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Workflow Management Systeme

Ein Workflow Management System oder Workflow Management Software koordiniert den Arbeitsablauf und stellt sicher, dass Änderungen ordnungsgemäß implementiert werden. Ein Workflow System bietet eine kollaborative Umgebung, in der Unternehmen ihre Prozesse einfach überwachen und bewerten können. Schweizer Unternehmen nutzen Workflow Tools, um ihre Geschäftsumgebung zu koordinieren, sofortigen Zugriff auf korrekte und aktuelle Daten zu Projekten und Performance zu bieten, Änderungen zu planen und zu synchronisieren und die Effektivität von Geschäftsstrategien zu testen. Workflow Software ist mit Business Process Management, Anforderungsmanagement Software und Projektmanagement Software verbunden.

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Die BIC-Plattform enthält eine ganzheitliche Automatisierungslösung, die manuelle Aktivitäten in digitale, ausführbare Workflows umwandelt. Erfahre mehr über BIC Platform
Mit der BIC-Plattform als Automatisierungstool kannst du deine manuellen, papierbasierten und sich wiederholenden Aktivitäten schnell in digitale Formulare, ausführbare Workflows und von Bots automatisierte Aufgaben umwandeln. Die Workflows werden bereits ab der domänenorientierten Modellierung und ohne Programmieraufwand automatisiert. Erfahre mehr über BIC Platform

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Umfangreiche Workflow-Suite inkl. Workflow-Designer, Workflow-Editor, Formular-Editor, Endbenutzer-Portal etc. Langjährige Erfahrung. Erfahre mehr über Enterprise Workflow Engine
Umfangreiche Workflow-Suite inkl. Workflow-Designer, Workflow-Editor, Formular-Editor, Endbenutzer-Portal etc. 20 Jahre Erfahrung im Bereich Workflowmanagement-Software. Einfache Bedienung, da das Prozess-Diagramm automatisch gezeichnet wird. Um bis zu 90% schnellere Prozessumsetzung durch Erweiterung von Basis-Prozessen. Die möglichen Einsatzbereiche sind nahezu unbegrenzt: Beschaffung, IT-Administration, Finanzwesen und Buchhaltung, Kundenservice, HR, Vertrieb, Lagerhaltung, Gebäudemanagement, Logistik, Kundenverwaltung, Schulungswesen etc. Erfahre mehr über Enterprise Workflow Engine

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MARMIND® ist eine Marketing-Resource-Management-Lösung, die Pläne, Budgets und Ergebnisse in einer Plattform kombiniert. Erfahre mehr über MARMIND
MARMIND ist eine Plattform für das Marketing-Resource-Management, die es Vermarktern überall ermöglicht, Ressourcen zu optimieren und Ergebnisse zu maximieren. MARMIND ist ein MRM (Marketing Resource Management), das nahtlose Workflows für die Planung, Budgetierung und Ergebnisanalyse über Punktlösungen hinweg erstellt und es Unternehmen ermöglicht, bessere Entscheidungen zu treffen. Erfahre mehr über MARMIND

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JIRA ist ein komplett ausgestattetes Workflow-Management-Tool für Teams, um großartige Produkte zu planen und herzustellen. Erfahre mehr über Jira
JIRA ist das Workflow-Management-Tool für Teams, um großartige Produkte zu planen und herzustellen. Tausende von Nutzern wählen JIRA, um Probleme zu erfassen und zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen und die Team-Aktivität zu verfolgen. An deinem Schreibtisch oder unterwegs hilft JIRA deinem Team, dank der neuen mobilen Schnittstelle, seinen Job zu erledigen. Erfahre mehr über Jira

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Ein Tool von jetBrains zur Problemverfolgung & zum agilen Projektmanagement. Unterstützt Scrum und Kanban. Cloud oder vor Ort. Kostenlos für 10 Benutzer. Erfahre mehr über YouTrack
Agiles Projektmanagement-Tool von JetBrains. YouTrack dient als alleiniger Ort, um deine Projekte zu verwalten, Arbeit für zukünftige Versionen , Sprints und Iterationen zu planen, und deine täglichen Aufgaben, Fehler und Kundenwünsche zu verfolgen. Es spricht deine Sprache und ist so flexibel, Deinen genauen Prozess zu verfolgen. Unterstützt Scrum und Kanban. Cloud oder vor Ort. Kostenlos für 10 Benutzer. Erfahre mehr über YouTrack

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rexx systems bietet das Gesamtpaket, um alle HR Maßnahmen zu vereinfachen. Die rexx Suite kombiniert Bewerbermanagement (Recruiting), Human Resources und Talent Management. Erfahre mehr über rexx systems
rexx systems bietet das Gesamtpaket, um alle HR Maßnahmen zu vereinfachen. Die rexx Suite kombiniert Bewerbermanagement (Recruiting), Human Resources und Talent Management. Über 2.600 Kunden vertrauen auf HR Software von rexx systems – europaweit. Mit der rexx Suite erhalten Sie die All-in-One Lösung für Ihre HR-Maßnahmen: Personalmanagement, digitale Personalakte, Zeitwirtschaft, Recruiting, Onboarding, Performance Management, Compensation & Benefits, Skillmanagement, Nachfolge- und Karriereplanung. Erfahre mehr über rexx systems

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MaintainX ist eine Mobile-First-Software zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen und -verfahren, die die Effizienz erhöht und Echtzeiteinblicke ermöglicht. Erfahre mehr über MaintainX
MaintainX ist eine Mobile-First-Software zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Verfahren, mit der Frontlineteams wissen, was sie tun müssen und wie sie es tun sollen. Die Lösung kann Folgendes digitalisieren und aus der Zwischenablage entfernen: – Sicherheitsverfahren – Umweltchecklisten – Werkzeug- und Messgeräteberichterstattung – Wartungsverfahren – Audit-/Inspektionsworkflows – Schulungs-Checklisten Die Lösung hilft Führungskräften dabei, effizienter zu werden, indem sie Unternehmenseinblicke aus dem Außendienst in Echtzeit liefert. Erfahre mehr über MaintainX

