Einführung

Wissensmanagement Tools (deutsch für Knowledge Management Tools) dienen als zentrale Datenbank oder Repository zur Speicherung von Dokumenten, Audio- und Videodateien und anderen wichtigen Informationen. Der Hauptzweck von Wissensmanagement Systemen besteht darin, Geschäftsinformationen zu organisieren, die intern und extern ausgetauscht werden können, sodass sowohl Mitarbeitende als auch Kunden darauf zugreifen können. Es gibt auch Kontrollen, die sicherstellen, dass bestimmte Informationen nur für Mitarbeitende, andere nur für Kunden oder für beide Gruppen freigegeben werden dürfen.

Struktur und Organisation sind das Herzstück von Wissensmanagement Lösungen, und in fast allen Fällen ist das Repository vollständig durchsuchbar, sodass die Nutzer schnell und einfach genau das finden, wonach sie suchen. Letztlich soll eine Wissensmanagement-Plattform den Unternehmen helfen, die Fülle an Informationen, die ihnen zur Verfügung stehen, effektiver zu nutzen und unnötige Hindernisse so weit wie möglich zu reduzieren.

Beispiele für die Arten von Informationen, die in Wissensmanagement Lösungen organisiert und gespeichert werden können, sind Tabellen, Präsentationen, Datenbankdateien, Audiodateien, Videodateien, PDFs, E-Books, Textdateien und mehr. Diese Elemente können mithilfe von Tags kategorisiert und katalogisiert werden, sodass sie leichter auffindbar sind und sich leichter mit ähnlichen Dateitypen oder mit Dateien aller Art, die ähnliche Themen behandeln, gruppieren lassen. In vielen Fällen können Informationen aus diesen Dateien auch in Echtzeit mit anderen Nutzern ausgetauscht werden, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Der Zugriff auf eine solche Wissensdatenbank kann von Vorteil sein, um interne Prozesse zu beschleunigen oder Kunden und Stakeholder mit wichtigen Informationen zu versorgen. Die Art der Software bedeutet, dass sie oft in eine Reihe mit Tools wie CMS-Software und Dokumenten-Management-Systemen gestellt wird. Es ist jedoch erwähnenswert, dass diese Lösungen auch ähnliche Funktionen wie Wissensdatenbank Software und Help-Desk-Software erfüllen.

Was die Kernfunktionen betrifft, so bieten die meisten Wissensmanagement Systeme dieser Art ein weitgehend ähnliches Spektrum an Tools und Optionen, auch wenn die Qualität und Funktionalität sehr unterschiedlich sein können. Im Allgemeinen ermöglichen diese Softwarelösungen den Nutzern jedoch Folgendes:

• Erstellen, Speichern und Verwalten von Dokumenten in einem zentralen Repository, um den Wissensabruf zu beschleunigen
• Nutzung der eingebauten Suchfunktion, um die benötigten Informationen und Dateien schnell und einfach zu finden
• Kontrolle der Zugriffsrechte und genaue Verwaltung der Personen, die Zugriff auf die verschiedenen Dateien, Ordner und Informationen haben
• Zugriff auf eine Vielzahl von unterstützenden Tools, die die Kommunikation, Zusammenarbeit und Bearbeitung erleichtern

Was sind Wissensmanagement Tools?

Wissensmanagement Tools fungieren als zentraler Informationsspeicher, der vollständig durchsuchbar ist, was die Wissensabfrage für Unternehmen effizienter macht. Sie sollen Unternehmen und ihre Mitarbeitenden bei der Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung von Geschäftsinformationen unterstützen und den Zugang zu diesen Informationen erleichtern. Die Software kann auch so konfiguriert werden, dass je nach den Bedürfnissen des Unternehmens und seiner Kunden verschiedene Arten von Informationen – intern, extern oder beides – gemeinsam genutzt werden können.

