Einführung

Wie der Name schon sagt, sind Raumbuchungssysteme ein Tool, das eine einfache Reservierung von Konferenzräumen und ähnlichen Räumen oder Ressourcen innerhalb eines gemeinsam genutzten Arbeitsplatzes, z.B. eines Büros, ermöglicht. Die Software stellt sicher, dass Dinge wie Doppelbuchungen nicht vorkommen, da alle Reservierungen über ein einziges, zentrales System laufen und somit Missverständnisse vermieden werden. Außerdem können die Administratoren einen genauen und aktuellen Überblick über die Nutzung dieser Unternehmensressourcen behalten und darauf zugreifen.

Zu den Funktionen, die von einer Raumbuchungssoftware erwartet werden können, gehört die Möglichkeit der Erfassung von Ressourcen, wie z.B. Räumlichkeiten und Ausrüstung, die der Organisation zur Verfügung stehen. Die Software sollte den Benutzern auch die Möglichkeit bieten, diese Ressourcen auf der Grundlage festgelegter Kriterien wie Verfügbarkeit und Berechtigung zu buchen, und die Funktion bieten, Buchungsanfragen gegebenenfalls automatisch zu genehmigen oder abzulehnen. Zum Beispiel die automatische Ablehnung einer Buchungsanfrage für einen bestimmten Raum, wenn dieser Raum für diesen Zeitraum bereits reserviert ist. Raumbuchungssoftware bietet in der Regel auch eine automatische Erinnerungsfunktion.

Der wahrscheinlich größte Vorteil des Raumbuchungstools ist die verbesserte Effizienz des Ressourcenmanagements innerhalb einer Organisation. Teammitglieder mit ausreichenden Befugnissen können Besprechungsräume und andere Ressourcen buchen, ohne eine weitere Person hinzuziehen, zu müssen. Darüber hinaus schließt das zentralisierte System Missverständnisse aus. Insgesamt reduziert dies die täglichen Kosten, die eine Organisation zu tragen hat. Außerdem ist es einfacher, schnell einen detaillierten Überblick über die Nutzung der Ressourcen zu erhalten.

Ein Raumbuchungssystem ist speziell auf die Nutzung von Ressourcen wie Besprechungsräumen ausgerichtet, während Desk Booking Systeme die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen wie Hot-Desking verwalten. Dies steht im Gegensatz zu ähnlichen Softwarekategorien, wie z. B. Terminplaner Software, die sich auf Termine konzentriert, und Task Management Tools, die das Buchen von Aufgaben erleichtern sollen. Raumreservierungssysteme gibt es sowohl als Software, die vor Ort installiert wird, als auch als Software-as-a-Service (SaaS), bei dem die Software von einem Dienstleister bereitgestellt und gehostet wird.

Ein Unternehmen, das ein Besprechungsraum Buchungssystem einkaufen möchte, muss verschiedene Aspekte berücksichtigen, nicht zuletzt die Funktionen, die eine bestimmte Softwarelösung bietet. Die enthaltenen Funktionen können sich von Lösung zu Lösung erheblich unterscheiden, weisen aber häufig die gleichen Kernelemente auf. Damit eine Lösung in die Kategorie der Raumbuchungssoftware fällt, muss sie im Allgemeinen die meisten oder alle der folgenden Funktionen enthalten:

• Möglichkeit, über das System oder online zu buchen. Buchungen über ein Teammitglied oder eine Abteilung sind nicht mehr erforderlich
• Unterstützung mehrerer Standorte ist ein wesentliches Merkmal für größere Unternehmen, bei denen die Ressourcen auf mehrere Standorte verteilt sein können und die Software in der Lage sein muss, zwischen diesen Standorten zu unterscheiden, um festzustellen, was verfügbar ist
• Möglichkeit der Buchung von internen Meetings, Veranstaltungen und anderen Buchungssituationen
• Unterstützung für Digital Signage Funktionen, sodass die Räume schnell und einfach auf die jeweilige Veranstaltung angepasst werden können
• Erstellung umfassender Nutzungsberichte, damit ein Unternehmen sehen kann, was passiert und welche Ressourcen genutzt werden

Was sind Raumbuchungssysteme?