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Hilft u. a. bei der Optimierung von Dokumentenworkflows und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei klinischen Studien. Erfahre mehr über Florence eBinders
Digitalisiere mit Florence eBinders™ alle Workflows im Zusammenhang mit essenziellen Dokumenten und biete allen Geldgebenden Fernzugriff für den Studienstart, die Überwachung und die Überprüfung von Quelldaten. 10.000 Forschungsstandorte vertrauen auf eBinders. Erstelle, bearbeite, verteile, erfasse, unterzeichne und überprüfe alle Investigator Site Files, elektronischen Protokolle und Teilnehmerordner elektronisch auf einer einzigen Plattform. Beschleunige den Studienstart um bis zu 40 %. Erfahre mehr über Florence eBinders

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WorkTogether bietet alles, was du brauchst, um die Abläufe in deiner Organisation zu vereinfachen, Zeit und Geld zu sparen und dein Unternehmen produktiver zu machen. Erfahre mehr über WorkTogether
WorkTogether ist eine Intranet-Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, Genehmigungsprozesse zu erstellen, ohne Code schreiben zu müssen, Arbeitsgruppen, Teamprojekte und Büroaktivitäten zu verwalten, die interne Kommunikation neu zu gestalten, Mitarbeitende einzubinden und eine Wissensdatenbank aufzubauen. Mehr als 40 vollständig konfigurierbare Module, um alle Geschäftsanforderungen abzudecken. WorkTogether bietet alles, was du brauchst, um die Abläufe in deinem Unternehmen zu vereinfachen, Zeit und Geld zu sparen und dein Unternehmen schneller und produktiver zu machen. Erfahre mehr über WorkTogether

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OptimalFlow ist eine italienische BPM-Plattform (Business Process Management) für die Verwaltung und Automatisierung von Genehmigungs-, Organisations- und Governance-Prozessen. Erfahre mehr über OptimalFlow
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Die BPM-Suite Aeneis bietet ein intuitives Prozessmanagement und bindet das gesamte Unternehmen und alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aktiv mit ein. Erfahre mehr über Aeneis
Die BPM-Suite Aeneis bietet ein intuitives Prozessmanagement. Aeneis ist modular um zahlreiche Einsatzszenarien erweiterbar und umfasst Lösungen zu IMS-, Workflow-, Audit-, Compliance-, Informationssicherheits-, Risiko-, Strategie- und Ideenmanagement, darüber hinaus bietet Aeneis Module zur DSGVO und GoBD. Mit SmartEdit, SmartModel, dem WebModeller und dem Collaborations-Paket bietet Aeneis zudem flexible Modellierungsmöglichkeiten, für den einfachen Einstieg aller User in das BPM-Tool. Erfahre mehr über Aeneis

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Ein visuelles Collaboration-Tool, das auf spielerische, flexible und lohnenswerte Weise eine gemeinsame Perspektive für dein Team bei jedem Projekt schafft.
Von Vertrieb und Marketing bis hin zu Personalabteilungen und Betrieben können Teams Trello entwerfen und an ihre individuellen Bedürfnisse und Arbeitsstile anpassen. Mit mehr als 100 Integrationen in andere wichtige Tools wie Google Drive, Slack, Jira usw. ist Trello ein mit Leben gefüllter Projektknotenpunkt für teamübergreifende Zusammenarbeit, egal wo deine Arbeit stattfinden muss. Trello bringt Freude an der Teamarbeit, indem es transparent ist und board- und teamübergreifend genutzt werden kann. Erfahre mehr über Trello

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Weltweit vertrauen Millionen auf Basecamp - alles an einem Ort, was du brauchst, um deine Arbeit zu erledigen.
Gruppen-Chat allein ist nicht genug. Basecamp kombiniert *alle* die Tools, die Teams zusammen an einem Ort brauchen: Message-Boards, Termine, To-do-Listen, Gruppen-Chat, Dokumente und Dateispeicher und vieles mehr. Statt überall verstreuten Sachen, findest du alles, an dem du gerade arbeitest, an einem optiminierten, organisierten Platz. Jeder weiß, was zu tun ist. Nichts wird durch die Ritzen schlüpfen. Du weißt immer ganz genau, was los ist. Erfahre mehr über Basecamp

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Asana hilft dir auf einfache Art und Weise, die Arbeit deines Teams zu organisieren und zu verwalten. Erfahre, warum mehr als 9.000 Kunden Asana mit 4,5 von 5 Sternen bewerten.
Asana ist ein Workflow-Management-Tool, das Teams hilft, ihre Arbeit zu orchestrieren, von täglichen Aufgaben bis hin zu strategischen Initiativen. Mit Asana kannst du all deine Arbeiten an einem Ort verbinden und Teams überall zusammenbringen. Von Listen über Boards bis hin zu Kalendern und Gantt-Diagrammen – organisiere die Arbeit auf deine Weise. Schließe dich mehr als 107.000 zahlenden Organisationen und Millionen von Teams in 190 Ländern an, die Asana nutzen, um mehr zu erreichen. Starte Asana in wenigen Minuten. Erfahre mehr über Asana

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Zoho CRM bietet Unternehmen eine komplette Lösung für das Kundenbeziehung-Lebenszyklus-Management
Zoho CRM ermöglicht kleinen bis großen Unternehmen dank einer umfassenden Customer-Relationship-Lifecycle-Management-Lösung die Verwaltung des unternehmensweiten Vertriebs, Marketings und Kundenbetreuung sowie Service- und Bestandsverwaltung über ein einziges System. Erfahre mehr über Zoho CRM

