Was ist ein Wissensmanagement Tool?

Ein Wissensmanagement Tool oder Knowledge Management System ist ein zentralisiertes, durchsuchbares Repository für digitale Dokumente wie PDFs, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Audios und Videos. Die Lösung ermöglicht es Nutzern, Geschäftsinformationen, Strategien und Ideen zu erfassen, zu speichern, zu organisieren und auszutauschen. Knowledge Management Software bietet ein Self-Service-Portal für den internen und externen Informationsaustausch mit Kunden oder Auftraggebern.

Organisationen können eine Wissensmanagement Plattform für verschiedene Aktivitäten nutzen, beispielsweise für Schulungen, für die Vermittlung von Best Practices für Prozesse und Projekte oder für die Erstellung von FAQs.

Welche Vorteile bieten Wissensmanagement Tools?

Ein Wissensmanagement Tool ermöglicht es Unternehmen, das mit den Jahren erworbene Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter zu speichern und mit anderen zu teilen. Nachfolgend eine Aufzählung, warum die Nutzung einer solchen Software vorteilhaft ist:

• Verbesserte Mitarbeiterschulung: Die Lösung unterstützt Unternehmen bei der Dokumentation von Informationen wie Branchenkenntnissen, Mitarbeiterkompetenzen und Best Practices. Die Speicherung dieser Daten auf einem Self-Service-Portal erleichtert den Wissensaustausch und ermöglicht den Mitarbeitern, von Kollegen und Branchenführern nach Belieben zu lernen. Das Tool kann auch zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter als Schulungsressource herangezogen werden.
• Schnellerer Zugang zu Informationen: Dank der umfassenden Wissensbasis finden die Mitarbeiter schnell und einfach Antworten auf ihre Fragen. Außerdem kann die Datenbank auch den Kunden und Auftraggebern als eine Art FAQ-Portal dienen. Die Software stellt sicher, dass die Antworten konsistent und genau sind, sowie kurzen Reaktionszeiten unterliegen.
• Effizientere Fehlerbehebung bei Fragen: Die Software ermöglicht es, Trends bei Kunden- und Mitarbeiteranliegen/-fragen zu verfolgen und zu überwachen. Mithilfe dieser Trends können Probleme beseitigt werden, was langfristig Zeit und Geld spart.

Was sind typische Funktionen eines Wissensmanagement Tools?

• Wissensbasismanagement: Erstellen und Speichern von Dokumenten in einer zentralen Datenbank, die als organisiertes Repository für den Wissensabruf fungiert.
• Volltextsuche: Suche nach bestimmten Schlüsselwörtern in ganzen Dokumenten, nicht nur in begrenzten Abschnitten.
• Zugriffskontrollen: Festlegen von Zugriffsebenen für verschiedene Dateien und Ordner. Vergabe unterschiedlicher Berechtigungen an Nutzer innerhalb der Organisation.
• Katalogisierung: Organisation von Dokumenten auf Grundlage ähnlicher Tags und Schlüsselwörter.
• Kollaboration: Zusammenarbeit an Projekten durch Informationsaustausch mit Kollegen in Echtzeit.
• Content-Management: Erstellen, Bereitstellen und Verwalten von Informationen in verschiedenen Formaten in einer kollaborativen Umgebung.
• Diskussionsforen: Möglichkeit zum Fragenstellen und Ideenaustausch über Online-Foren oder Gruppen.
• Self-Service-Portal: Zugriff auf eine Wissensdatenbank, Diskussionsforen und unterstützende Tools, wie z. B. einen Nachrichtendienst und eine Ticketverfolgung, auf einer einzigen Plattform.
• Text-Editor: Möglichkeit für Nutzer, Text aus der Anwendung heraus über einen integrierten Editor zu bearbeiten.

Welche Tipps sollte man beim Kauf eines Wissensmanagement Tools beachten?

• Abgleich der Geschäftsziele: Jede Software bietet unterschiedliche Funktionen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen. Einige Lösungen sind als Kunden-Helpdesk konzipiert, während andere als kollaborative Tools zur Ideen- und Projektverwaltung konzipiert sind. Vor dem Kauf einer Lösung sollte man seine Geschäftsanforderungen auflisten und diese mit den Funktionen der Software abgleichen. Außerdem sollte ein Strategieplan zur Integration der Software in die eigenen Prozesse und Informationssysteme erstellt werden.
• Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz: Dies ist von entscheidender Bedeutung. Daher sollte geprüft werden, wo die Daten gehostet werden und welche Sicherheitsmaßnahmen zu deren Schutz vorhanden sind. Man kann zwischen einer Bereitstellung in der Cloud (wo die Daten auf den Servern von Drittanbietern/Anbietern gehostet werden) oder vor Ort (auf den eigenen Servern gehostet) wählen. Beide Optionen sollten geprüft werden. Anschließend sollte man beurteilen, welche Option für das Unternehmen geeignet ist. Auch die Konformitätszertifikate des Sicherheitsanbieters sollten einer Prüfung unterzogen werden.
• Bewertung der gesamten Softwarekosten: Die Softwarekosten können von kostenfrei bis zu ein paar hundert Euro variieren. Um hohe Kosten oder eine zu geringe Nutzung der Software zu vermeiden, sollte man darauf achten, dass der gewählte Preisplan über diejenigen Funktionen verfügt, die die grundlegenden Anforderungen auch erfüllen. Möglicherweise werden nicht alle erweiterten Funktionen oder nicht die vollständige Suite benötigt, was die Softwarekosten reduziert. Kostenlose Tests oder Demos sollten ebenfalls in Anspruch genommen werden, um die in die engere Wahl gezogenen Lösungen besser beurteilen zu können.

Welche relevanten Trends gibt’s im Bereich der Wissensmanagement Tools?

• Zunehmender Einsatz von KI zum Filtern von Informationen: Wissensmanagement Softwareanbieter setzen KI (künstliche Intelligenz) ein, um automatisch Inhalte nach Kategorien zu kennzeichnen, was die Suchindizierung effizienter macht. KI wird auch eingesetzt, um automatisch Inhalte empfehlen zu können, wenn Nutzer Fragen über eine integrierte Suchleiste, Live-Chat oder per E-Mail stellen. Damit können sie relevante Informationen zum richtigen Zeitpunkt abrufen.
• Kompatibilität mit mobilen Geräten: 60 % der Mitarbeiter nutzen mobile Apps für arbeitsbezogene Aufgaben, und 71 % verbringen mehr als zwei Stunden pro Woche damit, über ihr Mobiltelefon auf Firmeninformationen zuzugreifen. Basierend auf diesem Trend verfügen Knowledge Management Tools über mobile Apps für Android- und iOS-Geräte. Damit können Nutzer über ihr Smartphone auf Informationen zugreifen, ohne dabei Abstriche in Sachen Nutzererfahrung machen zu müssen.

Weitere Artikel zum Thema Wissensmanagement auf unserem Blog:

• Alles zum Wissensmanagement in Unternehmen: von der Wissensmanagement-Definition bis hin zu den Wissensmanagement-Methoden
• 5 kostenlose Wissensmanagement Software-Lösungen