Raumbuchungssysteme machen die Buchung von Räumen wesentlich einfacher und weniger anfällig für Fehler und andere Komplikationen. Diese Systeme sind so konzipiert, dass sie bestimmte menschliche Faktoren aus dem Buchungsprozess ausschließen. So können Gäste und interne Buchungen automatisch über die Software abgewickelt werden. Die Raumbuchungssoftware kann eine Buchung auch ablehnen, wenn sie kritische Kriterien nicht erfüllt, z. B. wenn der gewünschte Raum oder die gewünschte Ausstattung am gewünschten Tag nicht verfügbar ist. Buchungssysteme wie dieses ermöglichen es Unternehmen auch, die Auslastung ihrer Ressourcen zu maximieren, indem sie eine Reihe von Details zu einem bestimmten Raum berücksichtigen, wie z. B. Belegungsbeschränkungen. Auf diese Weise kann eine Buchung in einen besser geeigneten Raum verlegt werden, wenn z. B. die Teilnehmerzahl einer bestimmten Sitzung oder Veranstaltung deutlich unter der Raumkapazität liegt. Darüber hinaus können externe Veranstaltungen vom Organisationsteam online gebucht werden, sodass sich das Team nicht mehr um diese Buchungen kümmern muss.

Die Unternehmen, die am meisten von einer Raumbuchungssoftware profitieren, vermieten in der Regel regelmäßig Räume und andere Arten von Veranstaltungsstätten an externe Parteien. Die Art der Veranstaltung ist nicht unbedingt von Bedeutung, obwohl einige Veranstaltungsunternehmen möglicherweise eine speziellere Software benötigen. Ob es sich um die Buchung von Konferenzräumen für Seminare und Schulungen oder um die Buchung von Sporthallen für Sportveranstaltungen handelt, die Raumbuchungssysteme sollten für diese Zwecke geeignet sein. Diese Art von Software sollte auch einen Überblick über die verfügbaren Tagungsräume (oder welche Räume auch immer verfügbar sind), die geplanten Tagungszeiten und andere relevante Details bieten.

Welche Vorteile bieten Raumbuchungssysteme?

Die Vorteile von Raumbuchungssystemen liegen in erster Linie darin, die Buchung von Räumen und zugehörigen Ressourcen so einfach und fehlerfrei wie möglich zu gestalten. Dies kann vor allem durch die Automatisierung von Aufgaben und die Zentralisierung von Daten erreicht werden, wodurch der Arbeitsaufwand bei der Raumbuchung verringert und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern ausgeschlossen wird. Einige konkrete Vorteile von Raumbuchungssoftware sind:

• Vermeidung von Buchungsfehlern durch zentralisierte Daten: Wenn mehrere Personen Buchungen in einem herkömmlichen System mit den üblichen Buchungsblättern oder Tabellenkalkulationen vornehmen, kann es zu Fehlern kommen. Digitale Raumbuchungssysteme vermeidet dies durch die Zusammenführung der Buchungsinformationen. Auf diese Weise kann das System sicherstellen, dass eine Buchung nicht mit anderen Buchungen im Konflikt steht, unabhängig davon, ob sie von einem Teammitglied oder direkt von einem externen Organisationsteam vorgenommen wird.

• Reduzierung des Arbeitsaufwands bei der Raumbuchung: Traditionelle Methoden der Raumbuchung bedeuteten auch, dass eine Person oder ein Team von Personen für die Bearbeitung der Buchungen verantwortlich war. Mit einem Buchungssystem für Räume kann die überwiegende Mehrheit der Buchungen – ob intern oder extern – vollständig über die Software abgewickelt werden, was die Kosten für diesen Service erheblich senkt.

• Schnelle und klare Übersichten über Räume und Buchungen: Eine vorteilhafte Funktion der Raumbuchungssoftware ist die Möglichkeit, einen klaren Überblick über die verfügbaren Räume, die aktuellen Buchungen und alle anderen relevanten Informationen zu erhalten. Diese Berichte sind mit einem Mausklick abrufbar und erleichtern so die Entscheidungsfindung, z.B. bei Kapazitätserweiterungen.

