Terminplaner Software

Geschrieben von Molly Burke und Ines Bahr

Wichtige Informationen zum Kauf von Terminplaner-Software

Terminplaner-Software vereinfacht Terminvereinbarungsprozesse für Kunden, Patienten und Kollegen, verhindert Doppelbuchungen und automatisiert die Planung wiederkehrender Termine. Angestellte und Dienstleistungsanbieter erhalten in Echtzeit Zugriff auf ihre Zeitpläne und die Zeitpläne ihrer Kollegen und können direkt über das Planungstool Änderungen vornehmen und Kunden passende Terminoptionen anbieten.

Bürokaufleute, Manager und Unternehmer nutzen Terminplanungssoftware für nahtlose Terminbuchungen mit Kunden, Arbeitssuchenden oder Kollegen. Viele Nutzer arbeiten in den Bereichen Gesundheit, Wellness und Fitness, Verbraucherdienstleistungen und Medizin.

Meist werden die Preise für Terminplaner-Software monatlich abgerechnet. Preise auf Einstiegsniveau beginnen bei 4,59 $ (circa 4,36 €) monatlich. Die Preise variieren abhängig von Faktoren wie Funktionsumfang und Nutzerzahl. Premium-Tools und erweiterte Tools haben einen höheren Preis, aber bieten auch zusätzliche Funktionen. Die Preise für Premium-Versionen und erweiterte Versionen liegen zwischen 6,86 $ und 137 $ (circa 6,52 € und 130 €) monatlich. [1]

Erstmalige Käufer sollten bei der Softwarewahl ihr Budget, ihre Endnutzer und ihre benötigten Integrationen im Blick behalten. Stelle Anbietern die folgenden Fragen, bevor Sie Ihre Investition tätigen:

• Lässt sich die Software gut in unsere vorhandene Kalender-, Website-Builder- und CRM-Software integrieren?
• Bietet Ihre Software ein angenehmes Nutzungserlebnis für externe Endnutzer wie Kunden oder Bewerber?
• Verfügt Ihr Tool über alle nötigen Funktionen für unsere Geschäftsanforderungen, z. B. die Nutzung per Mobilgerät, Kalendersynchronisierung und Online-Zahlungen?
• Wie anpassbar sind die in Ihrem Tool verfügbaren Vorlagen für SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen?

Was ist die beste Terminplaner-Software?

Capterra ermittelt die besten Terminplaner-Programme auf der Grundlage einer proprietären Mischung aus Benutzerbewertungen und Beliebtheit und hilft kleinen Unternehmen so, die effektivste Terminplanungssoftware für ihre Bedürfnisse zu finden. Hier sind die fünf am häufigsten bewerteten Produkte für diese Kategorie:

Diese Rankings werden durch die Kombination von verifizierten Nutzerbewertungen und öffentlich zugänglichen Daten zur Beliebtheit in Websuchen ermittelt:

• Beliebtheits-Score: Relative Beliebtheit der Software auf Basis von Trends in Websuchen, der Onlinepräsenz der Produkte und der Aktualität der Bewertungen.
• Bewertungs-Score: Relativer Score der Software auf Basis der durchschnittlichen von Nutzern auf Capterra abgegebenen Bewertungen (auf einer Skala von 1 bis 5), normalisiert nach Anzahl und Aktualität der Bewertungen.

Was ist Terminplaner-Software?

Mit Terminplaner-Software können Unternehmen Kundentermine, Sitzungen und Meetings vereinbaren, verwalten und verfolgen. Das Tool automatisiert den Buchungsprozess und benachrichtigt Dienstleistungsanbieter und Kunden über anstehende Reservierungen und Zahlungen. Sie dient als zentrale Plattform für alle Informationen im Zusammenhang mit Terminen, etwa den Namen von Kunden und Dienstleistern, Dokumenten, Anliegen, Fälligkeitsdaten und (falls benötigt) Zahlungen. Das Reporting-Dashboard des Tools verfolgt außerdem Kennzahlen für mehrere Meetings, etwa Erfolgsquoten, No-Show-Rate und allgemeine Planungstrends, um Lücken im Buchungsprozess zu erkennen und diesen zu optimieren.

Mit Terminplanungssoftware können Kunden über ein spezielles Onlineportal Termine buchen, umbuchen oder abbrechen. Alle geplanten Termine sind für beide Parteien im integrierten geteilten Kalender einsehbar.

