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PDF-Tools

PDF-Tools ermöglichen das Anzeigen, Erstellen, Zusammenführen und Bearbeiten von Dateien im PDF-Format.

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Kostenloser PDF-Reader zum Anzeigen, Signieren, Kommentieren und Drucken von PDF-Dokumenten.
Kostenloser PDF-Reader zum Anzeigen, Signieren, Kommentieren und Drucken von PDF-Dokumenten. Erfahre mehr über Adobe Acrobat Reader

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Erstelle, bearbeite, konvertiere, signiere und kombiniere Dokumente mit der All-in-one-PDF- und E-Signaturlösung von Adobe.
Adobe Acrobat ist eine All-in-one-PDF- und E-Signaturlösung, der Fortune-500-Unternehmen vertrauen. Mit Acrobat kannst du Dokumente erstellen, bearbeiten, konvertieren, freigeben, signieren und kombinieren – alles von einer Adobe-Plattform aus. Du kannst nahtlose digitale Erlebnisse erstellen, mit denen dein Team von jedem Gerät und von überall aus zusammenarbeiten kann. Acrobat-Lösungen lassen sich in Anwendungen integrieren, die du täglich verwendest, einschließlich Microsoft 365, Google, Workday und weitere, sodass du Dinge nahtlos erledigen kannst. Erfahre mehr über Adobe Acrobat

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Erstellen Sie mit Jotform Enterprise in Sekundenschnelle automatisch professionell aussehende PDF-Dokumente.
Erstellen Sie mit Jotform Enterprise professionell aussehende PDF-Dokumente. Ganz gleich, ob Sie einen Vertrag erstellen oder ein Beratungsangebot erstellen müssen, unser PDF-Editor hilft Ihnen bei der Bearbeitung von Dokumenten und der Erstellung von Dokumenten. Teilen, speichern und bearbeiten Sie PDFs direkt von Ihrem Browser aus. Mit unseren einfach zu installierenden Integrationen können Sie Ihre PDF-Dokumente automatisch an Cloud-Speicherplattformen senden. Erfahre mehr über Jotform

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Kostenlose Anwendung zum Verwalten von einzelnen oder mehreren PDF-Dateien über das Web. PDFs innerhalb von Sekunden zusammenführen, komprimieren, teilen und konvertieren.
Kostenlose Anwendung zum Verwalten von einzelnen oder mehreren PDF-Dateien über das Web. iLove PDF bietet ein Toolkit zum Zusammenführen, Komprimieren, Teilen, Konvertieren und Entsperren von PDFs sowie Funktionen zum Hinzufügen von Wasserzeichen innerhalb von Sekunden. iLovePDF konvertiert auch von/in Office-Hauptformate wie Power Point, Excel und Word. Erfahre mehr über iLovePDF

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Mit Bluebeam Revu und Bluebeam Cloud haben Teams mehr Flexibilität und können während der Planungs-, Bau- und Übergabephase von überall aus zusammenarbeiten.
Revu ist die Basislösung von Bluebeam für Projekteffizienz und Zusammenarbeit, mit der Sie auf dem Desktop PDFs mit Projektbeteiligten erstellen, bearbeiten, markieren und organisieren können. Revu umfasst auch Studio, worüber Sie sicher mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt in Echtzeit zusammenarbeiten können. Unsere neueste Version Revu 21 ist in allen Subscription Plänen enthalten. Die Bluebeam Cloud ist eine neue Suite aus cloudbasierten Lösungen, die sich nahtlos mit Ihren Dokumenten und Werkzeugsets in Revu verbinden lassen. Mit der Bluebeam Cloud können Sie von jedem Ort aus über das Web oder iOS-Geräte. Erfahre mehr über Bluebeam Revu

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Cloudbasierter PDF-Reader, der Autor*innen Lösungen zum Verwalten von Dokumentkommentaren, Versionswarnungen und Kennwortschutz bietet.
Die Dienstleistungen umfassen: ConnectedPDF Sicherheit – Gewähre und widerrufe den Dokumentenzugriff. ConnectedPDF Dokumentenmanagement – Verfolge, wer dein Dokument öffnet und was damit geschieht, und benachrichtige Leser*innen über neue Updates. ConnectedPDF Kollaboration – Verbessere die Teamarbeit mit verbundenen Überprüfungen oder sende Anforderungen an andere, um eine Datei abzurufen. Erfahre mehr über Foxit PDF Reader

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Ein All-in-one-Online-PDF-Editor, integrierte E-Signatur und Erstellung ausfüllbarer Formulare.
PDFfiller ist ein DSGVO-konformer Online-PDF-Editor, E-Signatur-Manager in einer einzigen Web-App, der auch ausfüllbare PDF-Formulare erstellen kann. Bearbeite und signiere PDF-Dokumente online, erstelle ausfüllbare PDF-Formulare, die du per E-Mail, über soziale Medien, über einen Link oder auf der Website deines Unternehmens veröffentlichen kannst. Erhalte eine ausgefüllte Kopie der eingereichten und unterschriebenen PDF-Formulare und extrahiere automatisch Daten in eine Excel-Datei. Probiere die kostenlose PDFfiller-Testversion aus. Erfahre mehr über pdfFiller

