Einführung

Mit HR Software können Unternehmen Mitarbeiterdaten und andere HR-Informationen unkompliziert und präzise verwalten. Die auch als HRIS (Human Resources Information System) oder HRMS (Human Resources Management System) bezeichnete Personalmanagement Software ist in der Regel für große Unternehmen mit großer Personalabteilung konzipiert. Sie kümmert sich um alle Belange des Personalwesens: von der dynamischen Ressourcenzuweisung bis hin zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Allerdings lassen sich die heutigen HR Management Tools auch skalieren und sind daher für Unternehmen jeder Größe geeignet, die ihre HR-Aufgaben und -Abläufe rationalisieren möchten. Viele HR Management Systeme können auf verschiedene Weise eingesetzt werden, manchmal auf modularer Basis und manchmal als Komplettlösung für Unternehmen. Typische Funktionen, die man von einer HR Softwareplattform erwarten kann, sind zum Beispiel die Organisation der Kontaktdaten der Mitarbeitenden in einer zentralen Datenbank. Dazu gehören aber auch die Abteilung, die Jobbeschreibung, die Anwesenheitsliste, die bisherigen Gehaltszahlungen, Informationen über die Ausbildung und eventuelle Kernkompetenzen. Vor allem KMU und Start-ups profitieren häufig vom Einsatz einer HR Software. HR Softwarepakete vereinfachen alle HR-Abläufe sowohl für Personen im mittleren Management als auch Geschäftsinhaber. Dabei schließt das Tool die Lücke zwischen großen Unternehmen mit einem kompletten Team qualifizierter HR-Fachleute und kleinen Unternehmen, die entweder kein spezielles HR-Team in Vollzeit brauchen oder nicht das entsprechende Budget haben. Mit hochwertiger Human Resources Software lassen sich häufig viele der Prozesse automatisieren, die mit dem Betrieb einer Personalabteilung verbunden sind. Dies ist ideal für kleinere Unternehmen, die nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung haben. Einige HR Pakete lassen sich auch in Offene Posten Software zur Lohnabrechnung integrieren oder haben dafür ein eigenes Modul. Weitere gängige Integrationen sind die Kompatibilität mit Personaleinsatzplanung Software – ideal für die Einsatzplanung von Mitarbeitenden zum Beispiel – sowie mit Software für die Mitarbeiterbeurteilung, mit der sich die Fortschritte der Mitarbeitenden in ihrer beruflichen Entwicklung verfolgen lassen. Grundsätzlich sollte eine HR Management Software folgende Funktionen haben:

• Speicherung der personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden in einer entsprechenden Datenbank
• Vereinfachung der Planung und Zuweisung von Personal anhand der Arbeitnehmerprofile
• Erstellung von Berichten, mit denen Managende strategische Entscheidungen auf Grundlage der verfügbaren Ressourcen treffen können
• Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, damit die Löhne und Gehälter entsprechend den geleisteten Arbeitsstunden und den erzielten Prämien korrekt ausgezahlt werden
• Generierung von Zeiterfassungseinträgen zur Unterstützung von Managenden bei der Produktivitätsoptimierung
• Bereitstellung von Self-Service-Portalen, damit die Mitarbeitenden ihre eigenen Daten aktualisieren und verwalten können
• Bereitstellung von Schulungs- und Orientierungsprogrammen für neue Mitarbeitende, auch Onboarding-Programme genannt

Was ist HR Software?

