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Dienstplan Software & Schichtplaner

Schichtplaner oder Dienstplaner helfen Unternehmen bei der Organisation und Verwaltung von Personalzeitplänen. Dienstplaner Software zeigt häufig Arbeitszeiten verschiedener Mitarbeiter nebeneinander an, damit Manager Aufgaben einfach an Personen mit dem entsprechenden Qualifikationsniveau anpassen können. Mit einer Schichtplaner Software können Mitarbeiter außerdem in Echtzeit auf ihre und die Zeitpläne ihrer Kollegen zugreifen, Änderungen am System direkt von der Planungsoberfläche aus vornehmen und den Terminplanungsprozess mit den aktuellsten Informationen auf dem neuesten Stand halten. Dienstplan Software ist mit Terminbuchungssystemen, Planungssoftware und Personaleinsatzplanung Software verbunden.

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Die schnelle und flexible Art, Mitarbeitende und Projekte zu planen. Verfolge die Verfügbarkeit, verwalte Arbeitsbelastung und Freizeit und halte alle Mitarbeitenden auf dem Laufenden. Erfahre mehr über Resource Guru
Resource Guru ist der schnelle und flexible Weg, Teams und Teammitglieder zu planen und Projekte auf Kurs zu halten. Verwalte Personen, Geräte und Besprechungsräume an einem Ort. Weise Arbeit zu, verwalte Freizeit und bearbeite Zeitpläne in Sekundenschnelle. Verfolge die Verfügbarkeit von Personal in Echtzeit und vermeide unrealistische Arbeitsbelastungen. Halte dein Team mit persönlichen Dashboards und täglichen Zeitplan-E-Mails auf dem Laufenden. Analysiere Nutzungsraten, Kundschaft und Projekte mit leistungsstarken Berichten. Unternehmen wie die NASA und L'Oreal vertrauen darauf. Erfahre mehr über Resource Guru

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Mit Kenjos Schichtplaner kannst Du einfach und übersichtlich personalisierte Schichtpläne erstellen, um Dein Personal möglichst effizient einzusetzen und Fehlplanung zu verhindern. Erfahre mehr über KENJO
Mit Kenjos Schichtplaner kannst Du einfach & übersichtlich personalisierte Schichtpläne für Deine Mitarbeiter erstellen - egal, wie komplex Deine Unternehmensstruktur auch sein mag. Auch mehrere Standorte, Maschinenarbeitsplätze, komplexe Schichtarbeit, Pausenzeiten & Überstundenregelungen können übersichtlich erfasst werden. Unsere Software bietet Dir verschiedene Ansichten, Filtermöglichkeiten & hilfreiche Funktionen, um Dein Personal möglichst effizient einzusetzen und Fehlplanung zu verhindern. Egal ob im Einzelhandel, der Gastronomie, der Automobilindustrie oder dem Produktionsgewerbe - unsere Personalplanung passt sich Dir flexibel an. Erfahre mehr über KENJO

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Ganttic ist ein visueller Drag-and-Drop-Planer. Du kannst sofort sehen, wer im Urlaub ist, wer in einem Meeting ist und wer für die nächste Aufgabe bereit ist. Erfahre mehr über Ganttic
Ganttic bietet Echtzeit-Einblicke in die Verfügbarkeit deines Teams. Du kannst sofort sehen, wer im Urlaub ist, wer in einem Meeting ist und wer für die nächste Aufgabe bereit ist. Die webbasierte Plattform stellt sicher, dass jeder in deinem Team Zugriff hat und auf demselben Stand ist. Mit Ganttic kannst du Mitarbeitereinsatzpläne Wochen im Voraus zuversichtlich festlegen. Antizipiere Projektanforderungen, Spitzenarbeitslasten und Ressourcenlücken. Stelle sicher, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Erfahre mehr über Ganttic

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Planen Sie die Schichten Ihrer Mitarbeiter, senden Sie Benachrichtigungen und erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte. Erfahre mehr über Factorial
Unsere Schichtplan Funktion hilft Ihnen dabei, einfache Schichtpläne für Ihre Mitarbeiter zu erstellen, zu bearbeiten und zu versenden. In Echtzeit werden die Mitarbeiter über Änderungen oder Verschiebungen informiert, um so potentielle Komplikationen zu vermeiden. Zudem können Sie als HR-Manager individuelle Berichte über Schichten und Arbeitszeiten erstellen, um detaillierte Einblicke in die Arbeitszeiten und Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu erhalten. Erfahre mehr über Factorial

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Erstelle eigene Lösungen auf monday.com Work OS, damit du alles, woran deine Mitarbeitenden arbeiten, auf einen Blick terminieren kannst. Erfahre mehr über monday.com
Auf dem monday.com Work OS kann das Management Aufgaben einfach zuweisen und den Fortschritt laufender Projekte auf einen Blick verfolgen, sodass es eine Echtzeit-Informationsquelle für die Arbeit des gesamten Teams hat. Implementiere die Zeitleistenansicht der Plattform, um die Arbeit deines Teams zu planen, damit du nie eine Frist verpasst. Erstelle schließlich Diagramme direkt auf der Plattform, um zu visualisieren, wie Teammitglieder ihre Zeit einteilen, und nutze Erkenntnisse, um Prioritäten effektiver zu setzen. Erfahre mehr über monday.com