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Schweiz Lokales Produkt
Die erste PDF-Software, die dir tatsächlich gefallen wird. Smallpdf bietet 17 PDF-Tools in 20 Sprachen und wird monatlich von 15 Millionen Nutzern als vertrauenswürdig eingestuft.
Die erste PDF-Software, die dir tatsächlich gefallen wird. Smallpdf wurde in der Schweiz entwickelt und verfügt über ein umfassendes Portfolio von 17 PDF-Tools in 20 Sprachen mit einem weltweiten Kundenstamm von 100.000 Unternehmen und über 200 Millionen Personen. Entdecke den perfekten Zugang zu produktiven, tragbaren und kostengünstigen Dokumentenmanagementlösungen für deinen Alltag. Erfahre mehr über Smallpdf

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PDF-Produktivitäts- und E-Signing-Tools für Wissensarbeiter.
Die Nitro Productivity Suite kombiniert die neueste Version von Nitro Pro – dem führenden Ersatz für Adobe Acrobat – mit Nitro Cloud, einer neuen browserbasierten Anwendung, die unbegrenzte elektronische Signaturen und leistungsstarke PDF-Produktivitätswerkzeuge bietet. Die Lösung ist nutzerfreundlich und kostengünstig und unterstützt Unternehmen dabei, die digitale Transformation im gesamten Unternehmen messbar zu beschleunigen. Erfahre mehr über Nitro

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Alternative zu Adobe® Acrobat®: PDFelement ist deine All-in-one-PDF-Lösung. Erstelle, bearbeite, konvertiere und unterzeichne PDF-Dateien mit einer besseren Methode.
PDFelement ist eine kostengünstige und äußerst nutzerfreundliche PDF-Lösung für Unternehmen. Ihre professionellen Tools sorgen dafür, dass der Wechsel von Adobe Acrobat zu einer guten Geschäftsentscheidung wird. Unternehmen benötigen mehr als je zuvor eine leistungsstarke jedoch intuitive Lösung, die einfach zu implementieren ist und auf Windows- und Mac-Plattformen standardisiert werden kann. PDFelement ist die einzige kostengünstige Lösung, die diese Anforderungen erfüllt. Erfahre mehr über PDFelement

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Kostenloses PDF-Konvertierungstool mit Zugriffskontrolle, PDF/A-Dateiunterstützung, digitaler Signatur und automatisierten PDF-Druckerfunktionen.
Kostenloses PDF-Konvertierungstool mit Zugriffskontrolle, PDF/A-Dateiunterstützung, digitaler Signatur und automatisierten PDF-Druckerfunktionen. Erfahre mehr über PDFCreator

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ABBYY FineReader 15 umfasst universelle PDF-Tools für das effiziente Arbeiten mit Dokumenten – sowohl PDFs als auch Scans – am digitalen Arbeitsplatz.
ABBYY® FineReader® 15 ist ein PDF-Tool zum effizienteren Arbeiten mit digitalen Dokumenten. Mit der KI-basierten OCR-Technologie von ABBYY integriert FineReader gescannte Dokumente in digitale Workflows und erleichtert das Digitalisieren, Konvertieren, Abrufen, Bearbeiten, Schützen, Freigeben und Zusammenarbeiten von bzw. an Dokumenten aller Art am digitalen Arbeitsplatz. Erfahre mehr über ABBYY FineReader PDF

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Conversion Tools ist eine Online-Software zur Konvertierung von Dateien zwischen verschiedenen Formaten.
Conversion Tools ist ein Online-Konvertierungstool für Dateien wie JSON, XML, Excel, PDF und anderen Formaten. Auf dieser Website können Benutzer Dateien zwischen verschiedenen Formaten online konvertieren. Das Tool bietet eine sichere Konvertierung zwischen über 50 Dateiformaten wie XML, JSON, Excel, PDF und mehr. Es werden auch erweiterte Konvertierungsoptionen sowie Automatisierungs- und API-Services angeboten. Erfahre mehr über Conversion Tools

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Das beste Online-Publishing-Tool für das Erstellen und Veröffentlichen von Katalogen, Broschüren, Zeitschriften, Portfolios und vielem mehr.
Flipsnack ist ein Online-Publishing-Tool auf Browser-Basis, das von Menschen aus aller Welt genutzt wird, um digitale Kataloge, Zeitschriften, Broschüren, Portfolios, Berichte, Fotoalben, Zeitungen und viele andere Arten von Publikationen zu erstellen und zu veröffentlichen. Wie funktioniert sie? Die PDF-Datei muss lediglich hochladen werden, um dann automatisch in ein fertiges Online-Magazin verwandelt zu werden, das sogar mit Seiten-Flip-Effekt kommt. Alternativ kann das Online-Design Studio verwendet werden, um eigene Online-Veröffentlichungen von Grund auf zu erstellen. Erfahre mehr über Flipsnack

