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Planungssoftware

Planungstools (deutsch für Scheduling Software) automatisieren die Planung von Ereignissen, Mitarbeitern, Räumen und anderen Ressourcen. Unternehmen verwenden Planungssoftware, um die Planung von internen und externen Aktivitäten zu verwalten. In der Regel bietet Planungssoftware Tools wie einen gemeinsamen Kalender, der Projekt-, Aufgaben-, Mitarbeiter- und Ressourcenplanung in Echtzeit sowie eine Vielzahl von Funktionen zur Prognose, Zuweisung und Ressourcenverwaltung bietet. Oft können andere Details wie Ressourcenkategorisierung, Standortdetails, Arbeitszeittabelleneinträge und Mitarbeiterqualifikationen über die Planungsschnittstelle bearbeitet, aktualisiert und verwaltet werden. Scheduling Software ist mit Dienstplan Software & Schichtplaner, CAFM Software (Computer-Aided Facility Management) und Terminplanungssoftware verbunden.

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Automatisiere Kundenbuchungen, Stornierungen, Mahnungen und Zahlungen mit einer anwenderfreundlichen Online-Planungssoftware. Gib mir fünf! Erfahre mehr über Acuity Scheduling
Der persönliche Assistent für deinen Zeitplan, der rund um die Uhr im Hintergrund arbeitet, um deinen Kalender zu verwalten und dich zu entlasten. Sobald ein Kunde eine Buchung abschließt, sendet Acuity automatisch personalisierte Buchungsbestätigungen mit Branding sowie SMS-Erinnerungen und bietet dem Kunden Möglichkeiten zur Umplanung und Zahlungsabwicklung, sodass dein Alltag selbst mit zunehmendem Geschäftswachstum reibungsloser abläuft. Du musst lediglich ein paar Bestätigungen geben. Erfahre mehr über Acuity Scheduling

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Drag & Drop Produktionsplanung für kleine und mittlere Fertigungen, von der Maschine aus gedacht. Ab 0,- für Planung und BDE – optional mit MDE ab 59 € Maschine / Monat. Erfahre mehr über smartblick
Drag & Drop Produktionsplanung für Fertigungsprozesse maximal vereinfacht. Optional mit MDE ab 59 € Maschine / Monat. - Auf Live-Plantafel sehen, welche Maschine freie Kapazitäten hat - Automatische Prozessmarkierung erkennt Unstimmigkeiten wie Stillstandszeiten - Teilezähler integriert - Nachkalkulation in Sekundenschnelle - Vorgänge durch Kommentare und Dokumente ergänzen - Live-Status von Maschinen, Aufträgen und Arbeitsschritten für alle jederzeit sichtbar - Mit Prozessanalyse (Pareto-Chart) Optimierungspotentiale sofort erkennen - Berichte auf Knopfdruck und mit Echtzeitdaten - E-Mail-Benachrichtigungen, z.B. bei Ende eines Auftrags Erfahre mehr über smartblick

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Planungssoftware mit Erinnerungen für alle Dienstleistungsunternehmen! Lasse Deine Kunden selbst online buchen - Beinhaltet eine kostenlose Version. Erfahre mehr über SimplyBook.me
SimplyBook.me bietet die umfangreichste Planungssoftware auf dem Markt, die dich professionell aussehen lässt und dir viel Zeit und Mühe erspart. Du erhältst eine schöne Buchungs-Website, auf der du dein Geschäft präsentieren und Online-Termine annehmen, Produkte, Mitgliedschaft, Packs und Service-Add-ons verkaufen kannst. Synchronisiere Termine mit den gängigen Online-Kalendern und erhalte detaillierte Statistiken über dein Unternehmen. Schau dir das Online Buchungssystem SimplyBook.me an, um alle Funktionen zu sehen! Erfahre mehr über SimplyBook.me

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Forecast organisiert die Zeitpläne deines Teams als visuelle Pläne, mit denen du planen, bevorstehende Projekte abbilden und intelligentere Personalentscheidungen treffen kannst. Erfahre mehr über Forecast
Forecast organisiert den Zeitplan deiner Teams als visuelle Pläne, mit denen du deine anstehenden Projekte abbilden und intelligentere Ressourcenentscheidungen treffen kannst. Weise Personen mehreren Projekten zu und ermittele, für wie viele Stunden sie jeweils zur Verfügung stehen. Rote Balken machen es einfach zu sehen, wer überbucht ist, sodass du Projekte verschieben kannst, bevor dein Team überarbeitet ist. Und das Layout der Prognose macht es leicht zu erkennen, wann du neue Arbeit aufnehmen kannst und wer zur Verfügung steht, um daran zu arbeiten. Erfahre mehr über Forecast

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HR-Managementlösung zur Planung, Antizipation, Optimierung und Automatisierung der Arbeitsorganisation von Teams vor Ort. Erfahre mehr über Skello
Die Skello SaaS-Lösung für das HR-Management optimiert und automatisiert die Arbeitsorganisation von Teams vor Ort, von der Planung bis zur Lohnabrechnung. Sie hilft bereits mehr als 10.000 Kunden, optimale Entscheidungen zu treffen und schützt vor mentaler Belastung und möglichen Fehlern. Die benutzerfreundliche Lösung zentralisiert alle Daten, um Zeitpläne zu erstellen, die Arbeitszeit zu verfolgen, die Erfassung der Lohn- und Gehaltsbestandteile zu automatisieren, die eigene Leistung zu analysieren und das Geschäft zu steuern. Mit der mobilen App fördert Skello die Kommunikation zwischen den Teams und steigert so die tägliche Produktivität Erfahre mehr über Skello