• Ein besseres Kundenerlebnis: Das Raumbuchungssystem kann für interne Buchungen verwendet werden, wird aber häufig von Unternehmen genutzt, die Konferenzräume und andere Arten von Räumlichkeiten vermieten. Die Buchung von Räumlichkeiten über ein Online-Portal, das rund um die Uhr zur Verfügung steht und eine sofortige Genehmigung (oder Ablehnung) ermöglicht, bietet eine wesentlich bessere Kundenerfahrung für diese externen Buchungen.

• Maximierung der Raumnutzung: Räume werden nicht immer auf die effizienteste Weise gebucht. Mithilfe von Raumbuchungstools kann ein Unternehmen den verfügbaren Raum optimal nutzen, indem es die Buchungen und die Anwesenheit überwacht. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Besprechung in einen kleineren Raum zu verlegen, wenn die Teilnehmerzahl geringer ist als erwartet, damit der größere Raum für eine passendere Buchung frei wird.

• Automatisierung der grundlegenden Buchungsprüfungen: Viele der Prüfungen, die bei einer neuen Raumbuchung durchgeführt werden müssen, können von der Raumbuchungssoftware automatisch durchgeführt werden. Zum Beispiel, ob der Raum verfügbar ist oder ob es einen Raum mit ausreichender Kapazität gibt. Das bedeutet, dass eine Buchungsanfrage in den meisten Fällen sofort automatisch bearbeitet werden kann, anstatt auf die Bestätigung durch einen Menschen zu warten.

• Digital Signage Management: Eine weitere nützliche und zeitsparende Funktion von Raumbuchungssystemen ist die Integration mit Digital Signage Software. Damit kann deutlich angezeigt werden, ob ein Raum gerade belegt ist, welche Besprechung oder Veranstaltung gerade stattfindet (was den Teilnehmenden das Auffinden erleichtert) oder es können sogar Informationen im Raum selbst angezeigt werden.

Über welche Funktionen verfügen Raumbuchungssysteme?

Die Funktionalitäten von Raumbuchungssystemen bestehen in der Regel aus einem Kernpaket und einem allgemeinen Paket. Die Kernfunktionen sollten in praktisch allen Raumbuchungstools vorhanden sein, während die allgemeinen Funktionen in vielen, aber nicht allen Lösungen enthalten sind. Der Funktionsumfang kann von Lösung zu Lösung stark variieren. Nachfolgend sind einige der am häufigsten verwendeten Funktionen von Raumbuchungstools aufgeführt:

• Automatisierte Buchungsgenehmigung: Automatische Durchführung zahlreicher Prüfungen, um festzustellen, ob eine neue Raumbuchung genehmigt werden kann. Zum Beispiel die Überprüfung, ob ein Raum mit den gewünschten Spezifikationen verfügbar ist. Oder die Prüfung, ob ein bestimmter Raum, der angefragt wurde, verfügbar ist. Diese Raumbuchungssoftware kann solche Prüfungen automatisch durchführen und somit eine Buchungsanfrage sofort genehmigen oder ablehnen.

• Zentraler Datenspeicher: Doppelbuchungen werden durch die Speicherung der Informationen für die Raumbuchung in einem zentralen System mit einer einzigen Anlaufstelle praktisch ausgeschlossen. Solange das Raumbuchungssystem für alle Buchungsvorgänge zuständig ist, sollten Doppelbuchungen ausgeschlossen sein.

• Online Buchungsportal: Professioneller, effizienter und genauer dank digitaler Raumbuchungssysteme. Event-Organisationsteams können sehen, was sie buchen, erhalten in den meisten Fällen sofortiges Feedback und eine automatische Bestätigung, wenn die Buchung erfolgt ist.

• Integration von Digital Signage Software: Zeit und Geld sparen mit Digital Signage Software. Eine der häufigsten Anwendungen von Digital Signage ist ein Schild über der Tür, auf dem das aktuelle Meeting angezeigt wird. Raumbuchungssoftware kann oft in die Digital Signage Software integriert werden und ermöglicht einen gewissen Grad an Automatisierung in Bezug auf das, was auf den Schildern angezeigt wird. Beispielsweise kann der Name der Besprechung über der Tür automatisch geändert werden, wenn das Zeitfenster für die nächste Besprechung beginnt.