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Erstelle nutzerdefinierte und automatische Workflows, um die Prozesse deines Teams mit der offenen Plattform von monday.com zu rationalisieren.
Der einfachste Weg zur Steigerung der Produktivität ist monday.com Work OS, die Echtzeit-Informationsquelle, auf die sich dein Team bei allen täglichen Prozessen verlassen kann. Mit No-Code-Automatisierungen kannst du den Workflow deines Teams auf Autopilot setzen, damit sie sich auf sinnvolle Aufgaben konzentrieren können. In der Zwischenzeit sorgen nutzerdefinierte Warnungen, automatische Statusaktualisierungen und Projektabläufe dafür, dass dein Team die Prioritäten im Auge behält, damit du deine Termine stets einhältst. Erfahre mehr über monday.com

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ClickUp ist eine wunderschöne, intuitive Plattform, die Frustration beim Arbeiten mit anderen Personen eliminiert. ClickUp ist die am besten bewertete App 2017.
ClickUp ist eine einfach und intuitiv zu bedienende Plattform für die Verwaltung aller Arten von Projekten. Das Hauptziel von ClickUp ist, die durch das derzeitige Projektmanagement-Ökosystem verursachte Frustration, Ineffizienzen und Verbindungsabbrüche zu beseitigen. Perfekt für diejenigen, die andere Projektmanagementplattformen als zu einfach oder zu komplex empfinden. Was Slack im Bereich Kommunikation erreicht hat, setzt ClickUp nun mit seinem außergewöhnlichen Design und der positiven Nutzererfahrung im Bereich Projektmanagement um. Erfahre mehr über ClickUp

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Smartsheet ist eine Plattform für die Ausführung von Online-Arbeiten, mit der Unternehmen jeder Größe ihre Arbeit planen, verwalten, automatisieren und Berichte erstellen können.
Smartsheet, eine Online-Plattform zur Ausführung von Projekten, ermöglicht Projektmanagement und Zusammenarbeit, die das Arbeiten von Teams neu definiert. Die benutzerfreundliche Oberfläche, zusammen mit File-Sharing, Gantt-Diagrammen, Kanban-Ansicht und Arbeitsautomatisierungsfunktionen, hat dazu beigetragen, dass es schnell zu einer beliebten Business-App für Produktivität wurde. *Google Marketplace App des Jahres 2015 *Microsoft Office 365 App des Jahres 2015 *Gartner Cool Vendor 2015 – Projekt- und Portfoliomanagement Erfahre mehr über Smartsheet

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Microsoft Visio ist eine Diagrammerstellungslösung, die dabei hilft, datenvernetzte Geschäftsprozessabläufe zu visualisieren, Remote-Teamwork zu stärken und vieles mehr.
Microsoft Visio ist eine Diagrammerstellungslösung mit einer robusten Bibliothek von Vorlagen und Formen, Datenkonnektivitätsfunktionen und integrierten Kollaborations-Tools, mit denen Remote-Mitarbeitende und -Teams überall arbeiten können. Erstelle eindrucksvolle Visualisierungen mithilfe der bereitgestellten Formen und Starter-Dateien. Ist Kollaboration wichtig für dein Unternehmen? Bearbeite online gespeicherte Diagramme gleichzeitig mit Teammitgliedern über einen Webbrowser und arbeite überall sicher und unkompliziert mit anderen zusammen. Verbinde sogar Diagramme mit Echtzeitdaten, um schnell Entscheidungen treffen zu können. Erfahre mehr über Visio

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Zapier ist die Automatisierung für viel beschäftigte Menschen. Es bewegt automatisch Informationen zwischen Web-Apps, so dass Du Dich auf Deine wichtigsten Arbeiten konzentrieren kannst.
Zapier verleiht Dir Internet-Superkräfte, um Web-Anwendungen von Asana bis hin zu Zoho CRM zu verwenden, zu integrieren und zu automatisieren. Erfahre mehr über Zapier

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Wrike ist eine Arbeitsverwaltungssoftware, der mehr als 20.000 Unternehmen vertrauen. Rationalisiere dein Dokumentenmanagement mit cloud-basierter, kontextbasierter Dateispeicherung. Teile Dokumente in nutzerdefinierten Antragsformularen und Aufgaben, verkürze deine Genehmigungszyklen durch visuelle Prüfung und kennzeichne Teamkollegen schnell für jede Dateianfrage. Beschleunige deine Bereitstellung mit über 400 Integrationen von Wrike, einschließlich anderer Dokumenten-Management-Systeme. Dokumente sind leicht zu finden und Aufgabendiskussionen und Aktualisierungen können in Sekundenschnelle eingesehen werden. Erfahre mehr über Wrike

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Cloudbasierte und On-Premise-Projektmanagementlösung, mit der Unternehmen jeder Größe Notizen, Aufgaben, Projekte, Datenbanken und mehr verwalten können.
Notion ist ein All-in-one-Arbeitsbereich für Notizen, Projektmanagement, Dokumente und Kollaboration. Zehntausende Teams und Unternehmen nutzen die Lösung, um ihren Mitarbeitenden einen Ort zu bieten, an dem sie sich auf dem Laufenden halten und zusammenarbeiten können. Durch die Zusammenführung aller Arbeiten und Kenntnisse und die hohe Anpassungsfähigkeit schafft Notion Fokus und Transparenz. Gleichzeitig sorgt die Lösung für eine Konsolidierung von Tools, Zeiteinsparungen und Produktivitätssteigerungen bei Teams jeder Größe. Erfahre mehr über Notion