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PDF-Lösung zum Erstellen von PDF-Dateien nach Industriestandard, die einen virtuellen Drucker für die Vorschau, Konvertierung und den Druck von Dokumenten verwenden.
PDF-Lösung zum Erstellen von PDF-Dateien nach Industriestandard, die einen virtuellen Drucker für die Vorschau, Konvertierung und den Druck von Dokumenten verwenden. Erfahre mehr über PDF-XChange

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Mit Power PDF Advanced kannst du PDF-Dateien erstellen, konvertieren, bearbeiten, freigeben und sichern. Schnell, einfach und ohne monatliche Abonnementgebühren.
Über 2 Millionen Kunden vertrauen auf Kofax Power PDF und wählen diese führende PDF-Anwendung aus, ohne von Abonnementgebühren eingeschränkt zu werden. Kofax Power PDF Advanced ist ein leistungsfähiges und intuitives Tool, mit dem Unternehmen PDF-Dateien erstellen, konvertieren, bearbeiten und freigeben können. Mit Power PDF Advanced kann dein Unternehmen die Produktivität optimieren und die Software sicher bei deinen mobilen Mitarbeitenden einsetzen, wodurch die nahtlose Zusammenarbeit über Geräte und Plattformen hinweg verbessert wird. Erfahre mehr über Tungsten Power PDF

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Soda PDF Anywhere ist die erste voll funktionsfähige PDF-Lösung, die sowohl als Desktop- als auch als Web-basierte Anwendung angeboten wird.
Soda PDF Anywhere ist die erste voll funktionsfähige PDF-Lösung, die sowohl als Desktop- als auch als Web-basierte Anwendung vorhanden ist. Erstelle PDFs von mehr als 300 Dateiformaten. Konvertiere diese in Microsoft Office und PDF / A. Sichere Dokumente. Schütze sensible Daten. Wende digitale Signaturen an. Erstelle professionelle Formulare. Versehe Deine Seiten mit Erläuterungen. Konnektivität mit Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive, Box & Evernote. Stapelverarbeitung. OCR-Technologie. Starte Deine kostenlose 30-Tage-Business-Testversion! Erfahre mehr über Soda PDF

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Für den Erfolg, die Meilensteine und die gesamte Verwaltung des Lebens. Mit Lumin kannst du all dies in der Cloud erledigen.
Lumin erweckt deine Dokumente mit einer Reihe digitaler Tools zum Leben, mit denen du PDF-Dokumente in der Cloud kommentieren, an ihnen gemeinsam arbeiten und sie freigeben kannst. Erfahre mehr über Lumin PDF

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Die App zum Lesen, Notieren und Analysieren von Dokumenten wurde von Apple und Microsoft mit dem Editor's Choice ausgezeichnet: „PDF Editor with Superpowers“ FastCompany
Die erste App zum Lesen, Notieren und Analysieren von Dokumenten, die sowohl von Apple als auch von Microsoft mit dem Editor's Choice ausgezeichnet wurde. „PDF-Editor mit Superkräften“ FastCompany Für Fachleute, deren Arbeit die Analyse komplexer Dokumentensätze umfasst; zum Studieren, Analysieren und Ziehen von Schlussfolgerungen. LiquidText ist ein aktives Lese- und Notiztool, bei dem sich alle deine Dokumente, Hervorhebungen, Anmerkungen und Unterstreichungen im selben Arbeitsbereich wie deine Notizen befinden und du dynamische visuelle Verbindungen zwischen Inhalten und Notizen herstellen kannst. Erfahre mehr über LiquidText

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Bearbeitung, Signierung, Kommentierung, Formularausfüllung, Konvertierung, OCR, Erstellung von PDF. Konvertiere PDF zu Word/PPT/Excel/RTF/HTML/Text/Bilddateien/CSV und mehr offline.
Schließ dich den 60 Millionen Nutzern an, die bereits mit PDF Reader Pro zum Lesen, Bearbeiten, Kommentieren, Signieren, Ausfüllen von Formularen, Konvertieren, Erstellen, OCR, Verknüpfen, Verschlüsseln, TTS, Bates-Nummern, Kopfzeile, Fußzeile, Seitennummern, Stempel, Präsentation, Tabellen und Komprimieren von PDFs arbeiten. PDF-Seiten-Editor Pro, bearbeite, organisiere PDF-Seiten. Weitere Funktionen umfassen Teilen und Zusammenführen, Export-Annotation, Unterstützung mehrerer Konvertierungen (PDF zu Office (Word/PPT/Excel/RTF/CSV/TXT/HTML), PDF zu Bilddatei (jpg, png, bmg, gif, tiff, tag) usw.). Erfahre mehr über PDF Reader Pro

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Plattformübergreifender PDF-Konverter, -Ersteller und -Editor mit OCR, elektronischen und digitalen Signaturen und KI-basierten PDF-zu-Excel-Konvertierungen.
Able2Extract Professional ist ein PDF-Konverter und -Editor mit OCR (Optical Character Recognition) für Unternehmen. Nutzer können Daten aus PDFs in vollständig bearbeitbare Excel-, Word-, PowerPoint-, Publisher-, AutoCAD- und OpenOffice-Dateien konvertieren. Die Lösung kann auch mehrere PDFs gleichzeitig verarbeiten, universell kompatible PDFs aus über 300 Formaten erstellen, elektronische und digitale Signaturen zu PDFs hinzufügen, PDF-Text und -Bilder bearbeiten, PDFs aufteilen und zusammenführen, zwei druckbare Dokumente vergleichen und vieles mehr. Verfügbar für Windows, Mac und Linux. Erfahre mehr über Able2Extract Professional