Obwohl die genauen Funktionen variieren, unterstützen die meisten Lösungen eine Reihe von Dateiformaten, darunter Textdokumente, Audiodateien, Videodateien und Tabellen. Daher können viele Softwarelösungen in dieser Kategorie als zentraler Ort für den Zugriff auf wichtige Informationen dienen, unabhängig davon, wie diese gespeichert sind. Obwohl viele Lösungen umfassender Natur sind, haben einige einen spezifischeren Schwerpunkt. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Wissensdatenbank für den Kundensupport, in deren Mittelpunkt Wissen, Informationen und Daten stehen, die sich direkt auf Fragen des technischen Supports und des Kundenservice beziehen.

Unabhängig vom Schwerpunkt ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil von Wissensmanagement Systemen die Organisation von Informationen, damit diese leichter gefunden werden können. Die verschiedenen Daten, Dateien und anderen Informationen, die in einem solchen System enthalten sind, können auch durch eine Kombination aus der Zuweisung von Dateikategorien und der Verwendung von Tags katalogisiert werden.

Was sind die Vorteile von Wissensmanagement Tools ?

Die Vorteile von Wissensmanagement Software konzentrieren sich in erster Linie auf die Organisation und Aufbewahrung wichtiger Informationen, sodass in Zukunft darauf zugegriffen oder zurückgegriffen werden kann. In diesem Sinne geht es beim Wissensmanagement darum, sicherzustellen, dass die durch Erfahrung und Zeit gewonnenen Erkenntnisse nicht verloren gehen, und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass Informationen schnell und einfach gefunden werden können, wenn sie benötigt werden. Zu den konkreteren, greifbaren Vorteilen von Wissensmanagement Softwaretools gehören unter anderem Folgende:

• Informationen besser zugänglich machen: Wissensmanagement Systeme können zur Organisation und Kategorisierung einer Vielzahl verschiedener Dateien und anderer Arten der Informationsspeicherung verwendet werden, um einen schnelleren und einfacheren Zugriff zu ermöglichen. Mithilfe von Katalogisierungsfunktionen können Dateien mit Tags versehen werden, sodass sie miteinander verknüpft werden können, während Softwarelösungen in der Regel über integrierte Suchfunktionen und Menüs verfügen, durch die die Nutzer navigieren können, um das Gesuchte zu finden. In Unternehmen, die große Mengen an Daten und anderen Informationen speichern müssen, kann ein Wissensmanagement System der schnellste Weg sein, um eine bestimmte Datei zu finden.
• Schnelles Lösen von Kundenproblemen: Ein weiterer wichtiger Einsatzbereich für Wissensmanagement Software hat eher mit den Bedürfnissen der Kunden als mit internen Bedürfnissen zu tun. Unternehmen erhalten häufig Fragen, Anfragen und andere Mitteilungen von Kunden, deren Beantwortung recht komplex sein kann. So müssen z. B. Anleitungen oder technische Informationen gegeben werden, und oft ist es am besten, wenn diese Fragen mithilfe von standardisierten Anleitungen gelöst werden. Die Mitarbeitenden können Wissensmanagement Tools also nutzen, um Antworten auf allgemeine Fragen zu finden und Probleme zu lösen. Darüber hinaus bieten viele Lösungen Selbstbedienungsfunktionen, die es den Kunden ermöglichen, selbst auf die Informationen zuzugreifen, anstatt sich an den Kundenservice wenden zu müssen.
• Verbesserung des Wissenserhalts von Mitarbeitenden: In vielen Unternehmen werden Wissensmanagement Anwendungen eingesetzt, um Informationen zu vertiefen, die ursprünglich in Schulungs- und Coaching-Sitzungen vermittelt wurden. Dies bedeutet, dass die Software das Potenzial hat, den Erhalt des Wissens zu verbessern und das Kompetenzniveau zu steigern. Mithilfe der Selbstbedienungsfunktionen, die viele Lösungen dieser Art bieten, können die Mitarbeitenden schnell und einfach auf bereits bekannte Informationen zurückgreifen, ohne Manager oder andere leitende Mitarbeitende um Hilfe bitten zu müssen. Dies hat unter anderem zur Folge, dass grundlegende arbeitsbezogene Probleme schneller gelöst werden, es zu weniger Störungen am Arbeitsplatz kommt und die Produktivität steigt.
• Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung Unternehmen streben eine kontinuierliche Verbesserung an, was jedoch aus verschiedenen Gründen nicht immer möglich ist. Im Laufe der Zeit können Informationen verloren gehen oder in Vergessenheit geraten, und der ständige Gewinn neuer Daten, neuer Kenntnisse und neuer Strategien kann Unternehmen schließlich auch überfordern. Wissensmanagement Tools können dabei helfen, indem sie Informationen organisieren und aufbewahren, die Weitergabe von Wissen erleichtern und die ständige Aktualisierung der Informationen ermöglichen, sodass sie nie veralten. All dies kann dazu beitragen, einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen und Ineffizienzen zu beseitigen, die den weiteren Fortschritt oft behindern.