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Mit der Online-Diagrammanwendung kannst du auf einfache Weise professionelle Diagramme erstellen und freigeben.
Mit der Online-Diagrammanwendung kannst du auf einfache Weise professionelle Diagramme erstellen und freigeben. Vom Systemdesign über das Brainstorming bis hin zum Projektmanagement werden alle deine Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen unterstützt. Deshalb entscheiden sich Millionen von Nutzern für Lucidchart. Erfahre mehr über Lucidchart

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Airtable ist die Datenbank, die jeder mit einer ansprechenden Tabellen-Oberfläche verwenden kann.
Airtable ist unsere Bezugsdatenbank. Mit einer tabellenähnlichen Schnittstelle, die jeder benutzen kann, Echtzeit-Zusammenarbeit und Rich-Features wie Dateianhängen und Reporting, ist Airtable die freundlichste moderne Datenbank. Erfahre mehr über Airtable

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Jotforms PDF Editor wandelt die gesammelten Daten automatisch in professionelle, großartig aussehende PDFs um. Verwende den PDF-Editor zum einfachen Herunterladen und Speichern.
Das Erstellen von PDFs aus Formularantwortdaten ist umständlich. Ein professionelles Design dieser Dateien anzupassen oder einfach nur das Senden in einer E-Mail an Kollegen, Lieferanten und Kunden kann eine Herausforderung sein oder zumindest jemanden mit besonderen Fähigkeiten erfordern. Jotform wurde von Nutzern über all diese Schwierigkeiten informiert und hat gehandelt. Der einfachste Online-Formularersteller liefert eine Antwort auf diese Probleme. Das Beste daran – es ist kein Programmieren erforderlich. Erfahre mehr über Jotform

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Workflow Management Systeme: Ratgeber

Einführung

Workflow Management Systeme sind Softwarelösungen, die entwickelt wurden, um Personen und Unternehmen bei der Verwaltung der täglichen Arbeitsabläufe zu unterstützen. Diese Programme ermöglichen es Unternehmen außerdem, ihre Prozesse zu analysieren oder zu bewerten, die Leistung zu beurteilen, Fortschritte zu verfolgen und den Status einzelner Projekte zu überwachen. Darüber hinaus können Führungskräfte diese Softwarelösungen nutzen, um die Einhaltung von Vorschriften zu verwalten und die Zusammenarbeit zu verbessern. Dies ist besonders in Situationen wichtig, in denen mehrere Abteilungen zusammenarbeiten müssen.

Ein Workflow bezieht sich auf eine wiederholbare Abfolge von Schritten, Aktionen oder Aktivitäten, die ausgeführt werden sollten, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Durch die Erstellung von Workflows wird dem Personal ein Rahmen zur Verfügung gestellt, auf den es sich beziehen kann, während Geschäftsprozesse standardisiert werden und für ein gewisses Maß an Konsistenz gesorgt wird.

Letztendlich helfen Workflow Management Tools Unternehmen und ihren Führungsteams, die täglichen Arbeitsabläufe zu überwachen, den Teammitgliedern die Anleitung zu geben, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv auszuführen, und die allgemeine Koordination von Personal und Teams zu verbessern. Darüber hinaus können die Funktionen von Workflow Management Softwaresystemen in Situationen von Vorteil sein, in denen Änderungen an Prozessen eingeführt, erklärt und umgesetzt werden müssen.

Workflow Management Systeme werden vor allem von Unternehmen eingesetzt. Die Software kann jedoch von Organisationen aller Art genutzt werden, einschließlich Wohltätigkeitsorganisationen, akademischen Einrichtungen und allen anderen Gruppen von Personen, die bestimmte Arbeitsabläufe überwachen müssen. Aufgrund ihrer Funktionen und Hauptanwendungen werden Workflow Tools oft in die gleiche Kategorie eingeordnet wie Lösungen für BPM-Tools, Projektmanagement Tools und Collaboration Tools. In vielen Fällen können Workflow Management Lösungen mit diesen anderen Tools integriert werden, was eventuelle Schwierigkeiten reduziert. Die Integration von externen Quellen ist gängige Praxis, denn die gemeinsame Nutzung von Informationen kann Unternehmen helfen, Daten zu vereinfachen und zu konsolidieren.

Obwohl Workflow Management Lösungen darauf ausgelegt sind, Unternehmen bei der Verwaltung und Nachverfolgung von täglichen Abläufen und definierten Aufgabenabfolgen zu unterstützen, gibt es erhebliche Unterschiede in Bezug auf den Umfang der angebotenen Funktionen. Viele Workflow Management Programme enthalten Funktionen für die Personaleinsatzplanung, das Projektmanagement und die Projektplanung. Dennoch gibt es einige gemeinsame Merkmale, die Workflow Software ausmachen. In der Regel kannst du mit dem Erwerb einer solchen Software Folgendes erledigen:

  • Einrichten von Automatisierungen für sich wiederholende, vorhersehbare oder unnötig zeitaufwendige Aktivitäten innerhalb eines Arbeitsablaufs
  • Erstellung und Bearbeitung der Schritte in einem Workflow mithilfe eines grafischen Workflow-Editors
  • Zugriff auf aktuelle Berichte und Leistungsdaten, zur Analyse der einzelnen Arbeitsabläufe
  • Verwaltung der Genehmigungsprozesse, Festsetzung von Fristen und Bereitstellung von Optionen für die Zusammenarbeit im Team.

Was sind Workflow Management Systeme?

Workflow Management Systeme – auch bekannt als Workflow Management Software - sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Definition von Prozessen und der Verwaltung des täglichen Betriebs helfen. Dies wird in erster Linie durch die Erstellung von visuellen Workflows erreicht, in denen die verschiedenen Schritte aufgeschlüsselt sind, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder eines bestimmten Geschäftsprozesses durchgeführt werden müssen. Diese wiederholbaren Schritte können dann als Rahmen für das Personal dienen, wenn die betreffende Aufgabe oder der betreffende Prozess in Zukunft ausgeführt werden muss. Dies sorgt für ein gewisses Maß an Standardisierung und Konsistenz und hilft dem Personal, den Überblick zu behalten.