• Schnelle Reporting-Tools: Erstellung detaillierter Berichte aus der Fülle der gesammelten Daten. Solche Berichte lassen sich mit dem Raumbuchungssystem leicht erstellen und ermöglichen es dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen über mögliche Veränderungen, z. B. bei der Büroaufteilung und -gestaltung, zu treffen.

• Desk Booking Möglichkeiten: Flexible Büroarbeit. Aus diesem Grund wird Hot Desking immer häufiger eingesetzt. Viele Raumbuchungstools bieten daher die Möglichkeit, Arbeitsplätze und Räume zu buchen.

• Check-in-Funktionalität: Gewährung des Überblicks über die Teilnehmenden. Viele Softwarelösungen ermöglichen nicht nur die Nachverfolgung der Teilnehmenden, sondern unterstützen zudem berührungslose Methoden, wie z. B. die Möglichkeit, das System direkt über das Scannen von QR-Codes zu aktualisieren. Mit dieser Methode kann man auch die Ressourcen besser überblicken. Beispielsweise indem man QR-Codes an buchbaren Ressourcen anbringt, die dann ein- und ausgescannt werden können.

• Buchung von Ausstattung: Verfolgung und Buchung von Geräten und anderen Ressourcen mit vielen Raumbuchungstools. Dies funktioniert im Wesentlichen genauso wie die Raumbuchung.

Was sollte beim Kauf von Raumbuchungssystemen berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung von Raumbuchungssystemen ist es wichtig, eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen. Außerdem ist zu bedenken, dass nicht alle Raumbuchungstools gleich aufgebaut sind. Auch bei der Bereitstellung der Software gibt es Unterschiede. So gibt es lokal bereitgestellte Software, die auf Hardware vor Ort installiert und betrieben wird, und SaaS, die von einem externen Dienstleister gehostet wird und über das Internet zugänglich ist. Die Wahl der richtigen Softwarelösung hängt in hohem Maße von der Größe des Unternehmens, den konkreten Zukunftszielen und den benötigten Funktionalitäten ab. Im Folgenden sind einige konkrete Überlegungen aufgeführt, die ein Unternehmen anstellen sollte, bevor es sich für eine bestimmte Softwarelösung entscheidet:

• Was sind die wichtigsten Funktionen des Raumbuchungssystems? Der wichtigste Faktor bei der Auswahl einer Softwarelösung sollte die Überlegung sein, ob die Softwarelösung die benötigten Funktionen bietet. Ein Unternehmen, das über seine Raumbuchungssoftware die Ausstattung verfolgen möchte, sollte sicherstellen, dass diese Funktion von der ausgewählten Software unterstützt wird. Ebenso kann ein Unternehmen, das diese Funktion nicht benötigt, eine Alternative in Betracht ziehen, die diese Funktion aus Kostengründen nicht anbietet.

• Was kostet das Raumbuchungssystem? Die Kosten der Softwarelösung sind natürlich eine wichtige Überlegung, auch wenn der größte Posten dieser Frage immer weniger ins Gewicht fällt. Traditionell wird die Software als einmalige Lizenz erworben und lokal auf den Servern eines Unternehmens installiert. Die Popularität und Effektivität von Software als Service haben diese Art der Softwarebereitstellung deutlich weniger attraktiv gemacht – auch wenn sie nicht völlig überholt ist. SaaS-Lösungen nehmen dem Nutzer einen Großteil der Kosten und der Wartung ab und sind insgesamt das bessere Produkt. Lokal bereitgestellte Lösungen geben dem Unternehmen jedoch die vollständige Kontrolle über seine Software.

• Kann das Raumbuchungssystem die Organisation verbessern? Ein wichtiger Faktor, der oft übersehen wird, ist die Frage, ob die vorgeschlagene Softwarelösung das Unternehmen insgesamt verbessern wird. Es lohnt sich, die Vorteile der Software gegen eventuelle Nachteile abzuwägen, wie z. B. die Kosten für die Datenmigration und die Schulung der Belegschaft. Für Unternehmen, die von alten Buchungssystemen umsteigen, lohnt sich die Investition wahrscheinlich, aber für Unternehmen, die bereits ein cloudnatives Buchungssystem einsetzen, möglicherweise nicht.