Über welche Funktionen verfügen Wissensmanagement Tools?

Die Funktionen von Wissensmanagement Tools beruhen auf der Idee, Informationen in einer zentralen Datenbank zu organisieren, damit sie leicht gefunden und abgerufen werden können. Die einzelnen Funktionen variieren zwar je nach Softwarelösung, aber es gibt eine Reihe von Funktionen, die in fast allen Anwendungen vorhanden sind und die kategoriebestimmender Art sind. Vor diesem Hintergrund werden im Folgenden einige dieser zentralen und gemeinsamen Funktionen erläutert:

• Wissensdatenbank-Management Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Informationen aus einer Vielzahl von Quellen und Zusammenführung dieser Informationen in einer einzigen zentralen Datenbank oder einem Repository. Der Zugriff auf möglichst viele Informationen von einem Ort aus kann die Wissensabfrage und den Wissenserwerb äußerst effizient machen. Die Lösung kann die Produktivität auch auf breiterer Ebene steigern, da alle Mitarbeitenden wissen, wo sie die benötigten Dateien oder Daten finden können, sodass es weniger Fälle gibt, in denen Unklarheit über die beste Vorgehensweise bei der Lösung von Problemen oder der Suche nach Informationen herrscht. Mit einer cloudbasierten Managementsoftware kann auch sichergestellt werden, dass der Zugriff auf die Informationen über nahezu jedes internetfähige Gerät möglich ist, was besonders für Mitarbeitende an entfernten Standorten oder im Außendienst von Vorteil sein kann.
• Katalogisierung/Kategorisierung: Zuweisung von Kategorien, Schlüsselwörtern, Tags und anderen Identifikatoren an die im Wissensmanagement System enthaltenen Dateien, um diese Dateien mithilfe der Suchfunktion leichter auffindbar zu machen. Die Katalogisierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Wissensmanagements, da sie es ermöglicht, Informationen auf logische Weise zu gruppieren. Dadurch wird es für Mitarbeitende und Kunden einfacher zu verstehen, wie verschiedene Dateien oder Daten in Zusammenhang stehen. Das bedeutet auch, dass die Nutzer mühelos auf mehrere Dateien zugreifen können, die sich um ein einziges Thema drehen, anstatt jede dieser Dateien einzeln suchen zu müssen.
• Volltextsuche: Müheloses Auffinden aller in der zentralen Datenbank enthaltenen Informationen. Fast jedes Knowledge Management System verfügt über eine integrierte Suchfunktion, mit der die Nutzer schnell und einfach nach den gewünschten Informationen suchen und sich die nächstgelegenen Treffer ansehen können. Eine Volltextsuche geht jedoch noch weiter und ermöglicht es den Nutzern, nicht nur nach den benötigten Dateien zu suchen, sondern auch nach einem bestimmten Text in den Dateien zu suchen. So können alle Einträge zu einem bestimmten Thema schnell gefunden und dann gesichtet werden. Dies ist besonders wichtig in Fällen, in denen die benötigten Informationen nicht unbedingt das Hauptthema eines Dokuments sind und daher nicht im Titel, Dateinamen oder in den Tags des Dokuments enthalten sind.