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Erlebe mühelose und konfliktfreie Zeitarbeiter*innenplanung mit der Zeitarbeiter*innen-Planungssoftware von Zoho Workerly. Erfahre mehr über Zoho Workerly
Mit der Zeitarbeiter*innen-Planungssoftware von Zoho Workerly kannst du Zeitarbeiter*innen Jobs zuweisen und diese mit wenigen Klicks benachrichtigen. Zeitarbeiter*innen können ihre Verfügbarkeit markieren, sodass du dich darauf konzentrieren kannst, sie für geeignete Jobs einzuplanen, um Konflikte zu vermeiden. Erfahre mehr über Zoho Workerly

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Eine Suite von Collaboration-Produkten für Teams und kleine Unternehmen. Webkonferenzen, Dateifreigabe und Planung in der Cloud.
Dank Kalendern, die direkt mit Gmail, Google Drive, Google Kontakte, Google Sites und Meet verknüpft sind und sich für andere freigeben lassen, sind Terminplanungen schnell erledigt. Somit bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Verpasste Termine gehören der Vergangenheit an. Planen Sie im Handumdrehen Termine, indem Sie die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen prüfen oder deren Kalender in einer einzigen Ansicht übereinanderlegen. Erfahre mehr über Google Workspace

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Optimiere deinen Terminplanungsprozess und steigere deinen Umsatz mit der Online-Terminbuchungslösung von Wix.
Fülle deinen Terminkalender und steigere deinen Umsatz, indem du deine Dienstleistungen direkt über deine Website mit der führenden Online-Terminplanungslösung von Wix verkaufst. Die Plattform ermöglicht es dir, individuelle Services anzubieten, Mitarbeiter und mehrere Standorte zu verwalten, Kundenbeziehungen aufzubauen und dein Unternehmen zu erweitern – und das alles von einem einzigen Ort aus. Du findest dort wichtige Funktionen wie einen intelligenten Buchungskalender, eine mobile Verwaltung, automatisierte Kommunikation, integrierte Zahlungs- und CRM-Systeme, individuelle Analytik und eine umfassende Marketing-Suite. Erfahre mehr über Wix

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Personalzeiterfassung mit mobiler App und GPS. Damit ist in Echtzeit zu sehen, wer wo an welchen Projekten arbeitet. Einfache Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnung
TSheets ist eine Lösung zur Mitarbeiterzeiterfassung und -planung, die Geschäftsinhabern Zeit und Geld spart. Mit ihr sind die Zeiten der alten Stempeluhr oder Tabelle vorbei und die Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Auftragskalkulation werden vereinfacht. Egal, ob die Mitarbeitenden im Büro oder von unterwegs aus arbeiten, sie können ihre Zeit von jedem Ort aus mit einem Smartphone, Tablet, Desktop oder Laptop in Echtzeit verfolgen. TSheets ist ein in Quickbooks eingebettetes Zeiterfassungssystem. Erfahre mehr über QuickBooks Time

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Plane mit Clockify die Arbeitszeiten deines Personals, erstelle Pläne auf einer Zeitachse, koordiniere Schichten und verfolge die Zeit, die für jede Aufgabe aufgewendet wird.
Clockify ermöglicht eine einfache Planung mit einem Überblick über Projektmeilensteine, die gesamten zugewiesenen Stunden, Zuweisungsempfänger und Aufgabenlänge. Vollständige Daten können nach Teammitgliedern aufgeschlüsselt werden, um ihre Kapazität zu überprüfen und ihre Aufgaben im Detail anzuzeigen. Du kannst Aufgaben über verschiedene Schichten hinweg planen und Startzeiten für jede Aufgabe sowie ein Tagesstundenlimit festlegen. Passe arbeitsfreie Tage in deinem Planungsprozess an und ziehe sie per Drag-and-Drop direkt in einen Zeitplan, um Anpassungen vorzunehmen. Erfahre mehr über Clockify

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Das leistungsstarke und dennoch einfache, automatisierte Planungstool Calendly ermöglicht dir, dich mit anderen zu verbinden, um mehr zu erreichen. Millionen Nutzer profitieren von angenehmer Terminplanung, mehr Zeit für das Erreichen der obersten Prioritäten und der Flexibilität, um individuelle Nutzer und große Teams gleichermaßen unterzubringen. Calendly arbeitet mit Kalendern von Google, Office 365 und Outlook und Anwendungen wie Salesforce, Stripe, GoToMeeting und Zapier für eine nahtlose Nutzererfahrung. Erfahre mehr über Calendly

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Steigere die Produktivität und verschaffe dir freie Zeit mit Vagaro. Plane Termine vom Desktop aus oder verwende die Vagaro-Pro-App, um Kund*innen unterwegs zu verwalten. Lass dich über den softwareeigenen Beauty-Marktplatz, deine eigene Buchungsseite, Facebook, Yelp, Instagram oder über deine eigene Website mit dem softwareeigenen Buchungs-Widget buchen. Versende automatisierte Erinnerungen und E-Mails. Verwalte Pakete. Wickle Zahlungen sicher ab. Vagaro Pro ist die am häufigsten heruntergeladene/bewertete Apple- und Android-App. Die Preise starten bei 25 $ pro Monat. Melde dich für eine einmonatige kostenlose Testversion an. Erfahre mehr über Vagaro

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Smartsheet ist eine Plattform für die Ausführung von Online-Arbeiten, mit der Unternehmen jeder Größe ihre Arbeit planen, verwalten, automatisieren und Berichte erstellen können.
Smartsheet ist eine Plattform für die Ausführung von Online-Arbeiten, mit der Unternehmen ihre Arbeit planen, nachverfolgen, automatisieren und Berichte erstellen können. Über 80.000 Marken vertrauen auf Smartsheet für das Projekt- und Arbeitsmanagement, da es eine benutzerfreundliche Oberfläche, Echtzeit-Gantt-Diagramme und Dashboards sowie Funktionen zur Arbeitsautomatisierung bietet. *Auszeichnungen 2018: Von Forrester Research zum Marktführer für Enterprise Collaborative Work Management ernannt, in Deloittes Fast-500-Liste aufgenommen, von 451 Research für technische Innovation und Vision ausgezeichnet Erfahre mehr über Smartsheet

