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Dokumenten-Management-Systeme

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS System) automatisiert den Prozess der Dokumentenverwaltung von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Verteilung im gesamten Unternehmen, wodurch die Effizienz erhöht und die Kosten und die Unordnung bei der Verwaltung von Papieraufzeichnungen reduziert werden. Document-Management-Software bietet Lösungen für eine Vielzahl von Dokumentanforderungen, von Dokumenten mit geringer Spezifität und hohem Umfang, wie Standardformularen bis hin zu hochspezifischen Artikeln mit geringem Umfang, wie zum Beispiel Eins-zu-eins-Korrespondenz. DMS Software ist mit Digital IT Asset Management Software und Wissensmanagement Software verbunden.

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Fluid Topics verwandelt Ihre technische Dokumentation in ein personalisiertes Informationserlebnis. Erfahre mehr über Fluid Topics
Fluid Topics ist die führende Content Delivery Platform (CDP) für technische Dokumentation. Unsere CDP ist eine Softwarelösung, die alle Arten von Dokumentation sammelt und vereinheitlicht, unabhängig von der ursprünglichen Quelle und dem Format, und dann die relevanten Inhalte in jeden digitalen Kanal, jedes Gerät und jede Anwendung einspeist, im Kontext mit den Bedürfnissen und der Umgebung der Benutzer. Erfahre mehr über Fluid Topics

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Ein einfaches Software-System, das dich beim Import, der Verwaltung, der Kontrolle und der Signatur von Dokumenten unterstützt. Erfahre mehr über Orcanos
Orcanos Document Management Software (DMS), als Teil der Orcanos ALM und QMS-Plattform, ist eine erschwingliche Cloud-Lösung, die es ermöglicht, rasch Dokumente im Zusammenhang mit der Planung, dem Design, der Entwicklung, der Fertigung und mehr zu erstellen, zu archivieren, nachzuverfolgen, zu suchen und elektronisch zu unterzeichnen. Orcanos Dokumentenmanagement ist eine perfekte Lösung für regulierte Branchen, wie die Medizinprodukte-Industrie, die Qualitätsmanagementprozesse und Audits einfach und risikofrei gestaltet. Erfahre mehr über Orcanos

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Mit Paperflite können Marketing- und Vertriebsteams ihre Inhalte organisieren und freigeben und in Echtzeit analysieren, wie Endnutzer sie einsetzen. Erfahre mehr über Paperflite
Paperflite ist eine Plattform für Inhalte, auf der Vertriebs- und Marketingteams ihre Marketing- und Vertriebsinhalte verwalten und verteilen können. Paperflite bietet auch Echtzeitanalysen über die Interaktion der Endnutzer mit den freigegebenen Inhalten, sodass du weißt, welche Abschnitte des Dokuments gelesen wurden und mit wem es geteilt wurde. Dadurch kannst du potenzielle Kunden priorisieren und weißt, wann Nacharbeit zu leisten ist. Erfahre mehr über Paperflite

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NAGIX ermöglicht es Unternehmen, große Mengen an Dokumenten effizient und automatisch in vollständig zugängliche PDFs umzuwandeln Erfahre mehr über Nagix
NAGIX ist ein fortschrittliches digital zugängliches Dokumentensystem, das es Organisationen ermöglicht, effizient und automatisch! Wandeln Sie große Dokumentenmengen in UA-konforme, barrierefreie PDFs um, zum Nutzen von Sehbehinderten und in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften, die Organisationen dazu verpflichten, ihren Kunden barrierefreie Formulare und Dokumente zur Verfügung zu stellen. Erfahre mehr über Nagix

