Was ist ein Dokumenten-Management-System?

Ein Dokumenten-Management-System (DMS System) unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Speicherung und Freigabe von Dokumenten: von Standardformularen und Verträgen bis hin zur Einzelkorrespondenz. DMS Software umfasst Funktionen wie Bilderfassung, Dokumentensuche und Zugriffsverwaltung, mit denen Nutzer einfach durch Geschäftsdokumente navigieren können.

Welche Vorteile bieten Dokumenten-Management-Systeme?

Dokumenten-Management-Software kann bei der digitalen Transformation von Unternehmen behilflich sein, indem sie den physischen Papierkram überflüssig macht.

Nachstehend sind einige der Vorteile einer Dokumenten-Management-Lösung aufgezählt:

• Zugriff auf Dokumente von überall und jederzeit möglich
• Kollaboration durch Datenaustausch
• Schutz von geschäftskritischen Dokumenten vor unbefugtem Zugriff, Cyberkriminalität, Ransomware und Naturkatastrophen
• Reduzierung der für die Aufbewahrung physischer Dokumente anfallenden Kosten

Was sind typische Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen?

• Dokumentenerfassung: Digitalisierung von gedruckten Dokumenten mit Bilderfassungstechnologie. Fortschrittliche Plattformen bieten OCR-(Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) und Suchfunktionen.
• Dokumentenverwaltung und -ablage: Speicherung, Zugriff, Veröffentlichung und Bearbeitung von Dokumenten auf einer gemeinsamen Plattform.
• Volltextsuche: Suche nach relevanten Dateien und Dokumenten durch die Eingabe von Stichwörtern in ein Suchfeld.
• Zugriffskontrolle/-berechtigung: Verwaltung von Zugriffsberechtigungen für bestimmte Personen oder Gruppen sowie Kontrolle, wer Dokumente ansehen und/oder bearbeiten darf.
• Kollaborationstools: Teilen von Dokumenten mit Einzelpersonen oder einer Gruppe von Personen und Möglichkeit zur Bearbeitung oder zum Hinzufügen von Kommentaren.
• Dokumentarchivierung: Erstellung eines zentralen Repositories für die Speicherung vertraulicher und archivierter Daten zur späteren Verwendung.

Welche Tipps sollten beim Kauf eines Dokumenten-Management-Systems beachtet werden?

• Integrationsmöglichkeiten: Um die Dokumenten-Management-Systeme optimal nutzen zu können, muss sie sich in andere wichtige Geschäftssysteme wie Buchhaltung, CRM, HR und Buchhaltungslösungen integrieren lassen. Dank dieser Integration kann neben den Dokumentenablage- und Austauschfunktionen des DMS-Systems auch eine unternehmensweite Dokumententextsuche gemeinsam genutzt werden. Beispielsweise unterstützt eine Integration der DMS Software in die Buchhaltungslösung die Nutzer bei der Indexierung und Ablage von Buchhaltungs- und Finanzdokumenten. Das kann besonders dann hilfreich sein, wenn bei internen oder externen Audits auf Dokumente zugegriffen werden muss.
• Datensicherheit: Kleine Unternehmen sind sowohl externen als auch internen Bedrohungen der Datensicherheit ausgesetzt. Externe Bedrohungen sind z. B. Hackerangriffe oder Datenschutzverletzungen. Zu den internen Bedrohungen zählt z. B. der Diebstahl von Daten durch Personal. Und da ein Dokumenten-Management-System der Speicherort für wichtige Geschäftsdokumente ist, sind diese viel anfälliger für eine Datenschutzverletzung. Um dem Datenverlust komplett vorzubeugen, muss sichergestellt sein, dass das Dokumenten-Management-System der Wahl mit den neuesten Sicherheitsprotokollen und -methoden ausgestattet ist. Dazu gehören eine AES-256-Verschlüsselung (Verschlüsselung nach der Methode AES (Advanced Encryption Standard) mit 256 Bit langen Schlüsseln) sowie eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
• Scannen und Imaging von Dokumenten: Mit dem Scannen und Imaging von Dokumenten können Nutzer Dokumente nicht nur scannen, sondern sie auch anhand einer Reihe von Schlüsselwörtern indizieren. Die digitale Speicherung in Kombination mit einer präzisen Indexierung erleichtert eine Suche nach diesen Dokumenten. Manche Produkte bieten auch OCR an, mit deren Hilfe handschriftliche Dokumente in ein digitales Format umgewandelt werden können. Käufer, die mit vielen physischen Dokumenten zu tun haben, sollten Produkte mit dieser Funktionalität favorisieren.

Was sind relevante Trends im Bereich der Dokumenten-Management-Systeme?

• Unternehmen möchten eine engere Verflechtung von Projektmanagement Software und Dokumenten-Management-Systemen: Innerhalb eines Unternehmens wird oft teamübergreifend zusammengearbeitet. Zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz setzen Unternehmen auf vereinheitlichte Lösungen, die Zeit und Mühe beim Wechsel zwischen einzelnen Tools sparen. Aus diesem Grund möchten Unternehmen ihre Projektmanagement Lösung in das Dokumenten-Management-System integrieren, sodass die Teams gemeinsam die Dokumente verwalten und nutzen können, während sie an einem Projekt arbeiten.
• Die Zukunft des Dokumentenmanagements ist mobil: Da der Einsatz mobiler Geräte immer mehr steigt, priorisieren kleine Unternehmen Lösungen mit mobilen Funktionen. Wir können damit rechnen, dass die Anbieter immer mehr mobile Dienste wie responsive mobile Schnittstellen, mobile Apps und Kundenportale anbieten werden.