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Terminplanungslösung, die Unternehmen bei der Erstellung von gemeinsam nutzbaren Kalendern mit geplanten Events oder Meetings und Konferenzraumdetails unterstützt.
Terminplanungslösung, die Unternehmen bei der Erstellung von gemeinsam nutzbaren Kalendern mit geplanten Events oder Meetings und Konferenzraumdetails unterstützt. Erfahre mehr über Google Calendar

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Die MINDBODY Salon-Software wurde entwickelt, um dir zu helfen, deinen Salon zu verwalten und zu erweitern, von der Rezeption bis zum Stuhl und überall dazwischen. Mit einem leistungsstarken Toolset kannst du Termine planen, Zahlungen sicher abwickeln, Erfolge verfolgen, Stylistenpläne verwalten und mit automatischen Terminerinnerungen verhindern. Darüber hinaus wird eine fortschrittliche Suite mit integrierten Marketingfunktionen neue Kunden anziehen und bestehende Kunden ansprechen. Genieße mehr Zeit, um dich auf das zu konzentrieren, was du liebst. Fordere noch heute eine kostenlose Demoversion an. Erfahre mehr über Mindbody

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Hilf deinem Unternehmen, die Effizienz zu verbessern, Compliance-Probleme zu reduzieren und die Zeit wiederzugewinnen, die du brauchst, um dich auf die Geschäftsstrategie zu konzentrieren – mit Paycor. Die All-in-one-Lösung für Personal- und Gehaltsabrechnung von Paycor vereinfacht die manuelle Arbeit. Die intuitive Nutzeroberfläche führt dich durch jeden Schritt des Prozesses, wodurch du die Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell erledigen kannst. Alle Mitarbeiterdaten sind an einem Ort verfügbar. Importiere Mitarbeiterstunden direkt, zeige den Geldbedarf an, bevor du die Gehaltsabrechnung einreichst, und verwalte Mitarbeiterinformationen. Erfahre mehr über Paycor

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All-in-one-Außendienstmanagement-App mit umfassenden Funktionen zum Ausführen und Erweitern von Vorgängen jeder Größe. Fakturierung, Zahlungen und mehr!
Housecall Pro ist eine cloudbasierte Außendienstmanagement-App für Serviceprofis, mit der Geschäftsprozesse und Workflows automatisiert werden können. Die branchenführende App ist eine All-in-one-Business-Management-Lösung, mit der Serviceprofis ihr gesamtes Unternehmen direkt von ihrem Smartphone aus verwalten und ausbauen können. Die Plattform umfasst eine breite Palette von Funktionen wie Auftragsplanung, Versand, automatische Rechnungsstellung, Kunden-SMS-Benachrichtigungen, Zahlungsabwicklung, Marketing, Online-Buchung und vieles mehr! Erfahre mehr über Housecall Pro

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Leistungsstarke, aber einfach zu bedienende, Cloud-basierte Bau-Projektmanagement-Software für alle Baufachleute zu einem Pauschalpreis.
Procore Technologies, Inc., weltweite Nummer eins und am weitesten verbreitete Bau-Management-Software, hilft durch die Straffung und Mobilisierung von Projektkommunikation und Dokumentation Unternehmen, drastisch Projekt-Effizienz und Verantwortlichkeit zu erhöhen, wodurch Gewinne gesteigert werden. Procore ermöglicht Bau-Profis, bei Projekten von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät zusammenzuarbeiten, mit Zugang zu allen Projektunterlagen, Verträgen, RFIs, Vorlagen, Zeitplänen und Zeichnungen und mehr. Erfahre mehr über Procore

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Wrike ist eine Projektmanagement-Software mit vorgefertigten Vorlagen, Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, automatisierten Genehmigungen, Berichterstattung und mehr.
Wrike ist eine Projektmanagement- und Planungs-Software, die von mehr als 20.000 Unternehmen und von über zwei Millionen Nutzern eingesetzt wird. Plane Projekte mit Hilfe von Anforderungsformularen mit nutzerdefinierten Feldern, Ressourcenmanagement und -allokation, Gantt-Diagrammen, Zeiterfassung, gemeinsamen Kalendern, automatisierten Berichten, Genehmigungen und Workload-Übersichten. Automatisiere deine Prozesse mit über 400 Anwendungen von Wrike. Du kannst Arbeitsabläufe anpassen und den Bedarf an E-Mails, Meetings und Status-Updates reduzieren. Arbeite intelligenter und nicht härter mit Wrike. Erfahre mehr über Wrike

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Hol dir alle Tools, die du zum Aufbau besserer Kundenbeziehungen online unter einem Dach benötigst.
Brevo ist Europas führender All-in-One Software-Anbieter für digitales Marketing und Sales. Nutzen Sie E-Mail Marketing, SMS, WhatsApp, Web Push, Chat, Automation oder CRM – und das alles auf einer einzigen Plattform zu fairen Preisen. So verbessern Sie im Handumdrehen Ihre Kundenbeziehungen und erreichen Ihre Zielgruppe immer zur richtigen Zeit auf dem richtigen Kanal. Und das ohne Kompromisse in Sachen Datenschutz. Denn wir sorgen dafür, dass Ihre Botschaften über unsere Server in Deutschland absolut rechtssicher und DSGVO-konform ankommen. Erfahre mehr über Brevo

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Finde einen Besprechungstermin schneller, indem du die Teilnehmer befragst und den Termin mit den meisten Stimmen auswählst.
Das Planungstool, das du tatsächlich verwenden wirst. Finde einen Besprechungstermin 2x schneller, indem du die Teilnehmer befragst und den Termin mit den meisten Stimmen auswählst. Erfahre mehr über Doodle