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Mit Starke-DMS archivieren, verwalten und steuern Sie Ihre Dokumente ganz einfach digital. Alle Dokumente sind rechtskonform archiviert. Erfahre mehr über Starke-DMS
Mit Starke-DMS archivieren, verwalten und steuern Sie Dokumente ganz einfach digital. Rechnungen, E-Mails, Angebote, Verträge, all das liegt zentral in einem System. Die Dokumente sind dort allerdings nicht nur rechtskonform archiviert, sondern der gesamte Dokumentenprozess ist im DMS digital abbildbar. So können z.B. Rechnungen ganz einfach fristgerecht geprüft, weitergeleitet und dank unserer flexiblen Anbindung an andere Software ganz einfach an diese übergeben werden, auch vollautomatisch. Erfahre mehr über Starke-DMS

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Speichere und klassifiziere E-Mails unmittelbar von Outlook 365 aus in SharePoint und Teams. Erfahre mehr über Email Manager for Microsoft 365
Einfache E-Mail-Erfassung und Kollaboration. Überdenke die Erfassung und Freigabe von Wissen und Aufzeichnungen in der neuen Ära der Microsoft-365-Mobilität (zuvor Office 365). Speichere Outlook-E-Mails und -Anhänge von jedem Gerät aus in der Microsoft-365-Version von SharePoint und Microsoft Teams. Teile Links zu Dateien mit anderen im Unternehmen und speichere auf dieser Kollaborationsplattform mehrere E-Mails und Anhänge gleichzeitig. Nutze die Leistungsfähigkeit der erweiterten Data-Governance-Funktionen von Microsoft, indem du deine Inhalte mit Labels kennzeichnest. Erfahre mehr über Email Manager for Microsoft 365

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LogicalDOC ist eine intuitive und hochleistungsfähige Lösung, die mittelgroßen Unternehmen die Leistungsfähigkeit von Unternehmensdokumentations-Management bietet Erfahre mehr über LogicalDOC
LogicalDOC hilft jeder Art von Organisation auf der ganzen Welt, die Kontrolle über ihr Dokumentenmanagement zu gewinnen, mit besonderem Fokus auf schnellem Abruf von Inhalten und Geschäftsprozessautomatisierung. Unsere Lösung ermöglicht deinem Team, jegliche Mengen von Dokumenten zu erstellen, zu bearbeiten und zu koordinieren. Mit LogicalDOC wirst Du die Zusammenarbeit und Produktivität über eine Webschnittstelle der nächsten Generation erhöhen, in Microsoft Office und Outlook integrieren und automatisch aus gemeinsam genutzten Ordnern importieren. Erfahre mehr über LogicalDOC

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Schweiz Lokales Produkt
Knowledge Management Tool für die Zusammenarbeit in Teams, mit Kund:innen und Partner:innen an Dokumentationen, Datensätzen oder allen denkbaren Inhalten. Erfahre mehr über Phonemos
Simpel, made & hosted in der Schweiz mit attraktivem Pricing. Mit Phonemos arbeitest du mit deinem Team, Kunden und externen Partnern im Wiki an Dokumentationen, Wissensdatenbanken oder oder allen möglichen Inhalten, die ihr gerade braucht. Einige der Funktionen, die Phonemos bietet: - kollaboratives Editieren - mehrsprachige Seiten out of the Box - on-premise Deployment möglich - leistungsfähiger Editor - DSGVO-konform - in der Schweiz entwickelt und gehostet Erfahre mehr über Phonemos

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Alobees ist eine Web- und mobile Anwendung für Baufachleute, Erfahre mehr über Alobees
Alobees bietet Baufachleuten eine einfache und intuitive Web- und mobile Anwendung zur Vereinfachung der Überwachung ihrer Baustellen. Als echte Alternative zu Excel kannst du den Einsatz all deiner Mitarbeitenden planen und ihre Arbeitszeiten in nur einem Klick verfolgen. Mit Alobees kannst du auch die Kommunikation zwischen Teams fördern, indem du die Dokumentenfreigabe und Kommunikation in baustellenspezifischen Newsfeeds erleichterst. Du kannst auch bestimmte Aufgaben zuweisen und deren Fertigstellung verfolgen. Spare Zeit mit Alobees. Erfahre mehr über Alobees