Capterra verzeichnet 866 Terminplaner-Programme, für die im vergangenen Jahr 8.965 Nutzerbewertungen veröffentlicht wurden. [2]

Preisgestaltung von Terminplaner-Software

Die meisten Terminplaner-Programme werden monatlich abgerechnet. Dabei hängen die Kosten von einer Vielzahl von Faktoren ab, etwa dem Funktionsumfang, der Nutzerzahl, den Anforderungen an die Infrastruktur und der Unternehmensgröße. Die Preise auf Einstiegsniveau beginnen ab 4,59 $ (circa 4,36 €) pro Monat. Preise für erweiterte Versionen und Premium-Versionen liegen zwischen 6,86 $ und 137 $ (circa 6,52 € und 130 €) monatlich. [1]

• Terminbuchungssoftware auf Einstiegsniveau bietet Kernfunktionen für Bestätigungs-/Erinnerungsbenachrichtigungen und Onlinebuchungen.
• Erweiterte Produkte oder Premium-Tools mit höherem Preis bieten üblicherweise Zusatzfunktionen wie Mobilzugriff, Kalendersynchronisation und eine Kundendatenbank.

Erstmalige Käufer sollten Folgendes wissen:

• Üblicherweise entstehen im Voraus Kosten für Einrichtung, Integration und Anpassungen.
• Für Wartung und Support fallen meist wiederkehrende Kosten an.

Auch Gratistools und kostenlose Testversionen kostenpflichtiger Software sind verfügbar.

• Gratisversionen: Kostenlose Softwareversionen bieten oft Zugriff auf grundlegende Funktionen und eignen sich gut für Unternehmen mit einem begrenzten Budget.
• Kostenlose Testversionen: Unternehmen können Softwaretools mit kostenlosen Testversionen von meist bis zu 14 Tagen testen. Die Testversionen bieten Zugang zu allen oder einigen Softwarefunktionen.

Funktionen von Terminplaner-Software nach Nutzerbewertung

Alle Terminbuchungstools umfassen Funktionen für Terminbestätigungen und -erinnerungen sowie Onlinebuchungen. Die meisten Tools der Kategorie bieten zudem eine Kundendatenbank, mobilen Zugriff und Online-Zahlungsfunktionen sowie Funktionen für die automatische Planung wiederkehrender Termine.

Hauptfunktionen von Terminplaner-Software

• Bestätigungen/Erinnerungen: Kundentermine bestätigen und E-Mail- oder SMS-Erinnerungen einrichten, um Kunden automatisch über ihre erfolgreiche Buchung, anstehende Termine und fällige Zahlungen zu informieren. 87 % der Rezensenten stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.
• Onlinebuchungen: In Kundenportalen das Vereinbaren, Umplanen oder Stornieren von Terminen je nach verfügbaren Zeitslots ermöglichen. Nutzer können mit dieser Funktion auf Kundenkonten zugreifen, um benötigte Details einzusehen, und Konten schließen, falls ein Service nicht mehr angeboten wird oder es zu Streitigkeiten kam. 85 % der Nutzer stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.

Gut bewertete häufige Funktionen von Terminplaner-Software

• Terminverwaltung: Termine planen, ändern oder absagen. 91 % stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.
• Kalenderverwaltung: Termine und Meetings über einen integrierten Kalender verfolgen und verwalten. 84 % der Nutzer stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.
• Kundenverwaltung: Kontaktdaten und Kommunikation mit Kunden verwalten. 80 % der Nutzer stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.
• Mobiler Zugriff: Von unterwegs aus über Mobilgeräte auf die Software zugreifen. 78 % der Nutzer stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.
• Verfügbarkeitsmanagement: Die Verfügbarkeit von Ressourcen überwachen und analysieren, um die Servicebereitstellung für Kunden besser zu planen und zu optimieren. 78 % der Nutzer stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.
• Kundendatenbank: Kontaktinformationen von Stakeholdern elektronisch speichern. 73 % der Nutzer stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.
• Automatisierte Terminplanung: Terminpläne automatisch auf Basis von Geschäftsanforderungen oder der Verfügbarkeit und Qualifikation von Mitarbeitern erstellen. 64 % der Nutzer stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.
• Onlinezahlungen: Eine Zahlungswebseite anbieten, auf der Kunden Rechnungen über verschiedene Methoden wie Debit-/Kreditkarten, Onlinebanking und mehr bezahlen können. 57 % der Nutzer stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.
• Wiederkehrende Termine: Für einen gewünschten Zeitraum wiederkehrende Termine planen. 52 % der Nutzer stufen diese Funktion als sehr wichtig ein.

