Spendesk Erfahrungen

Spendesk ist für die Buchhaltung perfekt

Kommentare: Sehr gut durchdachtes Programm mit stetiger Weiterentwicklung. Sehr guter Support. Es gibt eigentlich nicht wirklich etwas daran auszusetzen. Ist eventuell etwas teurer als eine normale Kreditkarte, aber eben funktional auch deutlich besser.

Vorteile:

BELEGE: seit Spendesk fehlen keine Belege zu Zahlungen der Kreditkarte mehr. Größter und wichtigster Punkt. Des Weiteren sind alle Kollegen sehr zufrieden mit dem Programm, da es endlich eine einfache und schnelle Zahlungsmöglichkeit direkt für den Fachbereich gibt.

Nachteile:

Da wir mehrere Konten bzw. mehrere Unternehmen in Spendesk haben, haben wir auch die gleichen Buchhaltungseinstellungen etc. Leider muss ich die Einstellungen immer pro Unternehmen machen und kann nicht eine Einstellung für alle Unternehmen hinterlegen. Das ist leider dann etwas mühselig, wenn sich Dinge ändern, da ich die Einstellung dann 8 mal anstelle von 1 mal machen muss.

Super Tool - perfekt für Start-Ups und danach ;)

Kommentare: Transparenz von Firmenausgaben, Eigenverantwortung von Mitarbeitern bzgl. Zahlungen und Belegen, administrativen Aufwand reduzieren

Vorteile:

Man hat alle Geschäftsausgaben auf einen Blick. Mitarbeiter können viel selbständiger Zahlungen tätigen, Subscriptions abschließen und Belege selbst hochladen. Belege können auch automatisch als PDF vom Provider an Spendesk geschickt werden und werden dort automatisch der Zahlung zugeordnet. Durch diese Möglichkeiten wird der administrative Aufwand erheblich reduziert. Besonders bei dem Thema Private Expense Claims ist die Handhabe über die App sehr einfach. Wenn der Mitarbeiter unterwegs ist, und etwas privat bezahlt, kann er den Beleg direkt am Handy einscannen und der Sachbearbeiter intern kann den Expense direkt über Spendesk zurück erstatten.

Nachteile:

Leider gab es immer mal wieder kleine Hickups mit der Xero Integration, aber die wurden bisher immer sehr zuverlässig vom Spendesk Kundenservice behoben. Was in meinen Augen noch verbessert werden könnte, ist die Abrechnung von Kilometerpauschalen, hier müssen die Strecken immer einzeln und von Neuem eingegeben werden. Das bläht nicht nur die Eingabe sondern auch die Anzahl der Approval Requests auf.

Klasse!!

Kommentare: Ich bin sehr zufrieden!! Spendesk hift mir eine klaren Blick über aller meiner Finanziellen tasks zu haben.

Vorteile:

Das man alles unter Kontrolle halten kann.

Nachteile:

The inability to optimize some options after having created a virtual card.

Modernes Reisekosten Tool

Vorteile:

Sehr nutzerfreundliches Software Tool für die Reisekostenerfassung mit effizienter, zeitsparender Nutzung und gutem Freigabeworkflow.

Nachteile:

Die Erfassung von Diestreisen mit dem PKW sollte alternativ auch manuell möglich sein (für Fälle, in denen der tatsächliche Weg nicht der kürzesten Strecke entsprach).

Super hilfreiches Tool!

Kommentare: Als Finance Manager, spart Spendesk mir viel Zeit bei der Vorkontierung. Ich erstelle Regeln für diejenigen Lieferanten und dann sind die Ausgaben automatisch erfasst.
Spendesk hilft mir dabei, dass ich eine bessere Übersicht bei den fehlenden Belege Quote habe. Das spart viel Zeit besonders bei den Monatsabschlüsse.