• Ist das Raumbuchungssystem für die Größe des Unternehmens geeignet? Bis zu einem gewissen Punkt ist die Größe eines Unternehmens für die Buchungssoftware nicht von Bedeutung. Darüber hinaus muss man sicherstellen, dass die Software den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten benötigt zum Beispiel eine Softwarelösung, die diese Standorte berücksichtigen kann. Andernfalls kann es zu Situationen kommen, in denen womöglich die Ausstattung für ein Meeting am anderen Ende des Landes ausgebucht ist.

• Wie geht das Raumbuchungssystem mit Kundendaten um? Der Umgang mit Kundendaten ist in der heutigen Zeit ein sehr umstrittenes Thema, das mit einer Vielzahl von gesetzlichen Verpflichtungen verbunden ist. Bei Software-as-a-Service kann man in der Regel davon ausgehen, dass die Datenspeicherung sicher ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht (allerdings sollte man sich immer informieren). Bei lokal bereitgestellter Software liegt die Verantwortung für die Integrität der Daten allein beim Unternehmen. Daher muss unbedingt sichergestellt werden, dass die Daten ordnungsgemäß verarbeitet werden.

• Ist das Raumbuchungssystem mit anderer Software kompatibel? Manchmal müssen Raumbuchungssysteme mit anderer Software zusammenarbeiten, z. B. mit Software für die Veranstaltungsplanung oder mit Warenwirtschaftssystemen. Wenn ein Unternehmen solche Verbindungen herstellen muss, muss es sich darauf verlassen können, dass die potenzielle Softwarelösung mit der bereits verwendeten Software kompatibel ist.

• Ist das Raumbuchungssystem benutzerfreundlich? Unternehmen, die die Buchung von Besprechungsräumen für externe Parteien anbieten, müssen sicherstellen, dass die Nutzeroberfläche, die diese Kundschaft verwendet, visuell ansprechend und einfach zu bedienen ist. Da die Software im Wesentlichen das Schaufenster für diesen Dienst ist, könnte eine komplizierte Nutzeroberfläche die Kundschaft abschrecken.

Welche Trends bei Raumbuchungssystemen sind am relevantesten?

Raumbuchungssysteme werden in Zukunft wahrscheinlich von vielen Trends beeinflusst werden. Dies ist vor allem auf die anhaltenden Auswirkungen der COVID-19-Pandemie und die Veränderungen in der Arbeitswelt zurückzuführen. Einige der wichtigsten Trends in diesem Bereich sind

• Mehr Aufmerksamkeit für flexibles Arbeiten: Es wurde bereits erwähnt, dass die Software für Besprechungsräume manchmal auch die Möglichkeit bietet, Tischbuchungen durchzuführen. Dieser Trend wird wahrscheinlich anhalten. Da viele Unternehmen die Vorteile der Telearbeit für ihre Belegschaft erkennen, werden sich Praktiken wie Hot-Desking wahrscheinlich immer mehr durchsetzen. Infolgedessen werden diese Praktiken in der Software für die Buchung von Konferenzräumen voraussichtlich eine größere Rolle spielen.

• Ein Anstieg der Nachfrage nach Tagungsräumen: Neben der oben erwähnten Telearbeit lernen viele kleinere Unternehmen, klüger mit ihrem Geld umzugehen und kommen dabei zu dem Schluss, dass es nicht immer notwendig ist, Büros fest anzumieten, um Geschäfte zu machen. Trotzdem ist es gelegentlich notwendig, alle in einem Raum zu versammeln, um über wichtige Angelegenheiten zu sprechen. Aus diesem Grund wird die Nachfrage nach Tagungsräumen wohl steigen.

• Integration des Internets der Dinge (IoT): Raumbuchungssysteme nutzen bereits Elemente wie QR-Codes, und dieser Trend wird sich in Zukunft sicherlich fortsetzen. IoT ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausrüstung und die Anzahl der Teilnehmenden genau zu verfolgen. Darüber hinaus können die Teilnehmenden in einer Welt nach COVID darauf verzichten, Dinge physisch zu berühren.