Der Erwerb von Workflow Software ermöglicht es Unternehmen, die auszuführenden Verfahren klar zu definieren und Geschäftsprozesse zu analysieren. Auf diese Weise kann die Leistung nachverfolgt und können Änderungen vorgenommen werden. Darüber hinaus setzen Workflow Management Lösungen in der Regel stark auf Automatisierung, bei der einige der vorhersehbaren oder sich wiederholenden Aufgaben automatisch ausgeführt werden, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Der Einsatz von Workflow Management Systemen kann außerdem dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Koordination zwischen den Abteilungen zu verbessern. Obwohl Workflow Management Lösungen meist von Unternehmen eingesetzt werden, können sie in jeder Organisation nützlich sein, die Arbeitsabläufe definiert hat und Aufgaben auf eine bestimmte Art und Weise ausführen möchte. Dazu gehören gemeinnützige Organisationen, Schulen, Krankenhäuser sowie wissenschaftliche und forschungsorientierte Organisationen.

Welche Vorteile bieten Workflow Management Systeme?

Die Vorteile von Workflow Management Systemen sind vielfältig, aber bauen vor allem auf der Idee von Effizienz, Automatisierung und der Schaffung von definierten Rahmenbedingungen für Geschäftsprozesse auf. Diese Schwerpunktbereiche haben wiederum verschiedene potenzielle Auswirkungen auf Unternehmen und sonstige Organisationen. Vor diesem Hintergrund werden im Folgenden einige der wichtigsten und konkreten Vorteile des Einsatzes von Workflow Management Software erläutert:

  • Erhöhung der Produktivität: Einer der wichtigsten Gründe für die Anschaffung hochwertiger Workflow Systeme ist die Möglichkeit, die Produktivität in einem Unternehmen zu steigern, und das kann aus vielen Gründen geschehen. Zunächst einmal kann Workflow Management dem Team helfen, sich darüber klar zu werden, welche Schritte es befolgen muss, um einen Prozess, eine Aufgabe oder eine Aktivität zu erledigen. Die klare Definition von Workflows kann dazu beitragen, Verzögerungen zu vermeiden, die immer dann entstehen, wenn Teammitglieder nachfragen müssen, was als Nächstes zu tun ist. Zweitens können viele Aspekte eines Arbeitsablaufs automatisiert werden, d. h. Aktionen werden automatisch ausgeführt, auch wenn keine Person verfügbar ist, um sich darum zu kümmern. Drittens können die Berichte und Analysen von Workflow Management Software Unternehmen dabei helfen, ineffiziente Prozesse zu erkennen und zu korrigieren.
  • Effiziente Genehmigungen: Genehmigungen sind in den meisten modernen Unternehmen unverzichtbar, und eine Vielzahl von Arbeitsabläufen beinhaltet mindestens eine Genehmigungsphase, die durchlaufen werden muss. Durch die Integration von Management Software kann der Genehmigungsprozess verwaltet und effizienter gestaltet werden. Dies kann automatische Genehmigungen für bestimmte Arbeitsabläufe, manuelle Genehmigungen für andere oder sogar eine Kombination aus manuellen und automatischen Genehmigungen beinhalten, wobei Regeln für Situationen erstellt werden, in denen der Genehmigungsprozess umgangen werden kann. Dadurch werden die Geschäftsvorgänge beschleunigt und unnötige Verzögerungen vermieden.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Zusammenarbeit ist am Arbeitsplatz unverzichtbar, und kann viele Formen annehmen. Die Zusammenarbeit kann zum Beispiel innerhalb eines einzelnen Teams oder einer Abteilung oder auch abteilungsübergreifend erfolgen. Darüber hinaus kann die Zusammenarbeit auch zwischen verschiedenen Niederlassungen desselben Unternehmens oder sogar zwischen mehreren getrennten Organisationen stattfinden. Unabhängig davon muss die Zusammenarbeit so reibungslos wie möglich ablaufen, und Workflow Management Lösungen können dabei helfen. Mit Workflow Management Tools haben alle Beteiligten einen klaren Überblick darüber, was erledigt werden muss, wann es erledigt werden muss und wann eine Genehmigung erforderlich ist. Ein Rahmenwerk kann besonders wichtig sein, wenn verschiedene Abteilungen, Niederlassungen oder Unternehmen Prozesse auf unterschiedliche Weise durchführen.
  • Standardisierung: Und schließlich kann Workflow Management Software dazu beitragen, Geschäftsprozesse bis zu einem gewissen Grad zu standardisieren. Dazu kann gehören, dass jedes Mal die exakt gleichen Schritte befolgt werden und dass Aktionen zur gleichen Zeit im Prozess ausgeführt werden. Die Erstellung von Arbeitsabläufen hilft dabei, die auszuführenden Schritte zu dokumentieren und klar zu definieren und kann eventuelle Unklarheiten beseitigen. Außerdem kann die Automatisierung dazu beitragen, Prozesse zum richtigen Zeitpunkt voranzubringen. Insgesamt ist dies besonders wichtig bei allen Aufgaben, Aktivitäten oder Geschäftsprozessen, die konsistente Ergebnisse liefern müssen.

Über welche Funktionen verfügen Workflow Management Systeme?