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Software für Dokumentenmanagement und Medienbibliothek in einer integrierten, sicheren und kostengünstigen Lösung. Unbegrenzte Nutzer bei allen Plänen. Erfahre mehr über Filecamp
Filecamp ist eine cloudbasierte Lösung für das Dokumentenmanagement, mit der Unternehmen ihre digitalen Medien wie Bilder, Videos und Markenrichtlinien organisieren und teilen können. Alle Pläne von Filecamp bieten unbegrenzte Nutzer, wobei jeder Nutzer mit eigenen Nutzer- und Ordnerberechtigungen konfiguriert ist. Einzigartige nutzerdefinierte Branding-Optionen stellen sicher, dass dein Dokumentenmanagementsystem deinem Markenleitfaden entspricht. Mehr als 1.000 Marken aus über 60 Ländern vertrauen Filecamp ihre Digital Assets und Markenrichtlinien an. Erfahre mehr über Filecamp

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Engineering-Content-Management-Lösung, die ein flexibles Revisionsmanagement und Workflow-Unterstützung für Projekte und einzelne Dokumente ermöglicht. Erfahre mehr über Meridian
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Bitrix24 ist eine kostenlose Dokumentenverwaltungsplattform, die von über 12 Millionen Unternehmen verwendet wird. In der Cloud und vor Ort verfügbar. Erfahre mehr über Bitrix24
Bitrix24 ist eine kostenlose Dokumentenverwaltungsplattform, die von über 12 Millionen Unternehmen verwendet wird. Verfügbar in der Cloud und vor Ort (Open-Source-Code-Zugriff). Persönliches, Gruppen- und Firmenlaufwerk, Dateisynchronisierung, Dateifreigabe, mobiler Zugriff, Online- und Offline-Bearbeitung von Dokumenten, Mehrbenutzerbearbeitung und mehr. Erfahre mehr über Bitrix24

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Wir haben für jedes Datenmanagement-Anliegen die richtige Softwarelösung für Sie. Erfahre mehr über KOFAX RPA
Wir haben für jedes Datenmanagement-Anliegen die richtige Softwarelösung für Sie. Mit eigenem DMS, Multicapture Software, Robotic Process Automation und leistungsstarker Datenbankoptimierung. Erfahre mehr über KOFAX RPA

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Mit der Dokumentenkontrollsoftware von Intelex kannst du deine Dokumente effizienter verwalten, die Produktivität steigern und die Compliance sicherstellen. Erfahre mehr über Intelex Document Control Software
Die Verwaltung deiner Dokumente war noch nie so einfach. Mit den Dokumenten-Management-Systemen von Intelex kannst du deine Dokumente effizienter verwalten, die Produktivität steigern und die Compliance sicherstellen. Automatisiere alle deine dokumentenbezogenen Prozesse mit den nutzerfreundlichen Tools, die zum sicheren Hochladen, Bearbeiten und Freigeben von Dokumenten erforderlich sind, und vereinfache gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und Standards. Kostenlos testen. Erfahre mehr über Intelex Document Control Software

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Optimiere die Dokumentenverwaltung in deinem gesamten Unternehmen mit UpSlide. Steigere die Produktivität und stelle die Markenkonformität sicher. Erfahre mehr über UpSlide
UpSlide ist eine führende Branding- und Produktivitätslösung für Unternehmen. Der Anbieter ist auf die Unterstützung von Finanz- und professionellen Dienstleistungsunternehmen wie KPMG, HSBC, Mazars und UniCredit spezialisiert. Die mehr als 50 Funktionen ermöglichen es Fachleuten in über 60 Ländern, einwandfreie, markenkonforme Berichte in kürzerer Zeit zu erstellen und zu verteilen, wodurch sie bis zu 12 Stunden pro Monat in Excel, Word, PowerPoint und Power BI sparen. Erfahre mehr über UpSlide