Die wichtigsten von Nutzern genannten Vorteile von Terminplaner-Software

Buchungen leicht machen: Nutzern zufolge verbessert Terminbuchungssoftware ihre Kundenbeziehungen, da Kunden Termine einfach und flexibel über ihre Mobilgeräte buchen können.

„Zu den herausragendsten Funktionen gehört das reibungslos funktionierende Terminbuchungssystem. Kunden können mühelos Beratungsgespräche, Karriere-Coachings und Lebenslaufbesprechungen vereinbaren.“

–Rahul G., HR-Consultant, Personalwesen

No-Shows reduzieren: Nutzer erzählen, dass die Software durch das automatische Senden von Terminbestätigungen und Erinnerungsbenachrichtigungen an Kunden Zeit spart und die meisten Fälle von Nichterscheinen verhindert.

„Durch die E-Mail- und SMS-Erinnerungen konnte ich das Nichterscheinen um 60 % reduzieren und das CRM-System hat mir geholfen, alle Termine an einem Ort zu verwalten.“

Planungskonflikte verhindern: Die Möglichkeit, mehrere Kalender mit Terminplaner-Software zu synchronisieren, hilft Nutzern zufolge, Doppelbuchungen und verpasste Fristen zu vermeiden.

–Rishi G., Gründer und CEO, Marketing und Werbung

„Der Terminplaner kann ganz einfach in unsere vorhandenen Kalender integriert werden, sodass wir Planungskonflikte vermeiden und organisiert bleiben können. Dank dieser Synchronisierung verpassen wir keine wichtigen Meetings oder Termine, auch wenn wir gerade knappe Deadlines und mehrere Projekte gleichzeitig managen müssen.“

–Collins O., Projektleiter, Krankenhaus und Gesundheitswesen

Häufig von Nutzern beobachtete Herausforderungen im Zusammenhang mit Terminplaner-Software

Als eines der Probleme, die im Zusammenhang mit Terminplanungssoftware auftreten können, nennen Nutzer am häufigsten Probleme mit Terminabsagen. Komplizierte Stornierungsprozesse, uneinheitliche Stornierungsbenachrichtigungen und Fehler bei Umbuchungen können zu Verwirrung und Verzögerungen zwischen Kunden und Dienstleistern führen.

Viele Nutzer erleben auch technische Probleme mit ihrer Software und einige finden es schwierig, Unterstützung vom Anbieter zu erhalten. Häufige Probleme sind langsame Ladezeiten, Formulare, die mehrfach eingesendet werden müssen, Programmierfehler oder nicht erreichbare oder nicht hilfreiche Kundendienstmitarbeiter.

Auch rund um die Zahlungsabwicklung gibt es Herausforderungen. Rezensenten erwähnen hohe Bearbeitungsgebühren für Kreditkartenzahlungen bei einigen Kundentransaktionen sowie eine häufig falsche Kategorisierung von Kundenzahlungen in den Berichten.

Treten Sie mit Anbietern von Terminplanungssoftware ins Gespräch und stellen Sie die folgenden Fragen, um nicht auf die gleichen Probleme zu stoßen:

• Wie häufig veröffentlicht Ihr Team Software-Updates, um bekannte Bugs zu beheben?
• Wie schnell reagiert Ihr Kundenservice-Team üblicherweise auf Kundenanfragen und löst sie?
• Wird zu meinem Abonnement ein individuelles Onboarding und Support angeboten und ist dies im Preis einbegriffen?
• Welche Zahlungsmethoden für Kunden unterstützt die Software und sind einzelne Optionen mit Zusatzkosten verbunden?

Wofür wird Terminbuchungssoftware verwendet?

Wir haben unsere große Zahl an Nutzerbewertungen für Terminplaner-Software analysiert und die häufigsten Anwendungsfälle ermittelt:

• Den Buchungsprozess für Kundentermine optimieren: Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die Kunden Termine entsprechend ihres eigenen Zeitplans buchen können, egal ob sie Desktop-Computer oder Mobilgeräte nutzen.
• Terminerinnerungen automatisieren: Die Software plant und versendet automatisch Erinnerungen an Kunden und Dienstleister, damit alle über Kalenderereignisse Bescheid wissen.
• Synchronisierung von Kalendern zur Sicherstellung der Verfügbarkeit: Die Software synchronisiert mehrere Kalender, um die Nutzerverfügbarkeit anzuzeigen und das Risiko von Doppelbuchungen zu verringern.

