verwendet?

Wir haben unsere große Zahl an Nutzerbewertungen für Faktura-Software analysiert und die häufigsten Anwendungsfälle ermittelt:

• Automatisierung von Aufgaben: Faktura-Software kann Aufgaben wie das Erstellen und Versenden von Rechnungen und Mahnungen an Kunden automatisieren. Nutzern zufolge gestaltet dies Geschäftsprozesse effizienter, reduziert Fehler und hilft bei der Vertragseinhaltung.
• Kundenverwaltung: Faktura-Software unterstützt die Nutzer beim Verwalten der Kunden ihrer Unternehmen. Die Kunden können Kundeninteraktionen und Zahlungsverläufe einsehen sowie zu Rechnungszwecken Zeiten für Projekte erfassen. Rezensenten erwähnen auch, dass einige Produkte ein Kundenportal bieten.
• Reporting: Mit Berichtsfunktionen können Nutzer individuelle Berichte erstellen und genau die Daten einsehen und analysieren, die sie in verschiedenen Situationen benötigen.
• Buchhaltungsintegration: Viele Nutzer integrieren ihre Faktura-Software in ihre Buchhaltungssoftware. Sie finden es nützlich, für beide Bereiche separate Tools zu haben, aber Daten zwischen den Plattformen synchronisieren zu können.

Es gibt auch Rechnungs- und Fakturierungsplattformen, die speziell für bestimmte Branchen oder Anwendungsfälle entwickelt wurden:

• Fakturierungs- und Provisionierungssoftware
• Abrechnungssoftware für Kanzleien und Rechtsanwälte
• Arzt- Abrechnungssoftware
• Software für wiederkehrende Rechnungen

Wer verwendet Faktura-Software?

Faktura-Software kann von jeder Art von Unternehmen verwendet werden, das mit Kunden arbeitet und ein System für den Empfang, die Verarbeitung und die Organisation von Zahlungen, Rechnungen und Abrechnungen benötigt. Dabei brauchen verschiedene Unternehmen natürlich je nach Branche und Größe andersartige Software. Meist richtet sich Faktura-Software an Unternehmen aus einem der folgenden Bereiche:

• Buchhaltung: Buchhaltungsunternehmen können Faktura-Software für zwei Zwecke nutzen: die Erbringung von Dienstleistungen für ihre Kundschaft und die Verwaltung ihrer eigenen internen Geschäftsabläufe. Sie können Abrechnungsprozesse für Kunden optimieren, Zahlungen verfolgen und finanzielle Transaktionen verwalten.
• Rechtsbereich: Anwaltskanzleien können mit Faktura-Software Rechnungen für abrechenbare Stunden erstellen, Vorschusszahlungen für Kunden verwalten und Ausgaben im Zusammenhang mit juristischen Dienstleistungen verfolgen.
• Marketing: Werbeagenturen können mit Faktura-Programmen Rechnungen für Kundenkampagnen erstellen, Projektkosten verfolgen und Prozesse zum Einholen von Zahlungen vereinfachen.
• Bauwesen: Bauunternehmen können mit Faktura-Software Rechnungen für Projekte erstellen, Projektkosten verfolgen, Zahlungen an Zulieferer verwalten und bauspezifische Finanzprozesse optimieren.

Eine Analyse der Bewertungen auf Capterra ergab, dass Faktura-Software am häufigsten von Angestellten in kleinen Unternehmen der verschiedensten Branchen wie Bauwesen, Buchhaltung und IT verwendet wird. Dabei sind 74 % der Rezensenten in Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern tätig. Mittelgroße Unternehmen (51–500 Beschäftigte) nutzen diese Software ebenfalls, wenn auch in deutlich geringerem Umfang: Beschäftigte dieser Unternehmen machen 16 % der Rezensenten auf Capterra aus.

Rezensenten erwähnen, wie nützlich diese Art von Software für das Management kleiner Unternehmen ist, in denen häufig eine einzelne Person für viele Aufgaben verantwortlich ist und ein Tool zur zentralen Verwaltung von Fakturierung und professionellen Rechnungen benötigt.

Häufige Integrationen mit Rechnungssoftware

Viele Rechnungsprogramme können mithilfe von Programmierschnittstellen (APIs), die Daten zwischen Systemen importieren und exportieren, in andere Softwaresysteme integriert werden. Die Reviewer auf Capterra haben im Allgemeinen positive Erfahrungen mit den Integrationsmöglichkeiten von Faktura-Software gemacht.