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Online-cloudbasierte Plattform, mit der du PDF-Dateien schnell erstellen, bearbeiten und überprüfen kannst.
Online-cloudbasierte Plattform, mit der du PDF-Dateien schnell erstellen, bearbeiten und überprüfen kannst. Erfahre mehr über DocFly

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Füge Einkaufslinks zu Bildern und Videos hinzu, erhalte Newsletter-Abonnements, verknüpfe PDF-Dokumente und zeige der Welt deine neueste Werbeaktion. Füge allen deinen Bildern und Videos einfach eine interaktive Ebene hinzu. Mache deine Videos und Bilder interaktiv. Füge Aktionsaufrufe hinzu, tagge deine Produkte, erhalte Newsletter-Abonnements und steigere die Conversions. Mit Spott holst du mehr aus deinen veröffentlichten Bildern und Videos heraus, indem du einfach interaktive Elemente hinzufügst, die diese nutzbar und damit messbar machen. Erfahre mehr über Spott

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Cloudbasiertes PDF-Tool, mit dem Mitarbeitende PDF-Dokumente bearbeiten, signieren und mit Kunden und Teammitgliedern teilen können.
Cloudbasiertes PDF-Tool, mit dem Mitarbeitende PDF-Dokumente bearbeiten, signieren und mit Kunden und Teammitgliedern teilen können. Erfahre mehr über DocHub

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novaPDF erstellt branchenübliche PDF-Dateien aus jeder Windows-Anwendung, die drucken, mit einem Passwort schützen und digital signieren kann.
novaPDF ist ein virtueller PDF-Drucker für Windows, der branchenübliche PDF-Dateien aus jeder Anwendung erstellt, die über ein Druckmenü, eine Schaltfläche oder einen Dialog verfügt. Die erstellten PDF-Dateien können für die sichere Verteilung passwortgeschützt und für Authentifizierungszwecke digital signiert werden. Du kannst novaPDF als Desktop-Drucker verwenden, freigeben und als Netzwerkdrucker hinzufügen oder aus der Ferne drucken. novaPDF installiert Add-Ins für Microsoft Office, mit denen Conversions mit einem Klick Lesezeichen und Hyperlinks erkennen können. Erfahre mehr über novaPDF

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PDF-Tools: Ratgeber

Einführung

PDF-Tools sind eine Software, mit der PDF-Dateien angezeigt, erstellt und zusammengefügt werden können. PDF hat sich in den letzten zehn Jahren zu einem der am häufigsten verwendeten Dokumentformaten in der Geschäftswelt entwickelt. Daher ist die Fähigkeit, mit diesen Formaten umzugehen, von entscheidender Bedeutung für den Geschäftsbetrieb. PDF ist ein standardisiertes Dateiformat. Daher arbeiten alle PDF Programme mit PDF-Dateien, unabhängig davon, mit welcher Software die Datei ursprünglich erstellt wurde.

PDF-Software wird in einer Vielzahl von Varianten angeboten. Daher ist die einzige wirkliche „Kernfunktion“, die von allen Softwarelösungen erwartet werden kann, die Fähigkeit, PDF-Dateien anzuzeigen. Viele bieten auch die Möglichkeit, PDF-Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten, während andere über speziellere Funktionen verfügen, wie z. B. das Zusammenfügen mehrerer PDF-Dateien zu einer einzigen Datei (oder das Aufteilen einer Datei). Einige Softwarelösungen – z. B. die vom Entwickler des PDF-Standards – bieten einen vollständigen Satz von Funktionen für die Bearbeitung von PDF-Dateien.

Die Möglichkeit, PDF-Dateien zu bearbeiten, anzuzeigen und zu erstellen, bietet Unternehmen heutzutage deutliche Vorteile, wobei die Fähigkeit, PDF-Dateien zu lesen, zweifellos eine wichtige Funktion darstellt, auf die ein Unternehmen zugreifen können sollte. Viele PDF Bearbeitungsprogramme bieten die Möglichkeit, die von ihnen erstellten Dokumente automatisch, als PDF-Dateien zu exportieren. Daher ist die Fähigkeit, diese Dateien zu erstellen, nicht so wichtig wie die Fähigkeit, sie zu lesen. Die Fähigkeit, PDF-Dateien richtig zu verwenden, erhöht ferner die Sicherheit, da Dokumente in diesem Format sicherer sind als viele andere Arten von Dateien.