Viele Terminbuchungslösungen sind auf bestimmte Branchen zugeschnitten:

• Terminplaner für Arztpraxen
• Software für die Patientenplanung
• Meeting-Software
• Pflegeplanungssoftware
• Zeitfenstermanagement-Systeme
• Bauplanungssoftware

Wer verwendet Terminplaner-Software?

Unternehmen aller Größen und Branchen nutzen Terminplanungssoftware zum Vereinbaren von Dienstleistungen, Sitzungen, Meetings und Terminen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, einschließlich Kundenterminen und -reservierungen, Besprechungen und Vorstellungsgesprächen. Der Softwaremarkt umfasst Anbieter, die sich an bestimmte Sektoren und Branchen richten, etwa Medizin, HR, Bauwesen, Gesundheit und Wellness.

Die von Capterra ausgewerteten Daten zeigen, dass die Hauptnutzer von Terminplanungssoftware meist in Verwaltungs-, Management- oder Unternehmerpositionen arbeiten. Zu den häufigsten Branchen gehören Gesundheit, Wellness und Fitness (20 %), Informationstechnologie und -dienstleistungen (5 %) sowie Verbraucherdienstleistungen (5 %).

Häufige Integrationen von Terminplaner-Software

Wir haben unsere umfassende Bewertungsdatenbank analysiert und die drei Softwarekategorien ermittelt, die Nutzer am häufigsten mit Terminplaner-Software integrieren: E-Mail-Marketing-Software, Website-Builder und Kalender-Software.

Über Integrationen können Kunden leicht auf Terminplaner-Tools zugreifen, mit E-Mail-Benachrichtigungen und -Erinnerungen auf dem Laufenden bleiben oder die Verfügbarkeit von Dienstleistern anzeigen. Unternehmen können den Terminbuchungsprozess optimieren und Kalender in Echtzeit synchronisieren, um Doppelbuchungen und andere Konflikte zu vermeiden.

Aktuelle Trends im Bereich Terminplaner-Software

Viele Unternehmen setzen bereits auf Terminplanungssoftware. So haben 56 % die Software im letzten Jahr eingeführt und 36 % hatten die Software bereits. [3]

Einige Anbieter von Terminplanungssoftware bieten Integrationen mit Funktionen wie Raumbuchungen, Wegbeschreibungen oder Besuchermanagement. Unternehmen, die persönliche Termine anbieten, können so den gesamten Prozess für Nutzer ansprechender gestalten und es ihnen ermöglichen, unkompliziert Termine zu buchen und den Ort des Termins zu finden. [4]

KI verbessert weiterhin das Erlebnis bei Vorstellungsgesprächen. In den letzten fünf Jahren hat künstliche Intelligenz Software zur Vereinbarung von Bewerbungsgesprächen enorm verbessert und hinterlässt auch weiterhin einen guten Eindruck bei Bewerbern. Wenn Kandidaten verfügbare Daten flexibel mit einem Vorstellungsgesprächs-Planungstool wählen können, ist die Arbeit mit dem Unternehmen für sie während der Recruiting-Phase leichter. Automatische Kalendererinnerungen an Teilnehmende von Bewerbungsgesprächen reduzieren außerdem die Arbeitslast von Recruitern. [5]

Weitere Ressourcen zu Terminplaner-Software

• Die 6 besten Online-Terminplaner

Quellen

1. Software-Preisinformationen auf Capterra: Die für die Preisberechnung ausgewerteten Produkte stammen aus unserem Verzeichnis für Terminplanungssoftware. In diesen Preisspannen wurden die Freemium-Versionen der Produkte ausgeschlossen. Die vorgestellten Funktionen wurden aufgrund ihrer Relevanz und des prozentualen Anteils der Produkte in unserem Verzeichnis, die sie anbieten, ausgewählt. Währungsumrechnungen basieren auf dem Kurs am Tag der Veröffentlichung und können von den aktuellen Wechselkursen abweichen. Die vollständige Methodik findest du hier.

2. Daten aus Capterra-Nutzerbewertungen: Capterra-Bewertungen werden für einzelne Softwareprodukte von verifizierten Nutzern erfasst. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

3. Capterra Umfrage zu Tech Trends 2025: Die Umfrage wurde konzipiert, um den Zeitplan, die organisatorischen Herausforderungen, die Einführung und das Budget, das Verhalten bei der Anbieterrecherche, die Renditeerwartungen und die Zufriedenheit der Softwarekäufer zu verstehen. Die vollständige Methodik findest du hier.

4. Hype Cycle for Unified Communications and Collaboration, 2024, Gartner

5. Innovation Insight: AI-Enabled Interview Technology to Improve Candidate Experience, Gartner