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Die führende Anwendung zur Mitarbeitereinsatzplanung für Agenturen, Studios und Firmen. Seit 2012 hilft Float weltweit führenden Teams, darunter RGA, Vice und Buzzfeed, ihren Zeitaufwand vorherzusagen. Schönes einfaches Design, blitzschnelle Technologie, Zusammenarbeit in Echtzeit. Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche von Float vereinfacht die Teamplanung. Float enthält Apps für iPhone, iPad und Slack. Teste es 30 Tage kostenlos. Erfahre mehr über Float

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NetSuite ist eine All-in-one-Cloud-Business-Management-Software, mit der mehr als 37.000 Unternehmen ihre Geschäfte effektiver führen. NetSuite automatisiert Kernprozesse und bietet Echtzeiteinblick in die Betriebs- und Finanzperformance. Mit einer einzigen, integrierten Anwendungssuite für die Verwaltung von Buchhaltung, Auftragsabwicklung, Bestandsverwaltung, Produktion, Lieferkette und mehr bietet NetSuite Unternehmen eine klare Sicht auf ihre Daten und komplette Kontrolle über ihr Geschäft. Erfahre mehr über NetSuite

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Cloudbasierte Planungssoftware, die Arbeitsaufträge und Gebäudemanagement optimiert. Erstelle Projekte und weise Arbeitsaufträge zu.
UpKeeps Wartungsplanungssoftware ist eine moderne Lösung zur Wartungs- und Anlagenverwaltung für dein Team. Von deinem Desktop über dein Handy bis hin zum Tablet ist UpKeep von überall und zu jeder Zeit leicht zugänglich. Erstelle unterwegs Arbeitsaufträge, lass dich benachrichtigen, wenn Aufgaben aktualisiert werden, und erhalte Warnungen direkt von deiner App aus, wenn Anlagen fallen, sodass dein Unternehmen effizienter läuft als je zuvor. Erfahre mehr über UpKeep

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Mit 7shifts können Restaurants mit intuitiven Tools für Planung, Kommunikation, Zeiterfassung und Einhaltung von Vorschriften effizienter planen. Der intuitive Drag-and-drop-Planer berücksichtigt automatisch Verfügbarkeit, Freizeit, Überstunden und Compliance mit einer einfachen POS-Integration, um sicherzustellen, dass du deine Arbeitsziele erreichst. Mit der kostenlosen App für Mitarbeiter*innen, über die Verfügbarkeitsanfragen, Schichtwechsel und Chats übermittelt werden können, war es noch nie so einfach, Zeitpläne zu erstellen, die für alle funktionieren. Probiere es noch heute kostenlos aus! Erfahre mehr über 7shifts

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Planungssoftware: Ratgeber

Einführung

Ein Planungstool erleichtert Unternehmen und ihren Angestellten die Verwaltung von Ereignissen wie Meetings, Terminen und anderen zeitkritischen Vorgängen. Diese Art von Software wird häufig im Projektmanagement eingesetzt und trägt entscheidend dazu bei, die Menge an Papierkram und die damit verbundene Zeit zu verringern. Das Wichtigste ist, dass ein Unternehmen die Zeitpläne seiner Belegschaft in einem zentralen System verwalten kann, was es einfacher macht, die Zeit aller Beschäftigten zu planen.

Zu den wichtigsten Funktionen einer Planungssoftware gehört, dass die Beschäftigten ihre Termine so schnell und unkompliziert wie möglich eingeben können, dass diese Angaben zentralisiert werden und dass sie die Verfolgung von Aufträgen und die Zuweisung von Schichten ermöglichen. Die Software soll die Arbeitsabläufe einer Organisation verbessern, indem sie den Zeitaufwand für die Organisation von Zeitplänen verringert und Probleme durch Fehlkommunikation abbaut.

Die Hauptvorteile dieser Art von Software bestehen darin, dass neue Posten schnell und einfach in das Planungssystem eingegeben werden können, wodurch sich der Zeitaufwand für diese Tätigkeit verringert. Eine einzige Anlaufstelle verringert außerdem die Wahrscheinlichkeit von Terminkonflikten. Zudem ermöglicht es die Planung von Ressourcen und Inventar, Schichtverwaltung und die Überwachung der Anwesenheit der Belegschaft.

Einer der Hauptvorteile von Planungssoftware ist, dass sie in den meisten Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden kann. Während sich die Terminplaner Software auf Termine und die Task Management Tools auf Aufgaben konzentrieren, befasst sich diese Software mit sämtlichen Formen der Terminplanung im gesamten Unternehmen, von der Anwesenheit der Belegschaft bis zum SCM Software (Supply Chain Management).

Der Grad der Komplexität, den ein Unternehmen bei der Planung benötigt, hängt natürlich von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Größe der Organisation und ihre Anforderungen an Dinge wie Fernzugriff. Organisationen mit einer kleinen Belegschaft, die von einem einzigen Standort aus arbeitet, haben einfachere Anforderungen an die Zeitplanung als große Organisationen mit einer über das ganze Land oder sogar die ganze Welt verteilten Belegschaft. Planungslösungen enthalten in der Regel zahlreiche Funktionen, die das Zeitmanagement erleichtern:

  • Möglichkeit für Unternehmer, die Zeitpläne ihrer Belegschaft mit Echtzeitverfolgung ihrer Kalender zu verwalten
  • Senden von automatischen Erinnerungen an anstehende Termine über das Medium der Wahl an die Beschäftigten
  • Sofortige Bestätigung oder Ablehnung einer Buchungsanfrage je nach Verfügbarkeit
  • Ressourcenplanung, z. B. die Buchung von Räumen oder Ausrüstung für bestimmte Veranstaltungen
  • Möglichkeit für Unternehmer, die Arbeitszeiten ihrer Belegschaft mit Funktionen zur Zeiterfassung zu verwalten
  • Verfolgung und Verwaltung von Außendienstmitarbeitenden und Ressourcen

Was ist ein Planungstool?