HR Software unterstützt Unternehmen und andere Organisationen bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und personenbezogenen Informationen. Dies kann von Kontaktdaten und Anwesenheitslisten bis hin zu Schulungsplänen und Unterlagen für die Leistungsverwaltung reichen. Im Grunde genommen nutzen HR Management Systeme die Mitarbeitenden als ihre primäre Ressource und bieten einen leicht zugänglichen Überblick über den Personalaspekt jedes Unternehmens. Dank HR Manager Software haben Nutzer einen schnellen und effizienten Zugriff auf Mitarbeiterdaten. Die Software kann sowohl vor Ort als auch in der Cloud oder als SaaS bereitgestellt werden. Wie bei allen Daten-Repositorys ist Sicherheit von zentraler Bedeutung, denn die meisten der in HR Softwarepaketen gespeicherten Daten sind entweder privat, geschäftlich sensibel oder beides. Integrierte Zugriffskontrollen gewährleisten deshalb die Einhaltung von Datenschutzprotokollen. Die Hauptfunktion von HR Systemen besteht jedoch darin, die Effizienz zu steigern. Dank der Automatisierung zahlreicher HR-Aufgaben und HR-Prozesse können HR Tools insbesondere für kleine Unternehmen eine kosteneffizientere Zuweisung von Finanzmitteln ermöglichen. Größere Unternehmen haben oft HR Plattformen, mit denen sich Planungen in mehreren Zeitzonen bewältigen lassen. Echtzeit-Updates, auf die von jedem Ort der Welt aus gleichzeitig zugegriffen werden kann und die entsprechend freigegeben und verwaltet werden können, sind ebenfalls möglich. Zusammen mit der Bewerbermanagement Software, den Lohnabrechnungsprogrammen und der Software für Mitarbeiterbeurteilung wird die HR Software entweder in die Personaleinsatzplanung Software integriert oder sie enthält ein Modul für die Zuweisung von Personal. Kleine und mittlere Unternehmen bis hin zu großen multinationalen Konzernen können dank der operativen Vorteile von HR Softwaresystemen profitieren.

Welche Vorteile bietet eine HR Software?

Die Vorteile von HR Software sind zahlreich, aber alle richten sich auf die Konsolidierung der Kontrolle der HR Funktionen in einem einzigen Paket. Ein spezialisiertes HR Management System bietet andere Vorteile als eine, die eine Reihe von Funktionen als Gesamtlösung bereitstellt. So ist beispielsweise eine HR Software für kleine Unternehmen womöglich nicht für große multinationale Unternehmen geeignet und umgekehrt. Dennoch bieten alle guten HR Systeme verschiedene Vorteile. Dazu gehören:

• Zeitersparnis durch Automatisierung: Dank der Automatisierung vieler Hintergrundfunktionen, die sonst manuell erledigt werden müssten, wie die Zuordnung von Mitarbeiternummern zu Aufgaben oder Gehaltsabrechnungen, wird weniger Personal gebunden. Im Gegenzug bedeutet dies, dass die Inhaber kleiner Unternehmen mehr Zeit für andere Aufgaben haben und große Unternehmen die dort beschäftigten HR-Fachkräfte effizienter einsetzen können. Zeitersparnis bedeutet eine Steigerung der betrieblichen Effizienz und damit eine Senkung der Gemeinkosten.

• Funktionen zur Integration von Datensätzen: Die Zentralisierung von Datensätzen mithilfe von Integration erleichtert den Zugriff und die Aktualisierung aller relevanten Datensätze. Angefangen von Privatadressen und Telefonnummern bis hin zu Informationen über die nächsten Angehörigen und Überstundenprotokolle: All diese Einträge müssen im Laufe eines Jahres möglicherweise mehrmals geändert werden. Auch können Unternehmen zusätzliche Aufzeichnungen über die Fähigkeiten und die Ausbildung ihrer Mitarbeitenden, die Anzahl der besuchten internen Kurse und die anstehenden Fristen für Neuzertifizierungen führen. Von der Gehaltsabrechnung bis hin zu Unterlagen über Disziplinarmaßnahmen: Die Konsolidierung aller Mitarbeiterdaten und die Zentralisierung der Zugriffsmöglichkeiten über eine Mitarbeiterdatenbank tragen dazu bei, die Betriebsabläufe zu beschleunigen und die Genauigkeit der gespeicherten Daten zu verbessern.

• Lokale Anpassungen der Beschäftigungspolitik: Ein lokalisiertes, professionelles Personalinformationssystem bietet HR-Managenden alles, was sie zur Einhaltung der geografisch relevanten arbeitsrechtlichen Vorschriften benötigen. Dazu gehört auch die Unterbringung von Mitarbeitenden, die im Ausland oder in anderen Gerichtsbarkeiten tätig sind. Der Großteil der in Deutschland erhältlichen HR Tools sind jedoch eigens auf die Bedürfnisse von Unternehmen in Deutschland zugeschnitten. So werden beispielsweise deutsche Steuergesetze und die Arbeitgeberbeiträge zur Rentenversicherung häufig in integrierbaren Lohnabrechnungsprogrammen berücksichtigt, sodass alle erforderlichen Abzüge auf den Gehaltsabrechnungen usw. deutlich gekennzeichnet sind. Darüber hinaus können deutsche Unternehmen, die eine HR Software einsetzen möchten, auch von Systemen profitieren, die den Rechtsrahmen für andere Bereiche des Arbeitsrechts berücksichtigen, z. B. das Recht auf flexible Arbeitsbedingungen, Elternurlaub und formelle Beschwerdeverfahren.