Vorteile:

Das Vorkontierungsprozess ist ganz einfach, nimmt nicht so viel Zeit und man kann die Ausgaben einfach in Datev exportieren bzw. buchen. Spendesk finde ich ganz cool und würde es sehr weiter empfehlen.

Nachteile:

Die Kostenstellen Prozesse sind nicht so top! Meiner Meinung nach sollte das noch verbessert werden.

Gut

Vorteile:

Sehr einfach, die Mitarbeiter können ihre Belege einfach hochladen, ohne dass wir sie daran erinnern müssen

Nachteile:

Manchmal habe ich Probleme mit dem bezahlen, es gibt ein Error, aber es functionier später.

Rechnugsverwaltung easy und umkompliziert

Vorteile:

Einfacher Prozess um Rechnungsfreigaben und weitere Ausgaben der Firma einzutragen, organisieren und weiterleiten

Nachteile:

Habe bisher kein Problem mit Spendesk gehabt, alles hat super funktioniert

Great efficiency tool for small companies

Vorteile:

It greatly improves the purchasing workflow, all the way through to payments and accounting. It decentralises purchasing, while keeping control of the whole process with the decision makers. It's very intuitive to use - I never have to train new employees on Spendesk. The customer support level is the best I've ever seen, and they are constantly adding new features and improving the existing ones.

Nachteile:

It costs money. But compared to the employee time saved by using it, as well as the added value compared to manual processes, it's money very well spent.

Spendesk, l'incontournable de la digitalisation des notes de frais !

Vorteile:

J'apprécie la simplicité d'utilisation et le caractère intuitif de la solution. La soumission en quelques clics de factures est très souple, de même pour les notes de frais. La possibilité de créer des abonnements, de ne plus avancer de frais pour l'entreprise remplit complètement l'objectif premier de notre recours à Spendesk !

Nachteile:

Les extractions des écritures comptables ne nous permettent pas encore une intégration automatique dans notre logiciel de comptabilité.

Improvements

Kommentare: Paying all over the US when travelling. Helps with keeping track of company expenses.

Vorteile:

Easy to mangae/upload your receipts when you are travelling.

Nachteile:

-Spendesk card doesn't work in many places (Trader Joe's for example) -With the app you can only take photos from receipts. It would be a great improvement if you could make a photo that recognizes the receipt (adapts the borders automatically) and that converts it to a pdf.

Un très bon outils

Vorteile:

- La facilité d'utilisation pour les employés c'est une plateforme intuitive. - Le service client, toujours à l'écoute et la résolution de problème. - les changements positifs en terme de développement

Nachteile:

- certaines fonctionnalités ne sont pas très clairs comme les cartes d'abonnement aux verts alors qu'on vous indique qu'il n'y aura pas assez pour les couvrir. - les changements récurrent au niveau des dates prises en comptes (nous n'avons pas vraiment de points de repère visuellement entre la date de paiement et la date d'achat : notamment pour les NDF)

Sucess Story

Vorteile:

100% control over all teams and their spendings Easy to use via app or directly on the platform Streamlining of Cash-out Customization of fields for export incl. cost center logic

Nachteile:

Missing export file with images for German accounting software Datev

Everything undercontrol

Vorteile:

Having credit card as main payment method for our online providers was a mess. Spendesk gave us absolut control about our expenses, reporting and more over... authmatization! Never more share credit card data to employees.

Nachteile:

Spendesk should have been live 5 ago to avoid past problems :)

Très bon outil pour une startup ou PME

Vorteile:

L'utilisation comme suivi des factures et paiement des notes de frais ou encore des fournisseurs par carte. Les exports comptables et la possibilité de les customiser sont nécessaires pour nous

Nachteile:

Les seules fonctionnalités manquantes à ce jour sont : - Exports comptables "non définitifs" non possibles - Gestion des avoirs non possible

Spendesk = zéro papier ! full productivité

Kommentare: Gain de temps, zéro perte de documents et zéro papier

Vorteile:

Sa simplicité d'utilisation, son ergonomie et sa fiabilité qui me font gagner un temps précieux

Nachteile:

Aucun point faible identifié à date.......