Planungstools werden von Unternehmen eingesetzt, um die Zeit von Beschäftigten und Ressourcen effektiver zu verwalten. Das wiederum ermöglicht es der Organisation, effizienter zu arbeiten, da weniger Zeit für die Planung aufgewendet werden muss und Dinge wie Terminkonflikte kein Thema mehr sind. Sie ermöglicht außerdem die Automatisierung bestimmter Aufgaben, wie z. B. die Genehmigung oder Ablehnung von Buchungen auf der Grundlage der Verfügbarkeit und die Überwachung der Anwesenheit der Belegschaft. In der Vergangenheit haben Unternehmen Papierunterlagen und später Tabellenprogramme verwendet, um ihre Termine zu verwalten. So unzulänglich diese Tools für diesen Zweck auch sein mögen, ihre Schwächen werden umso deutlicher, je mehr Teile eines Unternehmens in die Cloud verlagert werden. Mit einem Planungssystem ist es einfacher, den Überblick über sämtliche Vorgänge in allen Bereichen des Unternehmens zu behalten, denn es bietet eine zentrale Anlaufstelle für Planungsinformationen. Diese zentrale Stelle gewährleistet, dass es keine Missverständnisse aufgrund verpasster Kommunikation gibt, da Buchungen direkt in das System eingegeben werden und dann sofort für alle verfügbar sind.

Wenn eine Organisation wächst und komplexer wird, wandelt sich der Einsatz von Planungssoftware von einem Instrument der Effizienz zu einem der Notwendigkeit. Die zunehmenden Möglichkeiten, Geschäftsaufgaben zu automatisieren, machen die Terminplanung im Grunde zu einem Engpass, der zu einer ineffizienten Zeitnutzung führt. Die Automatisierung bestimmter Arbeitsabläufe beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern hilft auch dabei, menschliche Fehler in der Planung zu vermeiden. Es erleichtert auch die Nachweisführung, da jede Buchung leicht zu einem bestimmten Nutzer zurückverfolgt werden kann. Bei einer derartigen Transparenz geht es nicht nur darum, die Beschäftigten für Fehler zur Rechenschaft zu ziehen. Mit einem solchen Maß an Eigenverantwortung kann ein Unternehmen seinen Beschäftigten die Möglichkeit geben, ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen, z. B. bei der Auswahl ihrer Schichten.

Welche Vorteile bieten Planungstools?

Die Vorteile eines Planungstools liegen vor allem in der Effizienz der Planung, wobei ein Großteil der Vorteile aus der Automatisierung und der Transparenz des Planungssystems erwächst. Wenn das System zentralisiert und auf allen Ebenen einer Organisation zugänglich ist, gibt es kaum Möglichkeiten, dass sich Fehler einschleichen und die Planung länger dauert als nötig. Einige der Vorteile einer Planungssoftware sind:

  • Geringerer Arbeitsaufwand bei der Planung: Es wird Fälle geben, in denen eine Buchung genehmigt werden muss, aber die große Mehrheit der Buchungen in einem Unternehmen ist Routine und kann ohne menschliche Aufsicht durchgeführt werden. Aus diesem Grund kann die Planungssoftware den Prozess der Genehmigung oder Ablehnung von Buchungsanfragen automatisieren, wo dies angebracht ist. Was als angemessen gilt, kann in der Software konfiguriert werden. Ein gängiges Beispiel ist die Ablehnung einer Buchung, weil sie sich mit einer bestehenden Buchung überschneidet. Zum Beispiel, wenn man einen bestimmten Raum für eine Besprechung zu einer Zeit bucht, für die er bereits reserviert ist.
  • Verwaltung von Zeitplänen für die Belegschaft: Einer der offensichtlichsten Vorteile dieser Art von Software ist die Möglichkeit für Führungskräfte und Vorgesetzte, den Terminkalender ihrer Belegschaft in Echtzeit zu verfolgen. Der zentrale Charakter der Plattform ermöglicht es den Verantwortlichen, eine kompetenzbasierte Arbeitsplanung vorzunehmen, auch wenn die Beschäftigten über mehrere Standorte verteilt sind. Außerdem können sich die Beschäftigten freiwillig für offene Schichten melden und Schichten mit Kollegen tauschen, ohne dass ein Manager oder Vorgesetzter den Zeitplan aktualisieren muss.
  • Ressourcenplanung: Die richtige Person für den Job einzuplanen ist wichtig und oft das Erste, was einem in den Sinn kommt, wenn man über diese Art von Software spricht. Die Arbeitskräfte sind jedoch nicht das Einzige, was einer Zeitplanung unterliegt. Diese Art von Software ermöglicht darüber hinaus die Planung bestimmter Ressourcen, wie Räume und Ausrüstung. Dadurch wird verhindert, dass es zu Konflikten bei der Buchung dieser Ressourcen kommt, da man über das System keine Ressource versehentlich doppelt buchen kann.
  • Verringerung verpasster Termine: Moderne Unternehmen können mit einer Vielzahl von Kommunikationsmitteln arbeiten, von SMS und E-Mail bis hin zu sozialen Medien und internen Nachrichtenplattformen. Software wie diese ermöglicht es, diese Kommunikationsmittel zu nutzen, um Mitarbeitende oder Kunden automatisch – aber auch manuell – an anstehende Termine und Veranstaltungen zu erinnern. Durch die Verringerung des Risikos, Termine zu verpassen, kann ein Unternehmen die Unwirtschaftlichkeit der Verlegung von Besprechungen und der Neubuchung von Ressourcen vermeiden.
  • Effiziente Verwaltung von Außendienstmitarbeitenden: Außendienstmanagement ist seit langem einer der schwierigsten Aspekte des Terminmanagements für Unternehmen. Dank der vernetzten Technologie von heute können Führungskräfte und Vorgesetzte mithilfe von Planungslösungen die Zeitpläne und Aktivitäten ihrer Außendienstmitarbeitenden verfolgen und verwalten. Entscheidend ist, dass dies auch Echtzeit-Updates aus dem Außendienst beinhaltet, sodass jeder Plan, der vom Büro aus gemacht wird, vollständig aktualisiert werden kann. Außerdem können standortbezogene Entscheidungen getroffen werden, z. B. die Buchung des/der nächstgelegenen verfügbaren Außendienstmitarbeitenden für einen bestimmten Auftrag.
  • Vollständiger Ersatz für traditionelle Planungsmethoden: Die Verwaltung eines einheitlichen Kalenders ist eine der wichtigsten Funktionen eines Planungssystems. Wenn alle Termine und Buchungen in einem Kalendersystem gespeichert sind, lassen sich Doppelbuchungen und andere Konflikte vermeiden. Zudem ermöglicht diese Art von Software in der Regel die Synchronisation mit Kalenderanwendungen von Drittanbietern, wie z. B. Google Calendar, was es einfacher macht, die Beschäftigten auf dem Laufenden zu halten.
  • Zentralisiertes Zeitmanagement: Der größte Vorteil von Planungslösungen ist jedoch die Möglichkeit, einen zentralen Kalender für das Zeitmanagement des Unternehmens zu führen. Das hat eine Reihe von Vorteilen, z. B. die Vermeidung von Doppelbuchungen oder die Möglichkeit, dass alle Beteiligten sehen können, wie die Zeitpläne bestimmter Mitarbeitender oder Ressourcen aussehen, bevor Entscheidungen getroffen werden. Zudem verringert sich dadurch der Zeitaufwand für die Organisation von Dingen. Früher brauchte es vielleicht mehrere Telefonanrufe und viel Hin und Her, um einen Termin zu finden, der für alle passt. Mit dieser Software ist die Verfügbarkeit aller Beteiligten sichtbar und leicht referenzierbar.