• Analysefunktionen: Die Echtzeitanalyse von Mitarbeiterdaten ist für Unternehmen aller Art von großem Vorteil. Dies gilt aber besonders für Unternehmen, die einen Umstrukturierungsprozess durchlaufen. Organisatorische Veränderungen sind nur dann effektiv, wenn den Entscheidungsträgern die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, insbesondere im Bereich der HR. Die Entscheidung, wie und wo Mitarbeitende eingesetzt werden sollen, ist ein wichtiger Bestandteil der heutigen unternehmerischen Denkweise. Strategische Entscheidungen sollten mit überprüfbaren Daten untermauert werden. Die jüngste Generation der HR Software bietet diese Möglichkeit. Solche Daten können z. B. den Personalbedarf im Laufe der Zeit oder die Verfügbarkeit von Personen mit gewissen Kernkompetenzen umfassen. Mehr noch: Dank in der Cloud gehosteter HR Software, die Daten sicher auf Servern von Dritten speichert, können die Entscheidungsträger jederzeit und von jedem tragbaren Gerät aus auf die benötigten Informationen zuzugreifen – ein großer Vorteil für kleine, agile Firmen und multinationale Unternehmen gleichermaßen.

• Senkung der Einstellungskosten: Die Rationalisierung aller mit der Einstellung von Personal verbundenen Prozesse kann die Kosten für die Personalbeschaffung senken. Sämtliche Ausgaben für die Personalbeschaffung erhöhen die Betriebskosten eines Unternehmens. Das gilt besonders dann, wenn die jeweiligen Aufgaben ganz oder teilweise ausgelagert werden müssen. Mit einer guten HR Recruitment Software können die Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeitender gesenkt werden. Alle Bewerbenden werden erfasst und eine faire Bewertung ist jederzeit möglich. Gleichzeitig wird die Kontaktherstellung mit ehemaligen erfolglosen Bewerbenden für künftige, möglicherweise frei werdende Stellen vereinfacht. Diese Art des Bewerbermanagements führt in vielen Fällen zu einer beschleunigten Kontaktaufnahme zwischen internen Entscheidungstragenden und bevorzugten Kandidaten.

Über welche Funktionen verfügt eine HR Software?

HR Systeme bieten eine breite Palette von Kern- und allgemeinen Funktionen sowie spezifischere Funktionen, die auf bestimmte Branchen oder Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Nachfolgend einige der häufigsten Funktionen einer Personalsoftware:

• Umfassende Mitarbeiterdatenbank: Speicherung aller personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden an einem zentralen Ort durch Führungskräfte mit Personalverantwortung möglich. Bestimmte Teile der Datenbank können Personen im mittleren Management und Führungskräften zur Verfügung gestellt werden. In der Regel handelt es sich dabei um Schulungsunterlagen oder Informationen über die jeweiligen Qualifikationen eines Mitarbeitenden. So kann dieser in einem Unternehmen sinnvoller eingesetzt werden. Außerdem enthält die Mitarbeiterdatenbank einer HRM Software mehr personenbezogene Informationen, wie z. B. die Privatadresse, Krankheitsmeldungen und Aufzeichnungen über disziplinarische Maßnahmen. Gut konzipierte Personaldatenbanken erlauben nur befugten Personen, in der Regel HR-Fachleuten oder leitenden Managenden, den Zugriff auf solche Daten. Andere Informationen, die heutzutage für gewöhnlich in einer Mitarbeiterdatenbank gespeichert werden, sind z. B. Angaben zu Jahresurlaub, Qualifikationen, Stundenzetteln und Dauer der Betriebszugehörigkeit der einzelnen Mitarbeitenden.