PDF-Tools sind eng verwandt mit PDF-Editoren. Sie haben viele der gleichen Anwendungsbereiche wie andere Dokumenten-Management-Systeme, z. B. Tabellenprogramme. Sie befassen sich jedoch mit einem bestimmten Dateiformat und nicht mit einer bestimmten Art von Dokument. Tatsächlich können PDF-Dokumente eine Vielzahl von Informationen enthalten, z. B. Tabellenkalkulationen, Textdokumente und Präsentationen. Allerdings kann die Software, mit der die PDF-Datei erstellt wurde, den Umfang der Informationen einschränken. Unternehmen, die den Kauf einer PDF-Software erwägen, sollten bei ihrer Entscheidung mehrere Faktoren berücksichtigen. Dazu gehören die benötigten Funktionen, Lizenzanforderungen, Sicherheitsbedenken und der Verwendungszweck der erstellten Dokumente. Damit eine Software in die Kategorie PDF-Tools aufgenommen werden kann, muss sie in der Regel über einige der folgenden Funktionen verfügen:

  • Die Möglichkeit, vorhandene Dateien in PDF umzuwandeln, sodass die Nutzer Dokumente in Anwendungen erstellen können, mit denen sie bereits vertraut sind
  • Bearbeiten von vorhandenen PDF-Dokumenten, um bestimmte Elemente wie Bilder und Textblöcke zu ändern und Dateien zusammenzuführen und aufzuteilen
  • Einfacher Austausch von PDF-Dateien mit anderen Personen aus der Software heraus, eventuell in Verbindung mit der Möglichkeit für diese Nutzer, Kommentare zu der Datei zu hinterlassen
  • Passwortschutz für PDF-Dateien, um zu verhindern, dass sie von unberechtigten Personen eingesehen werden können
  • Erstellung von zu unterzeichnenden Dokumenten, wie z. B. Verträgen, die zur digitalen Unterzeichnung an die beteiligten Parteien gesendet werden können
  • Mobile Anwendungen, die viele der üblichen Funktionen auf mobile Geräte bringen, sodass PDF-Dateien unterwegs angezeigt, erstellt und bearbeitet werden können

Was sind PDF-Tools?

PDF-Tools werden von Unternehmen und Privatpersonen zum Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dateien verwendet. PDF-Dateien sind aufgrund ihrer weiten Verbreitung aus der modernen Geschäftskorrespondenz nicht mehr wegzudenken. Der Dateistandard wurde in den 1990er Jahren von Adobe entwickelt und hat sich aufgrund seiner Vielseitigkeit und Sicherheit durchgesetzt. Während PDF-Lösungen für verschiedene Zwecke benötigt werden, ist es auch möglich, PDF-Dateien mit kostenloser Software zu betrachten. Gängige Software wie Browser kann PDFs in der Regel direkt anzeigen. Dies bedeutet, dass Unternehmen sicher sein können, dass der Empfänger einer PDF-Datei diese auch tatsächlich lesen kann.

PDF-Dokumente bieten darüber hinaus weitere Funktionen, die in einem einzelnen Dateistandard, insbesondere einem so weit verbreiteten, oft nicht zu finden sind. Beispielsweise kann eine PDF-Datei eine Vielzahl von Medien enthalten, während andere gängige Dateitypen, wie z. B. Tabellenkalkulationsdateien, stärker eingeschränkt sind. Darüber hinaus können PDF-Dokumente bestimmte Funktionen nutzen, wie z. B. Passwortschutz und die Möglichkeit, Teile eines Dokuments für die Bearbeitung zu sperren. Dokumente können auch so eingestellt werden, dass andere Benutzer Kommentare dazu abgeben können, ohne das Dokument selbst bearbeiten zu dürfen. Die meisten Unternehmen verwenden PDF-Dateien in irgendeiner Form für ihre Korrespondenz, da dieser Standard weit verbreitet ist. Es ist aber auch möglich, Dokumente aus anderen Dateiformaten in PDF umzuwandeln. Diese Funktion kann sich jedoch von einem PDF-Bearbeitungsprogramm zum anderen unterscheiden. Die Tatsache, dass die meisten Browser die Anzeige von PDF-Dateien von Haus aus unterstützen, bietet Unternehmen die Möglichkeit, PDF-Dokumente direkt online zu stellen, sodass sie von Kunden und anderen Internetnutzern eingesehen werden können. Im Allgemeinen bieten PDF-Dateien Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bei der Korrespondenz mit anderen Parteien, die mit anderen Dateiformaten viel schwieriger – wenn nicht gar unmöglich – wäre.

Welche Vorteile bieten PDF-Tools?

Die Vorteile von PDF-Tools beruhen auf der Möglichkeit, PDF-Programme auf verschiedene Weise zu nutzen, wobei die PDF-Datei selbst diese Vorteile mit sich bringt. Außerdem gibt es bestimmte Eigenschaften, die PDF-Software ihren Nutzern bietet, um diese Vorteile zu erzielen. Zu den besonderen Vorteilen, die der Einsatz von PDF-Software in einem Unternehmen mit sich bringt, gehören:

  • Beibehaltung eines weit verbreiteten Dateiformats: Wie bereits erwähnt, haben sich PDF-Dateien zu einem der am weitesten verbreiteten Dateiformate im Geschäftsleben entwickelt. Einer der Vorteile eines weit verbreiteten PDF-Bearbeitungsprogramms ist, dass ein Unternehmen sicher sein kann, dass der Empfänger einer Korrespondenz in diesem Dateistandard die Datei auch lesen kann. Dies spart Zeit und Frustration auf beiden Seiten.