Über welche Funktionen verfügen Planungstools?

Die Funktionen der Planungstools richten sich auf die effiziente Verwaltung von Zeit, sowohl von Menschen als auch von Ressourcen. Die Software erleichtert die Planung und beseitigt bzw. verringert die Möglichkeit von Fehlern und Pannen in der Planung und hilft so den Unternehmen, Kosten zu senken und effektiver zu arbeiten. Die Funktionen, die zur Verwirklichung dieses Ziels verwendet werden, können von Lösung zu Lösung variieren, aber einige gemeinsame Funktionen sollten in den meisten Planungslösungen vorzufinden sein. Nachfolgend einige der häufigsten Funktionen einer Planungssoftware:

  • Kalenderverwaltung: Die Kernfunktion jeder Planungssoftware ist die Verwaltung eines zentralisierten Kalenders für die Organisation. Dieser Kalender bietet soweit zulässig einen Überblick über die gesamte Organisation und wird in Echtzeit aktualisiert. So kann jeder, der eine Buchung vornehmen möchte, sofort sehen, welche Ressourcen und Arbeitskräfte zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind. Außerdem ist es für die Beschäftigten einfacher, anstehende Termine einzusehen. Es wird zunehmend zur Regel, dass diese Softwarelösungen eine Synchronisation mit Kalenderanwendungen von Drittanbietern ermöglichen, sodass die Beschäftigten arbeitsbezogene Zeitplanungsinformationen in ihrer Kalenderanwendung erhalten.
  • Automatisierte Planung in Echtzeit: Die meisten Planungslösungen bieten ein gewisses Maß an Automatisierung in ihrem Funktionsumfang. Das einfachste Beispiel dafür ist die automatische Genehmigung oder Ablehnung einer Buchung auf der Grundlage der Verfügbarkeit der angeforderten Ressourcen und Personen. Nicht alle Buchungen werden so einfach durchzuführen sein, aber es kann durchaus vorkommen, dass ein Treffen, das zur gleichen Zeit und im gleichen Raum wie ein bereits gebuchtes Treffen stattfinden soll, nicht stattfinden kann und die Software die Person, die diese Reservierung vornehmen möchte, automatisch darüber informiert, dass dies nicht möglich ist. Eine damit verbundene Funktion ist die Möglichkeit, eine Liste von Zuweisungen zu verwalten, die ersetzt werden können, wenn die angeforderte Ressource nicht verfügbar war, aber später aufgrund einer Absage oder eines verschobenen Ereignisses wieder verfügbar wird.
  • Personal-/Schichtplanung: Der Einsatz solcher Planungslösungen ist nicht nur auf einmalige Ereignisse wie Meetings und Besprechungen beschränkt, sondern kann auch dazu genutzt werden, die Zeitpläne der Belegschaft insgesamt zu verwalten. In der Regel gibt es eine Funktion, mit der man die Arbeitszeiten der Beschäftigten in Echtzeit verfolgen und im Falle von Schichtarbeitenden festlegen kann. In diesen Systemen können die Beschäftigten auch den Dienstplan einsehen und sich selbst für offene Schichten eintragen. Außerdem können Führungskräfte und Vorgesetzte qualifizierte Aufgaben für mehrere Standorte planen und so den verfügbaren Talentpool im gesamten Unternehmen effektiver nutzen, anstatt nur die Belegschaft vor Ort.
  • Automatische Terminerinnerungen: Verpasste Termine werden zwar oft als relativ unbedeutende Unannehmlichkeiten betrachtet, sind aber ein Kostenfaktor, der in großen Unternehmen zu nicht unerheblichen Größe anwachsen kann. Die Kosten für die Reservierung von Terminen, den Betrieb von Geräten und die Belegung eines Raums sind immer noch vorhanden, aber das Treffen muss verschoben werden, weil jemand nicht teilnehmen kann. Eine Planungssoftware kann nicht garantieren, dass dies ausgeschlossen ist, aber automatische Terminerinnerungen reduzieren die Zahl der Termine, die versäumt werden, weil jemand sie schlichtweg vergessen hat oder nicht wusste, dass er eine Besprechung hat, erheblich. Und da die Erinnerungen automatisch erfolgen, muss sich niemand aktiv darum kümmern, sie zu verschicken.
  • Außendienstmanagement: Die Verwaltung von Terminen wird immer komplexer, wenn ein Unternehmen wächst, und diese Komplexität nimmt exponentiell zu, wenn auch noch Außendienstmitarbeitende beteiligt sind. Viele Planungslösungen bieten die Möglichkeit, die Aktivitäten ihrer Außendienstmitarbeitenden und Ressourcen unkompliziert zu verwalten. Dazu gehören die Verwaltung von Einsatzplänen, das Auslösen von Serviceaufträgen und die Optimierung von Fahrzeugrouten. Standortdaten ermöglichen es den Führungskräften außerdem, ihre Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen, und den/die nächstgelegene(n) verfügbare(n) Außendienstmitarbeite(n) für eine bestimmte Aufgabe einzuplanen.
  • Stempeluhrmanagement: Das Stempeluhrmanagement ist ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen mit einer großen Anzahl von Beschäftigten. Planungslösungen bietet in der Regel die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu verwalten, einschließlich der Erfassung ihrer Ein- und Auscheckzeiten. Außerdem ermöglicht sie die Nachverfolgung von bezahltem Urlaub. Informationen über die Anwesenheit von Beschäftigten können einfach exportiert werden, um Berichte über wiederholte Verspätungen oder Fehltage zu erstellen. Einige Lösungen bieten darüber hinaus die Integration mit Softwarelösungen von Drittanbietern, wie z. B. Lohnabrechnungsprogramme oder HR Software.
  • Ressourcenplanung: Die Ressourcenplanung ist ebenso wichtig wie die Planung der Belegschaft, da es nur eine begrenzte Menge an Ressourcen gibt und eine Doppelbuchung Zeitverschwendung und interne Probleme verursacht. Es ist üblich, dass Führungskräfte und Vorgesetzte mithilfe von Planungssoftware Ereignisse und Termine zusammen mit den erforderlichen Ressourcen planen können. Ein Mitarbeitergespräch würde zum Beispiel auch die Buchung eines Raums erfordern, in dem dieses Gespräch geführt wird. Für ein Treffen braucht man einen Raum und Ausrüstung, wie beispielsweise einen Projektor. Die Software ermöglicht die Verfolgung dieser Ressourcen, damit sie bei Bedarf ordnungsgemäß reserviert werden können. So kann man sicherstellen, dass sie immer für ordnungsgemäß geplante Veranstaltungen oder Termine verfügbar sind.

