Was ist eine QM Software (Qualitätsmanagement)?

QM Software (Qualitätsmanagement) oder auch QMS ist eine Plattform für Unternehmen, die die Verfolgung und Kontrolle von Produktfehlern automatisiert. Manager können die Software nutzen, um die Endqualität zu kontrollieren und Verbesserungen in den Prozessen, der Produktion und den Einnahmen zu gewährleisten.

Die Software hilft bei der Identifizierung, Isolierung und Korrektur unvorhergesehener Fehler in Produkten, die zu einer Nichterfüllung der Kundenanforderungen führen könnten. Außerdem bietet die Lösung Tools zur Bewertung der Effektivität von Reparaturversuchen und Hilfsmittel zur Aufrechterhaltung der Produktkonformität gemäß den internationalen Vorschriften. 

Ein QMS automatisiert die Arbeitsabläufe und ermöglicht es den Herstellern, Daten von den Nutzern zu erfassen, zu analysieren und Korrekturmaßnahmen zur Behebung von Mängeln zu implementieren.

Vorteile einer QM Software (Qualitätsmanagement)

Die Aufrechterhaltung von Konsistenz und guter Qualität ist das Ziel aller Unternehmen. Eine QM Software (Qualitätsmanagement) unterstützt Unternehmen in folgenden Punkten: 

• Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Der Schlüssel zum Unternehmenswachstum liegt darin, den Endverbrauchern Produkte und Dienstleistungen anzubieten, die von höchster Qualität sind. Eine QM Software (Qualitätsmanagement) unterstützt Unternehmen bei der Erfüllung der Kundenanforderungen. Zudem wird das Vertrauen in die Marke gestärkt, was die Kundenbindung erhöht. Qualitätsmanagement berücksichtigt Rückmeldungen von Kunden, sodass diese als Verbesserungen in die Prozesse einfließen können. 
• Eliminierung von Nacharbeiten zur Steigerung der Effizienz: Eine Implementierung von Qualitätsverfahren garantiert, dass die Produktionsleistung kontinuierlich gemessen wird, sodass beim Auftreten von Fehlern sofort Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können. Das spart Zeit und verbessert die Effizienz, da die richtigen Bewertungstechniken für eine gleichbleibend gute Leistung eingesetzt werden.  
• Steigerung der finanziellen Leistungsfähigkeit: Qualitätsmanagementprozesse können zu einer gleichbleibend guten Qualität der Produkte und zu weniger Mängeln führen. Dadurch werden die Gesamtkosten aufgrund geringerer Nacharbeit, eines geringeren Außendienstaufwands und einer geringeren Menge an Ausschuss aus dem Produktionsprozess gesenkt. Auf diese Weise wird die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens verbessert.
• Erhöhung des Marktanteils: In Anbetracht des hohen Wettbewerbs auf dem Markt gehen die Umsetzung von Unternehmensstrategien und die Sichtbarkeit auf dem Markt Hand in Hand. QM Software (Qualitätsmanagement) kann dabei helfen, die Risiken und Kosten zu verwalten, sodass der Entwicklungsprozess verbessert werden kann. Dadurch wird das System fehlerfrei und kann schnell auf Marktchancen in der Industrie reagieren, was den Marktanteil verbessert.

Typische Funktionen einer QM Software (Qualitätsmanagement)

Nachfolgend einige der häufigsten Funktionen einer QM Software (Qualitätsmanagement):

• Auditmanagement: Planung und Durchführung regelmäßiger Inspektionen und Audits. Gewährleistung, dass die Produktionsprozesse den Organisations- und Industriestandards entsprechen.
• Compliance-Management: Verfolgung und Verwaltung von Nichtkonformität bei Dienstleistungen, Produkten, Prozessen oder Lieferanten, um die rechtzeitige Identifizierung aller Mängel zu gewährleisten.
• Dokumentenkontrolle: Organisation von Dokumenten, die sich auf alle Phasen eines Produkts beziehen, in einer zentralisierten Datenbank. Verwaltung und Überwachung der Erstellung, Genehmigung und Verteilung von Dokumenten und Prozessen, um sicherzustellen, dass sie den Industrievorschriften entsprechen.
• Korrektur- und Präventivmaßnahmen (CAPA): Erstellung eines Workflows zur Untersuchung der Fehlerursache oder des Fehlers in Produkten/Prozessen und Ergreifung von Maßnahmen zur Verhinderung, dass der Fehler wieder auftritt.
• Risikomanagement: Identifizierung, Bewertung, Minderung und Meldung von Risiken.
• Lieferantenqualitätskontrolle: Qualifizierung, Auswahl und Überwachung von Partnern in der Lieferkette. Nachverfolgung von Lieferantenproblemen wie etwa Fälle von Nichtkonformität.
• Beschwerdemanagement: Einholung, Überwachung und Prüfung von Kundenfeedback und Beschwerden im Zusammenhang mit Produkten und Dienstleistungen. Behebung von Beschwerden und Verbesserung der Kundenzufriedenheit.