• Selbstbedienungsportal: Zugang zu den im Wissensmanagement System enthaltenen Informationen auf Selbstbedienungsbasis, sodass die Nutzer selbst auf die von ihnen benötigten Dateien oder Daten zugreifen können. Dazu gehört der Zugang zum Haupt-Repository sowie zu allen zusätzlichen Bereichen wie Diskussionsforen, Kommunikations- und Dateifreigabetools. Die besten Wissensdatenbank Plattformen bieten den Administratoren auch die Möglichkeit, dieses Selbstbedienungsangebot auf externe Nutzer – wie z. B. Kunden – auszuweiten. Auf diese Weise können Kunden viele der ganz einfachen Probleme, auf die sie stoßen, selbst lösen, ohne dass der Kundenservice oder die Supportmitarbeitenden eingreifen müssen. Dadurch können sich diese Mitarbeitenden auf komplexere Probleme konzentrieren und gleichzeitig die Reaktionszeiten verkürzen.
• Textbearbeitung: Vornehmen von Änderungen an textbasierten Dateien und Hinzufügen von textbasierten Informationen in die zentrale Datenbank mit einem integrierten Texteditor. Zwar bieten die meisten Lösungen im Vergleich zu einem speziellen Textverarbeitungsprogramm nur recht einfache Textbearbeitungsfunktionen, doch können die Nutzer damit ihre Dateien ständig ändern und sicherstellen, dass die darin enthaltenen Informationen so aktuell wie möglich sind. Die Möglichkeit, Texte in derselben Anwendung zu bearbeiten, die auch für andere Wissensmanagementaufgaben verwendet wird, ist auch praktischer und spart Zeit.
• Diskussionen/Foren: Führen von Diskussionen in einem Online-Forum, in dem verschiedene Themen behandelt werden. Der Gesprächsstil von Forendiskussionen kann dazu beitragen, das Wissen innerhalb einer Organisation zu erweitern, da Fragen gestellt, Erklärungen gegeben und diese Erklärungen bei Bedarf weiter vertieft werden können. Die Beschaffenheit der Foren bedeutet auch, dass mehrere Personen ihr Wissen einbringen und zur Gesamtqualität des Gesprächs beitragen können, während Themen auch auf informellere Weise diskutiert werden können, wobei Ideen ausgetauscht werden und die Möglichkeit besteht, lange Debatten über einige der komplexeren Themen zu führen.
• Zugangskontrollen/Berechtigungen: Verwaltung des Zugriffs auf die im System enthaltenen Informationen, damit diese vor neugierigen Blicken, böswilligen Akteuren oder externen Nutzern geschützt werden können. Darüber hinaus ermöglicht die Zugriffskontroll- und Berechtigungsfunktion die Einrichtung verschiedener Berechtigungsebenen und bedeutet, dass verschiedenen Dateien oder Informationen unterschiedliche Zugriffsanforderungen zugewiesen werden können. Dadurch wird es möglich, den Zugang zu einigen Informationen in der Datenbank auf Mitarbeitende, Führungskräfte oder sogar auf bestimmte Personen zu beschränken. Darüber hinaus können einige Informationen je nach Bedarf des Unternehmens öffentlich zugänglich gemacht werden oder nur für bestehende Kunden mit einem gültigen Konto zugänglich sein. In der Regel können Administratoren die Kontrollen und Berechtigungen im Laufe der Zeit anpassen, d. h. für Mitarbeitende, die eine Beförderung erhalten, kann der Zugang erweitert werden, während für Kunden die Zugangsstufen auf der Grundlage einer abgestuften Mitgliedschaft geändert werden können.