Pratique et fluide !

Vorteile:

- L'envoi des factures par mail - La possibilité de scanner directement les reçus - La carte reçue en un temps record - La capacité de centraliser toutes les dépenses de mes collaborateurs

Nachteile:

- La différence entre demande et paiement n'est pas toujours très claire - J'aimerais pouvoir avoir un calcul direct de mes dépenses chez de mes fournisseurs - Manque la possibilité de tout extraire dans un doc Excel pour faire mes budgets

Rapide d'apprentissage et facile d'utilisation

Kommentare: Satisfait de l'utilisation de ce logiciel au quotidien

Vorteile:

facile d'utilisation, facile de compréhension du coup former un nouvel utilisateur et simple et rapide, possibilité d'avoir des "gardes-fou" c'est-à-dire qu'un utilisateur demande validation pour passer telle ou telle facture ce qui évite toute erreur - si un erreur est identifié le créateur de la demande peut modifier simplement sa demande initiale pour valider sa dépense ou la facture, etc...

Nachteile:

Je n'ai pas constaté à date d'élément qui me gênent sur cet outil

Point de vue sur l'utilisation de Spendesk

Kommentare: Spendesk est un outil qui permet d'obtenir un réel gain de temps pour l'ensemble des utilisateurs. Les différentes fonctionnalités de ce logiciel permettent pleins de choses quand on souhaite faire des analyses et sa facilité d'utilisation rassure les utilisateurs. Je conseille ce logiciel qui est une vraie solution à plusieurs problématiques.

Vorteile:

Tout d'abord, la facilité à mettre en place ce logiciel. Ensuite, cela permet à l'ensemble de nos collaborateurs utilisant spendesk de pouvoir fournir leurs justificatifs directement via l'interface ce qui permet d'éviter au maximum la perte de ces derniers. La possibilité de pouvoir affecter la charge à un établissement et de pouvoir faire des imports en comptabilité, facilitant le travail pour le service comptabilité. De plus, le fait de pouvoir paramétrer des restrictions et des accès à chaque utilisateurs pour adapter la solution à chacun est un point fort de ce logiciel. Ce logiciel, permet de pouvoir faire des filtres par utilisateur, types de dépenses et autres ce qui est agréable quand on souhaite faire de l'analyse ou mettre en place des budgets.

Nachteile:

L'utilisateur peut fournir un justificatif ne correspondant pas du tout à la dépense faite. Il serait bien que le logiciel puisse faire un rapprochement au moins au niveau du montant pour que cela puisse émettre une alerte si le justificatif ne correspond pas au montant de la dépense.

Spendesk est pratiqué et rassurant pour les entreprises

Kommentare: Avant la mise en place de Spendesk, nous étions hyper réticents pour mettre en place plusieurs cartes bancaires à cause des pertes de tickets et le fait que nous n'arrivions pas à suivre les dépenses de notre unique CB classique qui circulait de services en services. Mais finalement Spendesk permet justement que ce déploiement se fasse de manière sûre et sécurisée pour les collaborateurs mais aussi pour le service financier.

Vorteile:

Nous apprécions particulièrement la sécurité de l'outil (cartes qu'on peut bloquer en instantané, limites des budgets, catégories de dépenses restraintes) et le fait de pouvoir suivre les dépenses et les budgets en temps réel. C'est un must-have pour les entreprise qui grossisent.

Nachteile:

Depuis l'évolution de l'outil ce n'est plus problématique, mais ce qui posait problème était le fait que les cartes prépayées de Spendesk n'étaient pas acceptées partout et sur tous les sites en ligne.

Satisfait !