Tipps für den Kauf von QM Software (Qualitätsmanagement)

Eine QM Software (Qualitätsmanagement) informiert mit detaillierten Berichten über Risiken und Mängel in den Arbeitsabläufen. Daher setzt die Auswahl eines Anbieters und der richtigen Software eine umfangreiche Recherche über die eigenen Geschäftsanforderungen und die auf dem Markt verfügbaren Tools voraus. Vor dem Kauf einer Lösung sind hier einige wichtige Faktoren zu berücksichtigen:

• Flexibilität zur Anpassung an bestehende Prozesse: Meistens brauchen Unternehmen Jahre, um ihre Verfahren zu etablieren, wodurch sich Änderungen für eine QMS-Implementierung oft schwierig umsetzen lassen. Die Software muss also flexibel sein, damit die Geschäftsanforderungen mit möglichst geringer Unterbrechung der bestehenden Prozesse erfüllt werden können. Eine generische Software ist vielleicht nicht immer die Antwort, wenn ein gewisses Maß an Anpassung gewünscht ist. Man sollte diejenige Software ins Auge fassen, in der Arbeitsabläufe, Berichtsvorlagen, Audit-Checklisten usw. konfiguriert werden können.
• Fähigkeit zur nahtlosen Integration in andere Systeme: Die Gewährleistung der Produktqualität ist von entscheidender Bedeutung, aber kaum möglich, wenn die verschiedenen dafür eingesetzten Tools in Silos arbeiten. Entscheidend ist, dass die operativen Bereiche Einblick in alle Prozesse haben. So können Qualitätsprobleme schneller gelöst und Produktionsverluste vermeiden werden. Eine Kompatibilität des QMS mit anderen Systemen kann die Abläufe rationalisieren und einen schnellen Informationsfluss zur Gewährleistung der Qualität gewährleisten.
• Datenanalyse und Berichterstellung: Zahlreiche Prozesse arbeiten mit dem QMS synchron, wodurch große Datenmengen erzeugt werden. Die Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, diese Daten mithilfe eines Berichterstattungstools zu analysieren. Sie sollten Einblicke in Produktfehler und Ertragstendenzen erhalten, die zur Verbesserung von Entwicklungsprozessen herangezogen werden können. Daher kann eine Funktion zur Berichterstattung über Parameter, wie z. B. Risiken, Kosten und KPIs, für Unternehmen äußerst vorteilhaft sein. Die Integration eines Berichterstattungstools eines Drittanbieters in das QMS sollte also ins Auge gefasst werden.

Relevante Trends in der QM Software (Qualitätsmanagement)

• Internet der Dinge (IoT) erkennt Probleme frühzeitig: Da dank des IoT Geräte miteinander interagieren, sind die Dinge für Qualitätsmanager einfach geworden. Das IoT verschafft dem Qualitätsmanagement mithilfe von digitalisierten Prozessen und verbundenen Sensoren einen Vorteil. Die Daten werden für eine proaktive Entscheidungsfindung genutzt und analysiert. So kann das IoT beispielsweise erkennen, wenn ein minderwertiges Material in die Lieferkette eintritt oder wenn ein Produktmerkmal von den vordefinierten Qualitätskriterien abweicht. Eine frühzeitige Erkennung spart eine Menge Kosten und Nacharbeit.
• Mobilität verbindet verschiedene Geschäftsaspekte: Qualitätsmanager sollten sich die zunehmende Verwendung von Mobiltelefonen zu Nutze machen, um in Echtzeit über jede Änderung im Verfahren auf dem Laufenden zu bleiben. Die Kommunikation zwischen verschiedenen Segmenten, wie z. B. Produktionsanlagen, IT-Abteilungen und Qualitätsoperatoren, verkürzt die zeitkritische Entscheidungsfindung. Außerdem werden die Kosten für die Datenerfassung und -analyse um 75 % gesenkt.