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Ermögliche First-Time-Right in der Fertigungs- und Außendiensttechnik mit digitalen Arbeitsanweisungen, Checklisten und SOPs (Standard Operating Procedures). Erfahre mehr über SwipeGuide
Ermögliche deiner Belegschaft Vortrefflichkeit durch digitale Standardarbeit. Die Plattform und Apps von SwipeGuide ermöglichen es Lebensmittel- und Getränkeherstellern, die Betriebskenntnisse und -leistung über Standorte, Bereiche und Teams hinweg zu verbessern. Die Kunden – einschließlich Heineken, PepsiCo, Orkla und Coca-Cola – verbessern nicht nur das First-Time-Right (+26 %), sondern auch den Wissenserhalt um 25 %. Digitale Standardarbeit fördert betriebliche Vortrefflichkeit. SwipeGuide sorgt hierfür auf eine Weise, die endlich Sinn macht. Erfahre mehr über SwipeGuide

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sharesuite bietet ein flexibles und einfaches Dokumentenmanagementsystem. Schnelles Finden, digitales Bearbeiten und elektronisches Genehmigen von Dokumenten. Erfahre mehr über sharesuite
Flexibles und einfaches Dokumentenmanagement. Im zentralen Dokumentenmanagement-System kannst du alle deine Daten wie Bilder, Videos, Dokumente und mehr speichern. Du kannst die Dokumente aus dem DMS (Dokumentenmanagement-System) direkt mit Aufgaben verknüpfen, sodass immer die aktuellste Datei gespeichert wird. Ein externer Partner benötigt Zugriff auf einzelne Dateien oder Ordner? Mit nur einem Klick kannst du Dateien oder Ordner mit speziellen Zugriffsrechten über einen Download-Link teilen. Durch die Versionsverwaltung kannst du auch auf ältere Versionen zurückgreifen. Erfahre mehr über sharesuite

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Alfeo ist eine Wissensmanagementlösung, die Unternehmen hilft, relevante Informationen ans Licht zu bringen. Erfahre mehr über Syracuse
Für Organisationen, die mit einer Vielzahl von in Silos organisierten Informationsquellen konfrontiert sind, in denen Mitarbeitende ertrinken, bietet Alfeo eine SaaS-Plattform, die die Verbindung zu Datenbanken und Unternehmensanwendungen automatisiert, den Zugriff auf Unternehmensinhalte zentralisiert und relevante Informationen im Handumdrehen über eine „Plug-and-Play“-Oberfläche verteilt. Im Gegensatz zu Lösungen für EDM (Electronic Data Management) und ECM (Enterprise Content Management) die oft nach Unternehmen organisiert sind, werden bei Syracuse von Alfeo alle Unternehmensinformationen entflochten. Erfahre mehr über Syracuse

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Sharegate, eine sofort einsatzbereite Verwaltungslösung für Microsoft 365, die gut funktioniert. Erfahre mehr über ShareGate
Von großen Migrationen bis hin zu täglichen Teams- und SharePoint-Vorgängen. ShareGate ist eine sofort einsatzbereite Verwaltungslösung für Microsoft 365, die gut funktioniert. ShareGate wird von über 75.000 IT-Admins eingesetzt und verwandelt M365 in die kollaborative und sichere Umgebung, die sie sein sollte. Wickle die Reinigung für deinen Mieter in wenigen Minuten ab, erstelle deine Managementstrategie mit einem Fokus auf Best Practices und automatisiere den Selfservice, wobei Nutzer die von dir festgelegten Richtlinien befolgen. Erfahre mehr über ShareGate