Kommentare: Très satisfaisante même si certains problèmes de paiement impactent les équipes

Vorteile:

Facile à mettre en place Efficace Simple d’utilisation

Nachteile:

Parfois les paiements carte sont refusés par certains TPE en France

innovant et simple d'utilisation

Kommentare: Rapide à mettre en place, le paramétrage étant complétement à la main de l'administrateur.
Les cartes de paiement virtuelles répondent à notre volonté de minimiser les avances de frais par les collaborateurs sans pour autant avoir à mettre des moyens de paiements type cartes bleues à destination de tous.
Complétement adapté aux différents cas d'usages que nous pouvons rencontrer au quotidien.
- Paiement régulier
- paiement ponctuel
- remboursement des frais kilométriques

Vorteile:

Les différentes options de paiement adaptées aux différents profils des utilisateurs. La simplicité de prise en mains pour les utilisateurs

Nachteile:

les fonctionnalités comptables pas complétement adaptées aux spécificités de l'entreprise. Complexité pour dupliquer notre environnement comptable et intégrer les écritures à notre ERP

Très satisfaite de Spendesk

Kommentare: Dans son ensemble Spendesk est quand même très pratique pour notre entreprise, et on est content de son utilisation.

Vorteile:

Le logiciel est simple d'utilisation. Le fait que plusieurs membres de l'équipe peuvent avoir une carte, le fait de pouvoir séparer les dépenses selon les différents secteurs de l'entreprise permet de bien calculer les coûts et de budgétiser. Le tableau de bord pour l'administrateur est clair et permet de tout voir. L'option de valider les sommes aussi ça évite les débordements. Et le fait de choisir entre la carte physique et virtuelle pour payer en ligne c'est top ! Pas besoin d'avoir la carte physique toujours avec soi. Franchement très satisfaite de Spendesk.

Nachteile:

Pas beaucoup de point faibles, des fois des beugs sur certains sites ce qui est dommage, notamment des sites français qui n'acceptent pas les cartes anglaises, ça peut bloquer certains achat du coup. Et aussi le service client qui est un peu lent à répondre notamment quand c'est une urgence.

Makes daily expenses tasks super easy

Vorteile:

Spendesk is very easy to use and at an affordable price point. Since it is cloud-based, I can access it from any computer, at home or the office. It is sleek and easy to find what I'm looking.

Nachteile:

Since it is a cloud-based software, it is dependent on a reliable internet connection

Great accounting automation for distributed teams

Kommentare: We're a small team scattered around Europa and Asia & thanks to Spendesk, much of our accounting, requesting payments & doing personal expenses has been automated - giving us more time to focus on developing our business rather than filing manual reports & chasing receipts across departments.

Vorteile:

- Spendesk allows to automate payments & approvals for business expenses and provides great overview over who owns which transactions, establishing great accountability - The accounting integration (in Germany) was easy and straightforward - Great approval flows - It's possible to set up multiple teams & entities, modeling complex organizational structures

Nachteile:

- Due to a change in Spendesk's internal processes in preparation for Brexit the onboarding process took 3-4 weeks, which wasn't well communicated in advance - Each credit card's limit must be backed by money pre-loaded onto the bank account - and each card's limit needs to be 100% backed, effectively tying up an entire month of "worst case scenario" working capital - Currency conversion charges are quite high

Très complet et facile d'utilisation !

Vorteile:

Ce qui a le plus changé mon quotidien : la création d'une cb virtuelle dédiée (et plafonnée) pour chaque abonnement ou outil SAAS de mon équipe ! Ca change des prélèvements qui tombent tous de manière aléatoire sur un même compte et pour lesquels il est souvent difficile de retrouver le paiement correspondant.

Nachteile:

Aucune difficulté majeure dans mon utilisation de Spendesk, que ce soit sur les factures à régler, les abonnements ou la justification des paiements. Cependant Marvin, le bot qui analyse les factures, est parfois un peu approximatif. Il faut toujours avoir en tête de bien vérifier son boulot.