Was sollte beim Kauf eines Planungstools berücksichtigt werden?

Beim Kauf eines Planungstools sollte man unbedingt darauf achten, welche Funktionen für den Käufer von Bedeutung sind. So ist es zum Beispiel reine Geldverschwendung, für die Verwaltung von Außendienstmitarbeitenden extra zu bezahlen, wenn das Unternehmen gar keinen Außendienst unterhält. Der Käufer sollte auch die Flexibilität der infrage kommenden Softwarelösungen abwägen. Die meisten SaaS-Management-Lösungen machen es einfach, ein Abonnement jederzeit zu ändern, sodass es weniger wichtig ist, bei der Auswahl einer Lösung bereits an zukünftige Bedürfnisse zu denken. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Größe der Organisation. Die Anforderungen an das Zeitmanagement eines kleinen Unternehmens können sich drastisch von denen eines mittleren Unternehmens unterscheiden. Im Folgenden sind einige der konkreteren Dinge aufgeführt, die ein Käufer bei der Suche nach einer Planungslösung beachten sollte:

  • Was sind die wichtigsten Funktionen der Planungslösung? Bei der Auswahl einer Planungssoftware sollte der Käufer immer die wichtigsten Funktionen der Lösung berücksichtigen und insbesondere prüfen, ob diese Funktionen mit den Bedürfnissen des Unternehmens zu vereinbaren sind. In den meisten Fällen geben die Anbieter dieser Art von Software eine vergleichbare Auswahl an Funktionen an, aber nicht alle Funktionen werden als Standard betrachtet. Jede Lösung ist anders, aber einige der gängigsten Funktionen, auf die man verzichten kann, sind Bestandsverwaltung, Online-Stempeluhr und Routenplanung.
  • Wie hoch sind die Kosten für die Software? Die Kosten für die Software sind wichtig, können aber bei SaaS-Management-Lösungen etwas komplex zu bestimmen sein, da es häufig verschiedene Abonnementstufen gibt. Einige Lösungen sind sogar kostenlos, aber wie zu erwarten sind die kostenlosen Planungslösungen im Vergleich zu ihren Premium-Pendants eingeschränkt. Es ist auch wichtig, die laufende finanzielle Verpflichtung abzuwägen. Eine einmalige Softwareanschaffung – was heutzutage immer seltener vorkommt – würde erhebliche Vorlaufkosten bedeuten. Andererseits ist SaaS im Vorfeld zwar wesentlich kostengünstiger, bedeutet aber eine laufende finanzielle Verpflichtung. Außerdem müssen die Kosten für die Bereitstellung berücksichtigt werden, wenn der Käufer die Lösung vor Ort einsetzen will.
  • Wird das Unternehmen erheblichen Nutzen aus der Software ziehen? Eines der wichtigsten Dinge, die man bei jeder größeren Anschaffung oder Veränderung in der Unternehmensführung bedenken sollte, ist die Frage, ob diese Veränderung für das Unternehmen von Vorteil sein wird. Planungssoftware verbessert zweifellos die Leistungsfähigkeit und Kosteneffizienz der Planung in einem Unternehmen. Befindet sich das Unternehmen jedoch an einem Punkt, an dem diese Einsparungen ausreichend sind, um die Kosten für die Softwarelösung zu rechtfertigen?
  • Ist die Planungssoftware für die Größe des Unternehmens geeignet? Moderne Planungslösungen – vor allem SaaS-Management-Lösungen – bieten in der Regel skalierbare Lösungen. Ein Käufer, der eine Lösung für den lokalen Betrieb kauft, muss jedoch die Eignung dieser Lösung für sein Unternehmen prüfen. Ist es beispielsweise möglich, die Planungslösung mit dem erwarteten Wachstum des Unternehmens zu erweitern?
  • Lässt sich die Software mit anderen im Unternehmen verwendeten Lösungen integrieren? Vernetzte Systeme sind inzwischen ein Eckpfeiler der modernen Wirtschaft. Die Integrierbarkeit verschiedener Systeme ist ein wichtiger Faktor, um den Zeitaufwand und die Kosten für die Abwicklung von Aufgaben zu reduzieren. Wenn ein Abnehmer bereits mit Softwarelösungen arbeitet, lohnt es sich, eine Planungslösung zu finden, die sich in diese integrieren lässt, sofern es eine solche gibt. Im Fall von Planungssoftware wären die offensichtlichsten Beispiele die Kalenderanwendungen, die von den Mitarbeitenden verwendet werden, und Dinge wie etwa Warenwirtschaftssysteme.
