Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Auf einem sehr konkurrenzstarken Jobmarkt ermöglicht ein Bewerbermanagemensystem (engl. Applicant Tracking System, kurz: ATS Software) Recruitment-Fachleuten, den gesamten Verwaltungsprozess von Bewerbungen zu optimieren. Das Tool ermöglicht Personalvermittlern und Personalern das Verwalten von Bewerbungen und Jobinformationen in einer gut organisierten Datenbank. Die Lösung unterstützt dabei, Bewerberinformationen zu sammeln und diese entsprechend der Fähigkeiten und Jobanforderungen zu filtern.

Eine Bewerbermanagement Software stellt eine Oberfläche bereit, die den Recruitment-Fachleuten erlaubt, alle offenen Stellen eines Unternehmens zu verwalten. Sie hilft zudem bei der Nachverfolgung, Bewertung und einer Profilerstellung der Bewerber und der Analyse der Lebensläufe.

Welche Vorteile bietet ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem ist unerlässlich für die Automatisierung des Prozesses der Filterung von Kandidaten entsprechend den Stellenanforderungen. Bewerbermanagement Tools helfen bei den folgenden Aufgaben:

• Automatisierung und Optimierung des Einstellungsprozesses: Eine Voraussetzung für ein effektives Einstellungsverfahren ist, die richtigen Bewerber aus einer Fülle von Bewerbungen auszuwählen. Moderne Bewerbermanagement Tools erleichtern den Arbeitsalltag der Personalverantwortlichen, indem sie mühsame Aufgaben der Überprüfung von Lebensläufen, der Kontaktaufnahme mit Bewerbern und der Nachbereitung nach der Auswahl automatisieren. Die Software fasst alle Informationen in einer Datenbank zusammen und vereinfacht so die Arbeit der Personalverantwortlichen.
• Steigerung der Effizienz der Personalverwaltung: Die Personalbeschaffung ist ein langer, mehrstufiger Prozess, der mit der Erstellung einer Stellenausschreibung beginnt und mit der Suche nach den richtigen Kandidaten und deren Einstellung endet. Mit der Möglichkeit, Stellenausschreibungen mit einem Klick auf mehreren Portalen zu veröffentlichen, können Personalvermittler und Personalagenturen ihre Kandidatensuche leicht erweitern und schneller einstellen. 86 % der Personalverantwortlichen geben an, dass der Einsatz eines ATS im Recruiting den Einstellungsprozess beschleunigt.
• Reduzierung der Kosten pro Einstellung: Auch wenn es mehrere Quellen für die Kandidatensuche gibt, müssen die besten Talente in kürzester Zeit gefunden werden. Ein ATS kann hier zum Beispiel dabei helfen, herauszufinden, ob Geld für Jobbörsen ausgegeben oder in ein Empfehlungsverfahren investiert werden sollte – basierend auf der jeweiligen Erfolgsquote. Dadurch lassen sich die Kosten und die Zeit für die Rekrutierung drastisch senken.
• Verbesserung der Qualität der Einstellungen: Eine Bewerbermanagement Software erstellt eine Vorauswahl von Bewerbern auf der Grundlage der erforderlichen Fähigkeiten. Personaler können auf eine Datenbank mit talentierten Bewerbern zurückgreifen, die sie schnell für mögliche künftige Stellen einstellen können. Durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben können Personalvermittler effektiver mit Kandidaten in Kontakt treten, was den Einstellungsprozess beschleunigt und es Ihnen ermöglicht, Bewerber schneller einzustellen.

Was sind typische Funktionen eines Bewerbermanagementsystems?

Dies sind einige der häufigsten Funktionen einer Bewerbermanagement Software:

• Kandidatenverfolgung: Verfolgung des Fortschritts von Kandidaten im Einstellungsprozess. Aufzeichnung von Interaktionen, Notizen und Entwicklungsstadien der einzelnen Kandidaten.
• Bewerberprofile: Erstellen, Verwalten und Aufzeichnen von Bewerberinformationen und -daten in einer durchsuchbaren Datenbank.
• Lebenslauf-Suche: Verwalten der Lebensläufe der Bewerber und Durchsuchen der Datenbank nach gespeicherten Lebensläufen.
• Terminplanung von Vorstellungsgesprächen: Synchronisieren deiner Kalender mit der Software und Planen von Vorstellungsgesprächen über den bevorzugten Kalender.
• Lebenslauf-Parsing: Konvertieren verschiedener Lebenslaufformate in ein Standardformat, um Bewerber und deren Fähigkeiten einfacher miteinander zu vergleichen.

Welche Tipps sollten beim Kauf eines Bewerbermanagementsystems beachtet werden?

Käufer von Software für Bewerbermanagement sollten die folgenden Faktoren in Betracht ziehen, wenn ein ATS System ausgewählt wird:

• Gesamtkosten der Software: Einige Bewerbermanagementsystem Anbieter bieten Jahresverträge, andere berechnen die Kosten pro Benutzer, und wieder andere bieten Monatsabonnements an. Einige Anbieter berechnen eventuell je Stellenausschreibung. Daher sollten die Gesamtkosten und die verbundenen Ausgaben eines Anbieters, wie zum Beispiel Schulungskosten, Berichterstattungskosten, Gebühren für den Kundensupport und das Onboarding genau verstanden werden, die mit der Software verknüpft sind.
• Einfache Implementierung und Integrationsmöglichkeiten: Ein ATS Recruiting Tool kann eine riesige Datenmenge bearbeiten. Es sollte die Daten in ein neues System transferieren oder Daten aus einer anderen Datenbank problemlos importieren können. Das ATS-System muss eventuell mit der bestehenden Personalsoftware integriert werden, um das Onboarding und die Gehaltsabrechnung zu erleichtern. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die die Personalbeschaffung intern abwickeln. Daher sollte zuvor bei dem Anbieterunternehmen geprüft werden, ob Integrationen (mit E-Mail, Datenbanken, Kalendern usw.), Implementierungs-Support und Schulungen nach der Installation angeboten werden.

Welche relevanten Trends gibt’s im Bereich der Bewerbermanagementsysteme?

• Recruitment über soziale Medien ist immer mehr im Kommen: Millionen von Menschen, besonders der Millennials-Generation, beschäftigen sich mehrere Stunden am Tag mit sozialen Medien. Unternehmen sollten diesen Trend nutzen, um ihre Sichtbarkeit und Marke zu stärken. Circa 94 % der Recruiter vernetzen sich in sozialen Medien, um Stellenangebote zu veröffentlichen und mit Bewerbern in Kontakt zu treten. Sie können auch Live-Sitzungen mit Fragen und Antworten für Bewerber veranstalten, aktuelle Twitter-Hashtags aufgreifen, eigene Social-Media-Beiträge für optimales Engagement timen, eine LinkedIn-Seite erstellen und vieles mehr.
• Künstliche Intelligenz (KI) ist das neue Zugpferd für Personalvermittler: KI hilft Unternehmen vermehrt bei der Verbesserung der Produktivität und Leistung. Sie hilft Recruitment-Fachleuten bei der Automatisierung von Aufgaben wie dem Überprüfen von Lebensläufen und dem Onboarding. Außerdem können KI-Chatbots schnell auf Bewerber reagieren und die Arbeitsbelastung von Personalverantwortlichen reduzieren. Berichten zufolge wird KI in den nächsten 10 Jahren 16 % der Arbeitsplätze ersetzen, was eine vollständige Überarbeitung der derzeitigen Rekrutierungspraktiken erforderlich macht.