• Zentrale Speicherung von Mitarbeiterprofilen: Zentrale Speicherung der Mitarbeiterprofile zur Erleichterung der Datenpflege. Ein weiterer wichtiger Aspekt vieler HR Tools ist, dass die Einträge in den Mitarbeiterprofilen in vielen, wenn auch nicht allen Fällen, in eine Mitarbeiterdatenbank integriert werden. In der Regel setzen HR-Fachkräfte in einem Profil Codes für bestimmte Funktionen ein. Ein Beispiel: Anstatt alle internen Schulungsmodule aufzulisten, die Mitarbeitende absolviert und bestanden haben – so wie man es von einer Mitarbeiterdatenbank erwarten könnte – zeigt das Mitarbeiterprofil anhand von Codes an, in welchen Bereichen sie geschult sind und wie lange es her ist, dass sie den entsprechenden Kurs absolviert haben. Die HR-Fachkräfte können dann ihr Tool für Mitarbeiterprofile nutzen, um künftige Kurse zu planen. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitenden in den richtigen Gesundheits- und Sicherheitsupdates geschult ist. Die Mitarbeiterprofile sind jedoch nicht auf Ausbildungsfragen beschränkt. Oft decken sie das gesamte Spektrum der digitalen Personalakte ab. Das Profil könnte auch Codes enthalten, mit denen sich schnell feststellen lässt, ob Mitarbeitende in Voll- oder Teilzeit arbeiten, ob sie im laufenden Jahr noch Urlaub haben oder ob sie auf freiwilliger Basis Beiträge in die Betriebsrente einzahlen. Auf diese Weise wird die Zuweisung von Aufgaben oder die Ausführung bestimmter Funktionen mit einer bestimmten Kategorie oder Gruppe von Mitarbeitenden viel einfacher.

• Berichterstattung/Analyse mit Echtzeitdaten: Zugriff auf die Daten der Mitarbeitenden bei Änderungen. Die Aufstellung eines Schichtplans erfordert z. B. eine genaue Kenntnis der Auftragslage eines Unternehmens, um festzustellen, wie viele Mitarbeitende für einen bestimmten Zeitraum benötigt werden. Es bedeutet aber auch, dass bekannt sein muss, wer für bestimmte Schichten zur Verfügung steht, vor allem, wenn Fachkenntnisse erforderlich sind. Gerade mithilfe einer Online HR Software können Managende die erforderlichen HR-Berichte erstellen, um ihr Personal besser zu verwalten, ohne dazu ins Büro kommen zu müssen. Dank einer HR Cloudsoftware, die Daten auf Servern von Dritten speichert, ist eine sichere Berichterstattung von jedem Ort der Welt aus möglich. Besonders nützlich ist dies für Unternehmen, die rund um die Uhr arbeiten. Auch HR Software in Deutschland, die eher für KMU als für große Unternehmen entwickelt wurde, bietet häufig Zugang zu Analysefunktionen, mit denen sich die großen Datenmengen, die beispielsweise in digitalen Stundenzetteln gespeichert sind, einfacher verarbeiten lassen. Zahlreiche HR Softwarelösungen enthalten sowohl Standardberichte als auch solche, die von den Nutzern so programmiert werden können, dass sie bestimmte Analysefunktionen ausführen.

• System zur Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Verarbeitung von Mitarbeitertransaktionen mit integrierten Lohnabrechnungsprogrammen. Auch Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an Dritte auslagern, können eine Human Resource Management Software mit einem Lohnabrechnungsmodul nutzen – selbst wenn sie zunächst nicht selbst Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen möchten. Abgesehen davon können viele Unternehmen, ob groß oder klein, mithilfe von Lohnabrechnungsprogrammen sicherstellen, dass die wöchentlichen Zahlungen an die Mitarbeitenden oder die monatlichen Gehaltszahlungen fair, genau und gesetzeskonform sind. Die in Deutschland eingesetzten HR Programme helfen insbesondere den für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständigen HR-Professionals dabei, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Abzüge vorgenommen werden, bevor die Zahlungen an die Mitarbeitenden gehen. Normalerweise berechnen HR Software und Lohnabrechnungsprogramme, wie hoch der Betrag ist, der für die Rentenbeiträge der Mitarbeitenden, die Rückzahlung von Studentendarlehen, die Sozialversicherungsbeiträge und die Einkommensteuer abgezogen werden muss. Viele erstellen auch Gehaltszettel für die Mitarbeitenden, damit diese genau wissen, wie hoch ihre Bezüge sind und wofür sie bezahlt wurden, einschließlich Überstunden, leistungsbezogene Boni usw. Überdies wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Personalwesen oft mit den Informationen aus der Personaldatenbank gefüttert, sodass die jährliche Verdienstbescheinigung automatisch erstellt und an die Privatadressen der Mitarbeitenden geschickt werden können. Zudem kann sicher auf die Bankdaten zugegriffen werden, sodass die Gehälter jeden Monat direkt überwiesen werden können.