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PlanningPME ist eine Personalplanungslösung, die Ihnen erlaubt, Ressourcen, Aufgaben, Kunden, Einsätze, Projekte, Baustellen, Urlaube zu planen und zu verwalten ... Erfahre mehr über PlanningPME
PlanningPME ist ein Tool zur Personalplanung, das hochgradig personalisierbar ist und von mehr als 5000 Unternehmen genutzt wird. KMU's wie ganze Unternehmensgruppen vertrauen unserem Tool. Nutzen Sie eine Lösung, die sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst! Planen Sie Ihr Personal schnell und effizient ein. Wo Sie auch sind, weisen Sie Aufgaben in Echtzeit zu. Planen Sie Projekte und Ereignisse mit Präzision. Organisieren Sie Urlaube und andere Fehlzeiten. Erhalten Sie eine größere Übersicht über Ihren Kalender und sparen Sie Zeit. Realisieren Sie konkrete Erweiterungen mit Google Calendar oder Excel. Gratis Demo für 30 Tage. Erfahre mehr über PlanningPME

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Bei Teamhero handelt es sich um eine umfassende Software für das Personalmanagement. Sie dient der Einsatzplanung, Rekrutierung und Verwaltung von Personal und unterstützt zudem bei der Zeiterfassung. Da die Software webbasiert ist, ermöglicht sie eine zeitlich und örtlich uneingeschränkte Nutzung über mehrere Geräte hinweg. Ziel ist das Erreichen einer höheren Produktivität, indem Ressourcen wie Geld und Zeit sinnvoll eingespart werden. Die Software ist branchenunabhängig nutzbar. Erfahre mehr über Teamhero

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Software zur Dienstplanerstellung für die AV- & Eventbranche. Rentman ermöglicht es schnell, Zeitpläne zu erstellen & Mitarbeiter einzuladen, wodurch du deinen Planungsprozess rationalisierst - alles über eine Plattform. Deine Mitarbeiter können Verfügbarkeiten angeben, sodass du weißt, wer zur Verfügung steht. Mit der kostenlosen mobilen App kannst du unterwegs Zeitpläne verwalten, Updates vorwegnehmen und auf Einladungen reagieren. Teste Rentman & optimiere deinen Planungsprozess noch heute! Erfahre mehr über Rentman

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Jira ist das führende Softwareentwicklungstool, das von agilen Teams genutzt wird. Millionen Menschen entscheiden sich für Jira, um großartige Produkte zu planen und zu bauen. Kostenlos ausprobieren!
Jira ist das führende Softwareentwicklungstool, das von agilen Teams genutzt wird. Millionen Menschen entscheiden sich für Jira, um großartige Produkte zu planen und zu bauen. Jira hilft Teams dabei, ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten, indem sie früher, häufiger und iterativer veröffentlichen. Teams nutzen Jira, um Feedback in neue Funktionen und höhere Kundenzufriedenheit umzuwandeln. Mit Jira erhalten Teams Einblick in langfristige Ziele, den Status der Arbeit und Echtzeit-Release-Informationen. Bei der Anpassung von Teams an Marktveränderungen trägt Jira dazu bei, dass Prozesse sich mit der gleichen Geschwindigkeit entwickeln. Erfahre mehr über Jira

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TSheets ist eine Lösung zur Mitarbeiterzeiterfassung und -planung, die Geschäftsinhabern Zeit und Geld spart. Mit ihr sind die Zeiten der alten Stempeluhr oder Tabelle vorbei und die Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Auftragskalkulation werden vereinfacht. Egal, ob die Mitarbeitenden im Büro oder von unterwegs aus arbeiten, sie können ihre Zeit von jedem Ort aus mit einem Smartphone, Tablet, Desktop oder Laptop in Echtzeit verfolgen. TSheets ist ein in Quickbooks eingebettetes Zeiterfassungssystem. Erfahre mehr über QuickBooks Time

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Quasi ein persönlicher Assistent für Ihren Zeitplan – nur besser. Mit Acuity Scheduling muss das Buchen von Terminen mit Ihren Kunden keine unendliche Zeit mehr in Anspruch nehmen. (Hallelujah!) Lassen Sie Ihre Kunden Ihre Echtzeit-Verfügbarkeit sehen, Datum und Zeit auswählen, die ihnen am besten passt, im Voraus über Stripe, Paypal oder Square bezahlen und sogar alles auf eigene Faust stornieren oder verschieben – ohne dass Sie sich verrückt machen lassen müssen. Erfahre mehr über Acuity Scheduling

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Clockify macht es dir leicht, die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden zu verfolgen, Personaleinsatzpläne zu erstellen, die Verfügbarkeit aller Mitarbeitenden zu sehen, Anpassungen bei der Zuweisung von Aufgaben vorzunehmen und Kosten sowie Gesamtbudgets zu kontrollieren. Einzelne Zeiteinträge ergeben zusammen wertvolle Daten darüber, wie jeder Tag verbracht wird, und Einblicke in die Produktivitätsgewohnheiten deiner Mitarbeitenden. Du kannst Berichte zu jeder Arbeitswoche exportieren und anpassen, welche Daten du einbeziehen möchtest. Erfahre mehr über Clockify