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AppQual ist eine Webqualitäts- und QHSE-Management-Software (Quality, Health, Safety and Environment). Mit dieser Lösung kannst du alle deine Aktionspläne, Audits, Nichtkonformitäten und Ansprüche verwalten. Erfahre mehr über AppQual
AppQual ist eine Webqualitäts- und QHSE-Management-Software (Quality, Health, Safety and Environment). Mit dieser Lösung verwaltest du alle deine Aktionspläne, Audits, Nichtkonformitäten, Ansprüche ... AppQual ist ergonomisch und auch sehr einfach einzurichten, und deine Indikatoren sind unkompliziert zu bearbeiten. Mit AppQual kannst du auch deine QHSE-Dokumentation, deine Checklisten, deine Kompetenzmatrix, deine Lieferantenbewertungen, deine FMEAs (Failure Modes and Effects Analysis) und Workflows verwalten. AppQual kann in Versionen an mehreren Standorten und in mehreren Sprachen verwendet werden. Erfahre mehr über AppQual

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BaseCamp Studio ist eine DAM-Software (Digital Asset Management), die ein zentrales Inhalts-Repository, einfache Suche und Filterung sowie Einblicke umfasst. Erfahre mehr über BaseCamp DAM
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Webbasierte App zum Online-Speichern, Erstellen und Bearbeiten von Tabellen und Dokumenten. Templates, Charts und Kommentare sind verfügbar.
Webbasierte App zum Online-Speichern, Erstellen und Bearbeiten von Tabellen und Dokumenten. Templates, Charts und Kommentare sind verfügbar. Erfahre mehr über Google Docs

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Plattform für die Freigabe von Dateien mit der Nutzer*innen Kontakte, Fotos, Videos, Präsentationen, Aufzeichnungen und mehr speichern und freigeben können. Erfahre mehr über Google Drive

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Speichere und teile Cloudinhalte aus Google Docs, Microsoft Office-Dateien und herkömmlichen Dateien in Dropbox, sodass du alle wichtigen Dateien einfach verwalten kannst. Dropbox Business ist ein digitaler Arbeitsplatz, dem mehr als 300.000 Geschäftsteams in aller Welt und mehr als 50 % der Fortune-500-Unternehmen vertrauen, weil es Dateisynchronisierung, Kollaboration und umfangreiche Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen bietet, die sich mit dem Wachstum des Teams skalieren lassen. Erfahre mehr über Dropbox Business

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Dokumenten-Management-Systeme: Ratgeber

Was ist ein Dokumenten-Management-System?

Ein Dokumenten-Management-System (DMS System) unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Speicherung und Freigabe von Dokumenten: von Standardformularen und Verträgen bis hin zur Einzelkorrespondenz. DMS Software umfasst Funktionen wie Bilderfassung, Dokumentensuche und Zugriffsverwaltung, mit denen Nutzer einfach durch Geschäftsdokumente navigieren können.

Welche Vorteile bieten Dokumenten-Management-Systeme?

Dokumenten-Management-Software kann bei der digitalen Transformation von Unternehmen behilflich sein, indem sie den physischen Papierkram überflüssig macht.

Nachstehend sind einige der Vorteile einer Dokumenten-Management-Lösung aufgezählt:

  • Zugriff auf Dokumente von überall und jederzeit möglich
  • Kollaboration durch Datenaustausch
  • Schutz von geschäftskritischen Dokumenten vor unbefugtem Zugriff, Cyberkriminalität, Ransomware und Naturkatastrophen
  • Reduzierung der für die Aufbewahrung physischer Dokumente anfallenden Kosten

Was sind typische Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen?

  • Dokumentenerfassung: Digitalisierung von gedruckten Dokumenten mit Bilderfassungstechnologie. Fortschrittliche Plattformen bieten OCR-(Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) und Suchfunktionen.
  • Dokumentenverwaltung und -ablage: Speicherung, Zugriff, Veröffentlichung und Bearbeitung von Dokumenten auf einer gemeinsamen Plattform.
  • Volltextsuche: Suche nach relevanten Dateien und Dokumenten durch die Eingabe von Stichwörtern in ein Suchfeld.
  • Zugriffskontrolle/-berechtigung: Verwaltung von Zugriffsberechtigungen für bestimmte Personen oder Gruppen sowie Kontrolle, wer Dokumente ansehen und/oder bearbeiten darf.
  • Kollaborationstools: Teilen von Dokumenten mit Einzelpersonen oder einer Gruppe von Personen und Möglichkeit zur Bearbeitung oder zum Hinzufügen von Kommentaren.
  • Dokumentarchivierung: Erstellung eines zentralen Repositories für die Speicherung vertraulicher und archivierter Daten zur späteren Verwendung.