• Aktuelle Stundenzettel und Anwesenheitslisten: Nachverfolgung der Anwesenheit der Mitarbeitenden und der von ihnen geleisteten Arbeitsstunden. Da Genauigkeit für Arbeitgeber entscheidend ist, zeichnet sich die beste HR Software durch eine Zeiterfassungsfunktion aus. Während früher die Mitarbeitenden bei Arbeitsbeginn und -ende manuell ein- und ausstempeln mussten, wird dies heute weitgehend elektronisch erledigt. Wer sich zum Beispiel am eigenen Terminal anmeldet, erzeugt oft einen digitalen Eintrag, in dem Anwesenheit und Arbeitsbereitschaft verzeichnet ist. Die HR Software speichert im Wesentlichen all diese Informationen, um die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen. Wenn Mitarbeitende nach Stunden bezahlt werden, verbessert der Zugriff auf die digitalen Einträge in einem Softwaresystem die Genauigkeit. Die HR-Fachkräfte sparen sich so Zeit. Selbst wenn Mitarbeitende nicht für bestimmte Anwesenheitszeiten bezahlt werden, kann die Produktivität der einzelnen Mitarbeitenden anhand solcher Einträge miteinander verglichen werden. Auf diese Weise lassen sich unzureichende Leistungen erkennen und diejenigen ermitteln, die zu viel arbeiten und möglicherweise anfällig für einen Burn-out sind. Die meisten Zeiterfassungssysteme ermöglichen es den Managenden außerdem, herauszufinden, wer womöglich zu oft krank ist und wer als nächster an der Reihe ist, Überstunden zu machen. Kurz gesagt: Der Zugang zu dieser Art von Einträgen vereinfacht eine ganze Reihe von Abläufen rund um HR und die Ressourcenverteilung.

• Zugang zum Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Möglichkeit des Zugriffs auf die HR Software des Arbeitgebers für Mitarbeitende und der Aktualisierung dieser nach ihren individuellen Anforderungen. Self-Service-Portale sind nicht in allen HR Softwaresystemen enthalten, werden aber zunehmend eingesetzt. Im Grunde genommen können Mitarbeitende dank eines Self-Service-Portals auf die HR Software ihres Arbeitgebers zugreifen und Einträge nach individuellen Anforderungen ändern. Ein Beispiel dafür wäre, wenn Mitarbeitende das Bankkonto ändern möchte, auf das das Gehalt eingezahlt werden soll. Anstatt ein Formular ausfüllen zu müssen, das eine HR-Fachkraft oder eine Führungskraft bearbeiten muss, können die Mitarbeitenden über das Self-Service-Portal die neuen Daten zu einem für sie passenden Zeitpunkt selbst eingeben. Der Eintrag wird dann bei der nächsten Abrechnung automatisch aktualisiert. Zudem kann die Employee Experience verbessert werden. Darüber hinaus können diese Portale dazu genutzt werden, um Urlaubstage anzufragen/zu blocken, interne Schulungstermine zu verwalten und die eigenen persönlichen Daten zu ändern, z. B. die Adresse oder die Daten ihrer nächsten Angehörigen. Allerdings ist es besonders wichtig, dass Self-Service-Portale den Mitarbeitenden nur Zugriff auf ihre eigenen Daten ermöglichen und nicht auf andere Informationen, die womöglich in der Datenbank der HR Software des Unternehmens gespeichert sind.

