Was ist eine Wissensmanagement Software?

Wissensmanagement Software ist ein zentralisiertes, durchsuchbares Repository für digitale Dokumente wie PDFs, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Audios und Videos. Die Lösung ermöglicht es Nutzern, Geschäftsinformationen, Strategien und Ideen zu erfassen, zu speichern, zu organisieren und auszutauschen. Das Tool bietet ein Self-Service-Portal für den internen und externen Informationsaustausch mit Kunden oder Auftraggebern.

Organisationen können die Software für verschiedene Aktivitäten nutzen, z. B. für Schulungen, für die Vermittlung von Best Practices für Prozesse und Projekte und für die Erstellung von FAQs.

Vorteile einer Wissensmanagement Software

Eine Wissensmanagement Software ermöglicht es Organisationen, das Wissen, das Mitarbeiter mit den Jahren und aufgrund ihrer Erfahrung erworben haben, zu speichern und mit anderen zu teilen. Nachfolgend eine Aufzählung, warum die Nutzung einer solchen Software vorteilhaft ist:

• Verbesserte Mitarbeiterschulung: Die Lösung unterstützt Unternehmen bei der Dokumentation von Informationen wie Branchenkenntnissen, Mitarbeiterkompetenzen und Best Practices. Die Speicherung dieser Daten auf einem Self-Service-Portal macht es den Mitarbeitern leicht, von Kollegen und Branchenführern nach Belieben zu lernen. Das Tool kann auch zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter als verfügbare Schulungsressource herangezogen werden.
• Schnellerer Zugang zu Informationen: Dank der umfassenden Wissensbasis haben die Mitarbeiter schnell und einfach Antworten auf ihre Fragen. Außerdem kann man die Datenbank Kunden und Auftraggebern als eine Art FAQ-Portal zur Verfügung stellen. Die Software stellt sicher, dass die Antworten konsistent und genau und die Reaktionszeiten kurz sind.
• Effizientere Fehlerbehebung bei Fragen: Die Software ermöglicht es, Trends bei Kunden- und Mitarbeiteranliegen/-fragen zu verfolgen und zu überwachen. Mithilfe dieser Trends können Probleme beseitigt werden, was langfristig Zeit und Geld spart.

Typische Funktionen einer Wissensmanagement Software

• Wissensbasismanagement: Erstellung und Speicherung von Dokumenten in einer zentralisierten Datenbank, die als organisiertes Repository für den Wissensabruf fungiert.
• Volltextsuche: Suche nach bestimmten Schlüsselwörtern in ganzen Dokumenten, nicht nur in begrenzten Abschnitten.
• Zugriffskontrollen: Festlegung von Zugriffsebenen für verschiedene Dateien und Ordner. Vergabe unterschiedlicher Berechtigungen an Nutzer innerhalb der Organisation.
• Katalogisierung: Organisation von Dokumenten auf Grundlage ähnlicher Tags und Schlüsselwörter.
• Kollaboration: Zusammenarbeit an Projekten durch Informationsaustausch mit Kollegen in Echtzeit.
• Contentmanagement: Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung von Informationen in verschiedenen Formaten in einer kollaborativen Umgebung.
• Diskussionsforen: Möglichkeit zum Fragenstellen und Ideenaustausch über Online-Foren oder Gruppen.
• Self-Service-Portal: Zugriff auf eine Wissensdatenbank, Diskussionsforen und unterstützende Tools, wie z. B. einen Nachrichtendienst und eine Ticketverfolgung, auf einer einzigen Plattform.
• Text-Editor: Möglichkeit für Nutzer, Text aus der Anwendung heraus über einen integrierten Editor zu bearbeiten.

Tipps für den Kauf von Wissensmanagement Software

• Abgleich der Geschäftsziele: Jede Software bietet unterschiedliche Funktionen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen. Einige Lösungen sind als Kunden-Helpdesk konzipiert, während andere als kollaborative Tools zur Verwaltung von Ideen und Projekten konzipiert sind. Vor dem Kauf einer Lösung solltest du deine Geschäftsanforderungen auflisten und diese mit den Funktionen der Software abgleichen. Außerdem solltest du einen Strategieplan zur Integration der Software in deine Prozesse und Informationssysteme erstellen.
• Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz: Dies ist von entscheidender Bedeutung, also sollte geprüft werden, wo die Daten gehostet werden und welche Sicherheitsmaßnahmen zu deren Schutz vorhanden sind. Man kann zwischen einer Bereitstellung in der Cloud (wo die Daten auf den Servern von Drittanbietern/Anbietern gehostet werden) oder vor Ort (auf den eigenen Servern gehostet) wählen. Beide Optionen sollten geprüft werden. Anschließend sollte man beurteilen, welche Option für das Unternehmen geeignet ist. Auch die Konformitätszertifikate des Sicherheitsanbieters sollten einer Prüfung unterzogen werden.
• Bewertung der gesamten Softwarekosten: Die Softwarekosten können von kostenlos bis zu ein paar hundert Dollar variieren. Um zu hohe Kosten oder eine zu geringe Nutzung der Software zu vermeiden, sollte man darauf achten, dass der gewählte Preisplan über diejenigen Funktionen verfügt, die die grundlegenden Anforderungen auch erfüllen. Möglicherweise werden nicht alle erweiterten Funktionen oder nicht die vollständige Suite benötigt, was die Softwarekosten reduziert. Kostenlose Tests oder Demos sollten ebenfalls in Anspruch genommen werden, um die in die engere Wahl gezogenen Lösungen besser beurteilen zu können.

Relevante Trends in der Wissensmanagement Software

• Zunehmender Einsatz von KI zum Filtern von Informationen: Anbieter von Wissensmanagement Software setzen KI (künstliche Intelligenz) ein, um automatisch Inhalte nach Kategorien zu kennzeichnen, was die Suchindizierung effizienter macht. KI wird auch eingesetzt, um automatisch Inhalte empfehlen zu können, wenn Nutzer Fragen in eine integrierte Suchleiste eingeben, über den Live-Chat stellen oder per E-Mail schicken. Damit können sie relevante Informationen zum richtigen Zeitpunkt abrufen.
• Kompatibilität mit mobilen Geräten: 60 % der Mitarbeiter nutzen mobile Apps für arbeitsbezogene Aufgaben, und 71 % verbringen mehr als zwei Stunden pro Woche damit, über ihr Mobiltelefon auf Firmeninformationen zuzugreifen. Basierend auf diesem Trend verfügen Wissensmanagement Softwares über mobile Apps für Android- und iOS-Geräte. Damit wird sichergestellt, dass Nutzer über ihr Smartphone auf Informationen zugreifen können, ohne dabei Abstriche bei der Nutzererfahrung machen zu müssen.