Die Funktionen der Workflow Management Systeme unterstützen Unternehmen bei der Erstellung klar definierter Arbeitsabläufe. Diese Abfolgen bieten einen klaren Rahmen für die Teammitglieder, an dem sie sich orientieren können, und können dazu beitragen, ein gewisses Maß an Konsistenz bei der Arbeit zu gewährleisten. Die Funktionen der Workflow Management Systeme gehen jedoch meist noch einen Schritt weiter. Obwohl es erhebliche Unterschiede gibt, bieten die meisten hochwertigen Lösungen im Allgemeinen folgende Funktionen:

  • Workflow-Konfiguration: Darstellung eines Prozesses oder einer Geschäftsaktivität in einer Abfolge von Schritten oder Erstellung komplexerer Prozessabläufe. Ein Prozessablauf kann auch verschiedene Abschnitte haben, die Verzweigungsmöglichkeiten innerhalb des Workflows schaffen. Wenn etwas die Genehmigungsphase eines Workflows erreicht, könnten zum Beispiel bestimmte Aktivitäten die manuelle Genehmigung eines leitenden Teammitglieds erfordern, während andere für eine automatische Genehmigung geeignet sind. Komplexere Arbeitsabläufe können auch mehrere Schritte umfassen, die gleichzeitig erfolgen müssen, was zu parallelen Verzweigungen im Workflow führt. Letztendlich sollten die Nutzer mit der Komponente für die Workflow-Konfiguration dieses Softwarepakets alles konfigurieren können, von einfachen sequenziellen Workflows bis hin zu sehr viel komplexeren Prozessen. Außerdem können Workflows in der Regel mithilfe von Drag-and-Drop-Steuerungen erstellt werden.
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen: Automatisierung der häufigsten, vorhersehbaren oder sich wiederholenden Geschäftsprozesse innerhalb eines Workflows. Der Einsatz von Automatisierung kann Arbeitsabläufe beschleunigen, da Verzögerungen vermieden werden, die dadurch entstehen, dass Personal verfügbar sein muss und manuelle Bestätigungen oder Genehmigungen erforderlich sind, bevor man zum nächsten Schritt übergehen kann. Mit den besten Softwarelösungen können auch spezifische Regeln festgelegt werden, die bestimmen, wann die Automatisierung erfolgen und was automatisch geschehen soll. Dadurch wird auch mehr Zeit für das Personal frei, die dann für komplexere Aufgaben eingesetzt werden können, was die Produktivität insgesamt erhöht.
  • Aufgabenmanagement: Erstellung einer Liste der notwendigen Aufgaben für jeden Arbeitsablauf und kontinuierliche Überwachung des Fortschritts im Laufe der Zeit. Die Komponente zur Aufgabenverwaltung einer Workflow Management Software sollte es ermöglichen, einzelne Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen. Das bedeutet, dass Führungskräfte und andere leitende Teammitglieder genau sehen können, wo ihre Teams stehen, was bereits erledigt wurde, was noch zu tun ist und wie lange der gesamte Prozess voraussichtlich dauern wird.
  • Zugriffskontrollen/-genehmigungen: Einrichtung von Zugriffskontrollen und Verwaltung von Berechtigungen, sodass nur berechtigtes Personal auf Workflows zugreifen können. Dies ist wichtig, da einige Arbeitsabläufe sensible Informationen enthalten, die nicht für alle Augen innerhalb eines Unternehmens bestimmt sind. Die besten Lösungen auf dem Markt ermöglichen es Führungskräften, Berechtigungen auf der Grundlage von Jobrollen und auf individueller Ebene festzulegen. So können zum Beispiel alle Personen in einer bestimmten Rolle aufgefordert werden, Workflows zu sehen, die für sie relevant sind. Das bedeutet aber auch, dass bestimmten Personen die Erlaubnis zum Zugriff oder zur Bearbeitung von Workflows entweder erteilt oder entzogen werden kann.
  • Freigabeprozess-Kontrolle: Die Verwaltung der verschiedenen Phasen eines Genehmigungsprozesses, sodass der Arbeitsablauf so effizient wie möglich ist und gleichzeitig alle notwendigen Prüfungen berücksichtigt werden. Die Komponente zur Kontrolle des Freigabeprozesses ermöglicht es, für jeden Workflow einen alternativen Freigabeprozess zu implementieren. Darüber hinaus lassen sich Benachrichtigungen einrichten, sodass die zuständigen Teammitglieder benachrichtigt werden, wenn die Genehmigung erteilt wurde und ein Prozess in die nächste Phase übergehen kann.
  • Kalenderverwaltung: Verlaufsverfolgung von Aufgaben und Verwaltung von Fristen und Fälligkeitsterminen. Die Komponente für die Kalenderverwaltung einer Softwarelösung ermöglicht es Nutzern in der Regel, Fristen anhand eines internen Kalenders anzuzeigen, der nach Monaten, Tagen und sogar Stunden gegliedert sein kann. In vielen Fällen lassen sich auch Benachrichtigungen einrichten, die die Nutzer auf auszuführende Aktionen oder bevorstehende Fristen hinweisen. Die besten Softwarepakete bieten zudem Integrationsmöglichkeiten mit Kalenderanwendungen von Drittherstellern, wie Google Calendar oder Microsoft Outlook.
  • Berichterstattung/Analyse: Überwachung der zentralen Leistungsindikatoren und Zugriff auf aktuelle Analysedaten zur Optimierung von Produktivität und Unternehmensleistung. Wenn ein neuer Workflow erstellt wird, muss man wissen, wie er in der Praxis funktioniert. Das bedeutet, dass man verfolgen muss, wie lange ein Prozess dauert, welche Phasen des Prozesses am längsten dauern und wo es möglicherweise Probleme gibt. Mithilfe von Berichten und Analysen kann man erkennen, welche Prozesse gut funktionieren und welche länger als vorgesehen dauern. Außerdem wird es viel einfacher, Arbeitsabläufe auf der Grundlage realer Ergebnisse zu optimieren.
  • Grafischer Workflow-Editor: Erstellung klarer, präziser und ästhetisch ansprechender Arbeitsabläufe mit einem grafischen Workflow-Editor. Das entscheidende Merkmal dieser Funktion ist die Möglichkeit, zu sehen, wie der Workflow aussehen wird, während er noch erstellt und bearbeitet wird. In der Vergangenheit war die Erstellung von Arbeitsabläufen oft mit komplexer Codierung verbunden. Moderne Lösungen sollten es dem Nutzer jedoch ermöglichen, professionell aussehende Arbeitsabläufe ohne weitere Fachkenntnisse zu erstellen, da die Software die technische Seite automatisch übernimmt. Idealerweise sollten Unternehmen nach einer Lösung suchen, die es jedem ermöglicht, einen Workflow zu erstellen, zu bearbeiten und zu automatisieren – und zwar mit einer einfachen Schulung.