Welche Tipps sollten beim Kauf eines Dokumenten-Management-Systems beachtet werden?

  • Integrationsmöglichkeiten: Um die Dokumenten-Management-Systeme optimal nutzen zu können, muss sie sich in andere wichtige Geschäftssysteme wie Buchhaltung, CRM, HR und Buchhaltungslösungen integrieren lassen. Dank dieser Integration kann neben den Dokumentenablage- und Austauschfunktionen des DMS-Systems auch eine unternehmensweite Dokumententextsuche gemeinsam genutzt werden. Beispielsweise unterstützt eine Integration der DMS Software in die Buchhaltungslösung die Nutzer bei der Indexierung und Ablage von Buchhaltungs- und Finanzdokumenten. Das kann besonders dann hilfreich sein, wenn bei internen oder externen Audits auf Dokumente zugegriffen werden muss.
  • Datensicherheit: Kleine Unternehmen sind sowohl externen als auch internen Bedrohungen der Datensicherheit ausgesetzt. Externe Bedrohungen sind z. B. Hackerangriffe oder Datenschutzverletzungen. Zu den internen Bedrohungen zählt z. B. der Diebstahl von Daten durch Personal. Und da ein Dokumenten-Management-System der Speicherort für wichtige Geschäftsdokumente ist, sind diese viel anfälliger für eine Datenschutzverletzung. Um dem Datenverlust komplett vorzubeugen, muss sichergestellt sein, dass das Dokumenten-Management-System der Wahl mit den neuesten Sicherheitsprotokollen und -methoden ausgestattet ist. Dazu gehören eine AES-256-Verschlüsselung (Verschlüsselung nach der Methode AES (Advanced Encryption Standard) mit 256 Bit langen Schlüsseln) sowie eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
  • Scannen und Imaging von Dokumenten: Mit dem Scannen und Imaging von Dokumenten können Nutzer Dokumente nicht nur scannen, sondern sie auch anhand einer Reihe von Schlüsselwörtern indizieren. Die digitale Speicherung in Kombination mit einer präzisen Indexierung erleichtert eine Suche nach diesen Dokumenten. Manche Produkte bieten auch OCR an, mit deren Hilfe handschriftliche Dokumente in ein digitales Format umgewandelt werden können. Käufer, die mit vielen physischen Dokumenten zu tun haben, sollten Produkte mit dieser Funktionalität favorisieren.
  • Unternehmen möchten eine engere Verflechtung von Projektmanagement Software und Dokumenten-Management-Systemen: Innerhalb eines Unternehmens wird oft teamübergreifend zusammengearbeitet. Zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz setzen Unternehmen auf vereinheitlichte Lösungen, die Zeit und Mühe beim Wechsel zwischen einzelnen Tools sparen. Aus diesem Grund möchten Unternehmen ihre Projektmanagement Lösung in das Dokumenten-Management-System integrieren, sodass die Teams gemeinsam die Dokumente verwalten und nutzen können, während sie an einem Projekt arbeiten.
  • Die Zukunft des Dokumentenmanagements ist mobil: Da der Einsatz mobiler Geräte immer mehr steigt, priorisieren kleine Unternehmen Lösungen mit mobilen Funktionen. Wir können damit rechnen, dass die Anbieter immer mehr mobile Dienste wie responsive mobile Schnittstellen, mobile Apps und Kundenportale anbieten werden.