  • Einfache Erstellung durch Konvertierung: Aufgrund der Popularität von PDF-Dokumenten bieten immer mehr Anwendungen die Möglichkeit, in das PDF-Format zu exportieren. In den Fällen, in denen dies nicht möglich ist, bieten die Programme zur Bearbeitung von PDF-Dokumenten diese Funktion in der Regel selbst an. Eine der einfachsten Möglichkeiten ist die Verwendung eines virtuellen Druckers. Dieser nimmt die Ausgabe, die normalerweise an einen Drucker gesendet würde, und wandelt sie in eine PDF-Datei um. Auf diese Weise kann jedes druckbare Dokument in eine PDF-Datei umgewandelt werden. Für Unternehmen kann dies eine erhebliche Einsparung bei den Schulungskosten bedeuten, da die Benutzer nicht in der Verwendung eines neuen Softwarepakets für die Erstellung bestimmter Dokumente geschult werden müssen. Stattdessen können sie die vorhandene Software weiter verwenden und die Ergebnisse konvertieren.

  • Reduzierung der Dateigröße: Obwohl dies nicht immer der Fall ist, können PDF-Dateien kleiner sein als ihre Ausgangsdokumente, insbesondere wenn es sich um Dokumente mit mehreren Medien handelt. Da die häufigste Verwendung digitaler Dokumente E-Mail-Korrespondenz und andere digitale Kommunikation sind, ist eine kleinere Dateigröße von Vorteil, da sie schneller versendet werden kann und weniger Platz im Posteingang des Empfängers einnimmt. Für ein Unternehmen, das Millionen von Dokumenten speichert, kann die Verwendung von PDF-Dateien auch zu erheblichen Einsparungen bei der Datenspeicherung führen.

  • Sicherheit: PDF-Dateien können mit einem Passwort geschützt werden, was sie zu einem sicheren Medium für den Versand sensibler Informationen macht. Dokumente können auch teilweise oder vollständig schreibgeschützt werden. Das bedeutet, dass nur autorisierte Benutzer das Dokument bearbeiten können oder dass nur Teile des Dokuments bearbeitet werden können. Diese PDF-Funktionen erhöhen die Sicherheit beim Versand von Dokumenten, da der Absender weiß, dass das Dokument nicht unbefugt manipuliert werden kann.

  • Integration von Hyperlinks: Das PDF-Programm unterstützt Hyperlinks, die es dem Absender ermöglichen, Links zu Adressen oder anderen Dokumenten in die PDF-Datei selbst einzufügen.

  • Zukunftssicher: Aufgrund seiner Vielseitigkeit und Allgegenwärtigkeit ist es sehr unwahrscheinlich, dass das PDF-Programm in naher Zukunft verschwinden wird. Das bedeutet, dass Unternehmen sicher sein können, dass ihre Dokumente für eine lange Zeit verfügbar bleiben.

Welche Funktionen bieten PDF-Tools?

Die Funktionen von PDF-Tools sind so konzipiert, dass die Nutzung der zahlreichen Funktionen so einfach wie möglich ist. In vielen Fällen bedeutet dies, dass PDF-Funktionen in andere Anwendungen integriert sind, anstatt dass sie in der PDF-Software selbst enthalten sind. Es ist jedoch zu beachten, dass der Funktionsumfang einer bestimmten PDF-Lösung erheblich von dem einer anderen Lösung abweichen kann. Nachfolgend sind einige der häufigsten Funktionen von PDF-Tools aufgeführt:

  • Benutzerfreundlichkeit: Vereinfachung der Arbeit mit digitalen Dokumenten, mit PDF-Dateien. Softwarelösungen für die Arbeit mit PDF-Dateien legen daher oft großen Wert auf benutzerfreundliche Oberflächen und einfache Bedienelemente. Dies sollte dazu führen, dass weniger oder gar keine Schulungen erforderlich sind, um das Personal auf das für die Nutzung dieser Software erforderliche technische Niveau zu bringen.

  • Die Möglichkeit der Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dateien: Anzeige und Bearbeitung von PDF-Dateien als zentrale Funktion. Es ist selten, dass PDF Programme keine Möglichkeit bieten, PDF-Dateien anzuzeigen, aber viele Lösungen bieten auch die Möglichkeit, PDF-Dateien über einen PDF-Editor zu bearbeiten. In einigen Fällen kann die Erstellung direkt in der Software erfolgen. In den meisten Fällen wird jedoch ein bestehendes Dokument in eine PDF-Datei umgewandelt (siehe unten).

  • Unkomplizierte Funktionen für die Zusammenarbeit: Funktionen für die gemeinsame Arbeit an einem Dokument in vielen PDF-Lösungen. Dazu gehört unter anderem, dass mehrere Nutzer an demselben Dokument arbeiten können und dass es eine Möglichkeit gibt, die einzelnen Nutzer in diesem Dokument klar voneinander zu unterscheiden.

