LIMS Systeme

Einführung

LIMS Systeme erleichtern modernen Laboren die Verwaltung ihrer Aufzeichnungen und allgemeinen Arbeitsabläufe. LIMS (Labor Information Management System, zu Deutsch: Laborinformationssystem) ist eine Softwarelösung, mit der der gesamte Weg einer Probe durch ein Labor verwaltet werden kann. So kann das Laborpersonal die Proben effektiv überwachen und nachverfolgen. LIMS Systeme reduzieren das Risiko von Fehlern wie z. B. verlorenen Proben oder falscher Etikettierung erheblich.

Zu den wichtigsten Funktionen, die LIMS Lösungen üblicherweise bieten, gehört die Probenverfolgung, mit der der Weg einer Probe vom Eingang bis zur Ausgabe der Ergebnisse nachvollzogen werden kann. Eine Funktion zur Ausführung von Protokollen, die bei der Standardisierung der Arbeitsabläufe, Verfahren und Schritte eines Labors hilft und das Risiko menschlicher Fehler minimiert, gehört ebenfalls zum Standard. Darüber hinaus umfassen LIMS Systeme in der Regel auch eine Funktion zur Lagerverwaltung, mit der die Labore genau verfolgen können, wo die Proben während ihres gesamten Lebenszyklus gelagert oder verwendet werden. LIMS Systeme können detaillierte Aufzeichnungen führen, manchmal sogar bis hin zu den einzelnen Probengefäßen. Diese Funktion ist entscheidend für vielbeschäftigte Labore, die routinemäßig mit einer großen Anzahl von Proben arbeiten.

Die Fähigkeit der LIMS Systeme, Proben während ihres gesamten Lebenszyklus zu verfolgen, ist für ein viel beschäftigtes Labor von unschätzbarem Wert, da es dem Team ermöglicht, Proben viel schneller zu verfolgen und zu finden, was die allgemeine Produktivität des gesamten Labors verbessert. Außerdem wird das Fehlerrisiko erheblich verringert, was besonders in Labors wichtig ist, die mit sensiblen medizinischen Proben arbeiten. Abgesehen davon erleichtern LIMS Softwaresysteme auch die direkte Kommunikation zwischen Laboren und medizinischem Fachpersonal oder anderen Institutionen, die Probenuntersuchungen anfordern. So wird sichergestellt, dass die Ergebnisse schnell und effektiv geliefert werden.

LIMS Softwaresysteme haben eine sehr spezifische Anwendung. Im Gegensatz zu Vertriebssoftware, Marketing Tools oder Kundensupport Software konzentrieren sich LIMS Systeme auf die Verwaltung von medizinischen Proben und deren Weg durch ein Labor. Einige LIMS Lösungen können jedoch mit anderen Unternehmensführung-Systemen, wie z. B. Buchführungsprogrammen, verbunden oder integriert werden. LIMS Systeme sind in der Regel in zwei verschiedenen Varianten erhältlich: Die erste ist eine Vor-Ort-Lösung, die lokal auf der eigenen IT-Infrastruktur des Labors installiert und gehostet wird. Die zweite ist ein cloudbasiertes System, das über ein SaaS-Modell erhältlich ist.

Bevor sich Unternehmen für LIMS Systeme entscheiden, sollten sie ein paar Variablen in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Zu diesen Überlegungen gehören unter anderem die Größe des Labors, die Anzahl der Nutzer, die Zugriff auf das System benötigen, die Frage, ob ein Fernzugriff erforderlich ist und ob das betreffende LIMS System mit anderen Geschäftssystemen kompatibel ist, die das Labor möglicherweise bereits verwendet. Um als LIMS Softwaresysteme bezeichnet zu werden, müssen die Lösungen den Laboren in der Regel folgende Möglichkeiten bieten:

• Verfolgung mehrerer Proben während ihrer Untersuchung durch das Labor, sodass der Fortschritt und der Verbleib der Proben jederzeit leicht festgestellt werden kann
• Vereinheitlichung verschiedener Verfahren und Verbesserung des Arbeitsablaufs, um das Risiko menschlicher Fehler bei der Durchführung von Tests und Analysen zu minimieren
• Verwaltung des Aufbewahrungsortes und der Aufbewahrungsart von Proben in der Laborumgebung, damit das Personal bei Bedarf umgehend die entsprechenden Proben finden können

Was sind LIMS Systeme?