Mithilfe des Verzeichnisses der Workflow Management Systeme von Capterra kann man die verschiedenen Optionen auf dem Markt nach den spezifischen Funktionen sortieren, die sie zu bieten haben. So können Unternehmen bei der Suche die Software ausschließen, die für sie nicht infrage kommt, und sich auf die Optionen konzentrieren, die die benötigten Funktionen bieten.

Was sollte beim Kauf von Workflow Management Systemen berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung von Workflow Management Systemen gibt es zahlreiche Variablen zu berücksichtigen, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen. Man muss sich darüber im Klaren sein, dass manche Überlegungen für ein Unternehmen wichtiger sein können als für ein anderes. Aus diesem Grund sollten sich interessierte Parteien darauf konzentrieren, die beste Lösung für ihre spezifischen Bedürfnisse und Umstände zu finden. Ein guter Ansatz ist es, einige Schlüsselfragen durchzugehen, wie zum Beispiel die folgenden:

  • Was kosten Workflow Management Systeme? Der Preis einer Workflow Management Lösung wird für die große Mehrheit der interessierten Parteien eine wichtige Rolle spielen. In der Regel haben Unternehmen ein bestimmtes Budget zur Verfügung und müssen eine Option finden, die dieses Budget nicht sprengt. Die Überlegungen zur Preisgestaltung müssen jedoch viel weiter gehen. Genauer gesagt, müssen Unternehmen und andere interessierte Parteien die Gesamtbetriebs- und Nutzungskosten über den Lebenszyklus der Software einkalkulieren. Damit sind nicht nur die Kosten für den Erwerb der Softwarelizenz – oder die Gebühren für einen Abonnementdienst – gemeint, sondern auch die Kosten für die Schulung des Personals zur effektiven Nutzung der Software, die Kosten für die Inanspruchnahme des technischen Supports, die Kosten für Updates und Upgrades sowie die Kosten für Änderungen an der IT-Infrastruktur.
  • Wie nutzerfreundlich sind Workflow Management Systeme? Eine weitere wichtige Überlegung beim Kauf von Workflow Management Systemen ist die Nutzerfreundlichkeit. Dazu gehören eine nutzerfreundliche Oberfläche und die notwendige Kompatibilität. Aber es bedeutet auch, dass die Kernfunktionen zuverlässig und einfach zu nutzen sein sollten. Mit einer Workflow Management Software sollten beispielsweise auch Nutzer mit begrenzten technischen Kenntnissen nach einer kurzen Einarbeitung in der Lage sein, einen Workflow zu erstellen, und es sollte einfach sein, Warnmeldungen einzurichten und Schritte innerhalb eines Workflows zu automatisieren. Eine der besten Möglichkeiten, diese Frage vor dem Kauf zu klären, sind Kundenrezensionen. In Deutschland vertrauen viele Menschen (39 %) Online-Bewertungen mehr als der Meinung von Fachleuten, ihrem ersten Eindruck und sogar Empfehlungen von Freunden. Das Verzeichnis der Workflow Systeme von Capterra bietet Zugang zu schriftlichen Kundenrezensionen und vergibt sogar eine Bewertung der Nutzerfreundlichkeit für das jeweilige Produkt auf der Grundlage dieser Rezensionen.
  • Wie detailliert sind die Berichts- und Analysefunktionen? Workflow Management Systeme unterstützen Unternehmen vor allem bei der Erstellung und Automatisierung von Arbeitsabläufen. Bei dieser Software handelt es sich im Wesentlichen um eine Lösung für die Unternehmensleistung und -produktivität. Das bedeutet, dass die Berichts- und Analysefunktionen auf dem neuesten Stand sein müssen. Wichtige Leistungsindikatoren sollten leicht verfügbar sein. Idealerweise sollten alle diese Daten in einem einzigen Berichtsabschnitt der Anwendung angezeigt werden können. Außerdem sollte man sehen können, welche Teile eines Arbeitsablaufs gut funktionieren und welche Teile einen Engpass verursachen und eventuell geändert werden müssen.
  • Welche Integrationsmöglichkeiten bietet die Software? Workflow Management Software ist Teil einer umfassenderen Software-Strategie, aber Unternehmen nutzen gleichzeitig eine Vielzahl anderer Lösungen. Integrationsoptionen können Prozesse rationalisieren und vereinfachen, da Daten zwischen verschiedenen Softwarepaketen ausgetauscht werden können. Dies gewährleistet die Datenkonsistenz und bedeutet außerdem, dass unnötige Datenduplikate reduziert werden können. Insbesondere die Integrationsmöglichkeiten mit Tools wie Personaleinsatzplanung Software, Projektmanagement Tools und Collaboration Tools.
  • Verfügt die Software über einen mobilen und Fernzugang? Viele Unternehmen erlauben es ihrem Personal, von zu Hause aus zu arbeiten. Andere wiederum haben zahlreiche Teammitglieder, die im Außendienst tätig sind oder in aller Welt reisen und einen Fernzugang benötigen. Daher kann es unerlässlich sein, eine Softwarelösung zu erwerben, die einen Fernzugang und idealerweise auch einen mobilen Zugang ermöglicht. Cloudbasierte Software ist eine einfache Lösung für dieses Problem. Sie bietet in der Regel Kompatibilität mit vielen verschiedenen Geräten von überall auf der Welt, solange das Gerät mit dem Internet verbunden ist. Allerdings ermöglichen auch Vor-Ort-Optionen den Remote-Zugang, während Software, die über eine spezielle mobile App verfügt, eine mögliche Lösung für Probleme mit der mobilen Zugänglichkeit darstellt.

