Was ist Vertragsmanagement Software?

Vertragsmanagement Software (auch Contract Management Software) ermöglicht es Organisationen jeder Größe und Art, Verträge über deren gesamten Lebenszyklus hinweg zu erstellen, speichern und zu verwalten. Diese Systeme helfen Nutzern beim Entwerfen von Verträgen, der Definition von allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Nachverfolgung von wichtigen Meilensteinen. Eine gut organisierte Vertragsmanager Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Beziehungen mit Hersteller- und Lieferantenunternehmen sowie der Mitarbeiter- und Kundschaft effizient zu verwalten, wenn das Unternehmen expandiert.

Welche Vorteile bietet Vertragsmanagement Software?

• Erhöhung der Produktivität: Das Entwerfen von Verträgen ist eine mühsame, langwierige Aufgabe, bei der zu jedem Schritt eine Überarbeitung sowie eine Rechtsaufsicht erforderlich ist. Die meisten Unternehmen haben wenig Zeit und eine Vertragsmanagement Software kann die Effizienz bei der Vertragserstellung verbessern, indem Vertragsvorlagen mit minimalen Anpassungen verwendet werden können, um den jeweiligen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Dadurch wird Zeit und Arbeitsleistung eingespart und Unternehmen können Verträge schneller zusenden und unterschreiben lassen.
• Organisierte Speicherung: Unternehmen müssen viele Verträge speichern, verwalten und abrufen. Dies ist ein hoher organisatorischer Aufwand, da Papierfassungen gespeichert und durchsucht werden müssen. Eine Vertragsmanagement Plattform sorgt hier für eine Entlastung, indem Verträge in einem digitalen, organisierten Repository gespeichert werden. Nutzer können das gesamte Repository mit wenigen Tastenanschlägen und Klicks durchsuchen und selbst nach Name, Datum, Partei, Region, Transaktionswert usw. filtern.
• Risikominimierung: Laut Gartner werden jetzt 60 bis 80 % aller B2B-Transaktionen durch Verträge verwaltet. Das bedeutet, dass eine Vertragsverletzung oder verpasste Deadlines nicht nur zu einem Einnahmeverlust führen, sondern auch dem Image einer Marke schaden. Weitere Forschungsarbeiten suggerieren, dass ein ineffektives Vertragsmanagement zu einem jährlichen Einnahmeverlust von bis zu 9,2 % führt, ein erheblicher Verlust für Unternehmen aller Größen. Ein gut implementiertes Vertragsmanagement System hilft allen Interessenvertretern bei der Einhaltung aller vereinbarten allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Nachverfolgung der wesentlichen Meilensteine/Deadlines des Vertrags. Diese Systeme können auch unvorhergesehene Risiken minimieren, indem Interessenvertreter darüber informiert werden, Verträge vor einem Ablaufdatum zu erneuern. Dadurch wird eine Dienstleistungsunterbrechung vermieden.

Was sind typische Funktionen einer Vertragsmanagement Software?

• Vertragsgestaltung: Etablierung der allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Vertrags.
• Dokumentenmanagement: Verwaltung von Verträgen und damit in Verbindung stehenden Dokumenten in einer gut kategorisierten Reihenfolge.
• Workflow-Management: Festlegung, Zuweisung, Ausführung und Überwachung von Geschäftsaktivitäten in sequenzieller Reihenfolge.
• Vertrags-Lifecycle-Management: Verwaltung aller Workflows, die im Lifecycle eines Vertrags enthalten sind, vom Entwurf über die Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zum Ablauf oder zur Erneuerung.
• Abschluss-Tracking: Kontrolle aller Meilensteine des Vertrags und Überprüfung, dass alle allgemeinen Geschäftsbedingungen laut Vertrag implementiert/abgeschlossen wurde.
• Volltextsuche: Suche nach Verträgen und damit in Zusammenhang stehenden Dokumenten (sowie deren Inhalt) unter Verwendung einer Textfolge.

Welche Tipps sollten beim Kauf einer Vertragsmanagement Software beachtet werden?

• Sicherung der vertraglichen Daten: Verträge sind kritische Assets eines jeden Unternehmens, wodurch deren Schutz und Sicherheit für alle Organisationen von zentraler Bedeutung sind. Fast jedes auf dem Markt erhältliche Vertragsmanagement Tool ist auf Cloud-Basis. Daher ist es wichtig, die Datensicherheitsstandards aller in Erwägung gezogener Lösungen, sowie die Sicherheitsstandards der Softwareanbieter zu untersuchen: Entspricht die Software den relevanten branchenspezifischen Standards? Werden Anbieterunternehmen die von ihnen angebotenen Cloud-Services angemessen sichern und Wiederherstellungsdienste verwenden?
• Volltextsuchfunktionen und Berichterstattungsebenen: Erweiterte Contract Management Systeme sollten in der Lage sein, nicht nur nach Verträgen und damit in Zusammenhang stehenden Dokumenten zu suchen, sondern auch die Inhalte dieser Dokumente mit Suchanfragen auf Volltextbasis zu durchsuchen. Es gilt, eine Lösung zu finden, die vertragliche Daten analysieren kann und relevante Einblicke anhand eines Analyse-Dashboards darstellt, das nicht nur wesentliche vertragliche Begriffe anzeigt, sondern auch Deadlines und auftragskritische Meilensteine verfolgt. Im Idealfall sollte das System in der Lage sein, Nutzer zu informieren, wenn Abweichungen bei der Ausführung eines Vertrags festgestellt wurden.

Welche relevanten Trends gibt’s im Bereich der Vertragsmanagement Software?

Um das für sich beste Contract Management System zu bestimmen, sollten Tech Trends berücksichtigt werden.

• Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen wird Verträge verbessern: Vertragsmanagement Software Anbieter haben damit begonnen, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelle Lernfunktionen in ihre Lösungen zu integrieren. KI kann die allgemeinen Bedingungen analysieren, die in einem Entwurf aufgeführt sind, und geschicktere Klauseln und Wendungen vorschlagen, um sicherere Verträge zu entwerfen. KI kann auch dabei helfen, die Durchsuchbarkeit von Verträgen und vertraglichen Daten zu verbessern, wenn es Tausende von Verträgen gibt, die durchsucht werden müssen.
• Verträge sind komplexer als je zuvor: Unternehmen expandieren in neue geografische Bereiche, verwerfen jahrzehntealte Geschäftstraditionen und gehen neue Wege bei der Vertragsschließung. Die Nachfrage nach personalisierteren Verträgen mit verschiedenen Vertragsmodellen und Lizensierungsoptionen ist dadurch angestiegen. Es ist davon auszugehen, dass dieser Trend weg von traditionellen Einheitsverträgen weiterhin anhält.