  • Scannen und OCR-Funktionen: Zunehmende Verabschiedung von physischen Dokumenten in vielen Unternehmen. Außerdem haben Unternehmen, die von Papierdokumenten abgekommen sind, oft noch alte Dokumente, die sie digitalisieren müssen. Einige PDF-Lösungen bieten die Möglichkeit, physische Dokumente in die Anwendung zu scannen. So kann die Anwendung jeden gescannten Text in digitalen Text umwandeln, z. B. für die Suchfunktion.

  • Sicherheitsfunktionen: Kennwortschutz und geschützte Dokumente bei der geschäftlichen Nutzung von PDF-Dokumenten. Daher bieten zahlreiche PDF-Lösungen, die für die geschäftliche Nutzung vorgesehen sind, die Möglichkeit, diese Funktionen einem Dokument hinzuzufügen. Durch den Kennwortschutz wird das Dokument für alle Nutzer, die das Kennwort nicht kennen, vollständig gesperrt, d. h. sie können den Inhalt weder anzeigen noch ändern. Ein gesperrtes Dokument kann zwar angezeigt, aber nicht mehr geändert werden. Es ist auch möglich, bestimmte Teile eines Dokuments zu sperren, z. B. bei Dokumenten, die von einem Nutzer ausgefüllt werden sollen. In diesen Fällen kann der Text des Dokuments gesperrt werden, während die Felder, in die der Nutzer Informationen eingeben muss, offen gelassen werden können.

  • Umwandeln in PDF: Die Möglichkeit, vorhandene Dokumente anderer Dateitypen in PDF umzuwandeln, ist die häufigste Methode zur Erstellung von PDF-Dateien. Diese Methode hat den Vorteil, dass die Benutzer sich nicht mit einer neuen Software vertraut machen müssen, um Dokumente zu erstellen. Stattdessen können sie das Dokument in der ihnen vertrauten Software erstellen und das Ergebnis konvertieren. Die Konvertierung kann von den PDF-Anwendungen selbst durchgeführt werden. Eine andere gebräuchliche Methode ist ein virtueller Drucker (der normalerweise von der Software installiert wird), der es jeder Software, die Dokumente drucken kann, ermöglicht, auf dem PDF-Drucker zu „drucken“, der dann ein PDF-Dokument ausgibt.

  • Mobile PDF-Tools: Die Möglichkeit, PDF-Dokumente unterwegs anzuzeigen und zu bearbeiten. Dies wird immer wichtiger, da immer mehr Unternehmen von Desktop-Computern auf Handheld-Geräte wie Tablet-PCs und Mobiltelefone umsteigen. Die Mobilfähigkeit stellt sicher, dass ein Unternehmen keine zusätzliche Software benötigt, um mit PDF-Dateien auf mobilen Geräten zu arbeiten.

Was ist beim Kauf von PDF-Tools zu beachten?

Beim Kauf von PDF-Tools ist es wichtig, die Anforderungen des Unternehmens mit den Funktionen der PDF-Software zu vergleichen. Ein Beispiel hierfür ist die Möglichkeit, bestimmte Dateien in das PDF-Format zu konvertieren. Dies kann eine spezielle Software erfordern, wenn es sich um ein ungewöhnliches oder spezielles Dateiformat handelt, aber in den meisten Fällen ist die Möglichkeit, als PDF zu speichern, ausreichend. Bei der Anschaffung von PDF-Programmen zum Bearbeiten für den geschäftlichen Gebrauch sind folgende Punkte zu beachten:

  • Welche Funktionen benötigt das Unternehmen? Normalerweise würde man zuerst die Kosten für die Software betrachten. Bei PDF-Dateien bedeutet die Allgegenwart des Dateiformats jedoch, dass viele Unternehmen möglicherweise nicht einmal eine besondere Software benötigen. Wie bereits erwähnt, bieten zahlreiche Browser die Möglichkeit, PDF-Dateien nativ anzuzeigen. Darüber hinaus können viele kostenlose Softwarelösungen die Funktion „Als PDF sichern“ hinzufügen. Für kleinere Unternehmen können diese beiden Möglichkeiten mehr als ausreichend sein.

  • Was kostet die Software? Für Unternehmen, die umfangreichere PDF-Funktionen benötigen, werden die Kosten für diese Software immer wichtiger, da es nicht zu erwarten ist, dass kostenlose Softwarelösungen die benötigten Funktionen bieten. In vielen Fällen handelt es sich dabei eher um eine Frage der Lizenzierung als um die Kosten für die Software selbst. Unternehmen zahlen pro „Arbeitsplatz“, d. h. die Kosten für die Software hängen davon ab, wie viele Instanzen der Software das Unternehmen benötigt.

  • Arbeitet das Unternehmen mit physischen Dokumenten? Unternehmen, die mit Papierdokumenten arbeiten – seien es neue Dokumente, die in das System eingegeben werden müssen, oder archivierte Dokumente, die digitalisiert werden müssen – benötigen eine PDF-Lösung, die das Scannen und OCR unterstützt. Damit können Nutzer physische Dokumente in die Software einscannen und automatisch jeden Text im Dokument erkennen, sodass er durchsucht oder in ein reines Textdokument umgewandelt werden kann.