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Das leistungsstarke und dennoch einfache, automatisierte Planungstool Calendly ermöglicht dir, dich mit anderen zu verbinden, um mehr zu erreichen. Millionen Nutzer profitieren von angenehmer Terminplanung, mehr Zeit für das Erreichen der obersten Prioritäten und der Flexibilität, um individuelle Nutzer und große Teams gleichermaßen unterzubringen. Calendly arbeitet mit Kalendern von Google, Office 365 und Outlook und Anwendungen wie Salesforce, Stripe, GoToMeeting und Zapier für eine nahtlose Nutzererfahrung. Erfahre mehr über Calendly

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Hilf deinem Unternehmen, die Effizienz zu verbessern, Compliance-Probleme zu reduzieren und die Zeit wiederzugewinnen, die du brauchst, um dich auf die Geschäftsstrategie zu konzentrieren – mit Paycor. Die All-in-one-Lösung für Personal- und Gehaltsabrechnung von Paycor vereinfacht die manuelle Arbeit. Die intuitive Nutzeroberfläche führt dich durch jeden Schritt des Prozesses, wodurch du die Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell erledigen kannst. Alle Mitarbeiterdaten sind an einem Ort verfügbar. Importiere Mitarbeiterstunden direkt, zeige den Geldbedarf an, bevor du die Gehaltsabrechnung einreichst, und verwalte Mitarbeiterinformationen. Erfahre mehr über Paycor

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Leistungsstarke, aber einfach zu bedienende, Cloud-basierte Bau-Projektmanagement-Software für alle Baufachleute zu einem Pauschalpreis.
Procore Technologies, Inc., weltweite Nummer eins und am weitesten verbreitete Bau-Management-Software, hilft durch die Straffung und Mobilisierung von Projektkommunikation und Dokumentation Unternehmen, drastisch Projekt-Effizienz und Verantwortlichkeit zu erhöhen, wodurch Gewinne gesteigert werden. Procore ermöglicht Bau-Profis, bei Projekten von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät zusammenzuarbeiten, mit Zugang zu allen Projektunterlagen, Verträgen, RFIs, Vorlagen, Zeitplänen und Zeichnungen und mehr. Erfahre mehr über Procore

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Wrike ist eine Software zur Arbeitsverwaltung, der mehr als 20.000 Unternehmen und zwei Millionen Nutzer vertrauen. Verbessere deine Mitarbeitereinsatzplanung mit Ressourcenallokation, maßgeschneiderten Anfrageformularen, Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen, Zeiterfassung, Leistungsberichten und Arbeitslast-Übersichten – alles an einem zentralen Ort. Integriere Wrike in mehr als 400 Anwendungen, um deine täglichen Prozesse zu beschleunigen. Du kannst Workflows anpassen und den Bedarf an E-Mails, Meetings, Status-Updates und mehr reduzieren. Arbeite intelligenter und nicht härter mit Wrike. Erfahre mehr über Wrike

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Dienstplan Software & Schichtplaner: Ratgeber

Einführung

Dienstplan Software hilft Unternehmen bei der Verwaltung der Arbeitszeiten ihrer Teams und bietet ihnen gleichzeitig Zugang zu wichtigen Informationen über ihre Schichten und den weiteren Zeitplan ihres Teams. Letztlich kann die Software Unternehmen und Personal von der Aufgabenzuweisung und der Erstellung von Arbeitsplänen bis hin zur Verwaltung der Verfügbarkeit von Bediensteten und anderen Personalfragen unterstützen.

Mit einem Schichtplaner kann ein Unternehmen einen Zeitplan erstellen, der festlegt, wann die Teammitglieder arbeiten müssen, mit wem sie zusammenarbeiten und was zu erledigen ist. Mit der Software können Nutzer diese Planungsaufgaben durchführen und gleichzeitig schnell und einfach auf entsprechende Informationen zugreifen, wie beispielsweise Betriebsangehörige, die aufgrund von Urlaub oder Krankheit nicht zur Verfügung stehen werden. Dies kann dann zu einer robusteren Planung führen, wodurch weniger Änderungen am geplanten Arbeitsplan zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen werden müssen.

Dienstplaner werden vor allem von kleinen und mittelständischen Unternehmen verwendet, obgleich sie von jedem Unternehmen genutzt werden kann, das sich mit der Verwaltung von Arbeitsplänen und der Personalplanung befassen muss. Software dieser Art wird auch unter verschiedenen anderen Namen angeboten, wie etwa Software für das Schichtmanagement und Software für die Personaleinsatzplanung.

Schichtplanung Software wird häufig als Einzellösung vertrieben, können aber auch Teil eines umfassenderen Personalmanagement-Pakets sein. Softwareanwendungen dieser Art gehören zu ähnlichen Lösungen wie Anwesenheit Software, Arbeitszeitsoftware und HR Software. Diese verschiedenen Anwendungen können integriert werden, um eine umfassendere Strategie für die Personaleinsatzplanung zu bilden.