Auch die wichtigsten Trends bei Workflow Management Systemen sollten bei der Kaufentscheidung berücksichtigt werden. Unternehmen und andere Organisationen müssen sicher sein, dass sie mit der gewählten Software von diesen Trends profitieren können. Gleichzeitig kann der Kauf von Software, die mit Blick auf die neuesten Trends für Workflow Management Systeme entwickelt wurde, dazu beitragen, ein Unternehmen zukunftssicher zu machen und sicherzustellen, dass die Software auch in den kommenden Jahren ihren Nutzen beibehält. Einige der wichtigsten Trends, auf die geachtet werden sollte, sind:

  • Cloudbasierte Software: Die Cloud-Technologie ist eine der größten Software-Entwicklungen der letzten Zeit. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für SaaS-Lösungen, anstatt Software vor Ort zu installieren. Die Diskussion darüber, ob man sich für eine cloudbasierte oder eine On-Premise-Bereitstellung entscheiden sollte, kippt zunehmend zugunsten der cloudbasierten Optionen. Dies gilt insbesondere für Workflow Tools, denn viele Unternehmen profitieren von den Datensicherheitsfunktionen, der Möglichkeit, Informationen für alle Nutzer in Echtzeit zu aktualisieren, und der Möglichkeit des Fernzugangs und des mobilen Zugriffs. Dies ist umso wichtiger geworden, als auch Remote- und hybride Arbeitsmodelle an Beliebtheit gewonnen haben. Cloudbasierte Lösungen haben außerdem niedrigere Anschaffungskosten und die Einrichtung ist wesentlich einfacher. Ferner können die langfristigen Kosten aufgrund der laufenden Abonnementgebühren, die mit dem SaaS-Modell verbunden sind, höher ausfallen – diese Vor- und Nachteile müssen also sorgfältig abgewogen werden. Dennoch wird cloudbasierte Software in Zukunft wahrscheinlich einen noch größeren Marktanteil gewinnen.
  • Maschinelles Lernen: Maschinelles Lernen ist eine Form der künstlichen Intelligenz, die sich durch Datensammlung und Erfahrung kontinuierlich und automatisch verbessert. ML ist besonders wertvoll, wenn es um die Automatisierung innerhalb von Workflow Management Lösungen geht, denn es verfügt über das Potenzial, wichtige Aktionen zum bestmöglichen Zeitpunkt auszuführen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Die Technologie des maschinellen Lernens könnte es einem Marketingteam ermöglichen, einen vollständig automatisierten Arbeitsablauf zu erstellen. So könnten beispielsweise die richtigen Plattformen mit den richtigen Inhalten zur richtigen Zeit angesprochen werden, und zwar auf der Grundlage der durch die Marketingkampagne gesammelten Informationen. Darüber hinaus könnte maschinelles Lernen auch feststellen, wann ein Workflow Leistungsprobleme hat, und intelligente Empfehlungen geben, was getan werden könnte, um die Dinge zu verbessern.
  • Workflow-Chatbots: Einer der wichtigsten Trends bei Workflow Management Software ist die Veränderung der Nutzeroberflächen. Insbesondere Chatbots werden wahrscheinlich eine immer wichtigere Rolle spielen. Dies bezieht sich auf KI-gesteuerte Chat-Oberflächen, die Unterhaltungen mit echten Menschen imitieren und mit bestimmten Aufgaben beauftragt werden können. So kann ein Nutzer den Chatbot beispielsweise anweisen, einen Arbeitsablauf zu ändern oder sogar einen neuen Arbeitsablauf zu erstellen, ohne dass er die entsprechenden Aufgaben manuell ausführen muss. Chatbots werden durch künstliche Intelligenz gesteuert. Da diese Technologie immer besser wird, wird auch die Chatbot-Technologie immer genauer und zuverlässiger werden. Dies wiederum wird in den kommenden Jahren zu einem gefragten Feature werden.
  • Sprachsteuerung: Nicht zuletzt ist die Sprachtechnologie eine weitere Möglichkeit, die Nutzeroberfläche zu verändern. Mit dem Siegeszug von mobilen Assistenten und intelligenten Lautsprechern sind die Nutzer im Alltag immer mehr auf Sprachbefehle angewiesen. Diese Technologie ist in den gängigen arbeitsbezogenen Softwarelösungen implementiert. Mit der Sprachsteuerung können Nutzer die Software auffordern, bestimmte Aufgaben auszuführen. Die Software versteht dann den Befehl und führt die gewünschte Aktivität aus. Dies kann vor allem in Unternehmen von Vorteil sein, in denen ein Team mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen oder detaillierte Arbeiten ausführen muss, die ständige Konzentration erfordern. Gleichzeitig kann die Sprachsteuerung die Zugänglichkeit für Nutzer mit bestimmten Behinderungen oder Beeinträchtigungen verbessern.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

  1. Nutzerstudie: Mindestens 50 % der Online-Reviews sind Fake-Reviews – das glauben zumindest deutsche Konsumenten – Capterra DE Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 24. November 2022)

  2. Gut informiert beim Softwarekauf: Die wahren Anschaffungskosten von Software – Capterra DE Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 24. November 2022)