LIMS Systeme wurden als Teil der Laborverwaltungssoftware entwickelt, um Labore bei der Verwaltung des Lebenszyklus verschiedener Proben zu unterstützen. So unterstützen LIMS Anwendungen Labore bei der effektiven und effizienten Verwaltung ihres Arbeitsaufkommens und bringen Produktivität mit Genauigkeit in Einklang. Darüber hinaus können LIMS Systeme die Gefahr menschlicher Fehler und das Risiko von Problemen wie dem Vertauschen von Proben oder falscher Etikettierung in Laboren verringern. LIMS Softwaresysteme helfen den Laboren außerdem, ihre Aktivitäten zu homogenisieren. Einige Systeme können sogar mit anderen Geschäftssystemen verknüpft werden, um den automatischen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Geschäftssystemen zu ermöglichen.

Moderne Labore sind oftmals sehr beschäftigt und stehen unter dem Druck, Proben möglichst schnell zu analysieren. Dank LIMS Systemen können Labore Proben verfolgen und deren Fortschritt während des gesamten Lebenszyklus des Labors beobachten. Darüber hinaus zentralisiert LIMS Software Daten von verschiedenen Proben und unterschiedlichen Verfahren in einer leicht zugänglichen Datenbank, sodass Informationen bei Bedarf einfacher und schneller auffindbar sind. LIMS Systeme können zudem verwendet werden, um Laborergebnisse automatisch an Dritte, wie z. B. medizinische Fachkräfte, weiterzugeben. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Laboren und ihrer Kundschaft und kann die Wartezeiten erheblich verkürzen.

Zahlreiche moderne Laboratorien verwenden LIMS Systeme, um knappe Fristen einzuhalten, ihre Arbeitsabläufe effektiv zu gestalten und das Fehlerrisiko zu verringern. Durch den Einsatz einer LIMS Software können Labore ihre Daten zentralisieren und Informationen einfach und schnell mit ihren Partnern austauschen. Darüber hinaus ermöglichen LIMS Softwaresysteme den Laboren die Standardisierung von Verfahren und Praktiken, was wiederum zu einer effektiven und professionellen Arbeitsweise beiträgt.

Welche Vorteile bieten LIMS Systeme?

Die Vorteile von LIMS Systemen sind vielfältig und die meisten davon beruhen auf dem Gedanken, den genauen Weg einer bestimmten Probe durch ein Labor zu verfolgen. Einige der konkreten Vorteile des Einsatzes von LIMS Systemen in einem modernen Labor sind:

• Probenverfolgung: Nachverfolgung von Proben vom Zeitpunkt ihres Eintreffens bis zum Ende ihres Lebenszyklus im Labor mit LIMS Software. Sie ermöglicht es den technischen Fachkräften, Proben bei Bedarf leicht zu finden und verringert gleichzeitig das Risiko, dass Proben verloren gehen.
• Standardisierung von Abläufen und Verfahren: Einfache Bewerkstelligung der Standardisierung von Protokollen mit LIMS Systemen. Dies ist besonders in größeren Laboren hilfreich, die täglich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Proben und Tests arbeiten. Darüber hinaus können die LIMS Systeme Standardarbeitsanweisungen erstellen, was die Qualität und Effizienz des Labors insgesamt verbessert.
• Verwaltung der Probenlagerung: Eventuell komplizierte Lagerung von Proben in modernen Laboren, insbesondere in Laboren, die mit einer großen Menge an Proben arbeiten. LIMS Systeme automatisieren die Aufbewahrung von Proben und ermöglicht es dem Personal, den genauen Standort bestimmter Proben schnell und einfach zu bestimmen. Dies steigert die Produktivität und verringert das Risiko, Proben zu verlegen oder eine Probe mit einer anderen zu verwechseln.
• Automatischer Austausch von Testergebnissen: Automatische Weitergabe von Testergebnissen an Dritte, wie ärztliches Personal oder Krankenhäuser mit LIMS Systemen. Der automatisierte Austausch von Ergebnissen ermöglicht es den Laboren, effektiver zu arbeiten und stellt sicher, dass wichtige Testergebnisse mit Partnern oder der Kundschaft geteilt werden, sobald sie verfügbar sind. Darüber hinaus sorgt die Möglichkeit des automatischen Datenaustauschs dafür, dass ein Labor so effizient wie möglich arbeitet und die Zufriedenheit der Kundschaft gewährleistet ist.
• Durchsuchen einer zentralisierten Datenbank: Die meisten LIMS Softwaresysteme verfügen über eine zentrale Datenbank, die detaillierte Aufzeichnungen über alle Proben enthält, mit denen ein Labor arbeitet. Der Zugriff auf eine zentrale Datenbank steigert zusätzlich die Effizienz und ermöglicht den einfachen Austausch von Daten mit anderen Geschäftsanwendungen, wie z. B. Buchführungsprogrammen. Ferner ist die zentrale Datenspeicherung besonders hilfreich, wenn Labore an medizinischen Studien oder klinischen Versuchen beteiligt sind, da sowohl historische als auch aktuelle Informationen leicht auffindbar sind.
• Bestandsverwaltung: Die Verwaltung des Bestands ist ein wichtiger Bestandteil des täglichen Betriebs eines Labors. Durch den Einsatz von LIMS Systemen zur Verwaltung des Lagerbestands und Laborbedarfs können Labore sicherstellen, dass diese wichtige Geschäftsfunktion unter strikter Kontrolle gehalten wird. Artikel wie Reagenzien sind für den effektiven Betrieb eines Labors von entscheidender Bedeutung. Die Möglichkeit, Daten wie Seriennummern, Chargennummern und Verfallsdaten von einem zentralen Ort aus zu verfolgen, macht die Bestandsverwaltung wesentlich effektiver.

Über welche Funktionen verfügen LIMS Systeme?

Die Funktionen von LIMS Systemen bestehen in der Regel aus Kernfunktionen und allgemeinen Funktionen, die beide normalerweise in LIMS Anwendungen zu finden sind. Abgesehen von diesen Funktionen können LIMS Lösungen jedoch auch eine Reihe von optionalen Funktionen aufweisen und sich von Anwendung zu Anwendung erheblich unterscheiden. Nachfolgend einige der häufigsten Funktionen von LIMS Software:

• Workflow-Management: Verwaltung der Arbeitsabläufe in einem Labor. LIMS Softwaresysteme ermöglichen es den Laboren, ihre Arbeitsabläufe effektiver zu verwalten, da die Proben durch jeden Schritt ihres Lebenszyklus im Labor nachverfolgt werden können. Diese strategische Funktion ist wichtig, weil sie die Effizienz und Genauigkeit eines jeden Labors erheblich verbessern kann.
• Bestandsverwaltung: Überwachung des Bestands an Reagenzien und Verbrauchsmaterialien, die für die Durchführung von Tests benötigt werden. Mit LIMS Systemen können Labore die Bestandsverwaltung automatisieren und den Überblick über Bestandsmengen und wichtige Informationen wie Chargennummern, Verfallsdaten und Lieferanteninformationen behalten.
• Geräteverwaltung: Wartung von Geräten in einwandfreiem Zustand, damit Testergebnisse genau und zuverlässig sind. Größere Labore verfügen jedoch oft über eine große Anzahl verschiedener Geräte, deren Status manuell zu überwachen keine leichte Aufgabe ist. LIMS Softwaresysteme können diese Aufgabe automatisieren und das zuständige Laborpersonal informieren, wenn ein bestimmtes Gerät gewartet oder kalibriert werden muss oder wenn ein Fehler entdeckt wird.
• Automatisierter Datenaustausch: Automatische Weitergabe von Testergebnissen und anderen Informationen an die Kundschaft und damit Sicherstellung der Lieferung wichtiger Testergebnisse. Darüber hinaus reduziert der automatisierte Datenaustausch auch den Verwaltungsaufwand in den Laboren und verbessert die Effizienz des Labors, was zu einem besseren Ruf und besseren Geschäftsergebnissen führen kann.
• Compliance-Verfolgung: Einhaltung aller Verfahren, die ein Labor anwendet, und die Einhaltung der Industriestandards. Labore führen häufig sensible Tests durch, und die Nichteinhaltung bestimmter Vorschriften kann dazu führen, dass Testergebnisse für ungültig erklärt werden. LIMS Systeme können Laboren dabei helfen, jeden Schritt eines bestimmten Verfahrens zu verfolgen und so sicherzustellen, dass die Tests in voller Übereinstimmung mit den einschlägigen Normen durchgeführt werden.
• Zertifizierung der Analyse: Zertifizierung von Testergebnissen als Voraussetzung dafür, dass Testergebnisse als gültig anerkannt werden. Zahlreiche LIMS Anwendungen können Testergebnisse elektronisch zertifizieren, indem sie eine digitale Zertifizierung an die Ergebnisse anhängen. Zertifizierte Ergebnisse haben in der Regel mehr Gewicht als nicht zertifizierte Ergebnisse. Daher entscheiden sich Auftraggebende oft für ein Labor, das zertifizierte Ergebnisse anbieten kann, weshalb dieses Merkmal wichtig ist.

Was sollte beim Kauf von LIMS Systemen berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung einer LIMS Software müssen verschiedene wichtige Faktoren berücksichtigt werden. Es gibt etliche LIMS Systeme auf dem Markt, und nicht alle sind gleich aufgebaut. Während nahezu alle verschiedenen LIMS Anwendungen mehr oder weniger ähnliche Kernfunktionen aufweisen, gibt es zwischen den Systemen Unterschiede bei den optionalen Funktionen. Einige der wichtigsten Überlegungen, die berücksichtigt werden sollten, sind im Folgenden aufgeführt:

• Was sind die wichtigsten Funktionen der LIMS Systeme? Es ist wichtig, dass die Kernfunktionen, die die jeweilige LIMS Lösung bietet, genau betrachtet werden. Faktoren wie die Frage, ob die Lösung alle Bedürfnisse eines bestimmten Labors abdeckt und ob das System anpassbar ist, sind wichtige Überlegungen. Darüber hinaus ist es wichtig, die grundlegenden Bedürfnisse eines Labors zu ermitteln, bevor man sich für eine bestimmte LIMS Lösung entscheidet. In vielen Fällen wird eine Lösung mit einer Vielzahl optionaler Extras geliefert, die nicht erforderlich und auch nicht nützlich sind. Außerdem sollte immer ein Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen eines Labors und den Funktionen, die eine Lösung bietet, gefunden werden.
• Welche Ziele werden mit der LIMS Lösung verfolgt? Nicht alle Labore sind gleich, und nicht alle Labore sind auf das gleiche Gebiet spezialisiert. LIMS Software kann jedoch in jeder Art von Labor eingesetzt werden, unabhängig davon, ob das betreffende Labor mit medizinischen Proben, Produktentwicklung, Forschung oder Qualitätskontrolle beschäftigt ist. Daher sind einige LIMS Programme für den Einsatz in bestimmten Bereichen vorgesehen und haben den Schwerpunkt auf Funktionen, die für diesen Bereich gelten, und nicht auf andere. Labore sollten sich die Funktionen, die eine bestimmte LIMS Lösung bietet, genau ansehen und beurteilen, ob diese Lösung die Anforderungen des Labors erfüllen kann, bevor sie einen Kauf tätigen. Wenn man genau weiß, welche Ziele man mit einem LIMS Tool verfolgt, ist es einfacher, die richtige Lösung zu finden.
• Was kosten LIMS Systeme? LIMS Lösungen sind im Allgemeinen in zwei Preismodellen erhältlich. Das erste sind herkömmliche Vor-Ort-Installationen, die eine stärkere Beteiligung der internen IT-Abteilung und höhere Vorlaufkosten erfordern. Die Alternative dazu ist eine SaaS-Lösung, die cloudbasiert ist und den Vorteil bietet, dass die Bereitstellung schneller und kostengünstiger erfolgt. Was die Vorhersage künftiger Upgrade-Kosten betrifft, so liegen die Lösungen vor Ort in den Händen der internen Abteilungen. Die Kosten für SaaS-Upgrades werden übrigens vom Anbieter festgelegt, sodass sie auf lange Sicht weniger gut vorhersehbar sind. Der wichtigste Faktor bei der Entscheidung für ein Preismodell hängt im Allgemeinen vom Budget des Labors ab. Es ist jedoch wichtig, alle potenziellen zukünftigen Kosten bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen. Die Entscheidung über die Gesamtbetriebskosten einer bestimmten Lösung gibt dem Labor eine bessere Vorstellung davon, worauf es sich einlässt, bevor es den Kauf abschließt.
• Kann das Labor mit der LIMS Software seine Ziele erreichen? Bevor die Wahl auf eine bestimmte LIMS Lösung fällt, ist es wichtig, die Geschäftsziele zu berücksichtigen, die ein Labor erreichen möchte. Wer diese Ziele genau kennt, kann bessere Entscheidungen treffen und sorgfältiger abwägen, ob die betreffende Softwarelösung dazu beitragen kann, diese Ziele zu erreichen oder nicht. Der Kauf eines Systems, das nicht den Anforderungen entspricht, kann später zu hohen und unnötigen Kosten führen und darüber hinaus potenzielle Geschäftsunterbrechungen verursachen.
• Sollte das LIMS System einen Fernzugriff bieten? Auch wenn die Arbeit im Labor in der Regel vor Ort und persönlich erledigt wird, kann es für das Team nützlich sein, aus der Ferne auf Daten zuzugreifen. Gleichzeitig haben Labore oft mit hochsensiblen Informationen zu tun, die stets sicher aufbewahrt werden müssen. Wenn ein Fernzugriff erforderlich ist, sollte eine Lösung in die engere Wahl kommen, die besonderen Wert auf die Datensicherheit legt und eine dem Industriestandard entsprechende Datenverschlüsselung verwendet, um die Daten beim Fernzugriff zu schützen.
• Ist die LIMS Software für die Größe des Labors geeignet? Labore sind unterschiedlich groß, was bedeutet, dass nicht alle Labore die gleiche Lösung benötigen. So benötigt ein kleines Labor mit nur wenig Personal möglicherweise nicht dieselbe Funktionalität wie ein großes Labor mit mehreren Niederlassungen, das zahlreiche Proben pro Tag verarbeitet. Der Kauf eines Systems, das für die Bedürfnisse eines bestimmten Labors falsch dimensioniert ist, kann ein kostspieliger Fehler sein. Am besten lassen sich solche Fehler vermeiden, indem man den aktuellen und potenziellen zukünftigen Bedarf eines Labors analysiert, bevor man in ein System investiert.
• Erfüllt die LIMS Software die Anforderungen an die Datenspeicherung? Labore arbeiten oft mit sehr sensiblen und personenbezogenen Daten und müssen daher stets die gesetzlichen Bestimmungen für die Datenspeicherung berücksichtigen. Verschiedene Länder und Gerichtsbarkeiten haben ihr Vorgehen bei Datenlecks deutlich verschärft. Der Schutz personenbezogener Daten und die Investition in ein System, das nicht den entsprechenden Standards entspricht, kann sich als sehr problematisch erweisen.
• Ist die LIMS Software mit anderen Geschäftssystemen kompatibel? Moderne Unternehmen haben häufig mehrere Geschäftssysteme, und in der Regel stützt sich ein System auf Daten aus einem anderen System, um seine Funktion zu erfüllen. Bei der Auswahl einer LIMS Lösung ist es immer eine gute Idee, nach einem System zu suchen, das mit anderen bereits vorhandenen Geschäftssystemen zusammenarbeiten kann. So ist beispielsweise die Fähigkeit eines LIMS Softwaresystems, mit ERP und CRM-Systemen zu interagieren, ein wichtiger Faktor, den es zu berücksichtigen gilt.
• Kann das LIMS Softwaresystem mit der vorhandenen Laborausrüstung interagieren? Labore, die eine Vielzahl von Geräten besitzen, verlassen sich oft auf LIMS Systeme, um sicherzustellen, dass ihre Geräte regelmäßig gewartet werden. LIMS Softwaresysteme können meist direkt mit den Geräten interagieren, um Informationen über den aktuellen Status und den Wartungsbedarf der Maschine zu erhalten. Allerdings können längst nicht alle Systeme mit allen Maschinen interagieren, und es ist wichtig, dies bei der Auswahl einer LIMS Software zu berücksichtigen.