  • Wie verarbeitet die Lösung Daten? Datenspeicherung ist ein zunehmend heikles Thema in der heutigen Welt. Käufer müssen sicherstellen, dass ihre Daten sicher gespeichert werden und sämtliche Praktiken den einschlägigen Vorschriften entsprechen. Für SaaS ist dies in der Regel kein Problem, da die Datenspeicherung in der Cloud-Umgebung erfolgt. Bei vor Ort installierten Lösungen muss darauf geachtet werden, dass alle Daten sicher sind, insbesondere wenn das System Kundendaten enthält.
  • Bietet der Anbieter technischen Support? Wann immer eine Organisation ein neues System einführt, bedeutet das eine Einarbeitungszeit. In vielen Fällen kann sich eine solche Schulung auf eine relativ kleine Auswahl von Beschäftigten beschränken, die das System benutzen werden. Bei Planungslösungen wird ein großer Teil der Belegschaft das System nutzen. Wenn man sich für eine Lösung mit gutem technischem Support entscheidet, kann man erheblich Kosten sparen, da man den Support nicht selbst leisten muss. Außerdem geht weniger Zeit verloren, weil die Beschäftigten nicht mit dem System zurechtkommen.

Die wichtigsten Trends im Bereich der Planungstools betreffen die Fernnutzung der eingesetzten Softwarelösungen. Mit der zunehmenden Verbreitung von Telearbeit und der Wahl von Cloud-nativer Software werden Unternehmenssoftwarelösungen immer zugänglicher, und die Auswahl an unterstützten Geräten wächst. Zu den wichtigsten Trends rund um Planungssoftware gehören:

  • Optimierung für Mobilgeräte: Mobiltelefone sind aus geschäftlichen und privaten Gründen zu einem festen Bestandteil unseres Alltags geworden. Smartphones machen fast die Hälfte des gesamten Online-Verkehrs aus. Daher ist es nur logisch, dass die Anbieter darauf achten, dass ihre Softwarelösungen auch auf dieser Plattform gut funktionieren. Diese Optimierung erfolgt zunehmend im Rahmen einer Kombination aus nativen Anwendungen und mobilfreundlichen Weboberflächen.
  • Cloud-basierte Verwaltungssysteme: Die Umstellung auf Cloud-native Softwarelösungen ist schon seit vielen Jahren zu beobachten. Da die Verfügbarkeit von Internetzugängen und die Zuverlässigkeit dieser Verbindungen zunehmen, wird es immer praktischer, Cloud-native Softwarelösungen einzusetzen. Dieser Trend wird sich voraussichtlich fortsetzen, da SaaS-Management-Lösungen immer mehr an Bedeutung gewinnen und die lokale Bereitstellung von Planungslösungen langsam zu einer Randerscheinung wird.
  • Stärkere Integration: APIs werden immer beliebter, und die Anbieter versuchen ständig, ihren Komfort und ihr Potenzial zu nutzen. Die Integration mit anderen verwandten Anwendungen ist eine der wichtigsten Ausdrucksformen dieses Ansatzes. Von der Integration mit Kalenderanwendungen bis hin zu Warenwirtschaftssystemen sollten Kaufwillige mehr Wert darauf legen, wie gut die Planungslösung eines Anbieters mit anderen Systemen zusammenarbeitet, auch mit Lösungen von Drittanbietern.
  • Mehr intelligente Automatisierung: Je mehr zuverlässig durch eine Softwarelösung automatisiert werden kann, desto mehr erleichtert die Software einem Unternehmen die Arbeit. Entscheidend ist jedoch die Verlässlichkeit. Wenn jemand eine automatisierte Aufgabe ständig überprüfen muss, um sicherzustellen, dass sie korrekt ausgeführt wird, macht es keinen Sinn, diese Aufgabe zu automatisieren. Man kann davon ausgehen, dass die Anbieter in den kommenden Jahren mehr Optionen für die Automatisierung anbieten werden.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, im Verzeichnis von Capterra ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

  1. Wie erstelle ich einen Dienstplan? Dienstplan-Vorlage in Excel zum Herunterladen (Zugriffsdatum: Donnerstag, 29. September 2022)

  2. Toolkit: Resource Scheduling Application Vendor and Product Data (Toolkit: Ressourcenplanungsanwendung – Anbieter- und Produktdaten) (Zugriffsdatum: Montag, 25. April 2022)