Manche Dienstplaner sind auf bestimmte Branchen oder Sektoren ausgerichtet, während andere Optionen allgemeiner gehalten sind und ein breiteres Spektrum von Unternehmen und Organisationen ansprechen sollen. Das kann bedeuten, dass die einzelnen Funktionen von einem Programm zum anderen variieren können. Außerdem gibt es eine Reihe von Kernfunktionen, die in praktisch allen Anwendungen dieser Art vorhanden sind. Es gibt auch gemeinsame Merkmale, die in den meisten Lösungen zu finden sind. Im Allgemeinen ermöglichen Dienstplan Anwendungen die Durchführung der folgenden Aufgaben:

  • Erstellen, Verwalten und Abrufen von Informationen im Zusammenhang mit der Personaleinsatzplanung, wie z. B. Arbeitspläne
  • Verwaltung einer Datenbank mit wichtigen Informationen über Teammitglieder oder Personal
  • Überwachung der Ein- und Ausgangszeiten der Betriebsangehörigen am Arbeitsplatz mithilfe einer Stempeluhr
  • Erleichterung von Schichtwechseln und Verwaltung von Anträgen von Teammitgliedern auf Urlaub oder Jahresurlaub

Was ist ein Dienstplaner?

Dienstplaner, auch bekannt als Schichtmanagementsoftware oder Personaleinsatzplanungssoftware, ist die Bezeichnung für Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Verwaltung von Arbeitsplänen helfen. Die Nutzer können verschiedene Aufgaben ausführen, wie beispielsweise die Zuteilung von Schichten an Teammitglieder, die Verwaltung von Urlaub oder Jahresurlaub und die Überwachung der Anzahl der Arbeitseinsätze der Teams. Außerdem kann eine solche Software oftmals auch die Zuweisung von Aufgaben erleichtern.

Mit dieser Software können Unternehmen eine Mitarbeiterdatenbank führen und schnell und einfach auf Informationen zu den Arbeitszeiten zugreifen. Darüber hinaus können Unternehmen die Software nutzen, um einen Arbeitsplan zu erstellen, diesen zu aktualisieren und auf relevante Informationen zuzugreifen, wie z. B. Anträge auf Freistellung und die Anzahl der vom Personal geleisteten Arbeitsstunden. Letztlich ermöglicht dies eine effektivere Verwaltung der Arbeitskräfte, eine gerechtere Arbeitsplanung, eine effektivere Verteilung der Arbeitsaufgaben und mehr Flexibilität.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen nutzen häufig Dienstplan Softwarelösungen, aber auch größere Unternehmen und Organisationen, die Arbeitspläne oder die allgemeine Schichtplanung organisieren müssen, machen gerne von diesen Anwendungen Gebrauch. Darüber hinaus muss man wissen, dass Schichtplaner Software oft Komponenten enthält, die sich an das Personal richten und es ihm ermöglicht, auf seine Zeitpläne zuzugreifen und Schichten zu tauschen.

Welche Vorteile bieten Schichtplaner?

Die Vorteile eines Schichtplaners liegen darin, dass Unternehmen ihre Belegschaft effektiver organisieren können. Sie haben zudem Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die für eine zuverlässige Planung erforderlich sind. Die Software in dieser Kategorie kann aber auch dem Personal zugutekommen, da sie für mehr Flexibilität und Transparenz sorgt. Einige der konkreten Vorteile, die mit der Anschaffung eines Dienstplan Tools verbunden sind, werden nachfolgend näher erläutert:

  • Effizientere Personaleinsatzplanung: Einer der Hauptvorteile des Einsatzes von Planungssoftware für Mitarbeitende oder Teams ist die Möglichkeit, die Effizienz bei der Erstellung von Arbeitsplänen zu verbessern. Die manuelle Erstellung von Arbeitsplänen kann zeitaufwändig sein, da die für die Planung Verantwortlichen alle Mitarbeiter, deren vertraglich vereinbarte Arbeitszeiten, Abwesenheiten, allgemeine Verfügbarkeit usw. berücksichtigen müssen. Durch den Einsatz einer Planungssoftware wird der gesamte Prozess wesentlich beschleunigt, da die Daten zur Verfügbarkeit einfach abgerufen werden können, während eine grundlegende Planungsvorlage verwendet und wiederverwendet werden kann. Zahlreiche Lösungen bieten außerdem Automatisierungsoptionen, mit denen grundlegende Arbeitspläne erstellt und auch geändert werden können, wenn weitere Informationen vorliegen.
  • Größere Flexibilität für die Beschäftigten: Mehr Flexibilität in Bezug auf die eigenen Arbeitszeiten für Arbeitskräfte als wichtiger Vorteil einer Dienstplanung Software. Viele der besten Lösungen dienen nicht nur als Werkzeug für Unternehmen und andere Organisationen zur Erstellung von Zeitplänen, sondern enthalten auch Selbstbedienungstools für die Beschäftigten. Die wichtigste dieser Optionen ist die Möglichkeit für die Beschäftigten, die Schicht zu tauschen. Diese Leistung bietet dem Personal die Möglichkeit, Schichten, die sie nicht wahrnehmen können, ausfallen zu lassen oder zusätzliche Schichten zu suchen, wenn sie ihr Einkommen erhöhen möchten. In vielen Unternehmen, darunter auch Einzelhandelsgeschäfte, kann diese Flexibilität dazu beitragen, die Arbeitsmoral der Beschäftigten hoch zu halten. Die Möglichkeit, Schichten zu tauschen, kann auch die Arbeitsbelastung für Führungskräfte verringern, die sonst manuell Ersatz für Mitarbeiter suchen müssten, welche ihre Schicht ausfallen lassen.
  • Robustere Erstellung von Zeitplänen: Schwierige Erstellung von Arbeitszeitplänen aufgrund der Berücksichtigung vieler verschiedener Faktoren. Eine Dienstpläne Software macht die Erstellung von Zeitplänen für ein Unternehmen nicht nur effizienter, sondern bietet zudem die Möglichkeit, die erstellten Zeitpläne wesentlich robuster zu gestalten. Da die für die Erstellung von Zeitplänen zuständigen Personen über alle erforderlichen Informationen verfügen, ist es viel einfacher, einen praktikablen Zeitplan zu erstellen, der nur dann geändert werden muss, wenn sich Beschäftigte für einen Schichttausch entscheiden. Themen wie Krankheitsurlaub, Urlaub und Mitarbeiterverträge können bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden ihre vertraglich vereinbarte Mindestarbeitszeit leisten und dass alle zusätzlichen Schichten gerecht verteilt werden.
  • Verbesserte Mitarbeiteranerkennung: Verschiedene Möglichkeiten der Mitarbeiteranerkennung als wichtiger Vorteil der Schichtplanung Software. Die Zeiterfassungsfunktion eines Dienstplan Programms kann den Überblick darüber erleichtern, welche Beschäftigten Überstunden geleistet haben und welche Teammitglieder in einer bestimmten Woche, einem bestimmten Monat oder einem bestimmten Jahr insgesamt die meisten Arbeitsstunden angesammelt haben. Darüber hinaus können Führungskräfte mithilfe der Software sehen, wer am häufigsten für Schichten einspringt, wenn Beschäftigte abwesend sind oder wenn Beschäftigte darum bitten, Schichten zu tauschen. Diese Fähigkeit macht es einfacher, Teamplayer und Top-Performer für eine Anerkennung auszuwählen. Die Mitarbeiteranerkennung ist von entscheidender Bedeutung, denn die Untersuchungen zeigen, dass der Wunsch nach Mitarbeiteranerkennung besonders in Krisenzeiten um etwa 30 % steigt.
  • Einhaltung der Arbeitsgesetze: Sicherstellung der Einhaltung der deutschen Arbeitsgesetze durch Einsatz von Schichtplanern. Mit dieser Software können Nutzer in Echtzeit Informationen über die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und den vertraglichen Status der einzelnen Beschäftigten abrufen. Darüber hinaus können mit der Software auch Überstunden und Bonuszahlungen abgerechnet werden. Diese Leistung kann dazu beitragen, Situationen zu vermeiden, in denen Beschäftigte zu oft arbeiten oder für zusätzliche Arbeit, die sie über das vertraglich festgelegte Maß hinaus leisten, nicht angemessen entlohnt werden. Planungssoftware kann auch dafür sorgen, dass das Unternehmen seinen Beschäftigten zwischen zwei Schichten ausreichend Zeit einräumt. Dies kann in einigen Branchen wie dem Hotel- und Dienstleistungsgewerbe besonders wichtig sein, wo es eine Nachfrage nach Spät- und Frühschichten geben kann.

Über welche Funktionen verfügt Dienstplan Software?

Die Funktionen der Dienstplan Software sollen Unternehmen bei verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung von Arbeitsplänen, der Verwaltung von Dienstplänen und der Verfolgung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen der Belegschaft unterstützen. Es kann erhebliche Unterschiede bei den angebotenen Funktionen und der Art und Weise, wie diese Funktionen umgesetzt werden, geben. Die folgenden Punkte können als Kernfunktionen bezeichnet werden, die Interessenten bei der überwiegenden Mehrheit der Softwarelösungen in dieser Kategorie erwarten können:

  • Mitarbeiterdatenbank: Aufbau und Pflege einer Datenbank für alle Beschäftigten, damit alle für die Terminplanung relevanten Informationen bei Bedarf leicht zugänglich sind. Zu jedem Eintrag in der Datenbank können verschiedene Details hinzugefügt oder geändert werden, z. B. Namen, Kontaktinformationen, die Rolle des jeweiligen Beschäftigten im Unternehmen, sein Gehalt und vieles mehr. Diese Informationen können dann von den Organisatoren oder von der in der Software integrierten Planungsengine verwendet werden, um logische Arbeitspläne zu erstellen, wobei die passenden Arbeitskräfte für die entsprechenden Aufgaben ausgewählt werden. In einigen Fällen können auch demografische Informationen wie Alter und Geschlecht angegeben werden, was die Erstellung von Plänen ermöglicht, die eine optimale demografische Zusammensetzung bieten. So können beispielsweise Situationen vermieden werden, in denen es mehr Männer als Frauen gibt oder in denen alle für eine Schicht vorgesehenen Beschäftigten jünger oder unerfahren sind.
  • Mitarbeiterplanung: Erstellung von Dienstplänen, damit alle Beschäftigten wissen, in welchen Schichten sie arbeiten. Die meisten Programme ermöglichen sowohl die manuelle als auch die automatische Erstellung von Zeitplänen. Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, den Beschäftigten manuell Schichten zuzuweisen oder mithilfe von Automatisierungswerkzeugen einen logischen Arbeitsplan zu erstellen, der auf den in der Datenbank enthaltenen Informationen basiert, wie z. B. der Verfügbarkeit der Arbeitskräfte. Die automatisierte Planung in einigen Softwarelösungen nutzt KI Software und Machine Learning Software, um die Qualität der automatisierten Planungen kontinuierlich zu verbessern. Natürlich kann ein einmal erstellter Zeitplan jederzeit geändert werden, sodass Unternehmen mit Abwesenheiten von Personal oder anderen unerwarteten Ereignissen fertig werden können. Viele Softwareanwendungen ermöglichen es den Beschäftigten zudem, über ihre eigenen Geräte auf ihre Zeitpläne zuzugreifen. Der Zeitplan selbst wird in der Regel über eine Kalenderfunktion angezeigt, sodass die Nutzer vergangene, aktuelle und zukünftige Schichten einsehen können.
  • Online-Stempeluhr: Erfassung der Ein- und Ausgehzeiten der Mitarbeitenden über eine Online-Uhr. Mit dieser Funktion kann man sich bei der Ankunft am Arbeitsplatz oder zu Beginn der Schicht ein- und beim Verlassen oder Beenden der Schicht ausstempeln. Die besten Softwarelösungen dieser Art bieten einen Echtzeit-Überblick darüber, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt anwesend ist, was besonders in Notfällen wichtig sein kann, wenn eine Personenzählung erforderlich ist. Wenn die Belegschaft die Möglichkeit haben soll, sich schnell an- und abzumelden, kann dies auch zu einer genaueren Lohnabrechnung führen. Darüber hinaus bietet die Online-Komponente auch die Möglichkeit, dass Mitarbeitende sich ein- und ausstempeln können, wenn sie aus der Ferne arbeiten, was für viele Unternehmen eine immer wichtigere Rolle spielt.
  • Urlaubs-/Abwesenheitsnachweis: Überwachung aller Informationen im Zusammenhang mit Urlaub und Freistellungen von Beschäftigten. Alle genehmigten Urlaubszeiten sollten in der Software sichtbar sein, damit die Führungskräfte eines Unternehmens ihre Zeitpläne genau und unter Berücksichtigung all dieser Informationen planen können. Viele Lösungen ermöglichen es dem Personal, Anträge auf Freistellung zu stellen, die von dem Führungspersonal des Unternehmens entweder genehmigt oder abgelehnt werden können. Eine weitere wichtige Funktion ist die Möglichkeit, die von jedem Beschäftigten im Laufe eines Jahres oder eines anderen definierten Zeitraums genommene Freizeit zu verfolgen. Auf diese Weise ist es dann möglich, Urlaubsanträge automatisch abzulehnen, wenn diese die vertraglich und gesetzlich festgelegte Anzahl an Urlaubstagen überschreiten. In Softwarepaketen mit einer starken Automatisierungskomponente gibt es möglicherweise Optionen, um die automatische Genehmigung von Urlaub und Abwesenheit zu aktivieren oder zu deaktivieren. Dies hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab und beruht auf den Informationen in der Datenbank.
  • Schichttausch: Bereitstellung einer Möglichkeit für Personal, Anträge auf Schichttausch zu stellen. Mit dieser Funktion können Teammitglieder Schichten abgeben, die sie nicht wahrnehmen können, oder zusätzliche Schichten übernehmen, wenn sie mehr Arbeit benötigen. Schichttausch kann auf Selbstbedienungsbasis erfolgen. Einige Softwarepakete bieten Optionen, mit denen Unternehmen einzelne Anträge auf Schichttausch genehmigen oder ablehnen können. Letztendlich ermöglicht dies einen flexibleren Ansatz bei der Terminplanung und kann Situationen vermeiden, in denen ein Unternehmen aufgrund von Abwesenheiten unterbesetzt ist.
  • Mobiler Zugriff: Zugang auf Arbeitspläne des Personals und andere relevante Informationen für Nutzer auf mobilen Geräten, einschließlich Handys und Tablets. Die mobile Erreichbarkeit wird zu einer immer wichtigeren Funktion in Dienstplanprogrammen, insbesondere für Unternehmen mit Beschäftigten im Außendienst oder Telearbeitende, da diese möglicherweise auf mobile Geräte angewiesen sind, um auf Informationen zuzugreifen. Auf einige cloudbasierte Softwarelösungen kann mit verschiedenen internetfähigen Geräten problemlos zugegriffen werden, während andere Lösungen eine separate, dedizierte mobile App anbieten, die viele der gleichen Kernfunktionen bietet. Unabhängig von der Bereitstellungsmethode sorgt eine hochwertige Software, bei der die mobile Zugänglichkeit im Vordergrund steht, auch dafür, dass die Inhalte für mobile Bildschirme optimiert sind.