• Verwaltung von Onboarding-Programmen: Automatisierung der Bereitstellung von Einführungskursen, Richtliniendokumenten, Videopräsentationen und Zeitplänen, um die Aufnahme der Arbeit für neue Mitarbeiter innerhalb der Unternehmensstruktur des Arbeitgebers zu vereinfachen. Eigentlich kann jedes Unternehmen, das seine Onboarding-Programme für neu eingestellte Mitarbeitende rationalisieren möchte, von dieser nützlichen Funktion der HR Software profitieren. Viele Unternehmen, insbesondere größere, haben Onboarding-Programme für neue Mitarbeitende, damit diese sich mit der Unternehmensstruktur des neuen Arbeitgebers besser vertraut machen können. Dazu kann die Teilnahme an verschiedenen Teambesprechungen oder das Führen persönlicher Gespräche mit verschiedenen Abteilungsleitenden gehören. Die Planung all dieser Termine kann Kopfzerbrechen bereiten, vor allem, wenn die Personen, die neue Mitarbeitende aufsuchen sollen, selbst einen vollen und ständig wechselnden Terminkalender haben. Onboarding-Module einiger HR Softwaresysteme können neuen Mitarbeitenden auch automatisch erste Aufgaben zuweisen. So können sie sich mit Arbeitsabläufen und den Erwartungen des Arbeitgebers besser vertraut machen.

• Anonymes 360-Grad-Feedback: Anonymisiertes Feedback für ehrlichere Antworten. HR Software mit 360-Grad-Feedback Software und integrierter Anonymität führen zu einem offeneren Engagement der Mitarbeitenden. Führt ein Unternehmen eine Kultur des 360-Grad-Feedbacks ein, werden alle Mitarbeitenden aufgefordert, einander Feedback zu geben. Allerdings muss die Anonymität gewahrt bleiben, um zu verhindern, dass sich die Mitarbeitenden über ihre Kollegen, ihren Vorgesetzten oder die ihnen unterstehenden Personen aufregen. Deshalb ist eine HR Software von unschätzbarem Wert. Mit ihrer Hilfe können alle Rückmeldungen gesammelt werden, ohne dass bekannt werden muss, wer was über wen gesagt hat. Heutzutage bieten viele HR Softwarelösungen 360-Grad-Feedback-Module an. In der Regel wird das Feedback nicht nur anhand vorgegebener Vorlagen eingeholt, sondern auch mit Durchschnittsbewertungen, statistischen Dashboards und Wortwolken angereichert, um nur einige Funktionen zu nennen.

Was sollte beim Kauf einer HR Software berücksichtigt werden?

Die wichtigsten Faktoren, die vor dem Kauf einer HR Software zu berücksichtigen sind, hängen von der Größe und der Struktur des betreffenden Unternehmens ab. Was für ein KMU mit einem kleinen HR-Team am wichtigsten ist, passt oft nicht zu den Anforderungen eines großen multinationalen Unternehmens. Und was für eine Non-Profit-Organisation sinnvoll sein mag, ist nicht unbedingt für die Anforderungen eines Wirtschaftsunternehmens geeignet, auch wenn beide HR Softwaresysteme einsetzen. Für die meisten Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und anderen Berufsverbände sind jedoch die folgenden Faktoren am wichtigsten.

• Welche Module bietet die HR Software an? Bestimmte HR Programme bieten alle Module, die ein Unternehmen jemals benötigen könnte, in einem einzigen Paket an. Andere sind eher modular aufgebaut und lassen den Nutzern freie Wahl. Unternehmen, die ein HR Self-Service-System und eine Mitarbeiterdatenbank brauchen, aber ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, möchten vielleicht eher ein modulares HR Managementsystem als eine Komplettlösung.

• Ist die Nutzung der HR Software kostenlos? Bestimmte kostenlose HR Softwares sind nur für eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden einsetzbar oder Nutzer können nur bestimmte Module bedienen, bevor eine Zahlung anfällt. Es empfiehlt sich zu prüfen, ob ein kostenloses HR Softwaresystem nur für einen bestimmten Testzeitraum funktioniert und welche Funktionen bei einer Freemium HR Plattform nicht zur Verfügung stehen.