Welche Trends bei LIMS Systemen sind am relevantesten?

Trends bei LIMS Systemen sind ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Wahl der richtigen LIMS Lösung berücksichtigt werden muss. Die relevantesten Trends auf dem Gebiet der LIMS Software sind:

• Bessere Datenverwaltung: Daten sind heute wichtiger als je zuvor, und die Standards für die Datenverwaltung werden ständig weiterentwickelt und verbessert. Dies ist besonders wichtig für die Laborbranche, da schon ein durchschnittliches Labor eine große Menge an Daten erzeugt, verarbeitet und speichert. Eine intelligente Datenverwaltung ist eine wichtige Voraussetzung für jede LIMS Lösung.
• Cybersicherheit: Daten sind ein wertvolles Gut, und Cyberkriminelle sind sich dessen wohl bewusst. Einer der wichtigsten Trends bei LIMS Systemen ist die stärkere Gewichtung von Cybersicherheit und Datenschutz. Immer mehr LIMS Anbieter stellen auf ein SaaS-Preismodell um. Das treibt auch die Entwicklung zu einem besseren Schutz vor Cyberkriminalität wie Hacking, Phishing und Data Mining voran.
• Wartung der Geräte: Labore sind auf teure und aufwändige Instrumente angewiesen, um Tests durchzuführen, und die Ergebnisse sind nur so gut wie die Wartung der Geräte. Aus diesem Grund gibt es unter den Nutzern von LIMS Systemen eine wachsende Nachfrage nach besseren Geräteverwaltungsfunktionen.
• Vorkonfigurierte Systeme: Viele Labore führen komplizierte Tests durch, die bestimmten Industriestandards entsprechen müssen, und es ist nicht immer einfach, mit den vielen Änderungen der Vorschriften Schritt zu halten. Aus diesem Grund suchen die Labore nach vorkonfigurierten Systemen, die bereits mit den neuesten gesetzlichen Änderungen aktualisiert sind.
• Verstärktes Vertrauen in die künstliche Intelligenz: Es gibt nur wenige Bereiche, die von der künstlichen Intelligenz unberührt geblieben sind, und diese Technologie ist gerade bei LIMS Lösungen besonders nützlich. Labore suchen ständig nach Möglichkeiten, ihre Effizienz und Genauigkeit zu verbessern, und KI hat sich bei der Erreichung dieser Ziele als sehr nützlich erwiesen.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. Google People Ask (Google – Nutzerfragen) (Zugriffsdatum: Mittwoch, 8. März 2023)
2. Gesamtmarkt für Laborautomatisierung – Modor Intelligence (Zugriffsdatum: Mittwoch, 8. März 2023)