Das Softwareverzeichnis von Capterra erleichtert Unternehmen die Suche nach den besten Dienstplanern. Mit den Suchwerkzeugen können die möglichen Optionen innerhalb dieser Kategorie erkundet und diese nach den enthaltenen Funktionen sortiert werden. Unternehmen und andere Interessenten können so den gesamten Suchprozess straffen und sich auf die Optionen konzentrieren, welche die gewünschten Merkmale und Funktionen enthalten, während sie gleichzeitig alle Produkte ausschließen, die am wenigsten geeignet sind.

Was sollte beim Kauf eines Schichtplaners berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung eines Schichtplaners oder bei der Erkundung der verschiedenen auf dem Markt erhältlichen Optionen müssen unterschiedliche Überlegungen angestellt werden. Schließlich ist es für den Interessenten wichtig, die beste Lösung für seine Bedürfnisse zu finden und nicht einfach nur nach der besten Gesamtlösung zu suchen. Ein effektiver Weg besteht darin, einige kritische Fragen zu stellen und zu versuchen, Antworten zu finden, die den Kaufprozess unterstützen. Einige der wichtigsten Fragen, die sich der Nutzer stellen sollte, sind folgende:

  • Was kostet ein Dienstplaner? Der Preis einer Software ist immer ein entscheidender Faktor bei der Kaufentscheidung, aber bei einem Schichtplaner, der längerfristig genutzt werden soll, müssen Interessenten die Gesamtnutzungskosten über den gesamten Nutzungszeitraum berücksichtigen. Das bedeutet, dass die gesamten Kosten für den Kauf und alle anderen Anfangsgebühren im Zusammenhang mit der Installation, der Datenspeicherung und den Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigt werden müssen. Im Falle von cloudbasierter Software können außerdem Abonnementgebühren anfallen, die über die gesamte Laufzeit des Abonnementvertrags einkalkuliert werden müssen. Darüber hinaus sollten Interessenten auch sorgfältig über die „versteckten“ Kosten nachdenken, die mit dem Erwerb künftiger Software-Updates und neuer Versionen, dem Zugang zu technischem Support und der Schulung von Beschäftigten oder dem Onboarding von Führungskräften verbunden sein können, damit diese die Software effektiv nutzen können.
  • Was ist die optimale Bereitstellungsmethode? Wer eine Software kaufen möchte, muss sich auch überlegen, wie er bei der Softwarebereitstellung vorgehen möchte. Die meisten Menschen sind mit einer Vor-Ort-Bereitstellung vertraut, bei der man die Softwarelizenz erwirbt und dann die Verantwortung für die Installation der Software auf den eigenen Systemen übernimmt. Diese Methode ist mit hohen Anfangskosten und eingeschränkter Flexibilität verbunden. Sie bietet jedoch ein größeres Gefühl der Kontrolle und die langfristigen Kosten können niedriger sein als bei der wichtigsten Alternative, der cloudbasierten Software. Dieser Begriff bezieht sich auf Software, die mithilfe von Cloud-Technologie bereitgestellt wird, in der Regel auf Basis von Software-as-a-Service (SaaS). Dabei erhebt ein Drittanbieterunternehmen eine Abonnementgebühr und übernimmt im Gegenzug die Verantwortung für die Remote-Bereitstellung der Software und die Abwicklung technischer Fragen wie Sicherheit und Datenspeicherung. Cloudbasierte Software hat niedrige Anfangskosten, aber die langfristigen Kosten können aufgrund der laufenden Gebühren deutlich höher ausfallen als bei der Bereitstellung vor Ort. Der Hauptvorteil von cloudbasierter Software ist ihre Flexibilität, da der Zugriff über eine größere Anzahl von Geräten möglich ist. Dies kann besonders für Unternehmen von Vorteil sein, die mobile und hybride Arbeitskräfte oder Teammitglieder im Außendienst beschäftigen. Um zu einer endgültigen Entscheidung in der Debatte über Software vor Ort oder in der Cloud zu kommen, müssen Interessenten darüber nachdenken, wo ihre Prioritäten in Bezug auf Flexibilität, Vorlaufkosten und Eigentum oder Kontrolle über die Software liegen.
  • Welche Berichts- und Analysefunktionen stehen zur Verfügung? Viele Dienstplan Softwarepakete enthalten zusätzliche Funktionen. Ein gutes Beispiel dafür ist der Bereich der Berichte und Analysen. Die besten Lösungen enthalten unter Umständen ein Dashboard mit wichtigen Informationen über die Schichtdauer und die Arbeitsbelastung der Beschäftigten. Diese Informationen können zur Entscheidungsfindung herangezogen werden, wie viele Personen während einer bestimmten Schicht anwesend sein müssen und wie viele Personen für jede Rolle eingestellt werden müssen.