• Bietet eine in der Cloud gehostete HR Software zusätzliche Vorteile? Viele Unternehmen nutzen inzwischen cloudbasierte Softwarelösungen, weil sie keine eigenen Server dafür einsetzen müssen. Die Flexibilität für Unternehmen, die eine Online HR Software einsetzen, ist zweifellos groß. Jedoch eignet sich diese Lösung nicht für jedes Unternehmen, da die Server Dritter zwangsläufig auch private Daten speichern müssten. Für Unternehmen mit Mitarbeitenden in bestimmten Ländern außerhalb Deutschlands kann dies ein potenzielles rechtliches Problem darstellen, wenn private Daten als Konsequenz eines cloudbasierten Systems außerhalb ihrer Gerichtsbarkeit gespeichert werden.

• Wie wird die HR Software in Rechnung gestellt? Manche HR Software kann direkt gekauft werden. Andere HR Management Software hingegen wird auf Lizenzbasis angeboten, sodass nur eine begrenzte Anzahl an Nutzern gleichzeitig darauf zugreifen kann. Das mag für Unternehmen mit kleiner HR-Abteilung geeignet sein, aber nicht unbedingt für ein Unternehmen, das eine Self-Service-Funktion für alle Mitarbeitenden einrichten möchte. Auch hier werden einige HR Softwarepakete auf modularer Basis berechnet. Unternehmen, die sich für diese Art von Software entscheiden, zahlen nur für die Teile des Programms, die sie auch nutzen.

Welche Trends bei HR Software sind am relevantesten?

Wie bei jeder Software, die für die kommerzielle Nutzung entwickelt wird, gibt es auch bei den HR Plattformen erkennbare Trends. Zu den neuesten gehören:

• Erweitertes maschinelles Lernen: KI wird inzwischen in zahlreichen Softwareanwendungen eingesetzt. HR Softwaresysteme sind da keine Ausnahme. Ein Bereich ist beispielsweise die Vorhersage. So lassen sich z. B. anhand früherer Einträge künftige Zeiterfassungsstatistiken erstellen, in einigen Fällen sogar automatische Dienstpläne.

• Online HR Software für KMU: Wenn auch größere Unternehmen gern eine komplette HR Softwarelösung einsetzen, um alle Anforderungen zu erfüllen, kann dies für kleinere Unternehmen manchmal zu viel sein. Deshalb bieten viele Entwickler inzwischen Online HR Software an, auf die nur bei Bedarf modular zugegriffen werden kann. Bei der Cloud-Speicherung sind die Daten rund um die Uhr verfügbar. KMU müssen weder für eigene Server noch für die dazugehörige Sicherheitsinfrastruktur aufkommen, da dies alles vom Softwareanbieter übernommen wird.

• Größere Nutzerfreundlichkeit: Mit dem Einzug von Self-Service HR Softwareplattformen werden diese Pakete von den Nutzern immer häufiger in Anspruch genommen. Mit anderen Worten: HR Software ist nicht mehr nur ein Thema für HR-Fachleute. Infolgedessen sind intuitives Design, nutzergeführte Abläufe und sogar Chatbots, die bei der Lösung alltäglicher Probleme helfen, bei Softwareentwicklern gerade sehr in Mode.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, im Verzeichnis von Capterra ermittelt. Die folgenden Quellen wurden für dieses Dokument verwendet:

1. 5 key benefits of an integrated HR system (5 Hauptvorteile eines integrierten HR Systems) (Zugriffsdatum: Donnerstag, 1. Juli 2021)

2. 10 Benefits of a Recruitment Software (10 Vorteile einer Recruitment Software) (Zugriffsdatum: Donnerstag, 1. Juli 2021)

3. Everything you need to know about HR Databases (Alles Wissenswerte über HR-Datenbanken) (Zugriffsdatum: Donnerstag, 1. Juli 2021)

4. The Benefits of Using Time and Attendance Software (Die Vorteile des Einsatzes einer Zeiterfassungssoftware) (Zugriffsdatum: Donnerstag, 1. Juli 2021)

5. 10 Features every Employee Self Service Portal should have! (10 Funktionen, die ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal haben sollte) (Zugriffsdatum: Freitag, 2. Juli 2021)

6. 360 Grad Feedback: Wie es funktioniert und abläuft (Zugriffsdatum: Montag, 7. Februar 2022)

7. 6 HR technology trends to anticipate in 2021 (6 Trends in der HR-Technologie, die im Jahr 2021 zu erwarten sind) (Zugriffsdatum: Freitag, 2. Juli 2021)