Mithilfe des Capterra Softwareverzeichnisses wird die Suche nach der am besten geeigneten Lösung sehr viel einfacher. Die Nutzer können die verfügbaren Softwarepakete nach den darin enthaltenen Funktionen filtern, was eine bessere Ausgangsbasis für den gesamten Suchprozess ist. Wenn Unternehmen nur die Optionen präsentiert werden, die die spezifischen Funktionen enthalten, die sie benötigen, wird die Auswahl eingegrenzt und es bleibt mehr Zeit für die Suche nach den am besten geeigneten Optionen.

Was sollte beim Kauf von Wissensmanagement Tools beachtet werden?

Bei der Anschaffung eines Wissensmanagement Systems müssen zuerst eine Reihe von Dingen beachtet werden. Schließlich müssen die Unternehmen wissen, dass sie in die richtige Lösung für ihre spezifischen Bedürfnisse investieren, und das bedeutet, dass es bei der endgültigen Entscheidung nicht unbedingt nur darum geht, das beste Gesamtpaket zu finden. Stattdessen müssen die verschiedenen Optionen kontextbezogen und unter Berücksichtigung der geschäftlichen Anforderungen und Strategien ausgelotet werden. Eine gute Vorgehensweise ist es, die folgenden Fragen zu stellen und die Antworten darauf zu finden:

• Was ist der Zweck von Wissensmanagement Tools? Zunächst ist es wichtig, sich über die tatsächlichen geschäftlichen Bedürfnisse im Zusammenhang mit dem Wissensmanagement im Klaren zu sein, da dies dabei hilft, die beste Wissensmanagement Softwarelösung zu finden. Obwohl Wissensmanagement im weitesten Sinne als die verschiedenen Methoden zur Erstellung, Verwaltung, Weitergabe und Nutzung von Unternehmenswissen verstanden werden kann, bedeutet dies in der Realität für die verschiedenen Organisationen unterschiedliche Dinge. Es gilt, darüber nachzudenken, wofür die Software benötigt wird, wer sie nutzen wird, wie sie genutzt werden wird, wer Zugriff darauf haben wird und wie dieser Zugriff für verschiedene Gruppen kontrolliert werden soll. Wenn man dies verstanden hat, ist es einfacher, die Lösung zu finden, die diesen Bedürfnissen am besten entspricht, und das ist besser, als die Optionen nur allgemein zu erkunden, ohne die praktischen Anwendungen der Software angemessen zu berücksichtigen.
• Was kosten Wissensmanagement Tools? Als Nächstes müssen Unternehmen die mit den verschiedenen Lösungen auf dem Markt verbundenen Kosten sorgfältig abwägen und dann ihr verfügbares Budget berücksichtigen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Eine Falle, in die Unternehmen oft tappen, ist nur an die anfänglichen Kosten zu denken, z. B. an die Einrichtungskosten und die Kosten für die Datenspeicherung. Es gibt jedoch auch potenzielle längerfristige Kosten zu berücksichtigen, darunter Abonnementgebühren für cloudbasierte Pakete, Kosten für die Schulung der Mitarbeitenden in der neuen Anwendung und Kosten im Zusammenhang mit Software-Updates, neuen Versionen und dem Zugang zum Support. Man sollte sich also erst die Gesamtbetriebs- und -nutzungskosten für jede verfügbare Knowledgebase Software ansehen, bevor zum Kauf übergegangen wird.
• Welche Bereitstellungsoption eignet sich am besten für Wissensmanagement Tools? Unternehmen haben zwei verschiedene Optionen für die tatsächliche Bereitstellung einer Wissensmanagement Software, und dies ist nun eine der wichtigsten Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Die Bereitstellung vor Ort ist die Option, mit der die meisten Unternehmen vertraut sind. Dazu gehören der Erwerb von Software, die Installation auf den Systemen des Unternehmens und die Verwaltung der Datenspeicherung. Updates müssen erworben und installiert werden und die Vorlaufkosten sind hoch, aber man hat ein besseres Gefühl der Kontrolle und es fallen keine langfristigen Abonnementgebühren an. Die Alternative dazu ist die cloudbasierte Bereitstellung. Dabei wird die Software von einem Dritten über ein SaaS-Modell erworben, wobei der Dritte die Verantwortung für die Bereitstellung der Software über die Cloud-Technologie, die Speicherung der relevanten Daten in der Cloud und deren sichere Aufbewahrung übernimmt. Ein großer Vorteil der cloudbasierten Bereitstellung ist die Möglichkeit, von überall auf der Welt mit einer Vielzahl von Geräten mit Internetanschluss auf die Software zuzugreifen, darunter Computer, Smartphones, Tablets usw. Die Anfangskosten sind gering und der Dienstleister bietet Unterstützung an, aber es fallen langfristige Abonnementgebühren an und die Qualität der Dienstleister und ihrer Angebote kann variieren.
• Wie können Wissensmanagementdaten gesichert werden? Und schließlich muss an die Datensicherheit gedacht werden, ein wichtiger Aspekt bei jedem Knowledge Base Tool. Unternehmen müssen sorgfältig darüber nachdenken, wie die riesigen Datenmengen, die mit diesen Systemen verbunden sind, gespeichert werden, wo sie gespeichert werden, wie sie geschützt werden und welche Verfahren zur Risikominderung und zur Lösung etwaiger Probleme eingeführt werden können. Dies kann eine besonders wichtige Überlegung für Unternehmen sein, die sich für die cloudbasierte Speicherung und Bereitstellung entscheiden. Tatsächlich zeigen Recherchen von Gartner (Link in englischer Sprache), dass die Cloud-Sicherheit heute der am schnellsten wachsende Bereich für Investitionen in die Cybersicherheit ist, was zum Teil auf die zunehmende Nutzung von Smartphones, Tablets und anderen Geräten für den Zugriff auf Unternehmenssysteme zurückzuführen ist. Dies ist jedoch auch ein wichtiger Aspekt für diejenigen, die sich für die Bereitstellung und Speicherung vor Ort entscheiden, da diese Unternehmen die alleinige und direkte Verantwortung dafür tragen, dass die Informationen sicher sind und vor Bedrohungen geschützt werden.

Was sind die wichtigsten Trends im Bereich der Wissensmanagement Tools?

Es lohnt sich auch, über die wichtigsten Trends im Bereich Wissensmanagement Tools oder Wissensdatenbank Software nachzudenken, und es kann nützlich sein, die sich abzeichnenden Trends zu kennen, die in den kommenden Jahren zum Tragen kommen könnten. Unternehmen, die in Software investieren, müssen sich darauf verlassen können, dass die Lösungen, die sie kaufen, mit Blick auf eine langfristige Nutzung entwickelt wurden. Dies setzt voraus, dass die Entwickler die neuesten Techniken, Strategien und Anforderungen kennen. Zu den wichtigsten Software-Trends im Bereich Wissensmanagement gehören:

• Nachfrage nach mobilem Zugang: Aus einer von Gartner ausgeführten Studie (Link in englischer Sprache) geht hervor, dass eine große Zahl von Arbeitnehmern Mobiltelefone für arbeitsbezogene Aktivitäten nutzt, und in mehr als der Hälfte aller Fälle, in denen Arbeitnehmer Smartphones verwenden, nutzen sie ihr eigenes privates Gerät. Der Bericht kommt jedoch auch zu dem Schluss, dass der Einsatz von Mobilgeräten am Arbeitsplatz noch nicht vollständig ausgereift ist, was bedeutet, dass die Nutzung in den kommenden Jahren weiter zunehmen könnte, vor allem, wenn sich vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Mobilgeräte weiter durchsetzen. Unabhängig davon bedeutet dies, dass es eine wachsende Nachfrage nach mobiler Zugänglichkeit innerhalb von Kernsoftwareanwendungen gibt, und dies hat sich mit der zunehmenden Beliebtheit von Fernarbeit noch weiter verstärkt. Einige Wissensmanagement Softwarepakete auf dem Markt bieten zwar spezielle mobile Apps an, aber die beste Möglichkeit, um Wissensmanagement Tools auf mobilen Geräten zu nutzen, sind cloudbasierte Optionen, auf die über einen mobilen Webbrowser zugegriffen werden kann. Dies kann besonders wichtig sein, wenn es um Kompatibilität und die Überwindung der Kluft zwischen Android und iOS geht.
• Beliebtheit von dialogorientierten Nutzeroberflächen: Mit dem Aufkommen von sprachgesteuerten Assistenten wie Alexa, Siri und Google Assistant und der zunehmenden Beliebtheit von Spracherkennungssoftware wächst das Interesse an dialogorientierten Nutzeroberflächen in Softwarepaketen, die insbesondere für Wissensmanagement Anwendungen nützlich sein könnten. Die Sprachsuche würde es Nutzern beispielsweise ermöglichen, schnell und einfach die gesuchten Informationen zu finden, auch wenn sie gleichzeitig andere Aufgaben erledigen. Wenn die Sprachtechnologie auch Text aus Dokumenten vorlesen kann, wäre es möglich, Informationen, die in der zentralen Datenbank gespeichert sind, komplett mithilfe von Sprachbefehlen zu finden. Es gibt einige potenzielle Einschränkungen bei dialogorientierten Nutzeroberflächen, wie z. B. die Schwierigkeit, bestimmte regionale Akzente zu verstehen. Ein großer Vorteil ist jedoch, dass diese Oberflächen die Nutzung von Software durch Menschen mit Behinderungen und gesundheitlichen Problemen, die die Nutzung von Computern und herkömmlicher Software erschweren, ermöglichen. Daher sollten Unternehmen die Möglichkeiten in diesem Bereich prüfen, bevor sie eine endgültige Entscheidung treffen.
• Zunehmende Verwendung von künstlicher Intelligenz: Der letzte Trend, den Unternehmensleiter und ihre IT-Abteilungen bei der Erkundung von Knowledge Management Plattformen berücksichtigen sollten, ist die kontinuierliche Verbesserung der Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz. Vor allem aber lohnt es sich, auch über die Einsatzmöglichkeiten innerhalb von Softwarepaketen dieser Art nachzudenken. So könnte beispielsweise mithilfe von KI automatisch festgestellt werden, wie oft bestimmte Wörter in einem Dokument vorkommen, und das Dokument kann dann automatisch bezüglich des wahrscheinlichen Inhalts oder der darin enthaltenen Themen gekennzeichnet oder getaggt werden. Dadurch kann die Katalogisierung und Kategorisierung automatisiert werden, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet. Es bedeutet auch, dass KI eine Rolle dabei spielen kann, Nutzern das Auffinden von Informationen zu erleichtern. Aus diesen Gründen sollten Käufer die Verfügbarkeit von KI in verschiedenen Softwareoptionen prüfen und den potenziellen Spielraum für die Nutzung von KI in diesen Paketen erwägen.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Die folgenden Quellen wurden für dieses Dokument verwendet:

1. Gartner Forecasts Worldwide Security and Risk Management Spending to Exceed $150 Billion in 2021 (Gartner prognostiziert, dass die weltweiten Ausgaben für Sicherheits- und Risikomanagement im Jahr 2021 150 Milliarden US-Dollar übersteigen werden) – Gartner.com (Zugriffsdatum: Mittwoch, 3. November 2021)