Auch die wichtigsten Trends bei der Dienstplan Software müssen sorgfältig geprüft werden, bevor man sich für den Kauf eines Produkts entscheidet. Interessenten müssen sich darauf verlassen können, dass die Software, die sie erwerben, im Bewusstsein der wichtigsten aktuellen Trends entworfen und entwickelt wurde. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Software für den langfristigen Einsatz geeignet und weitestgehend zukunftssicher ist. Einige der wichtigsten Trends im Zusammenhang mit der Personaleinsatzplanung und Software dieser Art sind im Folgenden beschrieben:

  • Zunehmende Nutzung der KI-Technologie: KI Software ist eine Technologie, die immer häufiger eingesetzt wird, vor allem weil sie zuverlässiger geworden ist. Es gibt bereits Planungssoftware mit KI-Funktionalität. Diese KI-Technologie kann dabei helfen, viele der häufigsten Planungsaufgaben zu automatisieren, sodass nur noch kleine Änderungen erforderlich sind. KI kann aber auch eingesetzt werden, um die tatsächliche Qualität der Personaleinsatzplanung zu verbessern. So kann KI zum Beispiel die ideale Anzahl von Arbeitskräften am Arbeitsplatz für bestimmte Schichten ermitteln. Auf diese Weise können Unternehmen ihren Personalbestand optimieren und so die Kosten in weniger arbeitsintensiven Zeiten senken und gleichzeitig eine Unterbesetzung in arbeitsintensiven Zeiten vermeiden. Wer eine Planungssoftware kaufen möchte, die diese Vorteile bietet, muss die verschiedenen Vorteile der künstlichen Intelligenz berücksichtigen.
  • Einsatz von Chatbots für einfache Anfragen: Wie bei den meisten Softwarepaketen kann es vorkommen, dass Nutzer von Terminplanungssoftware von Zeit zu Zeit technische Unterstützung benötigen. Ein wachsender Trend in der Softwareentwicklung insgesamt, aber insbesondere bei Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement, ist der Einsatz von Chatbots, die viele der grundlegenden Fragen der Nutzer beantworten können. Chatbots werden von künstlicher Intelligenz (KI) gesteuert und können eine ähnliche Erfahrung bieten wie die Kommunikation mit einem Menschen über eine Live-Chat-Funktion. Der Chatbot kann die Fragen der Nutzer interpretieren und nach Möglichkeit Antworten geben. Wenn der Chatbot die Anfrage nicht bewältigen kann, kann das Transkript an einen Menschen geschickt werden, der dann das Problem aufgreift und weitergehende Unterstützung leisten kann. Entscheidend ist jedoch, dass Chatbots problemlos in der Lage sind, an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr technischen Support zu leisten, ohne Schlaf, Pausen oder Freizeit zu benötigen.
  • Flexibilität bei der psychischen Betreuung: Eine wichtige Überlegung für Unternehmen, die einen Arbeitsplan verwalten, ist die Schaffung einer soliden Politik für die psychische Gesundheit. Untersuchungen haben ergeben, dass 44 % der Angestellten während der Covid-Pandemie einen gewissen Grad an Burnout erlebten und somit können auch zahlreiche Erwerbstätige darunter sein. Darüber hinaus kosten psychische Probleme und damit verbundene Arbeitsausfälle die Unternehmen jedes Jahr Milliarden. Eine gute, evidenzbasierte Strategie für die psychische Gesundheit kann dazu beitragen, die Kosten zu begrenzen und langfristige Abwesenheiten zu reduzieren, indem sie den Beschäftigten ein höheres Maß an Flexibilität bietet. Dies könnte beispielsweise die Möglichkeit eines Schichtwechsels für Personen beinhalten, die Schwierigkeiten haben, ihren Arbeitsplatz zu erreichen, oder die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, wenn die Betroffenen Schwierigkeiten haben, zwischen Arbeit und Zuhause zu pendeln. Qualitativ hochwertige Software für die Termin- und Personalplanung sollte so aufgebaut sein, dass sie Unternehmen diese Art von Flexibilität ermöglicht.
  • Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle: Nicht zuletzt müssen Unternehmen in ein Schichtplaner Programm investieren, die alle notwendigen Funktionen für Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle bietet. Die COVID-19-Pandemie war ein Wendepunkt für viele Branchen und ihre Beschäftigten, und das Homeoffice ist heute viel verbreiteter als vor der Pandemie. Dienstplan Software hat begonnen, sich an diesen Wandel anzupassen. Sie bietet unter anderem die Möglichkeit, innerhalb eines Mitarbeiterplans zwischen Personen, die aus der Ferne arbeiten, und solchen, die vor Ort tätig sind, zu unterscheiden, sowie Optionen zur Rotation der Rechte auf Remote-Arbeit. Unternehmen sollten versuchen, eine Software zu finden, die alle für ihre Planungen relevanten Funktionen für Fern- und Hybridarbeit enthält.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

  1. Studie zum Home-Office: 59 % der Unternehmen weltweit arbeiten wegen COVID-19 remote – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 9. Februar 2023)

  2. Gut informiert beim Softwarekauf: Die wahren Anschaffungskosten von Software – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 9. Februar 2023)

  3. Work-Life-Blending: Wie die Grenzen zwischen Arbeitsplatz und Privatleben verschwimmen – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 9. Februar 2023)