Wir haben bei der Analyse unserer umfassenden Bewertungsdatenbank untersucht, welche drei Softwarekategorien am häufigsten mit Faktura-Software integriert werden:

Über die Integration mit Buchhaltungssoftware können Unternehmen Buchhaltungsberichten und Abschlüsse erstellen, das Finanzmanagement optimieren und manuelle Dateneingaben reduzieren. So gewinnen sie einen umfassenden Überblick über ihre finanzielle Situation.

Die Integration von Projektmanagementsoftware hilft Unternehmen, Projektaufgaben zu koordinieren, abrechenbare Stunden zu erfassen und den Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren. Sie verbessert die Genauigkeit, Transparenz und Effizienz, indem sie Projektdaten abruft und Einblicke in die Rentabilität und finanzielle Performance von Projekten bietet.

Durch die Integration von Software für die Zahlungsabwicklung sparen Unternehmen Zeit, indem sie Zahlungsprozesse vereinfachen, Zahlungen verfolgen und einen Überblick über den Status von Zahlungen gewinnen.

Aktuelle Trends im Bereich Faktura-Software

Unternehmen suchen die Unterstützung und das Know-how von Buchhaltungsunternehmen: Die Accounting Shortage Survey 2023 von Capterra, in der rund 300 amerikanische Unternehmen befragt wurden, ergab, dass 71 % der Unternehmen ihre Buchhaltungs- und Finanzaufgaben teilweise outsourcen. 65 % benötigen Vollzeitunterstützung von Unternehmen, die die Steuer-Compliance, Audits und andere komplexe Aufgaben übernehmen. [3] Trotz dieses Trends haben Unternehmen mit Faktura-Software die nötigen Tools an der Hand, um Buchhaltung und Finanzen intern zu erledigen und so potenziell die Abhängigkeit vom Outsourcing an Buchhaltungsfirmen zu reduzieren.

Eine Capterra Studie zeigt, dass Buchhaltungs- und Finanzsoftware, darunter auch Rechnungsprogramme, in deutschen Unternehmen weit verbreitet sind. 56 % haben diese Software in den letzten 12 Monaten eingeführt und 38 % hatten sie bereits vorher implementiert. [4]

Wachsende Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) für Finanzaufgaben in KMU: In der Accounting and AI Survey 2023 von Capterra, die in über 300 amerikanischen Unternehmen durchgeführt wurde, gaben 51 % der KMU an, dass KI und ML den Finanzbetrieb in Unternehmen in absehbarer Zeit grundlegend verändern werden. 76 % haben mindestens eine Art der KI- oder ML-Technologie eingeführt, um Buchhaltung und Finanzen zu verwalten. KI- und ML-Software hilft bei vielen Aufgaben von der Buchhaltung bis zur Betrugserkennung, was Zeit und Ressourcen spart. [5] Viele Faktura-Systeme haben heute bereits KI- und ML-Technologie in ihre Plattform integriert, um Aufgaben zu rationalisieren und zu automatisieren.

Quellen

1. Software-Preisinformationen auf Capterra: In unsere Preisanalysen werden nur Produkte mit öffentlich zugänglichen Preisinformationen und qualifizierte Softwareprodukte innerhalb der Kategorie einbezogen. Die vollständige Methodik findest du hier.

2. Daten aus Capterra-Nutzerbewertungen: Capterra-Bewertungen werden für einzelne Softwareprodukte von verifizierten Nutzern erfasst. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

3. Die Capterra Accounting Shortage Survey wurde im Februar 2023 unter 297 Befragten durchgeführt, um mehr darüber zu erfahren, wie Unternehmen vom landesweiten Mangel an Buchhaltern betroffen sind. Die vollständige Methodik findest du hier.

4. Capterra Umfrage zu Tech Trends 2025: Die Umfrage wurde konzipiert, um den Zeitplan, die organisatorischen Herausforderungen, die Einführung und das Budget, das Verhalten bei der Anbieterrecherche, die Renditeerwartungen und die Zufriedenheit der Softwarekäufer zu verstehen. Die vollständige Methodik findest du hier.

5. Die Capterra Accounting und AI Studie wurde im April 2023 unter 317 Führungskräften in den USA durchgeführt, um mehr darüber zu erfahren, wie sie künstliche Intelligenz (KI) oder maschinelles Lernen (ML) zur Unterstützung von Finanzabläufen einsetzen. Die vollständige Methodik findest du hier.