  • Benötigt das Unternehmen Funktionen für die Zusammenarbeit? Für Unternehmen, in denen mehrere Teammitglieder an demselben Dokument arbeiten, muss die PDF-Software Funktionen für die Zusammenarbeit enthalten. Diese Funktionen erleichtern die Arbeit mehrerer Personen an einem einzigen Dokument, und zwar sowohl gleichzeitig als auch zu unterschiedlichen Tageszeiten. Es erleichtert auch die Zusammenarbeit, wenn sich die Teammitglieder an verschiedenen Orten befinden.

  • Unterstützt die Software alle erforderlichen Sicherheitsfunktionen? Unternehmen, die PDF-Dateien verwenden, müssen oftmals bestimmte Sicherheitsfunktionen für ihre Dateien implementieren. Dabei kann es sich um das Sperren von Teilen des Dokuments handeln, um sicherzustellen, dass diese nicht verändert werden, oder um den Kennwortschutz des gesamten Dokuments. Damit wird gewährleistet, dass kein unbefugter Nutzer auf das Dokument zugreifen kann. Diese Funktion ist nicht in allen PDF-Anwendungen enthalten, sodass bei Bedarf unbedingt sichergestellt werden sollte, dass sie bei einem möglichen Kauf enthalten ist.

  • Wird die Software aktiv weiterentwickelt? Die Beliebtheit von PDF als Dateiformat hat unweigerlich dazu geführt, dass es viele Software-Angebote gibt. Aber nicht alle Entwicklungsteams sind auf dem gleichen Kurs geblieben. Wer sich für eine PDF-Lösung entscheidet, sollte unbedingt darauf achten, dass das Entwicklungsteam hinter dieser Lösung noch aktiv ist. Nach Möglichkeit sollten außerdem geprüft werden, wie wahrscheinlich es ist, dass das Team auch in absehbarer Zukunft aktiv bleibt. Dies sollte die Wahrscheinlichkeit verringern, dass die gewünschte Software aufgrund mangelnder Entwicklung schnell veraltet. Natürlich sollte dies bei cloudnativen Anwendungen kein Problem darstellen.

  • Verfügt das Entwicklungsunternehmen über eine angemessene Datenschutzrichtlinie? Der Kauf einer eigenständigen Software, die lokal verwendet wird und keine Verbindung zur Cloud herstellt, ist unproblematisch. Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, sollten jedoch sicherstellen, dass die gekaufte oder abonnierte PDF-Software über eine angemessene Datenschutzrichtlinie verfügt. Dies garantiert zwar nicht, dass die Daten nicht abgefangen werden, sollte aber einen gewissen rechtlichen Schutz bieten, falls dies doch einmal geschieht.

Die wichtigsten Trends im Bereich der PDF-Tools drehen sich um die Verbesserung der bestehenden Funktionen, die in der Regel in PDF-Software zu finden sind. Da das zugrunde liegende Dateiformat weit verbreitet ist, herrscht bei der Software eine „Solange es funktioniert, muss auch nichts verändert werden“-Mentalität. Das soll nicht heißen, dass keine Innovationen zu erwarten sind. Einige der wichtigsten Trends in diesem Bereich sind:

  • Optimierung für mobile Geräte: Wie bereits erwähnt, nutzen Unternehmen heutzutage zunehmend mobile Geräte. Leider fehlt es mobilen Geräten manchmal an Nutzerfreundlichkeit, vor allem wenn es sich um ein komplexes Dokument mit zahlreichen Medien handelt. Aus diesem Grund werden die Softwareentwicklungsunternehmen vermutlich versuchen, das mobile Erlebnis zu verbessern.

  • Cloud-Anwendungen: Wie in vielen anderen Geschäfts- und Softwarebereichen auch, werden cloudnative Anwendungen und SaaS zur bevorzugten Methode für die Bereitstellung von Softwarelösungen. Diese Entwicklung wird sich wahrscheinlich auch bei PDF fortsetzen, da immer mehr Softwareanbieter versuchen, den Anwendern einen Grund für den Einsatz ihrer Produkte zu liefern.

  • Erhöhte Dateneffizienz: Wie schon erwähnt, besteht einer der Vorteile der Verwendung von PDF-Dateien darin, dass PDF-Dateien oft kleiner sind – vor allem, wenn sie viele Bilder enthalten. Die Vorteile einer geringeren Dateigröße in Verbindung mit der Tatsache, dass mobile Geräte für die geschäftliche Nutzung immer beliebter werden, bedeutet, dass die Softwareunternehmen die Effizienz der Datenspeicherung in PDF-Dateien weiter steigern und die Dateigrößen weiter reduzieren werden.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, im Verzeichnis von Capterra ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

  1. Wikipedia (Zugriffsdatum: Donnerstag, 20. April 2023)
  2. [PDF: Drei Buchstaben, die die Welt immer weiter verändern.] (https://www.adobe.com/de/acrobat/about-adobe-pdf.html) (Zugriffsdatum: Donnerstag, 20. April 2023)