Was ist eine Planungssoftware?

Planungssoftware hilft Unternehmen bei der Buchung von Veranstaltungen, der Einplanung von Arbeitskräften, der Reservierung von Räumen und anderen Ressourcen. Unternehmen verwenden Planungsprogramme, um sowohl die interne als auch die externe Aktivitätenplanung mit Hilfe von Tools wie einem gemeinsamen Kalender und Funktionen für Prognose, Zuweisung und Ressourcenmanagement zu verwalten.

Vorteile von Planungssoftware

• Produktivitätssteigerung. Die Online-Planung spart Zeit und ermöglicht es den Nutzern, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, da Telefongespräche zur Planung von Treffen mit Stakeholdern nicht mehr erforderlich sind. Mit der Planungssoftware können Endnutzer Ressourcen unterwegs über eine mobile App-Funktionalität buchen, und Arbeitskräfte an entfernten Standorten können ihre Zeitpläne verwalten, ohne das Büro ihres Arbeitgebers zu besuchen.
• Verbesserung der Zusammenarbeit und Reduktion von Konflikten. Ein Planungssystem bietet eine zentralisierte Plattform, die alle Kalender speichert und alle notwendigen Änderungen vornimmt, damit die Nutzer stets auf demselben Stand sind. Zeitpläne sind für das gesamte Personal einer Organisation zugänglich, was die Zusammenarbeit verbessert, eine effiziente Ressourcennutzung ermöglicht und Planungskonflikte reduziert.
• Reduktion von Nichterscheinen. Die Planungssoftware kann automatische Erinnerungen per E-Mail und Textnachricht an die Teilnehmer senden. Durch die Integration der Kalenderanwendung erhalten Nutzer bei Planungskonflikten eine Warnmeldung. Diese Erinnerungen verhindern späte Absagen und Nichterscheinen, indem sie den Nutzern die Möglichkeit geben, ihren Termin innerhalb des Systems zu verschieben oder abzusagen.

Typische Funktionen einer Planungssoftware

• Kalenderverwaltung: Verwaltung und Erstellung von Zeitplänen mit mehreren Kalendern.
• Onlinebuchung: Möglichkeit für Nutzer, Termine online über mobile Geräte, Buchungsportale und/oder Kioske zu planen.
• Gruppenplanung: Automatisches Auffinden verfügbarer Besprechungstermine in mehreren Kalendern für Nutzer.
• Automatisierte Planung: Überprüfung der Ressourcenverfügbarkeit, um automatisch Zeitpläne basierend auf Geschäftsanforderungen, Mitarbeiterverfügbarkeit und Qualifikationen zu erstellen.
• Zeitplanung in Echtzeit: Möglichkeit für Nutzer, einen Termin zu planen und Buchungen basierend auf der Echtzeit-Verfügbarkeit vorzunehmen.

Tipps für den Kauf von Planungssoftware

• Business Intelligence und Berichterstattung. Da Führungskräfte für eine effektive Planung die Teamleistung und die Ressourcenauslastung genau im Auge behalten müssen, sollten sie Planungsprogramme in die engere Wahl ziehen, die die Ressourcenauslastung verfolgen und Einblicke in die Leistung und Auslastung bzw. entsprechende Kennzahlen bieten. Diese Metriken können verwendet werden, um betriebliche Probleme wie Überstunden, Nichterscheinen und Unterauslastung von Ressourcen zu reduzieren. Kleine Unternehmen mit größeren Anforderungen können nach Lösungen suchen, die Dashboards und Berichtsfunktionen bieten.
• Mobiler Zugriff. Kleine Unternehmen können ihr Wachstum beschleunigen, indem sie digitale Initiativen wie das Mitbringen eines eigenen Geräts (BYOD) nutzen. Um von solchen Initiativen in vollem Umfang zu profitieren, müssen Unternehmen jedoch auf eine Kultur hinarbeiten, die es dem Personal erlaubt, von überall aus zu arbeiten. Unternehmen, die solche Änderungen erwägen, sollten Programme, die mobilen Zugriff bieten, in die engere Wahl ziehen und die Fähigkeiten aller angebotenen mobilen Anwendungen bewerten, bevor sie eine Kaufentscheidung treffen.

Relevante Trends in der Planungssoftware

• Einführung von Scheduling-System-Bots. Für kleine Unternehmen kann es schwierig sein, im Wettbewerb zu bestehen, wenn sie keine Tools mit künstlichen Intelligenz (KI) einsetzen. Untersuchungen zufolge planen sieben von zehn Kleinunternehmen, in den nächsten ein bis zwei Jahren eine Technologie für dialogorientierte Nutzerschnittstellen einzuführen. KI-basierte Chatbots werden bald in der Lage sein, mit der Kundschaft zu interagieren und ihr bei der Terminplanung zu helfen.
• Rasche Fortschritte bei den Technologien des maschinellen Lernens. Tools für das maschinelle Lernen bewegen sich über die Bewältigung kleiner Aufgaben hinaus hin zur Verwaltung ganzer Prozesse. Technologiegiganten wie Apple, Amazon, Facebook, Google und Microsoft investieren stark in die Forschung und Entwicklung solcher Tools. Gepaart mit gebrauchsfertigen Innovationen von Start-ups gibt es unter den Technologien des maschinellen Lernens inzwischen revolutionäre Lösungen.

Untersuchungen zufolge wird die Hälfte der Kleinunternehmen in den nächsten ein bis zwei Jahren Anwendungsfälle für maschinelles Lernen in ihrer IT-Infrastruktur haben. Ein intelligenteres Planungstool, unterstützt durch prädiktive maschinelle Lerntechnologien, wird Angebot und Nachfrage genau vorhersagen und das Management in die Lage versetzen, zeitnahe Entscheidungen zu treffen und die Unternehmensleistung zu optimieren.